Obligations, instrument financier

Cette décision est remplacée par la Circulaire 2020/C/20 relative à la tenue digitale du journal des recettes et du journal centralisateur, à partir du 27.01.2020

Obligations- Comptabilité - Système informatisé - Preuve - Conservation etcommunications des documents comptables

JOURNAL DES RECETTES ET REGISTRECENTRALISATEUR TENUS AU MOYEN D'UN SYSTÈME ÉLECTRONIQUE

1. L'arrêté royal du 31 janvier 2007modifiant l'arrêté royal n°1 du 29 décembre 1992 relatif auxmesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeurajoutée et, notamment son article 14, § 2, instaure la possibilité,à partir du 7 février 2007 (date de sa publication au Moniteurbelge), pour les assujettis qui doivent tenir un journal desrecettes par siège d'exploitation et, le cas échéant, un registrecentralisateur, de tenir ce (ces) registre(s) sous forme digitale.

2. L'article 14, § 2, de l'arrêté royal n°1 précité a en effet été modifié et est dorénavant libellé commesuit :

« "La comptabilité des assujettis,à l'exception de ceux qui effectuent exclusivement des opérationsvisées à l'article 8bis du Code, comprend notamment les registressuivants :

(…)

3° un journal, par sièged'exploitation, dans lequel s'inscrivent les recettesrelatives aux opérations pour lesquelles ils n'ont pasd'obligation de délivrer une facture et pour lesquelles ilsn'ont pas délivré une facture.

Ce journal peut être tenu sous la formepapier conformément à l'article 15, § 1^er, alinéas 2et 3, ou au moyen d'un système électronique selon les modalitésdéterminées par le Ministre des Finances ou son délégué.

Le journal des recettes relatif auxopérations effectuées dans le siège d'exploitation, ainsi queles pièces justificatives visées à l'article 15, § 2 quis'y rapportent, en ce compris, le cas échéant, les doubles desnotes ou des reçus visés à l'article 22, doivent se trouver àce siège d'exploitation jusqu'à l'expiration dutroisième mois qui suit celui au cours duquel ledit journal desrecettes a été clôturé. Si le journal des recettes est tenuau moyen d'un système électronique, il doit être accessibleélectroniquement au siège d'exploitation durant la périodeprécitée.

Les assujettis qui disposent deplusieurs sièges d'exploitation doivent, en outre, tenir unregistre centralisateur dans lequel ils inscrivent, par taux, à lafin de chaque période de déclaration, le montant total des recettesde la période inscrites dans les différents journaux desrecettes. Ce registre centralisateur peut être tenu sous laforme papier conformément à l'article 15, § 1^er,alinéas 2 et 3, ou au moyen d'un système informatisé selon lesmodalités déterminées par le Ministre des Finances ou sondélégué.

(…)"

3. L'objectif du présent document est depréciser les modalités selon lesquelles le journal des recettes etle registre centralisateur peuvent être tenus de manière digitale,ainsi que les conséquences qui en découlent au niveau de leurconservation et de leur communication aux agents del'Administration.

A toutes fins utiles, il est rappelé queles assujettis qui bénéficient soit de la décision n° E.T. 103.018des 27 juin 2002 et 2 juin 2003, soit de la décision n° E.T.103.592 du 2 juin 2003 en matière de conservation digitale destickets de caisses sont dispensés de la tenue d'un journal desrecettes par siège d'exploitation.

I. Tenue des registres de manière digitale

Remarque préalable : Il estentendu que la tenue d'un registre de manière digitale vise saconfection directement sur un support digital et en aucuncas le scanning d'un registre tenu sur un support papier.

1) REGISTRES CONCERNES

4. L'assujetti qui ne possède qu'un seulsiège d'exploitation et qui ne doit dès lors tenir qu'unjournal des recettes peut choisir de tenir celui-ci soit sous formepapier aux conditions inchangées prévues à l'article 15, §§ 1, 2 et4 de l'arrêté royal n°1 susmentionné, soit sous forme digitale auxconditions exposées ci-après.

Toutefois, l'attention est attirée sur lefait qu'en vue de faciliter le contrôle par l'administration durespect des mesures de sécurisation à appliquer au journal desrecettes digital (voir à ce sujet notamment les numéros 12et 13 qui suivent), l'agent contrôleur peut demander lacommunication de ce journal des recettes digital au domicile fiscalde l'assujetti durant la période au cours de laquelle ce journaldoit impérativement se trouver au siège d'exploitation del'assujetti (c'est-à-dire durant la période qu'il couvre et lestrois mois qui suivent la date de sa clôture - voir numéro 28ci-après), et ce sans délai s'il existe un accès en ligne auxdonnées visées, ou endéans un délai raisonnable déterminé parl'agent contrôleur dans le cas contraire.

