Liste annuelle des clients assujettis

1. La présente circulaire a pour objet de coordonner les divers textes commentant les dispositions légales et réglementaires relatives à la liste annuelle des clients assujettis qui doit être établie par chaque assujetti à la T.V.A.

CHAPITRE PREMIER - INTRODUCTION.

Dispositions légales.

2. En vertu de l'article 50, ° 1er, 5 ^o, du Code de la taxe sur la valeur ajoutée, tous les assujettis à la T.V.A. sont tenus de remettre chaque année avant le 31 mars, la liste des assujettis auxquels ils ont livré des biens ou fourni des services au cours de l'année précédente. Cette liste indique pour chaque client le montant total des livraisons et prestations, ainsi que le montant total de la T.V.A. et de la taxe d'égalisation portées en compte. L'arrêté royal n ^o 23 du 19 octobre 1970, règle les modalités d'application de cette disposition.

3. En vertu de l'article 2 de l'arrêté royal du 10 novembre 1980 instaurant une taxe spéciale sur les produits de luxe, les dispositions qui précèdent sont également applicables à cette taxe.

Appellation.

4. La liste annuelle des clients assujettis est couramment appelée "listing-clients" ou tout simplement "listing".

CHAPITRE II - PERSONNES TENUES A L'ETABLISSEMENT DU LISTING.

Règle.

5. Le listing doit être établi par tous les assujettis auxquels un numéro d'immatriculation à la T.V.A. a été attribué, à l'exception toutefois de ceux visés sous le numéro 8 ci-après. Mises à part ces exceptions, cette obligation incombe donc aussi aux assujettis soumis à un régime particulier.

A défaut d'être immatriculés, les assujettis visés à l'article 8, °° 2 et 3, du Code, n'y sont cependant pas tenus.

6. Pour les assujettis établis à l'étranger et immatriculés comme tels, l'obligation de remettre le listing incombe à l'établissement stable ou au représentant responsable, selon le cas (v. Code de la T.V.A., art. 55).

7. Lorsque les héritiers liquident ou cèdent l'entreprise d'un assujetti décédé, ceux-ci sont tenus d'observer toutes les obligations que l'assujetti aurait du remplir s'il avait lui-même liquidé ou cédé son affaire.

En conséquence, les héritiers sont tenus de remettre la liste annuelle des clients assujettis, sans distinguer selon que les opérations ont été réalisées avant ou après le décès.

Dispenses.

8. L'administration admet que sont dispensés du dépôt du listing :

1 ^o les petits détaillants soumis au régime de la taxe d'égalisation.

Ceux-ci doivent cependant faire connaître à l'office de contrôle de la T.V.A. dont ils relèvent, avant le 15 mars de chaque année, le nombre de factures qu'ils ont délivrées à des assujettis au cours de l'année précédente et le montant total de ces factures (v. art. 15, 2 ^o, de l'arr. roy. n ^o 19 du 20 juillet 1970);

2 ^o les bateliers qui n'exploitent pas plus de cinq bateaux et qui n'introduisent pas de déclarations périodiques à la T.V.A. (v. circ. 109/1970, 84/1971 et 2/1973);

3 ^o les artistes-peintres, sculpteurs, graveurs, céramistes qui ont opté pour le mode particulier de paiement de la taxe (v. circ. 7/1974);

4 ^o les associations, clubs et cercles philatéliques qui ne sont assujettis qu'en raison de leur intervention comme courtier dans les ventes de timbre-poste que leurs membres concluent entre eux et qui peuvent appliquer le régime particulier visé par la circulaire n ^o 11/1975.

CHAPITRE III - CLIENTS A INSCRIRE.

Principe.

9. Le listing doit reprendre tous les clients assujettis auxquels des biens ont été livrés ou des services ont été fournis au cours de l'année écoulée (Code, art. 50, ° 1er, 5 ^o).

Les clients assujettis établis à l'étranger ne doivent être inscrits que dans la mesure ou ils doivent être immatriculés en Belgique pour l'application de la T.V.A., soit en raison de l'existence d'un établissement stable, soit sur base de l'article 55 du Code de la T.V.A.

Cas particulier.

10. Lorsque des assujettis établis à l'étranger qui n'ont ni établissement stable ni représentant responsable en Belgique interviennent occasionnellement dans des ventes par filière, le premier vendeur reprend dans son listing le nom et l'adresse du dernier acheteur (v. circ. n ^o 2/1979, n ^o 19 et 20).

Dispense.

11. Les clients assujettis auxquels des biens ont été livrés ou des services fournis au cours de l'année écoulée pour un montant total (hors taxes) qui n'excède par 5.000 francs, ne doivent pas être repris au listing.

Clients non assujettis.

12. Le listing ne peut pas comprendre les opérations réalisées avec les non-assujettis, qu'il s'agisse de particuliers, d'organismes publics ou d'autres clients non assujettis.

Toutefois, s'il n'est pas possible pour l'assujetti sans de sérieuses difficultés d'organisation, d'éliminer de la liste les clients non assujettis, l'administration accepte que ceux-ci y soient repris, à la condition de mentionner le sigle "N.A." dans la colonne réservée à l'inscription du numéro d'immatriculation à la T.V.A.

13. Si, exceptionnellement, l'assujetti ne peut pas établir la qualité d'assujetti d'un de ses clients, il doit inscrire ce client sur le listing en portant la mention "inconnu" dans la colonne réservée à l'inscription du numéro d'immatriculation.

