Obligation de délivrance de notes ou de reçus

1. Le Moniteur belge du 24 décembre 1998, 2e édition, a publié l'arrêté royal du 16 décembre 1998, modifiant notamment l'article 22 de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée.

Ces modifications affectent tout particulièrement le régime des notes et reçus.

Objet de la circulaire.

2. La présente circulaire constitue, à la suite de ces modifications, la synthèse des dispositions relatives à l'obligation de délivrance de notes ou de reçus. Elle remplace la circulaire n° 10 du 13 avril 1994 qui traite du même objet (1).

[(1) V. Rev. TVA 111/1129].

CHAPITRE I. PRINCIPE COMPARAISON AVEC LA FACTURE.

3. L'article 22, ° 1er, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 oblige certains assujettis (hôteliers, restaurateurs et autres exploitants d'établissements où sont consommés régulièrement des repas, ainsi que les entreprises qui font le lavage de voitures automobiles) à délivrer à leurs clients des notes ou des reçus établis sur des formules numérotées, confectionnées par des imprimeurs agréés par l'administration (v. annexe I).

4. La note ou le reçu dont il s'agit diffère fondamentalement de la facture visée à l'article 1er de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992. En effet :

•les mentions qui doivent figurer sur la facture sont plus nombreuses (v. art. 5 de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992) que celles que doit contenir la note ou le reçu;

•un délai est accordé pour la délivrance de la facture (v. art. 4 de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992), alors que la note ou le reçu doit être délivré dès l'achèvement du service (v. n°'s 35 à 38);

•la facture doit être inscrite dans le facturier de sortie (v. art. 14, ° 2, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992), ce qui n'est pas le cas pour les notes ou reçus, qui doivent en revanche donner lieu à une annotation particulière (v. n°'s 41 à 43);

•par contre, les formules de factures peuvent être imprimées librement, alors que les formules de notes ou de reçus doivent être imprimées par des imprimeurs agréés par l'administration, en respectant certaines formes imposées (v. n°s 22 à 30).

5. Ces différences montrent clairement que la note ou le reçu n'ont pas le même rôle que la facture: celle-ci est un document comptable qui, en principe, constate une opération imposable, tandis que la note ou le reçu est un document de contrôle destiné à constater au moment où elle se réalise, l'exécution d'une prestation.

6. La délivrance de la note ou du reçu ne change donc rien aux règles d'exigibilité de la taxe: ainsi, en ce qui concerne les opérations passées avec des personnes physiques, sans délivrance d'une facture, la taxe est due au fur et à mesure de l'encaissement du prix (v. art. 17 de l'A. R. n° 1 du 29 décembre 1992) - encaissement annoté dans le journal des recettes visé par l'article 15, ° 4, de l'arrêté royal n° 1 précité - et la circonstance que, dès l'achèvement du service une note a été délivrée, n'a aucune influence à cet égard.

7. Il faut noter que la plupart des opérations pour lesquelles une note ou un reçu doit être délivré sont réalisées avec des personnes physiques qui les destinent à leur usage privé, sans qu'il y ait obligation de délivrer une facture. D'autre part, lorsqu'une opération est réalisée avec un client autre qu'une personne physique qui la destine à son usage privé et qu'elle doit donc légalement faire l'objet d'une facture, les deux documents (note ou reçu et facture) peuvent être fusionnés en un seul, c'est-à-dire que la note ou le reçu peut être complété par les indications qui doivent figurer sur une facture (v. n°'s 29 et 30), étant entendu, pour ce qui est du moment de la délivrance de ce document unique, que la règle qui prévaut est celle qui s'applique aux notes et reçus, c'est-à-dire celle de la délivrance au moment même de l'achèvement du service (v. n°'s 35 et 36).

CHAPITRE II. ASSUJETTIS TENUS A LA DÉLIVRANCE D'UNE NOTE OU D'UN REÇU. PRINCIPES GENÉRAUX.

SECTION 1. REMARQUE PRELIMINAIRE.

8. L'obligation de délivrer des notes ou des reçus n'est imposée qu'aux personnes qui ont la qualité d'assujetti et dont les opérations ne sont pas exonérées de la taxe par application de l'article 44 du Code de la TVA.

SECTION 2. EXPLOITANTS D'UN ETABLISSEMENT HOTELIER.

9. L'obligation s'applique à l'exploitant d'un établissement hôtelier ou, plus généralement, à l'exploitant d'un établissement où sont hébergés des hôtes payants v. toutefois n° 8; v. également n° 11, 2e al.

SECTION 3. EXPLOITANTS D'UN ETABLISSEMENT OU SONT CONSOMMES REGULIEREMENT DES REPAS.

10. Doit également délivrer des notes ou des reçus l'exploitant d'un établissement où sont consommés régulièrement des repas (v. toutefois n°'s 18 et 19).

11. Pour l'application du n° 10 ci-avant, est visé tout établissement, quelle que soit sa dénomination (restaurant, taverne, snack, pizzeria, salle des fêtes, café, cafétéria, salon de consommation de glace, de pâtisserie, crêperie, friterie et autres salons de consommation, ... ) où sont consommés des repas chauds ou froids, quelle que soit leur nature ( repas complets, légers, végétariens, hors-d'oeuvre, ... ) et sans distinguer selon qu'ils soient composés d'un ou plusieurs mets ou plats. Il est du reste indifférent que les repas soient servis à table ou selon la formule du "self-service", ou encore qu'ils soient consommés à table , à un comptoir ou même en étant simplement accoudé à une tablette fixée au mur ou en étant installé sur une aire aménagée à l'air libre par l'exploitant. Est également visé tout établissement qui ne sert des repas que dans le cadre de banquets.