5. L'assujetti qui possède plusieurssièges d'exploitation et qui doit dès lors tenir un journal desrecettes pour chacun de ceux-ci peut choisir de tenir soitl'ensemble de ces registres sous forme papier aux conditionsinchangées prévues à l'article 15, §§ 1, 2 et 4 de l'arrêté royaln°1 susmentionné, soit l'ensemble de ces registres sous formedigitale aux conditions exposées ci-après, soit une partie de cesregistres sous forme papier et une autre sous forme digitale enrespectant les conditions propres à chacun de ces modes de tenue.

Toutefois, l'attention est attirée sur lefait qu'en vue de faciliter le contrôle par l'administration durespect des mesures de sécurisation à appliquer au journal desrecettes digital (voir à ce sujet notamment les numéros 12et 13 qui suivent), l'agent contrôleur peut demander lacommunication de ce journal des recettes digital au domicile fiscalde l'assujetti durant la période au cours de laquelle ce journaldoit impérativement se trouver au siège d'exploitation del'assujetti (c'est-à-dire durant la période qu'il couvre et lestrois mois qui suivent la date de sa clôture - voir numéro 28ci-après), et ce sans délai s'il existe un accès en ligne auxdonnées visées, ou endéans un délai raisonnable déterminé parl'agent contrôleur dans le cas contraire.

6. Le mode de tenue du registrecentralisateur que doit tenir l'assujetti qui possède plusieurssièges d'exploitation dépend quant à lui du mode de tenue choisipour les journaux de recettes auquel ce registre se rapporte. Apartir du moment où au moins un des journaux de recettes del'assujetti est tenu de manière digitale, le journal centralisateursera lui aussi tenu de manière digitale, aux conditions exposéesci-après. Par contre, si l'ensemble des journaux de recettes sonttenus sur papier, le journal centralisateur sera tenu, au choix,sous forme papier aux conditions inchangées prévues à l'article 15,§§ 1, 2 et 4 de l'arrêté royal n°1 susmentionné, ou sous formedigitale aux conditions exposées ci-après.

Toutefois, l'attention est attirée sur lefait qu'en vue de faciliter le contrôle par l'administration durespect des mesures de sécurisation à appliquer au registrecentralisateur digital (voir à ce sujet notamment lesnuméros 17 et 18 qui suivent), l'agent contrôleur peut demander lacommunication des journaux de recettes digitaux et/ou papierau domicile fiscal de l'assujetti durant la période au cours delaquelle ces journaux doivent impérativement se trouver au sièged'exploitation de l'assujetti (c'est-à-dire durant la périodequ'ils couvrent et les trois mois qui suivent la date de leurclôture - voir numéro 28 ci-après), et ce sans délai s'il existe unaccès en ligne aux données visées, ou endéans un délai raisonnabledéterminé par l'agent contrôleur dans le cas contraire.

2) CONTENU ET FORME

A) LE JOURNAL DES RECETTES

7. Il y a tout d'abord lieu de préciser quele mode de tenue (sur papier ou de manière digitale) du journal desrecettes n'exerce aucune influence sur son contenu.

Ainsi, lorsque le journal des recettes esttenu de manière digitale, il doit reprendre, comme le journal desrecettes tenu sur papier, les recettes relatives aux opérationspour lesquelles il n'y a pas d'obligation de délivrer une factureet pour lesquelles une facture n'a pas été délivrée.

Le montant total des recettes (T.V.A.comprise) de chaque journée doit être inscrit au jour le jour partaux de T.V.A. distinct dans ce journal et une inscription séparée,avec indication de la nature des biens vendus, est nécessaire pourles recettes provenant de la livraison des biens dont le prix parunité commerciale usuelle excède 250 EUR, y compris la taxe sur lavaleur ajoutée. Cette inscription distincte peut d'ailleurs êtreremplacée par une inscription globale journalière lorsque lesdocuments justificatifs qui doivent être établis portent, outre larecette, l'indication précise de la nature des biens vendus.

En outre, dans l'hypothèse où l'assujettine dispose que d'un seul siège d'exploitation, il y a lieud'inscrire au journal des recettes, à la fin de chaque période dedéclaration, par taux, le montant total de la base d'impositionainsi que le montant de la taxe correspondante, relatifs à lapériode.