14. Les clients visés aux n ^o 12 et 13 sont regroupés et inscrits à la fin du listing.

CHAPITRE IV - OPERATIONS A PRENDRE EN CONSIDERATION.

Règle.

15. Le listing doit reprendre les livraisons de biens et les prestations de services au sens du Code de la T.V.A., effectuées au cours de l'année précédente et pour lesquelles soit une facture devait être délivrée par application des articles 1er et 8, alinéa 2, de l'arrêté royal n ^o 1 du 23 juillet 1969, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, soit un document devait être reçu conformément à l' article 4 de l'arrêté royal n ^o 22 du 15 septembre 1970, relatif au régime particulier applicable aux exploitants agricoles en matière de taxe sur la valeur ajoutée.

16. Le listing ne doit donc pas comprendre les livraisons de biens et les prestations de services qui sont exemptées en vertu de l'article 44 du Code de la T.V.A., étant donné que les personnes qui les effectuent n'ont pas, en ce qui concerne ces opérations, la qualité d'assujetti (Code, art. 5).

17. Sous réserve des dispenses prévues au n ^o 20 ci-après, le listing doit reprendre toutes les livraisons de biens et toutes les prestations de services visées au n ^o 15.

Cette règle est applicable quelle que soit la manière dont la taxe est acquittée ou la qualité de la personne qui la paye ( p. ex. : paiement au moyen de timbres fiscaux ou par le cocontractant - v. circ. n ^o 27/1975 et 3/1979). Le fait que les opérations sont réalisées dans le cadre d'un régime particulier ne modifie pas cette règle ( p. ex. : régime des exploitants agricoles : art. 57, ° 1er, du Code de la T.V.A.; tabacs fabriqués : art. 58, ° 1er, du Code de la T.V.A.; matières et produits de récupération : circ. n ^o 88/1970 et 120/1971).

Il en est de même, lorsque la taxe n'est pas due, soit sur base d'un régime particulier (v. circ. 82/1970 relative aux quotidiens et hebdomadaires), soit en vertu des articles 39 à 43 du Code, ou encore en raison du fait que l'opération est réalisée à l'étranger dans le cadre d'une activité exercée en Belgique.

18. Le listing doit comprendre toutes les opérations faites avec des clients assujettis, même celles qui, selon la déclaration de ceux-ci ont pour objet des biens ou des services destinés à leur usage privé, pour autant que dans ce dernier cas, une facture ait dû être ou ait été délivrée.

Cas particulier.

19. Les opérations visées aux n ^o 19 et 20 de la circulaire n ^o 2/1979, ne doivent pas figurer au listing (v. n ^o 10).

Dispenses.

20. Les opérations suivantes ne doivent pas être reprises dans le listing :

1 ^o les livraisons d'eau, de gaz, d'électricité et de vapeur, par des entreprises de distribution;

2 ^o les prestations des entreprises de télécommunication (en ce compris les prestations relatives à la radio et la télédistribution);

3 ^o les livraisons de documents administratifs dont l'emploi est prescrit par les lois, arrêtés ou règlements de droit public, effectuées par des organismes n'ayant aucun but lucratif;

4 ^o les livraisons, par abonnement, de journaux, de publications périodiques et de livres;

5 ^o les transports de personnes et les prestations des agences de voyages (v. circ. 33/1978);

6 ^o les locations de coffres-forts;

7 ^o les opérations de paiement effectuées par des banques ou d'autres organismes financiers, lorsque le prestataire de services a opté pour leur taxation (v. circ. 18/1979);

8 ^o la concession de droits d'auteur sur des oeuvres littéraires ou artistiques, y compris la location de films cinématographiques par les distributeurs, à des exploitants de salles de cinéma :

9 ^o les livraisons de biens et les prestations de services effectuées dans une installation où habituellement des biens ou des services sont fournis à des particuliers n'agissant pas pour des où les éditeurs de journaux ou de publications périodiques acceptent les annonces qu'ils publient, même si le texte de ces annonces leur est envoyé par la poste ou leur est dicté par téléphone; etc.), lorsque le montant de la facture, taxes comprises, n'excède pas 2.500 francs;

10 ^o les annonces dans les journaux, publications périodiques et imprimés publicitaires, qui n'ont pas un caractère commercial, c'est-à-dire celles qui ne tendent pas à promouvoir des livraisons de biens ou des prestations de services. Tel est le cas des annonces qui sont normalement publiées sous l'une des rubriques suivantes : maisons et appartements (à vendre ou à louer); chambres; locaux; terrains; ventes notariales; commerces à reprendre; capitaux; placements; assurances; emplois (offres, demandes); enseignement annonces matrimoniales; nécrologie; objets perdus; publications légales (assemblées générales, etc.);

11 ^o les services que fournit aux copropriétaires le gérant ou le syndic d'un immeuble à appartements, lorsqu'il s'est placé dans des conditions telles que l'application des articles 13 et 20 du Code de la T.V.A. est écartée (v. circ. 27/1971);

12 ^o les livraisons de biens et les prestations de services relatives aux abattages d'animaux effectués par les exploitants d'abattoirs ou de tueries particulières (v. circ. 24/1973, n ^o 74, et circ. 23/1981, n ^o 18 à 22).