L'exploitant d'un hôtel-restaurant qui fournit également des repas à des personnes qui ne logent pas dans son établissement est considéré, pour ces opérations, comme un exploitant d'un établissement où sont consommés régulièrement des repas.

12. Les dispositions précitées ne sont toutefois pas applicables aux exploitants de baraques foraines utilisées lors de kermesses (même d'une certaine durée), de marchés, de fêtes populaires, de manifestations sportives, etc., à l'exclusion des installations placées à demeure (p. ex., installations dans les parcs d'attraction ou sur les aires de stationnement des autoroutes)

La réglementation ne s'applique pas non plus aux mess d'entreprises.

SECTION 4. LAVAGE DE VOITURES AUTOMOBILES.

13. En principe, tous les assujettis qui lavent des voitures automobiles doivent délivrer des notes ou des reçus. Aucune distinction n'est faite entre les établissements spécialisés (car-wash, etc.) et les autres (garages, exploitants de parkings ou de stations-service, etc.), ou selon que le lavage est automatique ou exécuté à la main.

14. Toutefois, il est admis que les garagistes et les réparateurs de voitures qui, de façon très subsidiaire, font le lavage de voitures et ne disposent pas, pour ce faire, d'un équipement spécialisé, ne fassent pas usage de notes ou de reçus numérotés et imprimés par des imprimeurs agréés, à condition que, pour les lavages de voitures, et quel que soit le prix, ils délivrent des factures et ce dès l'achèvement du service. Dans une telle situation, la règle qui prévaut, pour ce qui concerne le moment de la délivrance des factures, est celle qui s'applique aux notes et reçus (v. n° 35).

CHAPITRE III. OPERATIONS POUR LESQUELLES LA NOTE OU LE REÇU DOIT ETRE DELIVRE.

SECTION 1. SPHERE D'APPLICATION : LES PRESTATIONS DE SERVICE.

15. La délivrance de la note ou du reçu n'est exigée qu'en cas de prestation de services au sens de l'article 18 du Code de la T.V.A. Elle reste donc étrangère aux livraisons de biens visées par l'article 10 de ce Code. Ainsi, par exemple, aucune note ou reçu ne doit être délivré au client lorsque le client emporte le repas pour le consommer en dehors des installations de l'exploitant.

SECTION 2. PRESTATIONS DE L'EXPLOITANT D'UN ETABLISSEMENT HOTELIER.

16. La note ou le reçu doit englober la prestation d'hébergement effectuée par la personne visée au n° 9, portant non seulement sur le logement meublé, mais aussi sur les fournitures de nourriture,, de boissons et d'accessoires (téléphone, téléfax, blanchissage, mise à disposition d'appareils de radio, de télévision ou autres, parking, réservation de places dans des salles de spectacle, inscriptions à des excursions, ... ) qui accompagnent le logement et qu'il est d'usage de comprendre dans le décompte global des prestations.

SECTION 3. PRESTATIONS DE L'EXPLOITANT D'UN ETABLISSEMENT OU SONT CONSOMMES REGULIEREMENT DES REPAS.

Sous-section 1. Généralités.

17. Toute personne visée aux n°'s 10 et 11 est tenue de délivrer une note ou un reçu pour chaque opération qu'elle effectue dans ses installations (à l'intérieur ou à l'air libre), consistant en la fourniture de repas consommés sur place et de boissons accompagnant ces repas, considérée pour l'application de la législation en matière de T.V.A. comme une prestation de services au sens de l'article 18, ° 1", alinéa 2, 11°, du Code de la T.V.A. C'est notamment le cas lorsque les repas et les boissons qui les accompagnent, sont servis au client dans un local ou un lieu spécialement aménagé à cette fin ou même tout simplement lorsque les objets nécessaires à une consommation sur place (couverts, assiettes, verres, tasses, etc.) sont mis à la disposition des consommateurs.

Compte tenu de ce qui précède, toute personne visée aux n°'s 10 et 11, fût-ce pour une partie de son activité, doit délivrer une note ou un reçu pour tous les repas qu'elle fournit. Ainsi, par exemple, le café dans lequel sont servis des repas doit, en principe, délivrer des notes ou des reçus pour tous les repas qu'il fournit (v. toutefois n° 18). Il en est de même, en principe, lorsque le client consomme effectivement sur place, pour la friterie établie aux abords d'une voie ou d'une place publique et à proximité de laquelle l'exploitant a installé, par exemple, des tables et/ou des banquettes (v. toutefois n° 19).

Ne sont toutefois pas visés, les petits aliments fournis sans préparation ni accommodement de la part de l'exploitant et qui sont fournis généralement à titre d'accompagnement des boissons (exemples: chips, saucisses sèches, anchois, biscuits, gaufres, chocolats, oeufs durs, etc.).

Il n'y a pas davantage matière à délivrance d'une note ou d'un reçu dans les cas où un traiteur fournit des repas chez son client et les y sert à ce client et à ses invités.

Sous-section 2 - Exceptions conditionnelles.

18. L'obligation de délivrance d'une note ou d'un reçu ne concerne du reste pas l'exploitant d'un débit de boissons (café, taverne), d'un snack-bar, salon de thé, cafétéria, salon de consommation de glace ou de pâtisserie et autres salons de consommation, qui se limite à servir, tout au plus avec du pain, les repas "légers" repris dans la liste ci-après

•potages;

•croques (monsieur, madame, hawaïen, ... ) et autres toasts en tout genre;

•croquettes (de crevettes, de viande, de volaille, de fromage, ...), à l'exclusion des croquettes de pommes de terre;

•vol-au-vent, boudins, "satés";

•sandwiches (y compris hamburgers, hot-dogs, pittas, ...);

•pâtes (spaghettis, lasagnes .... ), pizzas, quiches et autres tartes salées;

•salades froides (de viande, de poisson,...