8. En ce qui concerne le journal desrecettes tenu de manière digitale, si le système informatique del'assujetti délivre, à la fin de chaque période d'ouverturejournalière, un rapport financier qui reprend au minimum leséléments visés à l'article 15, § 4, de l'arrêté royal n° 1 précité,l'administration accepte que l'ensemble de ces rapports financiersjournaliers valent, s'ils sont conservés dans une base de donnéesdistincte moyennant notamment le respect des conditions visées sousles numéros 12 et 13 qui suivent, comme journal des recettes.

9. Les inscriptions s'effectuent sur basede pièces justificatives qui, en vertu de l'article 60, §1er, du Code de la T.V.A., doivent en principe êtreconservées par l'assujetti durant un délai de sept ans à partir du1^er janvier qui suit leur date. Toutefois, conformémentà la décision E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 2 juin 2003 enmatière de conservation digitale des tickets de caisse, et en vertude l'article 60, § 4, du Code de la T.V.A., les données détailléesdes opérations effectuées par l'assujetti pour lesquelles aucunefacture ne doit être délivrée en vertu de la réglementation enmatière de T.V.A., ne doivent être conservées à des fins fiscalesque durant une période de cinq années à compter du 1^erjanvier de l'année qui suit la date des opérations, à conditioncependant que cette période ne soit pas plus courte que celledéfinie à l'article 315 du CIR 92. Ce délai de conservation réduitne s'applique néanmoins pas aux données détaillées desopérations effectuées par l'assujetti pour lesquelles il y a lieude délivrer une note ou un reçu en vertu de l'article 22,§1er, de l'arrêté royal n°1 précité et qui doivent dèslors être conservées durant le délai de sept ans susmentionné.

10. L'alinéa 2 de l'article 15, § 2, del'arrêté royal n°1 précité précise que les inscriptions dans lejournal des recettes doivent être faites sans retard, par ordre dedates, sans blanc ni lacunes, et qu'en cas de rectification,l'écriture primitive doit rester lisible. De plus, les totaux dechaque page doivent être reportés en haut de la page suivante.

Il peut le cas échéant arriver qu'uneinscription effectuée au journal des recettes (soit sur supportpapier, soit digital) doive faire l'objet d'une correction, suite àla constatation d'une erreur matérielle ou encore lorsqu'uneopération déjà inscrite au journal des recettes doit faire l'objetd'une facture. Toutefois, même en cas de correction ultérieureindispensable et justifiée à apporter à une inscription initiale,il ne peut être question d'effacer l'inscription primitive.

Cette mesure prise à l'origine pour lejournal des recettes tenu sur un support papier vise clairement àgarantir le caractère irréversible d'une inscription portée dans ceregistre. Etant donné que le journal des recettes peut à présentégalement être tenu de manière digitale, de nouvelles mesuresdoivent donc être prises en vue de garantir l'inaltérabilité etl'irréversibilité des inscriptions digitales.

11. Il a dès lors été décidé que larectification à apporter à une inscription portée au journal desrecettes digital doit sans délai faire l'objet d'unenouvelle inscription séparée. Celle-ci doit être effectuée àla date à laquelle l'assujetti a connaissance de l'erreur et doitmentionner, outre le montant de la correction (T.V.A. comprise) enplus ou en moins, une référence soit directement à l'opérationinitiale erronée si celle-ci a fait l'objet d'une inscriptionséparée au journal des recettes (biens de plus de 250 EUR - voirnuméro 7 ci-avant), soit, à défaut d'inscription distincte, à ladate de l'inscription initiale à laquelle se rapporte larectification, ainsi que la raison de la rectification.

Exemple: La livraison d'un biend'une valeur de 150,00 EUR TVAC a été reprise au journal desrecettes digital dans le total journalier du 15 octobre 2007. Le 18octobre 2007, le client demande qu'une facture lui soit adresséepour cette livraison. Une inscription négative distincte del'inscription globale journalière d'un montant de -150,00 EUR etportant une référence à la fois au 15 octobre 2007 et au numéro dela facture délivrée doit dès lors être portée au journal desrecettes digital en date du 18 octobre 2007.

En outre, toujours en ce qui concerne leregistre tenu de manière digitale, l'administration a élaboré uneméthode visant à garantir l'irréversibilité des inscriptions qui ysont portées. Cette méthode consiste d'une part, à intégrer àchaque enregistrement journalier du journal des recettes le montantdes recettes cumulées d'une période antérieure à la date del'inscription afin de lier cet enregistrement aux enregistrementsprécédents et, d'autre part, à verrouiller le fichier digital aumoyen d'une signature digitale avancée basée sur un certificat deniveau 2 au minimum.