Il est signale que ces exploitants doivent toutefois faire parvenir à l'administration, avant le 3l mars de chaque année, un relevé par propriétaire qui a abattu ou fait abattre des animaux dans leur établissement,au cours de l'année précédente (v. art. 6, ° 3, de l'arr. roy. n ^o 27 du 26 juin 1973, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les viandes provenant des animaux de boucherie).

Cette dispense ne vaut cependant pas pour les livraisons de viande faites par l'exploitant à des clients assujettis (v. circ. 24/1973, n ^o 74);

13 ^o les prestations de services effectuées par les experts, en exécution d'un mandat judiciaire (v. circ. 15/1979);

14 ^o les opérations constatées par des factures établies en faisant usage de la tolérance visée au n ^o 3 de la circulaire n ^o 22/1981.

Selon cette tolérance, le nom et l'adresse du client peuvent être remplacés par le numéro minéralogique de la plaque du véhicule, lorsque la facture est délivrée sur-le-champ pour constater une livraison de biens ou une prestation de services se rapportant à un véhicule à moteur soumis à la réglementation sur l'immatriculation des véhicules (l) ou à sa remorque, y compris les remorques pour le camping, et quand le prix, T.V.A. et, éventuellement taxe spéciale sur les produits de luxe comprises, ne dépasse pas 2 500 francs, et qu'il est payé immédiatement.

CHAPITRE V. - RENSEIGNEMENTS QUE DOIT CONTENIR LE LISTING.

Règle.

21. Le listing doit contenir pour chaque client assujetti qui y est repris, les indications suivantes : un numéro d'ordre, l'identification du client, son numéro d'immatriculation à la T.V.A., le montant total, taxes non comprises, des biens qui lui ont été livrés et des services qui lui ont été fournis et le montant total des taxes qui lui ont été portées en compte.

Numéro d'ordre.

22. Ce numéro est tiré d'une série ininterrompue commençant par l.

Désignation du client.

23. Cette désignation doit permettre d'identifier le client sans confusion possible. Elle doit comporter les nom et prénom en ce qui concerne les personnes physiques, la dénomination (sociale ou statutaire) et, éventuellement, la forme juridique en ce qui concerne les personnes morales et les associations sans personnalité juridique, ainsi que la rue, le numéro (éventuellement le numéro de boîte postale), le numéro postal de la localité et la commune.

Exemples : Durant Robert, rue de la Station lauze à 5000 Namur S.A.

Laboratoires Lecomte, place du Marché 15 / Bte 10,

à 4000 Liège.

Il convient d'écarter toute autre appellation telle qu'une marque ou une enseigne (p. ex. : Café du Commerce, Friterie Robert, Coiffure André).

Pour éviter toutes confusions, il se recommande de laisser un espace blanc correspondant à une ligne d'écriture ou d'impression, entre les données qui concernent des clients différents.

24. Chaque client assujetti ne peut, en principe, figurer qu'une seule fois sur le listing.

Cependant, l'entreprise qui, pour des raisons d'organisation, est autorisée à établir son listing en plusieurs parties, n'est pas obligée de regrouper les données relatives à des clients repris dans plusieurs parties du listing (v. n ^o 60, ci-après).

Numéro d'immatriculation a la T.V.A. du client.

25. C'est le numéro sous lequel le client assujetti est immatriculé a la T.V.A.

En ce qui concerne les clients soumis à la taxe d'égalisation, leur numéro d'immatriculation est précédé de la lettre E; cette lettre fait partie intégrante du numéro et elle doit aussi figurer au listing.

Dans la situation visée au n ^o 10, le numéro d'immatriculation à la T.V.A. du dernier acheteur est mentionné.

26. Chaque assujetti est tenu de faire connaître à ses fournisseurs de biens ou de services, lors de la première commande qu'il leur fait, le numéro d'immatriculation à la T.V.A., précédé, le cas échéant, d'une lettre,qui lui a été attribué (v. art. de l'arr. roy. n ^o 23 du 19 octobre 1970).

Ce numéro doit également apparaître sur les contrats, factures, bons de commande, documents d'expédition et autres documents relatifs à l'activité professionnelle des assujettis (v. id. art. 2).

27. Le numéro du client peut être recherché ou vérifié dans l'Annuaire des assujettis à la T.V.A. Tout renseignement au sujet de cet annuaire qui existe sur microfiches ou sur bandes magnétiques peut être obtenu auprès de l'Atelier général du timbre, place Masui 13, 1210 Bruxelles (tél. 02/241.01.89).

Le cas échéant, il est procédé comme indiqué aux n ^o 11 à 14.

Montant des opérations.

28. Le listing doit indiquer le montant total, taxes non comprises, des opérations (v. chapitre IV) réalisées avec les clients visés au n ^o 9, au cours de l'année considérée.

En fait, il suffit de se baser sur les factures délivrées au client pour les opérations de l'année considérée ou, dans certains cas, sur les documents reçus de ce client (p. ex. : bordereaux d'achat délivrés à un exploitant agricole par son acheteur; notes de commission délivrées au courtier par son commettant), mais en tenant compte des documents rectificatifs (p. ex. : notes de crédit) dressés pendant la même année.

Le chiffre d'affaires à indiquer pour chaque client résulte de l'addition des montants (hors taxes) des factures et bordereaux d'achat, et de la déduction éventuelle du montant (hors taxes) des documents rectificatifs.