•assiettes anglaises;

•omelettes, oeufs brouillés, oeufs sur le plat et autres oeufs préparés;

•crêpes, desserts et glaces, gaufres, gâteaux, brioches, croissants, yaourts et milk-shakes.

Il reste cependant entendu (v. n° 17, 2e al., ci-avant) que l'exploitant visé sous le présent numéro, qui fournit également d'autres repas, doit délivrer une note ou un reçu pour tous les repas qu'il sert, y compris pour ceux repris à la liste figurant sous l'alinéa précédent.

Il en est de même en ce qui concerne l'assujetti qui, dans la même installation, exploite à la fois un établissement visé sous le présent numéro et un restaurant (par exemple, un café et un restaurant).

Par contre, l'assujetti qui exploite dans des installations distinctes, d'une part un restaurant et, d'autre part, un établissement visé sous ce numéro 18 et où il se limite à ne fournir que des repas légers tels que décrits ci-avant, ne doit pas délivrer de notes ou de reçus pour ces dernières opérations mais reste évidemment tenu à la délivrance de ces documents pour le restaurant.

19. L'administration autorise, en outre, l'exploitant d'une friterie à ne pas délivrer les notes ou reçus dont la délivrance est prescrite par l'article 22, ° 1er, 2°, de l'arrêté royal n° 1 précité, lorsque son exploitation répond à la fois aux trois conditions suivantes :

l° l'exploitant se limite à servir à ses clients la nourriture ou les produits alimentaires - repris par catégorie dans la liste suivante - qui sont traditionnellement vendus ou fournis dans le secteur de la friterie, accompagnés ou non de pain et de boissons :

•frites (préparation dans la graisse ou l'huile);

•mets achetés totalement prêts à être frits dans la graisse ou l'huile (p. ex. hamburgers, toutes espèces de burgers, fricandelles, viandelles, sticks, satés, loempias, toutes espèces de croquettes);

•sauces telles que aïoli, américaine, andalouse, banzaï, béarnaise, brésilienne, coktail, curry, curry-ketchup, extra, hot chili, ketchup, mayonnaise, moutarde, pickles, pili-pili, provençale, riche, salad dressing, samouraï, tartare, sauce carbonnade, tzigane;

•épices, oignons frais découpés ou en conserve, cornichons, concombres, moules en conserve, rollmops;

•oeufs durs;

•saucisses précuites servies froides, telles que cervelas et chasseurs;

•carbonnades, goulasch, vol-au-vent, boulettes de hachis, à la sauce tomate;

•hot-dogs;

•"smos" composés exclusivement de pain, salade, tomates et/ou concombres, jambon et/ou fromage, mayonnaise, oeufs durs et oignons frais découpés.

En revanche, ne constituent pas des aliments propres au secteur de la friterie (et n'entrent donc pas dans le champ de la présente exception), notamment :

•les moules fraîches;

•les viandes telles que steaks, entrecôtes, escalopes;

•les pittas;

•les croques (monsieur, madame, etc.) et autres toasts;

•les pâtes, pizzas, etc.;

•les oeufs préparés, à l'exclusion des oeufs durs;

•les salades et crudités;

•les desserts.

2° les aliments susvisés sont servis exclusivement dans des contenants ou des emballages à usage unique, en papier, carton ou plastique (p. ex. sachets à pointe, raviers, papier spécial utilisé le cas échéant pour augmenter la contenance du sachet ou du ravier), éventuellement avec la fourniture accessoire de couverts à usage unique eux aussi;

3° les installations (tant intérieures qu'extérieures) que l'exploitant met à la disposition de sa clientèle sont aménagées ou conçues de telle sorte qu'elles autorisent à un nombre maximum de seize personnes de consommer au même moment, sur place, les aliments visés au 1°, ler alinéa, du présent numéro, que cet exploitant leur fournit. La circonstance que ces personnes consomment debout ou assises, à table, au comptoir, ou simplement accoudées à une tablette fixée au mur, à l'intérieur ou à l'air libre, reste sans incidence.

L'assujetti qui exploite plusieurs établissements visés sous le présent numéro doit considérer chaque établissement pris individuellement pour vérifier si chacune des deux premières conditions, énoncées ci-avant, est remplie. Par contre, la limitation fixée pour l'accomplissement de la troisième condition vise l'ensemble de tous les établissements qui réunissent préalablement les première et deuxième conditions (par conséquent, à titre d'exemple, l'exploitant de deux établissements pouvant accueillir simultanément, l'une dix personnes et l'autre douze personnes, est exclu, pour chaque établissement, du bénéfice de la présente exception).

L'exploitant d'une friterie qui fournit à ses clients consommant sur place des produits alimentaires qui ne sont pas énumérés dans la liste figurant au 1°, 1 er alinéa, du présent numéro, est tenu de délivrer une note ou un reçu pour tous les repas qu'il sert, y compris ceux repris dans la liste précitée. La fourniture, par l'exploitant d'une friterie, de produits alimentaires - non repris dans la liste concernée - qui sont exclusivement destinés à être emportés par le client en dehors des installations de cet exploitant, ne fait pas obstacle à l'accomplissement de la première condition, étant entendu que toute consommation sur place desdits produits est exclue.