1^ère étape : intégration des montants desrecettes cumulées antérieures

12. Tout d'abord, l'assujetti procède aujour le jour à l'issue de chaque période d'ouverturejournalière, à l'inscription dans le journal des recettesdigital du montant total des recettes (T.V.A. comprise) de lajournée par taux de T.V.A. distinct (le cas échéant, en distinguantdes autres les recettes des livraisons de biens d'une valeursupérieure à 250 EUR telles que décrites ci-avant). L'assujettiinscrit ensuite sans délai, par taux de T.V.A. distinct, lemontant total des recettes cumulées antérieures (T.V.A. comprise)qui doit être défini comme suit :

•Pour les assujettis qui déposent des déclarations mensuelles:

Il s'agit de la somme :

•des recettes des six mois qui précèdent le mois en cours (=mois de la date de l'inscription) ;

•et des recettes journalières du mois en cours antérieures à ladate de l'inscription.

•Pour les assujettis qui déposent des déclarationstrimestrielles :

Il s'agit de la somme :

•des recettes des deux trimestres qui précèdent le trimestre encours (= trimestre de la date de l'inscription) ;

•et des recettes journalières du trimestre en cours antérieuresà la date de l'inscription.

•Pour les assujettis qui ne sont pas tenus de déposer desdéclarations périodiques :

Il s'agit de la somme des recettes journalières del'année en cours antérieures à la date de l'inscription.

Enfin, l'assujetti opère l'addition, partaux de T.V.A., du total des recettes du jour et du total desrecettes antérieures.

Remarque : la clôture d'une annéecivile ou la fin d'un exercice comptable n'exercent aucuneinfluence en la matière.

Exemple 1 : Soit un assujettiqui, en date du 20 novembre 2007, procède à différentes livraisonsde biens à inscrire dans son journal des recettes et soumises soitau taux de 6%, soit au taux de 21%, dont la vente d'une tente d'unevaleur supérieure à 250,00 EUR T.V.A. comprise. Ce même jour, unclient ayant acheté un bien d'une valeur de 50,00 EUR T.V.A.comprise en date du 17 novembre 2007 lui demande une facture pourcette livraison qui a déjà fait l'objet d'une inscription aujournal des recettes.

a) S'il dépose des déclarationsmensuelles, le 20 novembre 2007, l'assujetti doit compléter sonjournal des recettes comme suit :

b) S'il dépose des déclarationstrimestrielles, le 20 novembre 2007, l'assujetti doit compléterson journal des recettes comme suit :

Exemple 2 : Soit un assujettidéposant mensuel ne possédant qu'un seul siège d'exploitation qui,en date du 30 novembre 2007, procède à différentes livraisons debiens à inscrire dans son journal des recettes et soumises soit autaux de 6%, soit au taux de 21%. Etant donné qu'il s'agit dudernier jour de la période de déclaration, il y a lieu de procéder,outre les inscriptions journalières habituelles, à l'inscription dumontant total de la base d'imposition ainsi que du montant de lataxe correspondante, relatifs au mois de novembre.

Le 30 novembre 2007, l'assujetti doitcompléter son journal des recettes comme suit :

Exemple 3 : Soit un nouvelassujetti ou un assujetti qui débute une activité de commerce dedétail en date 3 octobre 2007. Cet assujetti procède à cette date àdiverses livraisons de biens à inscrire dans son journal desrecettes et soumises soit au taux de 6%, soit au taux de 21%.

Le 3 octobre 2007, l'assujetti doitcompléter son journal des recettes comme suit :

En date du 25 février 2008, ce mêmeassujetti inscrit comme suit dans son journal des recettes leslivraisons de biens qu'il a effectuées ce jour :

Remarque : Si un assujetti qui tientdéjà un journal des recettes sur papier choisit de tenir dorénavantcelui-ci de manière digitale, il doit impérativement procéder àl'inscription journalière au journal des recettes digital, par tauxde T.V.A. distinct, du montant total des recettes cumulées (T.V.A.comprise) antérieures tel que défini plus avant sous le même numéroet à l'addition de ce montant avec celui des recettes (T.V.A.comprise) de la journée comme expliqué plus haut. Il ne peut enaucun cas être considéré comme un nouvel assujetti qui n'a pas eude recettes antérieures du fait qu'il bascule vers la tenuedigitale de son journal des recettes ;

Cas particuliers

a) En cas de changement d'adresse du sièged'exploitation de l'assujetti, la continuité du journal desrecettes doit être assurée. Ceci signifie que ce changementn'exerce aucune influence sur les inscriptions à effectuer aujournal des recettes. L'assujetti doit en effet poursuivrel'inscription des recettes de la journée et l'addition decelles-ci, par taux de T.V.A. distinct, avec le montant total desrecettes cumulées (T.V.A. comprise) définies plus haut sous le mêmenuméro, peu importe que ces recettes aient été réalisées àl'ancienne adresse. L'assujetti ne peut en aucun cas être considérécomme un nouvel assujetti qui n'a pas eu de recettes antérieures dufait du changement d'adresse de son siège d'exploitation.

b) En cas d'ouverture d'un sièged'exploitation supplémentaire, l'assujetti doit, par contre,entamer un nouveau journal des recettes et procédera, lors desinscriptions journalières, comme le nouvel assujetti visé dansl'exemple 3 sous le présent numéro.

c) En cas de suppression d'un sièged'exploitation, l'assujetti doit bien entendu procéder à la clôturedu journal des recettes y relatif.