Le listing ne peut, en aucun cas, reprendre pour chaque client, la liste des factures qui lui ont été adressées.

29. Il n'est pas requis de retrancher du montant des opérations, les éléments autres que les taxes En conséquence, le montant a mentionner peut inclure les sommes qui ne sont pas comprises dans la base d'imposition (Code, art. 26 et suivants).

30. Toutefois, les entreprises dont les factures comportent des montants importants à titre de débours ( p. ex. : les agences en douane ), en ce qui concerne les droits d'entrée ou d'accise et la T.V.A.) doivent éliminer ces montants.

31. Il va de soi que les entreprises qui se sont organisées pour fournir dans le listing le chiffre d'affaires réel ou même le montant total des bases imposables peuvent dresser le listing en conséquence.

32. En ce qui concerne les tabacs fabriques, et eu égard au régime particulier auquel ils sont soumis, il n'y a pas lieu d'extraire des montants facturés la taxe qui y est comprise.

En cas de ventes par filière avec intervention occasionnelle d'assujettis établis à l'étranger (v. n ^o10) , le premier vendeur ne mentionne pas le chiffre d'affaires, mais porte en lieu et place la mention "circ. 2/1979".

33 . Un soin particulier doit être apporte à l'alignement des chiffres. De préférence, un espace est laissé en blanc ou un point est placé devant chaque groupe de trois chiffres comptés à partir de la droite. Exemple : l.673.425.

Pour l'indication du chiffre d'affaires, toute fraction de franc est négligée.

34 . Les montants des opérations sont totalisés au bas de chaque page du listing. Le total est reporté en haut de la page suivante (v. également n ^o 45).

Montant des taxes.

35. Le listing doit indiquer le montant total des taxes qui ont été portées en compte au client au cours de l'année a laquelle le listing se rapporte, déduction faite des taxes qui, le cas échéant, ont été portées sur les notes de crédit adressées au même client.

36. Il y a lieu d'indiquer un seul montant de taxes, comprenant la T.V.A. et,éventuellement, la taxe spéciale sur les produits de luxe ainsi que la taxe d'égalisation.

37. En cas de vente par filière visée au n ^o 10, le premier vendeur reprend le montant de la taxe qui figure sur le document qu'il délivre au dernier acheteur.

38. En ce qui concerne les ventes de tabacs fabriqués et compte tenu de ce qui est dit au n ^o 32, il n'y a pas lieu d'indiquer un montant séparé à titre de taxe.

39. L'assujetti qui effectue pour le compte d'un cocontractant visé au ° 1er de l'article 17bis de l'arrêté royal n ^o l du 23 juillet 1969, des opérations visées au ° 2 de ce même arrêté, ne peut pas reprendre le montant de la taxe dans la colonne prévue à cet effet, du fait même qu'il n'a pas porté cette taxe en compte à son cocontractant.

40. Les exploitants agricoles soumis au régime particulier de l'agriculture (Code de la T.V.A., art. 57, ° 1er) mentionnent, pour chaque acheteur assujetti, le montant total du remboursement forfaitaire de la T.V.A. qui a été portée sur les bordereaux d'achat qu'ils ont reçus de cet acheteur.

41. Les prescriptions des n ^o 33 et 34 sont applicables mutatis mutandis au montant de la taxe à mentionner.

Listing "néant".

42. L'assujetti qui ne doit mentionner aucun client au listing, doit en informer l'administration par écrit. Il lui suffit d'envoyer une formule de listing à son contrôleur en chef, après y avoir inscrit le mot "néant" et l'avoir datée et signée. Une simple déclaration écrite, datée et signée, suffit également. Un double du listing "néant" ou de la déclaration doit être conservé par l'assujetti.

CHAPITRE VI. - FORME DU LISTING. NOMBRE DE LISTINGS. DELAI DE DEPOT.

Section première : Dispositions générales.

Remarque préalable.

43. L'Administration de la T.V.A. souhaite que les nombreuses entreprises qui font appel à l'informatique pour la tenue de leur comptabilité, utilisent aussi au maximum les possibilités offertes par l'ordinateur pour l'établissement de la liste annuelle des clients assujettis, plus particulièrement en dressant cette liste sur bande magnétique ou sur " floppy-disk " (V . chapitre VII ci-après).

L'utilisation d'un support magnétique offre de nombreux avantages, notamment, la diminution remarquable des erreurs pouvant être commises aussi bien lors de l'établissement du listing que lors de sa mise en oeuvre par l'administration.

Règle.

44. Si le listing est établi sur papier, il doit être rédigé en double exemplaire, conformément au modèle annexé à l'arrêté royal n ^o 23 (v. annexe I). Il doit être établi sur du papier de format standard DIN A4 (297 mm x 210 mm), être signé et indiquer le nom et la qualité du(ou des)signataire(s).

45. Chaque page du listing ne peut reprendre plus de 22 clients.

Le listing peut cependant être accepté dans le cas où plus de 22 clients sont inscrits par page, dans la mesure où des totaux partiels du chiffre d'affaires et de la taxe sont établis après chaque groupe de vingt-deux inscriptions et où la numérotation des pages est revue, de manière à attribuer un numéro séparé à chaque groupe.

Formule de listing.