Par ailleurs, l'exploitant d'une friterie qui fournit à ses clients consommant sur place, dans la même installation, à la fois des produits alimentaires visés au 1°, 1er alinéa, du présent numéro et des repas dits "légers" au sens du n° 18 (sauf croquettes, vol-au-vent, satés, hamburgers, hot-dogs, oeufs durs), est tenu, pour le tout, de délivrer les notes ou les reçus prescrits. De même, l'exploitant d'une friterie, qui, dans la même installation, exploite à la fois un établissement répondant aux trois conditions du premier alinéa du présent n° 19 et un restaurant, doit délivrer une note ou un reçu pour tous les repas qu'il sert (comp. avec le n° 18, 3e al.).

20. La note ou le reçu doit englober le prix (service et TVA compris) de tous les plats qui composent le repas (y compris, le cas échéant, le potage et le dessert), ainsi que celui des boissons consommées à l'occasion du repas (en ce compris, éventuellement, l'apéritif, le café, etc.).

Il existe cependant des établissements où il est d'usage de prendre certaines boissons (apéritif, café, ... ) à un endroit distinct de celui où sont servis les repas et qui est accessible également à toute personne qui ne prend pas de repas : en pareil cas, et pour autant que le règlement de ces consommations se fasse là où elles sont prises, il n'est pas obligatoire d'englober le prix de ces boissons dans la note ou le reçu ni d'ailleurs de délivrer pour elles une note ou un reçu séparé.

Enfin, il est utile de préciser que la circonstance qu'un assujetti soit ou non concerné par l'obligation de délivrer des notes ou des reçus n'exerce aucune influence sur les règles applicables en matière de taux.

SECTION 4. LAVAGE DE VOITURES, VOITURES MIXTES, MINIBUS ET VEHICULES AUTOMOBILES DE CAMPING.

21. Sous réserve de l'exception énoncée au n° 14, la note ou le reçu doit être délivré pour tout lavage de voitures, voitures mixtes, minibus et véhicules automobiles de camping, qui constitue une prestation de services visée à l'article 18, ° 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A. Cette obligation ne concerne donc ni le lavage de camions, de camionnettes, de remorques pour le camping (caravanes, camping-car) et de motocyclettes, ni la simple mise à disposition du matériel (p. ex., nettoyeur à haute pression, lance d'arrosage, brosse de lavage) au client pour lui permettre d'effectuer, lui-même, le lavage d'un véhicule.

CHAPITRE IV. CONFECTION DES NOTES OU REÇUS PAR UN, IMPRIMEUR AGREE.

22. Les formules de notes ou reçus doivent être confectionnées, aux frais de l'assujetti qui les utilisera, par un imprimeur agréé par l'Administration de la taxe sur la valeur ajoutée, de l'enregistrement et des domaines (v. ci-après n's 23 à 25).

SECTION 1. AGREMENT D'IMPRIMEURS.

23. Les imprimeurs qui désirent obtenir leur agrément en vue de la confection de notes ou de reçus doivent en faire la demande à l'administration centrale de la TVA, de l'enregistrement et des domaines, 8ème service, 26ème direction B, C.A.E., Tour Finances, Boulevard du Jardin Botanique, 50, boîte 39, à 1010 Bruxelles.

24. Les intéressés doivent fournir un cautionnement de 100.000 BEF (2.478,94 EUR) et s'engager à porter chaque délivrance de documents à la connaissance de l'inspecteur principal, chef de l'office de contrôle de la TVA dans le ressort duquel est établi l'assujetti au nom duquel les documents ont été confectionnés. Chaque communication faite à l'inspecteur principal de la TVA mentionne le nom et l'adresse de l'assujetti qui utilisera les documents, son numéro d'identification à la TVA, les numéros d'ordre et d'impression des documents délivrés et la date de livraison des documents imprimés. Un spécimen du document qui a été imprimé est joint à cette communication.

25. L'attention est attirée sur le fait que l'obligation d'agréation concerne l'imprimeur qui réalise effectivement le travail d'impression des documents et que c'est le nom de cet imprimeur qui doit figurer sur ces derniers; reste sans incidence la circonstance que l'assujetti qui utilisera les documents, n'aurait pas traité directement avec cet imprimeur et que celui-ci facturerait en fait à un tiers (un autre imprimeur, un papetier ou, plus généralement, tout intermédiaire).

SECTION 2. PRESENTATION MATERIELLE DES DOCUMENTS ET MENTIONS OBLIGATOIRES POUR L'IMPRIMEUR AGREE.

A. Mentions qui doivent être imprimées sur les formules.

26. Les notes ou reçus doivent contenir les mentions suivantes qui doivent être imprimées à l'avance par un imprimeur agréé (v. art. 22, ° 2. de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992):

a. les nom et prénom ou, s'il s'agit d'une personne morale, la dénomination sociale, ainsi que l'adresse de l'assujetti tenu de délivrer les documents;

b. le numéro d'identification à la T.V.A. de cet assujetti;

c. un cadre dont les dimensions ne peuvent pas être inférieures à 6 cm sur 3 cm et qui contient les indications ci-après :

•les mentions "Taxe sur la valeur ajoutée" et, selon le cas, "Note" ou "Reçu";

•un dessin de garantie composé d'un lion central et de la lettre B; ce dessin peut être imprimé dans la même teinte que les autres indications figurant sur le document;

•un numéro d'ordre se composant de cinq chiffres, tiré d'une série ininterrompue allant de 00.001 à 99.999, et suivi, pour identifier la série, d'une ou de plusieurs lettres de l'alphabet (exemple: 00.025 AA);

•les coordonnées de l'imprimeur;

•un numéro d'impression permettant de déterminer le mois et l'année de l'impression (exemple: 04/1999, pour les documents imprimés en avril 1999);

d. la mention "copie" sur le double de la note ou du reçu (v. également n° 30).