2^ème étape : signature digitaleavancée

13. Dès que les inscriptions ont étéeffectuées au journal des recettes par l'assujetti à l'issue de lapériode d'ouverture journalière, ce dernier doit verrouiller, partaux, le montant total cumulé (T.V.A. comprise) relatif à ladate d'inscription (qui résulte de l'addition du total desrecettes journalières et du total des recettes antérieures) sansdélai au moyen de sa signature digitale avancée basée sur uncertificat de niveau 2 au minimum.

Concrètement, dans les exemples 1 a) et b)qui figurent sous le numéro 12 qui précède, cela signifie quel'assujetti doit signer de manière électronique deux montants :respectivement 22300,00 EUR et 49950,00 EUR (exemple 1 a)) ou9100,00 EUR et 24950,00 EUR (exemple 1 b)). Dans l'exemple 2 reprissous le même numéro, l'assujetti ne doit également signer demanière électronique que deux montants : 49150,00 EUR et 83250,00EUR.

En pratique, afin de permettrel'identification du taux de T.V.A. auquel sont soumises lesrecettes, le montant à sécuriser doit, préalablement àl'application de la signature digitale avancée, êtreimmédiatement précédé d'un code composé de deux chiffresindiquant le taux applicable. Ainsi, le montant à sécurisé seraprécédé du code 06, 12 ou 21, selon que les recettes sont soumisesrespectivement au taux de 6%, 12 % ou de 21 %.

Cas particulier : Les assujettisqui, en vertu de la circulaire n°101 du 29 décembre 1970,inscrivent leurs opérations au journal des recettes sansdistinction par taux, et qui répartissent ultérieurement leursrecettes suivant une clé de ventilation, devront faire précéder lemontant des recettes non ventilé à sécuriser du code 99.

L'ensemble des données du journal desrecettes -y compris celles sécurisées- sont ensuite stockées sur unsupport digital au choix durant le délai de conservation prévu enla matière.

B) LE REGISTRE CENTRALISATEUR

14. Qu'il soit tenu sous forme papier ou demanière digitale, le registre centralisateur doit reprendre, partaux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant totaldes recettes (T.V.A. comprise) de la période inscrites dans lesdifférents journaux de recettes de l'assujetti.

En outre, ce registre centralisateur doitreprendre, à la fin de chaque période de déclaration, par taux, lemontant total de la base d'imposition ainsi que le montant total dela taxe correspondante, relatifs à la période.

15. Afin d'examiner les mesures prescritespar l'Administration en vue de garantir le caractère irréversibledes inscriptions effectuées dans le registre centralisateur, il y alieu de distinguer deux hypothèses selon que l'assujetti nebénéficie pas de la décision n° E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 2juin 2003 ou de la décision n° E.T. 103.592 du 2 juin 2003 enmatière de conservation digitale des tickets de caisses ou selonque l'assujetti dispose d'une caisse enregistreuse et bénéficie del'une de ces deux décisions.

1er cas : l'assujetti ne bénéficie pas de la décision n°E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 2 juin 2003 ou de la décision n°E.T. 103.592 du 2 juin 2003 en matière de conservation digitale destickets de caisses

16. Dans cette hypothèse, en vue degarantir l'irréversibilité des inscriptions portées au registrecentralisateur digital, une méthode de sécurisation similaire àcelle élaborée par l'administration pour le journal des recettesdoit être appliquée à ce registre. Cette méthode consiste d'unepart, à intégrer à chaque enregistrement périodique du registrecentralisateur le montant des recettes des deux périodes dedéclaration antérieures pour les assujettis déposants trimestrielset des six périodes de déclaration antérieures pour les assujettisdéposants mensuels afin de lier cet enregistrement auxenregistrements précédents. D'autre part, cette méthode desécurisation consiste à verrouiller le fichier digital au moyend'une signature digitale avancée basée sur un certificat de niveau2 au minimum.