46. Des formules destinées à l'établissement du listing sont imprimées par l'administration. Deux exemplaires de ces formules peuvent être obtenus auprès des offices de contrôle T.V.A. ainsi que des autres services de l'administration dessinés à cet effet.

47. Ces formules sont imprimées sur feuilles doubles et sont suffisantes pour quantité de petites et moyennes entreprises. Lorsque la formule ne permet pas de reprendre tous les clients assujettis, il y a lieu d'insérer un ou plusieurs feuillets intercalaires sur papier ordinaire, de même présentation que les pages intérieures de l'imprimé et d'un format se rapprochant le plus possible de celui-ci. Ces feuillets intercalaires peuvent, au besoin, être obtenus par photocopie de la formule réglementaire.

48. Il est permis de confectionner soi-même les formules ou de se les procurer dans le commerce, à la condition de satisfaire aux conditions de forme énoncées dans le présent chapitre.

Vignette d'identification.

49. L'assujetti colle une vignette d'identification sur la première page de son listing. Ces étiquettes sont mises par l'administration , à la disposition de tous les assujettis.

Numérotation des pages, date et signature.

50. Il s'indique de numéroter les pages du listing de façon continue, en attribuant le chiffre 1 à la première page sur laquelle des clients sont inscrits. La numérotation des pages doit être remplacée par la numérotation des groupes lorsque plus de 22 clients sont inscrits par page (v. n ^o 45).

Le listing est daté et signé par l'assujetti. La qualité du (ou des) signataire(s) doit être indiquée quand le signataire est un mandataire ou quand le listing est établi au nom d'une personne morale (société, association, etc.).

Section 2. Instructions particulières pour les entreprises qui n'utilisent pas d'imprimé officiel.

Principe.

51. Les entreprises qui, pour des raisons d'organisation (p. ex. : utilisation d'un ordinateur ou d'une machine comptable), n'utilisent pas l'imprimé officiel doivent se conformer aux règles énoncées dans les numéros 52 à 58 ci-après.

Format du papier.

52. Le format du papier doit se rapprocher le plus possible du format standard DIN A4 (v. n ^o 44). Les dimensions de chaque page doivent en principe être comprises dans les limites suivantes :

- longueur (ou grande dimension) : 275 à 305 mm;

- largeur (ou petite dimension) : 200 à 215 mm.

Les listings qui s'écartent nettement du format officiel peuvent cependant être acceptés, si l'assujetti a préalablement obtenu, à cet effet une dérogation de son contrôleur en chef.

Papier préimprimé et en continu.

53. L'emploi de papier préimprimé n'est pas indispensable.

L'utilisation de papier en continu est autorisée, étant entendu que le format du papier est déterminé dans ce cas par le pli de séparation des feuilles, pli qui est marqué par un tracé horizontal de traits légèrement perforés.

Utilisation du papier.

54. Le papier peut être utilisé indifféremment dans le sens de la longueur ou de la largeur, recto verso ou au recto seulement.

Début des inscriptions.

55. Sur la formule réglementaire (v. annexe I), les premières inscriptions sont faites au bas de la première page.

Les inscriptions peuvent toutefois commencer en deuxième page, mais alors la première page doit être rédigée conformément au modèle figurant à l'annexe II.

Intitulé des colonnes.

56. En cas d'emploi de papier non préimprimé, il n'est pas nécessaire de répéter l'intitulé des colonnes à chaque page. Un seul intitulé suffit en tête du listing.

Ordre des colonnes.

57. L'ordre des colonnes ne peut être interverti. Les colonnes 3, 4 et 5 doivent rester groupées à la droite du document (v. annexe I).

Une ou plusieurs colonnes supplémentaires peuvent éventuellement être intercalées, soit entre les colonnes l et 2, soit entre les colonnes 2 et 3. En aucun cas, l'adjonction de colonnes supplémentaires ne peut se faire aux dépens de la clarté de la présentation et, spécialement, au détriment du contenu de la colonne 2.

Il est interdit de fusionner les éléments de deux ou plusieurs colonnes.

Tracé des colonnes.

58. Le tracé des colonnes peut être négligé lorsque le procédé utilisé pour dresser le listing assure un alignement parfait des chiffres.

Section 3 : Nombre de listings à déposer.

Principe.

59. Chaque assujetti ne peut introduire qu'un seul listing pour l'ensemble de son activité pendant l'année concernée.

60. Les entreprises qui éprouvent des difficultés d'organisation pour établir une seule liste homogène de leurs clients peuvent être autorisées à établir leur listing clients en plusieurs parties (par département, par succursale, ...).

L'autorisation est accordée par l'office de contrôle de la T.V.A. dont l'intéressé relève. Elle est subordonnée aux conditions suivantes :

a) pour chaque partie du listing, la numérotation des clients doit être continué à partir de l et les montants (chiffre d'affaires et taxes) sont additionnés, avec report de page en page. Dans le cas où plus de 22 clients sont inscrits par page (v. n ^o 45 ), les montants du chiffre d'affaires et de la taxe sont additionnes après chaque groupe de 22 inscriptions;

b) la page de titre du listing doit être unique; elle doit être rédigée selon le modèle figurant à l'annexe II, mais ce modèle doit être adapté de façon à indiquer, pour chacune des parties et pour l'ensemble du listing, le nombre de feuilles, le total du chiffre d'affaires et le total des taxes;

c) l'ensemble du listing doit être adressé ou remis en une seule fois à l'office de contrôle compétent.