27. La note ou le reçu doit toujours contenir l'emplacement réservé à l'indication, au moment de l'emploi du document, de la date de l'opération, du montant dû ou payé par le client, y compris la TVA, et du nombre de repas consommés en ce qui concerne la fourniture de repas et de boissons consommées lors de ces repas, effectuée par les assujettis visés au n° 10.

Les mentions "date", "montant" (TVA comprise), et "nombre de repas" peuvent mais ne doivent pas être imprimées à l'avance par l'imprimeur agréé; il suffit qu'un espace suffisant soit prévu sur les documents, aux fins des inscriptions qui incombent à l'exploitant de l'établissement.

28. Par ailleurs, en ce qui concerne le montant dû ou payé par le client, l'imprimeur agréé a la faculté, à partir du 1er janvier 1999 et, en principe, jusqu'au 31 décembre 2001, d'imprimer à l'avance, à la demande de l'assujetti qui utilisera les documents, la mention - de préférence du Code isostandard - soit d'une seule unité monétaire (soit "BEF', soit "EUR"), soit des deux unités monétaires ("BEF, "EUR") utilisée(s) (v. annexes II à V).

B. Présentation matérielle des documents.

29. Sous réserve de ce qui est prévu aux numéros 26 à 28, aucune règle n'est imposée quant à la présentation matérielle du document, celle-ci étant laissée à l'appréciation des exploitants. C'est ainsi que le document peut se limiter strictement à ce qui est prévu ci-avant, mais qu'il peut également être combiné par exemple avec la note d'hôtel ou de restaurant traditionnelle et contenir par le fait même le détail des services fournis et certains éléments à caractère publicitaire; il peut aussi se présenter sous la forme d'une véritable facture (avec désignation du client). On trouvera en annexe à la présente circulaire des modèles de documents, présentés à titre d'exemples (v. annexes II, III, IV et V).

30. D'autre part, les documents dont il s'agit doivent être établis en double exemplaire de telle sorte que les inscriptions sur l'original soient reproduites directement sur le double par superposition, au moyen d'un papier carbone, d'un enduit couvrant le verso de l'original ou par tout autre procédé. Le double doit porter la mention "copie". Les documents peuvent être présentés en carnets ou sous forme de feuilles volantes.

CHAPITRE V. ETABLISSEMENT ET DELIVRANCE DE LA NOTE OU REÇU PAR L'ASSUJETTI

SECTION 1. MENTIONS OBLIGATOIRES AU MOMENT DE L'EMPLOI DU DOCUMENT PAR L'ASSUJETTI.

31. Au moment d'établir la note ou le reçu préalablement confectionné par un imprimeur agréé (v. n°s 22 à 30), l'assujetti visé aux n's 8 à 15 doit notamment indiquer, sur le document dont il s'agit, les mentions suivantes (v. art. 22, ° 2, al. 1, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992) :

•la date de l'opération;

•le montant dû ou payé par le client, y compris la taxe sur la valeur ajoutée;

•le nombre de repas consommés en ce qui concerne la fourniture de repas et des boissons consommées lors de ces repas, effectuée par l'exploitant d'un établissement où sont consommés régulièrement des repas. Par nombre de repas consommés, il y a lieu d'entendre, le nombre de personnes ayant pris un repas.

L'assujetti visé au n° 10 fait, en outre, précéder le nombre de repas consommés, de l'inscription "nombre de repas:" dans l'hypothèse où l'imprimeur agréé n'aurait pas imprimé à l'avance cette dernière mention (v. n° 27).

32. L'assujetti visé par l'obligation de délivrance d'une note ou d'un reçu doit, par ailleurs, indiquer clairement sur le document qu'il délivre à son client, l'unité monétaire ou les unités monétaires qu'il utilise pour exprimer le montant en cause, à moins que cette (ces) indication(s) n'ait(aient) été préalablement imprimée(s) par l'imprimeur agréé (v. n° 28). A cet égard, il est recommandé de mentionner le Code isostandard "BEF" ou "EUR" correspondant à l'unité monétaire utilisée.

Les dispositions relatives à l'unité monétaire à utiliser pour exprimer le montant dû ou payé par le client et les règles de conversion applicables en raison de l'introduction de l'euro sont exposées au point n° 33 ci-après.

SECTION 2. POSSIBILITÉ D'EXPRIMER EN FRANCS BELGES ET/OU EN EUROS LE MONTANT DU OU PAYE PAR LE CLIENT.

33. Vu le passage à l'euro à partir du 1er janvier 1999, et durant toute la période transitoire de la troisième phase de la réalisation de l'Union économique et monétaire qui s'achèvera, en principe, le 31 décembre 2001, les exploitants visés par la présente circulaire ont la possibilité d'indiquer, sur la note ou le reçu qu'ils délivrent à leur client, le montant dû ou payé par le client, y compris la taxe sur la valeur ajoutée, soit dans une seule unité monétaire (soit franc belge, soit euro), soit dans les deux unités monétaires (franc belge et euro). Dans ce dernier cas, il suffit que le montant précité soit converti dans l'autre unité monétaire, selon les règles fixées par le règlement (CE) n° 1103/97 du Conseil du 17 juin 1997, sur base du taux de conversion irrévocablement fixé entre l'euro et le franc belge au 31 décembre 1998.

L'assujetti a aussi la possibilité de mentionner les montants soit dans une seule unité monétaire soit dans les deux unités monétaires, dans tous les cas où l'assujetti délivre une facture et complète, à cet effet, la note ou le reçu par les indications qui doivent figurer sur la facture (v. n° 7). Dans ce cas, il y a lieu d'observer strictement les règles exposées dans la circulaire n° 4 du 12 mars 1999. Un exemple de facture émise dans les deux unités monétaires est repris à l'annexe V.