1^ère étape : intégration des montants desrecettes des périodes de déclaration antérieures des six mois quiprécèdent

17. Tout d'abord, l'assujetti procède àl'issue de chaque période de déclaration, à l'inscription dansle registre centralisateur digital du montant total des recettes dela période par taux de T.V.A. distinct. L'assujetti inscrit ensuitesans délai, par taux de T.V.A. distinct, le montant totaldes recettes cumulées relatives aux deux - s'il s'agit d'unassujetti déposant trimestriel- ou aux six -s'il s'agit d'unassujetti déposant mensuel- périodes de déclaration qui précèdentcelle à laquelle se rapporte l'inscription. Enfin, l'assujettiopère l'addition, par taux de T.V.A., des deux montants inscrits.

Remarque : La clôture d'une annéecivile ou la fin d'un exercice comptable n'exercent dès lors aucuneinfluence en la matière.

L'assujetti inscrit ensuite, par taux, lemontant total de la base d'imposition ainsi que le montant total dela taxe correspondante, relatifs à la période.

Exemple 1 : Soit un assujettitrimestriel qui, en date du 30 septembre 2007, doit inscrire dansson registre centralisateur les recettes relatives au3^ème trimestre 2007. En ce qui concerne le total desrecettes des périodes de déclaration antérieures à inscrire pourles ajouter au montant des recettes du 3^ème trimestre2007 et obtenir le total des recettes cumulé à sécuriser par lebiais de la signature digitale avancée, il y a lieu de prendre encompte les recettes relatives au 1^er trimestre 2007 etau 2^ème trimestre 2007 (= recettes des deux périodes dedéclaration qui précèdent celle à laquelle se rapportel'inscription) inscrites respectivement le 31 mars 2007 et le 30juin 2007.

Exemple 2 : Soit un assujettimensuel qui, en date du 31 octobre 2007, doit inscrire dans sonregistre centralisateur les recettes relatives au mois d'octobre2007. En ce qui concerne le total des recettes des périodes dedéclaration antérieures à inscrire pour les ajouter au montant desrecettes du mois d'octobre 2007 et obtenir le total des recettescumulé à sécuriser par le biais de la signature digitale avancée,il y a lieu de prendre en compte les recettes inscrites pour lesmois d'avril 2007 à septembre 2007 inclus (= recettes des sixpériodes de déclaration qui précèdent la date de l'inscription).

2^ème étape : signature digitaleavancée

18. Dès que les inscriptions ont étéeffectuées au registre centralisateur par l'assujetti à l'issue dela période de déclaration, ce dernier doit verrouiller sansdélai le montant total cumulé de la période (qui résultede l'addition du total des recettes de la période et du total desrecettes des périodes de déclaration antérieures (deux trimestresou, le cas échéant, six mois qui précèdent)) au moyen de sasignature digitale avancée basée sur un certificat de niveau 2 auminimum.

Concrètement, dans l'exemple 1 qui figuresous le numéro 17 qui précède, cela signifie que l'assujetti doitsigner de manière électronique deux montants : 15200,00 EUR et17500,00 EUR. Dans l'exemple 2 repris sous le même numéro,l'assujetti ne doit également signer de manière électronique quedeux montants : 9300,00 EUR et 11000,00 EUR.

En pratique, afin de permettrel'identification du taux de T.V.A. auquel sont soumises lesrecettes, le montant à sécuriser doit, préalablement àl'application de la signature digitale avancée, êtreimmédiatement précédé d'un code composé de deux chiffresindiquant le taux applicable. Ainsi, le montant à sécurisé seraprécédé du code 06, 12 ou 21, selon que les recettes sont soumisesrespectivement au taux de 6%, 12 % ou de 21 %.

L'ensemble des données du journalcentralisateur -y compris celles sécurisées- sont ensuite stockéessur un support digital au choix durant le délai de conservationprévu en la matière.

19. En ce qui concerne le registrecentralisateur tenu de manière digitale, si le système informatiquede l'assujetti délivre, à la fin de chaque période de déclaration(trimestre ou mois, selon le cas), un rapport financier qui reprendau minimum les éléments visés à l'article 15, § 4, de l'arrêtéroyal n° 1 précité, l'administration accepte que l'ensemble de cesrapports financiers périodiques valent, s'ils sont conservés dansune base de données distincte moyennant notamment le respect desconditions visées sous les numéros 17 et 18 qui précèdent, commeregistre centralisateur.