Section 4 : Délai d'introduction et destination du listing.

61. Le listing est établi en deux exemplaires (v. n ^o 44). Un exemplaire doit être envoyé ou remis, avant le 31 mars, à l'office de contrôle de la T.V.A. dont l'assujetti relève. Le listing dressé par le représentant responsable d'un assujetti établi à l'étranger, doit parvenir au Bureau central de T.V.A. pour assujettis étrangers, rue Van Orley 15, à 1000 Bruxelles.

62. Quand une personne cesse d'être assujettie à la T.V.A., le listing doit être remis dans les trois mois qui suivent. Cette obligation incombe également aux assujettis qui, suite à un changement de forme juridique de leur entreprise, reçoivent un nouveau numéro d'immatriculation à la T.V.A.

63. Le deuxième exemplaire du listing doit être conservé par l'assujetti, pendant cinq ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit sa date (Code, art. 60). Il doit être communiqué à toute demande des agents chargés du contrôle de l'application de la T.V.A. (Code, art. 61, ° 1er).

CHAPITRE VII.- LISTINGS SUR SUPPORT MAGNETIQUE

64. Quand un listing est confectionné sur un support magnétique, les conditions exposées ci-après doivent être respectées.

Section première - Le support magnétique ne contient qu'une liste de clients assujettis.

Caractéristiques du support magnétique.

65. Le support magnétique peut être soit une bande magnétique, soit un disque souple.

Normes de la bande Magnétique.

66. La bande magnétique doit répondre aux normes suivantes :

La bande doit se terminer par deux "tape marks".

Normes du disque souple.

67. Le disque souple doit répondre aux normes suivantes :

Dessin d'enregistrement.

68. Le dessin d'enregistrement doit correspondre au schéma faisant l'objet de l'annexe III (bande magnétique) ou de l'annexe IV (disque souple).

69. Pour chaque client, les éléments suivants sont fournis dans l'ordre et avec la longueur fixés dans ce dessin :

70. Toutes les zones sont décrites en format étendu (zoned) à l'exception des zones 8 et 9 qui peuvent aussi être définies en "packed" si l'on utilise le code EBCDIC.

Les zones 1, 4, 8 et 9 sont des zones numériques avec alignement des chiffres à droite et remplissage des positions non utilisées par des zéros.

Les zones 8 et 9 peuvent, de plus, être "signées" dans le cas ou des montants négatifs doivent apparaître.

Les zones 2, 3, 5, 6, 7 et 10 sont des zones alphanumériques avec alignement à gauche.

71. En tête de la liste se trouve un record réservé à l'identification de l'assujetti fournisseur.

Le record, basé sur le même dessin d'enregistrement, est conçu de la façon suivante :

72. En fin de la liste, un dernier record est composé comme suit :

Dépôt du support magnétique.

73. L'assujetti qui utilise un support magnétique pour fournir la liste annuelle de ses clients assujettis, doit remettre ce support ou l'envoyer par pli postal recommandé au contrôleur en chef de la T.V.A. dont il relève, avant le 31 mars de l'année qui suit celle à laquelle la liste se rapporte. Il prendra toutes les précautions nécessaires pour éviter sa détérioration.

74. La bande ou le disque souple doit porter une étiquette reprenant les renseignements suivants :

- la désignation de l'assujetti, son adresse, son numéro d'immatriculation à la T.V.A., la mention "Liste T.V.A. relative aux opérations effectuées en ........" (2), la densité d'enregistrement des informations (800, 1600 ou 6250 bpi pour les bandes, simple ou double densité linéaire et simple ou double densité radiale pour les disques souples) et le code utilisé (EBCDIC ou ASCII);

- dans le cas d'une bande magnétique, présence ou non d'un label;

- dans le cas d'un disque souple, mention de la marque et du type de l'ordinateur utilisé, ainsi que du système de formatage (CP/M, MS.DOS, ECMA (IBM) ou DATAPOINT 1500).

75. Le support magnétique doit être accompagné d'une note rédigée en trois exemplaires, conformément au modèle ci-joint (v. annexe V). Cette note doit être certifiée sincère et véritable, datée et signée par l'assujetti ou par la personne que celui-ci a chargée de confectionner la liste, la qualité du signataire devant être indiquée.

76. Le contrôleur en chef de la T.V.A. accuse réception de la bande ou du disque souple en remettant ou en envoyant à l'assujetti un des exemplaires de la note d'accompagnement revêtu d'une mention adéquate.

Section 2 - Le support magnétique contient plus d'une liste de clients assujettis.

77. Il est admis qu'une bande magnétique ou un disque souple contienne la liste annuelle de plusieurs entreprises. Par exemple, une fiduciaire, une société de services ou une des entreprises faisant partie d'un groupe peut reprendre sur un même support magnétique les listes qu'elle établit pour le compte des assujettis qui ont recours à son service.

Caractéristiques du support magnétique.

78. Le support magnétique peut être soit une bande magnétique soit un disque souple.

79. Les prescriptions relatives aux normes, et au dessin des enregistrements (v. points 66 à 72) doivent être respectées sous réserve des modalités particulières ci-après :

1^o le support magnétique doit d'abord contenir un tout premier enregistrement reprenant, selon le dessin précédent :

2^o les différentes listes reprises sur le support magnétique doivent toutes être présentées selon la description figurant aux points 68 à 72 avec un enregistrement initial commençant par 000000 et un enregistrement final commençant par 999999.