•Conversion du franc belge vers l'euro.

La conversion d'un montant en francs belges en un montant en euros s'obtient en divisant le montant en francs belges par le taux de conversion irrévocablement fixé par le Conseil européen, soit 40,3399. Le résultat doit être arrondi au cent (2e décimale) supérieur ou inférieur le plus proche, selon que le 3e chiffre après la virgule est supérieur ou égal à 5 d'une part, ou inférieur à 5 d'autre part.

Exemples : 1.000 BEF/40,3399 = 24,789 EUR arrondi à 24,79 EUR

1.500 BEF/40,3399 = 37,184 EUR arrondi à 37,18 EUR

•Conversion de l'euro vers le franc belge.

La conversion d'un montant en euros en un montant en francs belges s'obtient en multipliant le montant en euros par le taux de conversion irrévocablement fixé par le Conseil européen, soit 40,3399. Le résultat doit être arrondi au franc supérieur ou inférieur selon que le nombre après la virgule est supérieur ou égal à 50 centimes d'une part, ou inférieur à 50 centimes d'autre part.

Exemples : 24,79 EUR x 40,3399 = 1.000,02 BEF arrondi à 1.000 BEF

37,18 EUR x 40,3399 = 1.499,83 BEF arrondi à 1.500 BEF

SECTION 3. MANIERE D'ETABLIR LE DOCUMENT.

34. L'assujetti doit établir les notes ou reçus en double exemplaire de telle sorte que les inscriptions sur l'original soient reproduites directement sur le double par superposition, au moyen d'un papier carbone, d'un enduit couvrant le verso de l'original ou par tout autre procédé (v. art. 22, ° 3, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992). Le double doit porter la mention "copie" (v. également n° 30).

SECTION 4. MOMENT DE LA DELIVRANCE DES DOCUMENTS.

A. Principe

35. La note ou le reçu doit être délivré au client au moment de l'achèvement du service (v. art. 22, ° 4, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992), c'est-à-dire:

•en ce qui concerne les établissements hôteliers, lorsque le client termine son séjour dans l'établissement ou lorsque l'on établit un décompte partiel des prestations;

•en ce qui concerne les établissements où sont consommés régulièrement des repas, lorsque le client a terminé son repas et au plus tard lorsqu'il quitte l'établissement. Toutefois, pour les repas fournis dans les hôtels-restaurants, à des personnes qui sont logées dans l'établissement, il n'y a pas lieu de délivrer une note particulière pour les repas lorsque leur prix n'est pas réglé sur-le-champ; en pareil cas, la note d'hôtel doit comprendre le coût des repas;

•en ce qui concerne le lavage de voitures, lorsque la voiture lavée est remise à son propriétaire.

36. La note doit être remise immédiatement au client même s'il ne paie pas au moment même au motif que le prestataire de services a l'habitude de lui remettre une facture récapitulative périodique; il est recommandé, dans ce cas, d'inscrire sur la facture une référence au numéro des notes correspondantes.

La notion doit également être remise de suite au client lorsque le prix de l'opération a été perçu par avance lors de la souscription d'un abonnement. Dans cette dernière situation, le prix de l'opération à indiquer sur la note est la partie du prix de l'abonnement correspondant à la prestation fournie.

37. Ainsi que cela a été précisé au n° 6, la circonstance que la note ou le reçu doit être délivré dès l'achèvement du service, ne modifie aucunement le moment d'exigibilité de la taxe.

38. Lorsque, par exemple, un hôtelier ou un restaurateur a reçu plusieurs clients mais que le règlement de la dépense se fait par un seul d'entre eux, un seul document doit être utilisé. Ce dernier doit, par ailleurs, mentionner le nombre de repas consommés (v. n°s 27 et 31).

B. Cas particulier.

Clients qui ne sont mêlés en aucune façon au décompte des frais de leur séjour ou des repas qu'ils ont consommés.

39. Dans certains cas, l'exploitant d'un établissement hôtelier ou d'un établissement où sont consommés régulièrement des repas est amené, à la demande d'une personne, à recevoir des clients qui ne doivent en aucune façon être mêlés au décompte des frais du séjour et/ou des repas; tel est le cas des touristes qui, à l'intervention d'une agence de voyages, vont prendre des repas dans un restaurant, ou des invités d'une entreprise qui assure leur logement dans un hôtel. Dans ces cas, l'original de la note, qui doit être établie sur-le-champ, n'est pas remis au client logé ou reçu, mais il est adressé à la personne qui supporte les frais exposés; une mention explicative est annotée immédiatement sur le double de la note.

CHAPITRE VI. AUTRES OBLIGATIONS DES ENTREPRISES

SECTION 1. CLASSEMENT DES DOUBLES

40. L'assujetti doit classer par ordre de dates les doubles des notes ou reçus qu'il remet à ses clients (v. art. 22, ° 6, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992). Toutefois, si les documents sont présentés en carnets dans lesquels les doubles restent attachés, et si plusieurs carnets sont utilisés simultanément (p. ex. : carnets utilisés par plusieurs préposés ou affectés différents endroits d'utilisation), les carnets contenant les doubles sont classés dans l'ordre des dates des dernières inscriptions.

SECTION 2. ANNOTATION JOURNALIERE

41. Les numéros des notes ou des utilisés pendant la journée doivent être annotés au jour le jour dans le journal des recettes prévu par l'article 14, ° 2, 3°, de l'arrêté royal n° 1 du décembre 1992, après l'inscription des recettes pour lesquelles l'assujetti a fait usage de la dispense de délivrer une facture (art. 22, ° 5, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992); Si plusieurs séries de notes ou de reçus sont utilisées simultanément (v. exemple du n° 40), l'annotation doit se faire pour chaque série.