2ème cas : l'assujetti dispose d'une caisseenregistreuse et conserve ses tickets de manière digitale en vertude la décision n° E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 2 juin 2003 oude la décision n° E.T. 103.592 du 2 juin 2003

20. Dans cette hypothèse, l'assujettibénéficie soit de la décision n° E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 2juin 2003, soit de la décision n° E.T. 103.592 du 2 juin 2003 quiont été prises dans le but de permettre aux assujettis qui enbénéficient de conserver les tickets de caisse de manière digitale.Ces assujettis sont, par ailleurs, dispensés de la tenue d'unjournal des recettes par siège d'exploitation mais ils établissent,à la fin de chaque période d'ouverture journalière, un rapportfinancier (total Z) digital par série de numéros d'ordre définiepar caisse, par série de caisses dans le même établissement ou pourtoutes les caisses d'un même établissement, selon les modalités desdécisions concernées.

21. Dans le cadre des deux décisionsprécitées, pour les opérations pour lesquelles il n'y a pasd'obligation de délivrer une facture, l'assujetti délivre à sonclient un ticket de caisse qui comporte un montant desécurisation résultant de l'application d'un algorithme àl'enregistrement digital de ce ticket. Cette méthode vise à assurerle caractère inaltérable et irréversible de cet enregistrement.

22. Etant donné que l'objectif même de cesdeux décisions est d'éviter la conservation de documents surpapier, et au vu de la nouvelle possibilité quant au mode de tenuedes registres offerte par la réglementation suite à samodification, le registre qui doit être tenu en guise de journalcentralisateur par les assujettis qui bénéficient de l'une de cesdeux décisions, et ce qu'ils disposent d'un seul ou de plusieurssièges d'exploitation, devra dorénavant être tenu de manièredigitale.

23. Par ailleurs, compte tenu du fait quechaque opération individuelle effectuée par les assujettisbénéficiant de l'une de ces deux décisions est sécurisée au momentde sa réalisation par un procédé décrit sous le numéro 21 quiprécède, l'Administration estime qu'il n'est pas nécessaired'appliquer un procédé de sécurisation supplémentaire auxinscriptions effectuées au registre digital visé sous le numéro 22qui précède (qui remplace le journal centralisateur).

24. Dès lors, le registre prévu par lesdeux décisions n° E.T. 103.018 ou n° E.T. 103.592 susmentionnées,et ce que l'assujetti concerné dispose d'un seul ou de plusieurssièges d'exploitation, doit à l'avenir et par dérogation au contenude ces décisions, être tenu obligatoirement de manièredigitale. Un registre sur support papier est donc exclu dansle cadre de ces deux décisions. Par ailleurs, ces deux décisionsprévoient que ce registre doit mentionner, à la fin de chaquepériode de déclaration, par taux, le montant total des recettes dela période. A l'avenir, ce registre devra également reprendre laventilation de ce montant en distinguant, par taux, le montant dela base d'imposition et le montant de la taxe relatifs à lapériode. Cette mesure vise à obtenir les montants que l'assujettidevra reprendre en grilles 01 à 03 et 54 de sa déclarationpériodique pour les opérations qu'il a effectuées durant la périodeet qui ne sont pas soumises à l'obligation de délivrer une facture.

3) PERIODE COUVERTE

25. Le journal des recettes doit couvrirles opérations effectuées au cours d'une période égale à douzemois, et ce qu'il soit tenu sur papier ou de manière digitale.

Lorsque le journal des recettes est tenu demanière digitale, il y a dès lors en principe lieu, à l'issue de lapériode de douze mois, de créer un nouveau journal des recettesdigital pour poursuivre l'inscription des opérations des douze moissuivants visées par ce registre. Si l'assujetti conserve l'ensembledes rapports financiers journaliers dans un fichier séparé en guisede journal des recettes (voir à ce sujet le numéro 8 qui précède),un nouveau fichier distinct destiné à l'enregistrement des rapportsfinanciers des douze mois suivants doit en principe être créé àl'issue de la période de douze mois.

Tolérance administrative : En vue desimplifier la gestion administrative des assujettis,l'administration accepte toutefois que le journal des recettesdigital ne soit pas limité à une période de douze mois maispuisse couvrir une période plus longue (à déterminer au choix parl'assujetti). L'attention est néanmoins attirée sur le fait quel'application de cette tolérance a, d'une part, des répercussionsimportantes sur le délai de conservation étant donné que le délaide conservation légal ne commence à courir qu'à partir du1^er janvier de l'année qui suit la date declôture du fichier. D'autre part, cette tolérance influeégalement sur le lieu de conservation puisque le journal desrecettes doit se trouver au siège d'exploitation jusqu'àl'expiration du troisième mois qui suit celui de sa clôture.(Toutefois, comme il a été précisé sous les numéros 4 et 5 quiprécèdent, à la demande de l'agent contrôleur, le journal desrecettes digital doit être communiqué au domicile fiscal del'assujetti durant la période précitée au cours de laquelle il doitse trouver au siège d'exploitation).