Dépôt du support magnétique.

80. Par dérogation au point 73, le support magnétique contenant plusieurs listes de clients assujettis doit être remis ou envoyé, en prenant toutes précautions utiles, au contrôleur en chef de la T.V.A. dont relève la personne qui a confectionné la bande magnétique ou le disque souple.

81. La bande ou le disque souple doit être revêtu d'une étiquette portant les renseignements suivants : la désignation de la personne qui a confectionné le support (fiduciaire, société de services, etc.) son adresse et son numéro d'immatriculation à la T.V.A. ainsi que la mention "Liste T.V.A. relative aux opérations effectuées en ...........(3) par .............................. (4) assujettis", le code utilisé (EBCDIC ou ASCII), la densité d'enregistrement (800, 1600 ou 6250 bpi pour les bandes magnétiques, simple ou double densité pour les disques souples). Pour les bandes magnétiques, la présence ou l'absence d'une étiquette de tête (label) doit être indiquée. Pour les disques souples, la marque et le type de l'ordinateur utilisé ainsi que le système de formatage seront précisés.

82. Au support magnétique est jointe une note d'accompagnement, rédigée en trois exemplaires.

Quand la personne qui a confectionné les listings sur support magnétique, est responsable de la validité des données qu'il contient, cette note d'accompagnement doit être conforme au modèle faisant l'objet de l'annexe VI. Si, par contre, cette personne n'entend s'engager que pour l'exécution matérielle du travail, la note d'accompagnement doit être rédigée conformément au modèle de l'annexe VII.

La note doit être certifiée sincère et véritable, datée et signée par la personne qui a confectionné la bande ou le disque souple. La qualité du signataire doit être indiquée.

83. Le contrôleur en chef accuse réception du support en remettant ou en envoyant au déposant un des exemplaires de la note d'accompagnement revêtu d'une mention adéquate.

Section 3 - Dispositions diverses.

84. Lorsque la personne chargée de confectionner le support magnétique pour plusieurs assujettis est, pour certains de ceux-ci, responsable de la validité des données, mais ne l'est pas pour les autres, elle est tenue de confectionner deux supports auxquels est respectivement annexée une note d'accompagnement conforme au modèle de l'annexe VI ou de celui de l'annexe VII.

85. Il est possible que pour certains clients, le montant du chiffre d'affaires et/ou des taxes comporte plus de 10 chiffres, avec pour conséquence que les zones 8 et 9 sont trop petites quand elles sont définies en "zoned". Dans ce cas, il est créé un premier enregistrement reprenant "9999999999" comme chiffre d'affaire et/ou montant des taxes. i nécessaire un deuxième, un troisième enregistrement sont crées avec les montants "9999999998" , "9999999997" , etc. (donc chaque fois différents) pour terminer par un enregistrement reprenant le solde nécessaire. Pour chacun de ces enregistrements, les zones 1 à 7 sont remplies normalement et le numéro d'ordre en zone 1 est chaque fois incrémenté de 1 unité.

86. Chaque assujetti à la T.V.A. doit l'également communiquer son numéro de T.V.A. à ses fournisseurs. Quand le numéro de T.V.A. d'un client assujetti n'est néanmoins pas connu, la zone 7 est remplie de la valeur 000000000 (neuf zéros).

87. En principe, les clients non assujettis à la T.V.A. ne peuvent pas être repris sur cette liste. Cependant, si pour l'une ou l'autre raison technique, le déposant ne sait pas éliminer de sa liste les clients non assujettis, ceux-ci seront repris avec une zone 7 (n ^o T.V.A. remplie par la lettre N suivie de 8 espacements).

88. Lorsque le contenu d'un listing-client est réparti sur plusieurs bandes magnétiques ou disques souples, un numéro d'ordre débutant à 1, suivi du nombre total de supports, doit être indiqué sur l'étiquette (ex. 1/3, 2/3 et 3/3).

89. Il est également possible que pour des raisons d'ordre technique ou d'organisation le déposant soit amené à remettre une liste répartie sur plusieurs copies de supports différents (papier, bande magnétique, disque souple). Cette manière de procéder est autorisée pour autant que les conditions suivantes soient satisfaites :

- chaque partie du listing doit être rédigée comme un fichier indépendant, c'est-à-dire commençant par un premier record "000000", se terminant par un dernier record "999999", et dont les records "client" sont numérotés à partir de 1 (v. les n ^o 69 à 72 ci-avant). Si les supports contiennent plusieurs listes, il faut, en plus, prévoir chaque fois un tout premier record "555555" (v. n ^o 79);

- tous les supports doivent être remis en même temps au contrôleur en chef concerné (v., selon le cas, les n ^os 73 ou 80);

- les supports doivent être accompagnés d'une seule note d'accompagnement, conforme, selon le cas, au modèle faisant l'objet des annexes V, VI ou VII, et indiquant, pour chaque fichier, le nombre de clients et les totaux des montants du chiffre d'affaires et des taxes.

90. La bande magnétique ou le disque souple est, lorsque le déposant l'a demandé, renvoyé à celui-ci après traitement. L'attention est cependant attirée sur le fait que conformément aux articles 60 et 61 du Code de la T.V.A., un double de la liste déposée doit être conservé pendant cinq ans par le déposant. Le contenu du support magnétique renvoyé à l'assujetti déposant ne peut donc être effacé que pour autant qu'il subsiste un exemplaire imprimé de la liste.