42. Rien ne s'oppose à ce qu'un registre particulier - distinct du journal des recettes mais répondant néanmoins au mêmes caractéristiques que ce dernier - soit affecté à l'inscription au jour le jour des numéros des notes ou reçus utilisés.

43. Il est à remarquer que la recette globale annotée dans le journal des recettes ne doit pas nécessairement correspondre au jour le jour au montant global des notes ou reçus utilisés; en effet, certains opérations peuvent ne pas avoir dû faire l'objet d'une note ou d'un reçu (v. n° 20), tandis que d'autres opérations, constatées par une note, peuvent ne pas avoir encore donné lieu à un paiement ou peuvent faire l'objet d'une véritable facture. L'assujetti doit évidemment pouvoir justifier ces différences.

SECTION 3. CONSERVATION ET COMMUNICATION

44. En vertu de l'article 61, ° 1er, du Code de la TVA, l'assujetti doit communiquer, sans déplacement, à toute réquisition des agents de l'administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions, ainsi que, par application de l'article 63bis de ce même Code et de l'article 1er de l'arrête royal n° 11 du 29 décembre 1992, à toute réquisition des agents de l'administration des douanes et accises, les doubles des documents remis au clients, ainsi que les documents remis au clients, ainsi que les documents qu'il a fait imprimer et qu'il n'a pas encore utilisés. Il doit également justifier la destination qu'il a donnée aux documents qui lui ont été fournis par l'imprimeur (v. art. 22, ° 7, de l'A.R. n° 1 du 29 décembre 1992).

45. Par ailleurs, les doubles des notes ou reçus aux clients doivent être conservés pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date (Code, art. 60). Lorsque ces doubles restent attachés à un carnet, celui-ci doit être conservé pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date du dernier document de ce carnet.

SECTION 4. DESTRUCTION DE DOCUMENTS

46. la destruction des notes ou des reçus non utilisés ne peut s'opérer qu'n présence d'un agent de l'office de contrôle de la TVA dont ressortit l'entreprise qui détruit les documents.

47. Lorsqu'elle est effectuée par un imprimeur agrée qui a déjà déclaré à l'office de contrôle de la TVA dont relève son client, que des documents étaient imprimés au nom de ce dernier, la destruction des documents doit être opérée en présence d'un agent de l'office de contrôle de la TVA dont relève l'imprimeur (p. ex. en cas de renvoi des documents par le client à son imprimeur.

48. Chaque destruction est constatée dans un procès-verbal dressé par l'agent de l'office de contrôle de la T.V.A. dont dépend, selon le cas, l'entreprise ou l'imprimeur. Ce fonctionnaire remet une copie du procès-verbal à l'exploitant concerné, qui est tenu de la conserver pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit sa date.

CHAPITRE VII. CAISSES ENREGISTREUSES.

SECTION 1. PRINCIPE.

49. En vertu de l'article 22, ° 9, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, le Ministre des Finances ou son délégué peuvent, sous les conditions qu'ils déterminent, autoriser le remplacement des notes ou reçus par des bons débités soit par des caisses enregistreuses soit par une procédure utilisant la technique de l'informatique.

SECTION 2. NOTION DE CAISSE ENREGISTREUSE.

50. La caisse enregistreuse se caractérise :

a) par l'enregistrement de chaque opération selon une série continue de numéros, sur une bande de contrôle en papier portant l'indication du montant dû par chaque client;

b) par l'impression simultanée d'un ticket témoin destiné au client et de la bande de contrôle en papier, ledit ticket contenant ainsi la date, le numéro attribué à l'opération et tous les autres éléments figurant sur la bande de contrôle.

Il est à noter, pour ce qui concerne l'enregistrement des données des opérations, que l'impression simultanée sur papier de la bande de contrôle de la caisse enregistreuse et du ticket destiné au client est la seule méthode autorisée actuellement; cela signifie que cette méthode ne pourrait être remplacée par une autre méthode autorisant l'enregistrement des données exclusivement sur support informatique, tel que disque dur, disquette ou encore CD WORM.

51. Grâce à la présence de totalisateurs, la caisse enregistreuse permet de fournir à la fin de périodes déterminées (en principe jour par jour) le montant total des opérations et, selon les types de machines et les dispositifs complémentaires dont elles sont pourvues, d'autres données d'ordre statistique (ventilation par rayon, par vendeur, par taux, etc.).

SECTION 3. CONDITIONS DE REMPLACEMENT DES NOTES OU DES REÇUS PAR DES BONS DEBITES PAR DES CAISSES ENREGISTREUSES.

52. Pour pouvoir remplacer les notes ou reçus par des tickets débités par des caisses enregistreuses, l'assujetti visé aux n° 8 à 15 doit satisfaire aux conditions suivantes :

a) il doit introduire par écrit une demande d'autorisation auprès du chef de l'office de contrôle de la TVA dont il relève. Cette demande mentionne, de façon précise : la marque, le modèle, le numéro de fabrication et la lettre ou le numéro d'identification qu'il attribue à la ou aux caisse(s) enregistreuse(s) qu'il utilise et le local où elle(s) est (sont) placée(s); le requérant précise, en outre, que la caisse enregistreuse qui fait l'objet de sa demande répond à la caractéristique d' "impression simultanée" telle que définie au n° 50 ci-avant. Le chef de l'office de contrôle de la TVA délivre l'autorisation dans le délai d'un mois à compter de la date de réception de la demande, pour autant que la demande soit complète et que toutes les conditions requises soient satisfaites. En cas de refus d'autorisation, il envoie, au requérant, sa décision revêtue des motifs du refus dans le même délai;

b) les tickets doivent être remis aux clients et laissés à leur disposition quand ils quittent l'établissement. Ils doivent porter les indications suivantes :