Dans l'hypothèse où l'assujetti qui tientun registre sur support papier décide de passer à la tenue de ceregistre de manière digitale, ce changement n'interrompt pas lapériode de douze mois entamée et n'exerce aucune influence sur soncalcul. Ainsi, la période de douze mois qui a débuté avec leregistre tenu sur un support papier se poursuit normalement jusqu'àson terme lors de la conversion vers le registre digital.

26. Quant au registre centralisateur, lapériode qu'il couvre n'est pas limitée dans le temps.

II. Conservation et communication des registres

27. En vertu de l'article 60,§1er, du Code de la T.V.A., les journaux des recettesainsi que les journaux centralisateurs doivent être conservés parles personnes qui les ont tenus pendant sept ans à partir du1^er janvier de l'année qui suit leur clôture. Lesmesures nécessaires doivent être prises afin que l'authenticitéde l'origine et l'intégrité du contenu des registres tenusde manière digitale, ainsi que leur lisibilité, soient garantiesdurant toute la période de conservation.

28. Par ailleurs, en vertu de l'article 14,§ 2, de l'arrêté royal n°1 précité, le journal des recettes relatifaux opérations effectuées dans le siège d'exploitation, ainsi queles pièces justificatives qui s'y rapportent (y compris les doublesdes notes et reçus visés à l'article 22 de l'arrêté royal n°1susmentionné), doivent se trouver à ce siège d'exploitation jusqu'àl'expiration du troisième mois qui suit celui au cours duquel cejournal a été clôturé.

Ce principe est bien entendu égalementapplicable dans l'hypothèse où le journal des recettes est tenu demanière digitale. Dans ce cas, l'assujetti est tenu de s'assurerque les agents de l'Administration qui a la taxe sur la valeurajoutée dans ses attributions puissent accéder aux données dujournal des recettes à partir du lieu d'exploitation durant ledélai indiqué à l'alinéa qui précède.

Si le journal des recettes digital n'estpas tenu au siège d'exploitation, l'assujetti est dès lors tenu deprévoir au sein de celui-ci un accès complet et en ligne auxdonnées relatives au journal des recettes durant la période qu'ilcouvre et les trois mois qui suivent la date de sa clôture. Lesupport digital peut, quant à lui, être conservé soit en Belgique,soit au sein d'un autre Etat membre de l'Union européenne, àcondition que l'assujetti -et, par conséquent les agents del'Administration-, dispose d'un accès complet et en ligne auxdonnées de ce support à partir du siège d'exploitation durant lapériode qu'il couvre et les trois mois qui suivent la date de saclôture, et à partir du domicile fiscal de l'assujetti à l'issue decette période et durant toute la période de conservation légale.

L'attention est attirée sur lesdispositions reprises sous les numéros 4, 5 et 6 qui précèdent etqui autorisent l'agent contrôleur à demander la communication dujournal des recettes digital et, dans le cas où le registrecentralisateur est tenu de manière digitale, également du journaldes recettes tenu sur papier au domicile fiscal de l'assujettidurant la période qu'il couvre et les trois mois qui suivent ladate de sa clôture.

29. En vertu de l'article 61, §1er, alinéa 2, du Code de la T.V.A., les agents del'Administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans sesattributions ont le droit de se faire communiquer les donnéesenregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible etintelligible. Ces agents peuvent également requérir la personnetenue de conserver d'effectuer, en leur présence, et sur sonmatériel, des copies, dans la forme qu'ils souhaitent, de tout oupartie des données précitées, ainsi que les traitementsinformatiques jugés nécessaires à la vérification de l'exacteperception de la taxe. Ainsi, ces agents pourront vérifier la miseen œuvre des mesures de sécurité décrites ci-avant et exigéespar l'Administration afin de garantir l'irréversibilité etl'inaltérabilité des inscriptions effectuées.

30. Le registre centralisateur doit, quantà lui, pouvoir être communiqué aux agents de l'Administration audomicile fiscal de l'assujetti. Les dispositions de l'article 61 duCode reprises sous le numéro 29 qui précède sont bien entenduégalement applicables au registre centralisateur.

31. L'attention est attirée sur le fait quele non respect des règles fixées par l'administration et commentéesdans la présente décision (notamment sous les numéros 11 à 13 et 16à 18) quant à la tenue de manière digitale du journal des recetteset/ou du registre centralisateur constitue une infraction àl'obligation de tenue de ce(s) registre(s) et remet en question laforce probante de ce(s) dernier(s).

J. MARCKX

Directeur