91. De manière générale, bénéficient d'office de l'autorisation officielle toutes les personnes qui se trouvent dans les conditions pour utiliser des supports magnétiques en vue de confectionner la liste annuelle de leurs clients assujettis.

L'administration se réserve toutefois à tout moment le droit de modifier totalement ou partiellement les conditions et les formalités auxquelles l'autorisation est subordonnée ou de retirer celle-ci.

L'autorisation serait notamment retirée si les conditions et les formalités auxquelles elle est subordonnée n'étaient pas observées, si un abus ou une tentative d'abus venait à être constaté ou si une entrave quelconque était apportée à la mission des agents de l'administration.

92. Les assujettis pour qui les normes ou le dessin de la bande présenteraient de sérieuses difficultés, peuvent s'adresser à l'Administration centrale de la T.V.A., de l'enregistrement et des domaines, (Service automatisation) Tour Finances, bd. du Jardin Botanique 50 - Bte 39,1010 Bruxelles pour obtenir, le cas échéant, une autorisation particulière.

CHAPITRE VIII.- SANCTIONS. DISPOSITION ABROGATOIRE.

Sanctions.

93. Les contraventions en matière de listing (dépôt tardif, absence de listing, omission de clients, non-identification suffisante des clients, inexactitude dans les montants renseignés, ...) sont punies d'une amende légale de 1.000 à 10.000 francs par client assujetti (Code, art. 70, ° 4).

Disposition abrogatoire.

94. La présente circulaire abroge les circulaires suivantes :

n^o 162 du 28 octobre 1971.

n^o 116 du 13 décembre 1972, alinéa 1er, 3^o, et alinéa 2;

n^o 1 du 4 janvier 1973;

n^o 6 du 22 mars 1974;

n^o 25 du 14 novembre 1975, points 3 et 4;

n^o 15 du 25 octobre 1976;

n^o 21 du 19 décembre 1977.

NOTES

(1) V. arrêté royal du 31 décembre 1953 portant réglementation de l'immatriculation des véhicules à moteur.

(2) Indiquer l'année des opérations.

(3) Indiquer l'année des opérations.

(4) Nombre de listes contenues dans la bande ou dans le disque souple.

modèle non repris

ANNEXE II

TAXE SUR LA VALEUR AJOUTEE

LISTE DES CLIENTS ASSUJETTIS A QUI DES LIVRAISONS

DE BIENS OU DES PRESTATIONS DE SERVICES

ONT ETE FAITES EN l9..

DECLARANT

(coller ici votre étiquette d'identification)

CASE RESERVEE A L'ADMINISTRATION

1^o Nombre de feuilles (1) (4) : ...........

2^o Total du chiffre d'affaires (T.V.A.,taxe spéciale et taxe d'égalisation non comprises (2) (4) : ...........

3^o Total des taxes (T.V.A., taxe spéciale et taxe d'égalisation) (2) (4) : ...........

Certifié sincère et véritable.

Date : .....................19

Signature(s) (3)

(1) Le nombre à mentionner en toutes lettres doit correspondre à celui des feuilles annexées.

(2) Le nombre à mentionner doit être le total indiqué sur la dernière feuille de la liste annuelle des clients assujettis, celle-ci ne devant plus être datée, ni signée.

(3) Pour être valable, la présente liste doit être datée et signée. Si le signataire est un mandataire ou si l'assujetti est une personne morale, toute signature doit être complétée par l'indication de la qualité du signataire.

(4) Dans le cas où vôtre entreprise bénéficie d'une autorisation lui délivrée par le contrôleur en chef, lui permettant de dresser la liste en plusieurs parties, le nombre de feuilles, le total du chiffre d'affaires, et le total des taxes doivent être mentionnés pour chaque partie et pour l'ensemble.

ANNEXE III

ANNEXE IV

ANNEXE V

Liste annuelle des clients assujettis

sur bande magnétique (1)

sur disque souple (1)

NOTE D'ACCOMPAGNEMENT

(à établir en trois exemplaires)

Désignation de l'assujetti :

(Appliquer éventuellement une vignette d'identification)

Adresse :

Numéro d'immatriculation à la T.V.A. :

Numéro de téléphone (avec, le cas échéant, indication de la personne ou du service s'occupant des problèmes relatifs à la bande magnétique remise, et du poste intérieur correspondant) :

Année au cours de laquelle ont été réalisées les opérations reprises dans la liste :

Nombre de clients repris dans la liste :

Montant total des chiffres d'affaires (taxes non comprises) :

Montant total des taxes :

Certifié sincère et véritable

(Date)

(Signature)

(Qualité)

(1) Supprimer la mention inutile.

N^o D'ORDRE N^o DE L'ASSUJETTI DENOMINATION NOMBRE DE CLIENTS MONTANT TOTAL DES CHIFFRES D'AFFAIRES

(TAXES NON COMPRISES) MONTANT TOTAL DES TAXES

N^o D'ORDRE N^o DE L'ASSUJETTI DENOMINATION NOMBRE DE CLIENTS MONTANT TOTAL DES CHIFFRES D'AFFAIRES

(TAXES NON COMPRISES) MONTANT TOTAL DES TAXES