•la désignation de l'entreprise (nom et prénom ou, pour les personnes morales, dénomination sociale, ainsi que l'adresse et le n° d'identification à la TVA);

•la lettre ou le numéro d'identification attribué par l'assujetti à la caisse enregistreuse qui débite le ticket (v. lettre a ci-avant); la date de l'opération; le numéro d'ordre attribué à l'opération;

•le nombre de repas consommés, en ce qui concerne la fourniture de repas dans des établissements où sont consommés régulièrement des repas, précédé de l'inscription "nombre de repas :";

•le prix global réclamé au client (TVA et, le cas échéant, service compris) exprimé soit dans une seule unité monétaire (soit BEF, soit EUR), soit dans les deux unités monétaires (v. n° 33);

•une référence à la présente circulaire: "Autorisation du ... (date) Circulaire n° 6/1999";

c) la bande de contrôle de la caisse enregistreuse doit indiquer, pour chaque opération : la date, le numéro d'ordre et le montant de la somme due par le client, ainsi que, en ce qui concerne la fourniture de repas consommés sur place et de boissons qui les accompagnent, le nombre de repas consommés; si la date n'est pas imprimée sur la bande de contrôle par la machine elle-même, elle doit y être apposée à la main le jour même des opérations;

d) l'assujetti doit annoter au jour le jour dans le journal des recettes visé à l'article 14, ° 2, 3°, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, ou dans un registre spécial (v. n° 42), les numéros attribués aux opérations de la journée, le cas échéant séparément pour chaque caisse;

e) il doit conserver les bandes de contrôle des caisses après y avoir annoté, sur la partie extérieure, la date des opérations et, le cas échéant, le numéro qu'il a attribué à la caisse; il doit les classer par ordre de date et par caisse s'il utilise plus d'une caisse.

53. Il est bien entendu que l'on ne vise ici ni la caisse enregistreuse exclusivement "numérique" ni la machine simplement "additionneuse" dont une partie de la bande d'impression est détachée pour être remise au client.

SECTION 4. CONSEQUENCE DU DEFAUT D'OBSERVATION DES CONDITIONS.

54. Une amende administrative est prévue lorsque l'exploitant utilise, en remplacement des notes ou reçus, une procédure non autorisée ou une caisse enregistreuse qui ne satisfait pas aux conditions visées aux n°s 50 à 52 ci-avant, ou encore en cas d'abus de l'usage de l'autorisation qui lui a été délivrée. Le montant de cette amende est fixé à 50.000 BEF (1.239,47 EUR) dans l'annexe à l'arrêté royal n° 44 du 21 octobre 1993, à la rubrique XI, n° 6, lettre G, de la section première - Obligations générales (v. n° 58 ci-après).

SECTION 5. RETRAIT DE L'AUTORISATION.

55. L'autorisation de remplacer les notes ou reçus par des tickets débités par des caisses enregistreuses est accordée à titre précaire; elle sera notamment retirée si un abus ou une tentative d'abus vient à être constaté.

SECTION 6. CONCORDANCE AVEC LE JOURNAL DES RECETTES.

56. Il est à remarquer que le montant total journalier de la bande de contrôle de la caisse enregistreuse peut être différent du montant total journalier des recettes à inscrire dans le journal des recettes. Tel est le cas lorsque, pour certaines opérations, soit le prix n'a pas été encaissé au moment même, soit une facture est délivrée ultérieurement. Dans tous les cas, ces différences doivent pouvoir être justifiées par l'assujetti.

SECTION 7. REMARQUE

57. L'administration se réserve à tout moment le droit de modifier, totalement ou partiellement, les conditions auxquelles est subordonnée l'autorisation et/ou d'exiger des conditions supplémentaires.

CHAPITRE VIII. SANCTIONS.

58. Toute contravention aux dispositions de l'article 22 de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 commise par l'assujetti visé aux n°'s 8 à 15, est punie d'une amende de 1.000 BEF (24,79 EUR) à 100.000 BEF (2.478,94 EUR) par contravention (Code, art. 70, ° 4). Le montant de cette amende est fixé par l'arrêté royal n° 44 du 21 octobre 1993 (v. section première - Obligations générales - XI, n° 6, lettres A à G). Par ailleurs, toute contravention à l'obligation de communication visée à l'article 61, ° 1er, du Code (v. n°44), est également sanctionnée par une amende de 1.000 BEF (24,79 EUR) à 100.000 BEF (2.478,94 EUR) par contravention (Code, Art. 70, ° 4 et A.R. 44 du 21 octobre 1993, section première Obligations générales - XVI).

59. En outre, lorsque les contraventions ont été commises dans une intention frauduleuse, des amendes pénales peuvent être prononcées par les tribunaux (Code, art. 73).

Disposition abrogatoire et entrée en vigueur.

60. La présente circulaire entre en vigueur le 1er avril 1999. La circulaire n° 10/1994 est abrogée à partir de la même date.

Les décisions administratives prises antérieurement et relatives à la délivrance d'une note ou d'un reçu soit par un hôtelier soit par l'exploitant d'un restaurant soit pour le lavage de voitures, voitures mixtes, minibus et véhicules automobiles de camping, sont abrogées de plein droit, à compter du 1er avril 1999, dans la mesure où elles ne seraient pas conformes aux dispositions de la présente circulaire.