Verplichtingen, aangifteplicht

Deze beslissing werd vervangen door de Circulaire 2020/C/20 met betrekking tot het digitaal gehouden dagboek van ontvangsten en centralisatieboek, met ingang van 27.01.2020

Verplichtingen- Boekhouding - Geïnformatiseerd systeem - Bewijs - Bewaringvoorlegging van boekhoudstukken

DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN ENCENTRALISATIEBOEK GEHOUDEN DOOR MIDDEL VAN EEN GEÏNFORMATISEERDSYSTEEM

1. Het koninklijk besluit nr. 1 van 29december 1992, gewijzigd door het koninklijk besluit van 31 januari2007, met betrekking tot de regeling voor de voldoening van debelasting over de toegevoegde waarde en, in het bijzonder artikel14, § 2, voorziet de mogelijkheid, vanaf 7 februari 2007 (datum vanpublicatie in het Belgisch Staatsblad), voor de belastingplichtigendie per bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten en, in voorkomendgeval, een centralisatieboek moeten houden, om dit (deze) boek(en)op digitale wijze te houden.

2. Artikel 14, § 2, van voornoemdkoninklijk besluit nr. 1 werd inderdaad gewijzigd en luidtmomenteel als volgt :

« "De boekhouding van debelastingplichtigen, behalve van degenen die uitsluitendhandelingen verrichten bedoeld in artikel 8bis van het Wetboek,bevat inzonderheid de volgende boeken:

(…)

3° een dagboek per bedrijfszetel waarinzij de ontvangsten inschrijven met betrekking tot de handelingenwaarvoor zij niet verplicht zijn een factuur uit te reiken enwaarvoor zij geen factuur hebben uitgereikt.

Dit dagboek kan op papier wordengehouden in overeenstemming met de bepalingen van artikel 15, § 1,tweede en derde lid, of op elektronische wijze overeenkomstig demodaliteiten bepaald door of vanwege de Minister van Financiën.

Het dagboek van ontvangsten metbetrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen alsookde verantwoordingsstukken bedoeld in artikel 15, § 2, die eropbetrekking hebben met inbegrip van, in voorkomend geval, de inartikel 22 bedoelde dubbels van de rekeningen of van deontvangstbewijzen, dienen zich op die bedrijfszetel te bevinden tothet verstrijken van de derde maand volgend op die waarin hetgenoemd dagboek werd afgesloten. Indien het dagboek vanontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnenvoornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op debedrijfszetel.

De belastingplichtigen die over meerderebedrijfszetels beschikken moeten bovendien een centralisatieboekbijhouden waarin zij op het einde van elke aangifteperiode, pertarief, het totaalbedrag van de ontvangsten inschrijven van dattijdvak, ingeschreven in de verschillende dagboeken vanontvangsten. Dit centralisatieboek kan op papier wordengehouden in overeenstemming met de bepalingen van artikel 15, § 1,tweede en derde lid, of door middel van geïnformatiseerde systemenovereenkomstig de modaliteiten bepaald door of vanwege de Ministervan Financiën..

(…)"

3. Het doel van dit document is hetverduidelijken van de modaliteiten volgens dewelke het dagboek vanontvangsten en het centralisatieboek op digitale wijze kunnenworden gehouden, alsook de gevolgen die daaruit voortvloeien op hetvlak van de bewaring en het voorleggen ervan aan de ambtenaren vande Administratie .

Voor al wat dienstig is wordt eraanherinnerd dat de belastingplichtigen die genieten van hetzij debeslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en 2 juni 2003, hetzijde beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003 met betrekking totde digitale bewaring van kasticketten zijn ontslagen van het houdenvan een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel.

I. Houden van boeken op digitale wijze

Voorafgaande opmerking : Met hethouden van een boek op digitale wijze wordt uiteraard hetonmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium beoogd enin geen enkel geval het scannen van een boek dat op papier werdgehouden.

1) BEDOELDE BOEKEN

4. De belastingplichtige die slechts éénbedrijfszetel bezit en die derhalve maar één dagboek vanontvangsten moet houden, kan er voor kiezen dit boek te houden,hetzij op papier onder de ongewijzigde voorwaarden opgenomen inartikel 15, §§ 1, 2 en 4 van het voormeld koninklijk besluit nr. 1,hetzij op digitale wijze onder de hierna uiteengezette voorwaarden.

Evenwel wordt de aandacht gevestigd op hetfeit dat met het oog op het vergemakkelijken van de controle doorde Administratie aangaande het naleven van de op hetdigitaal dagboek van ontvangsten van toepassing zijndeveiligheidsmaatregelen (zie in dit verband de nummers 12 en 13hierna), de controlerende ambtenaar de voorlegging kan vragen vandit digitaal dagboek van ontvangsten op het fiscaal domicilie vande belastingplichtige gedurende de periode waarin genoemd dagboekzich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van debelastingplichtige (met andere woorden gedurende de periode waarophet betrekking heeft en de drie maanden die volgen op de datum vanafsluiting ervan - zie nummer 28 hierna), en dit zonder uitstelindien er een on-line toegang bestaat tot de beoogde gegevens, of,in het andere geval, binnen een redelijke termijn bepaald door decontrolerende ambtenaar.

5. De belastingplichtige die overmeerdere bedrijfszetels beschikt en die aldus voor elkebedrijfszetel een dagboek van ontvangsten moet houden, kan ervoorkiezen om, hetzij alle dagboeken op papier te houden onder deongewijzigde voorwaarden opgenomen in artikel 15, §§ 1, 2 en 4 vanhet voormeld koninklijk besluit nr. 1, hetzij alle dagboeken opdigitale wijze te houden onder de hierna uiteengezette voorwaarden,hetzij een gedeelte van die dagboeken op papier en het anderegedeelte op digitale wijze te houden met inachtneming van devoorwaarden eigen aan iedere methode.

Evenwel wordt de aandacht gevestigd op hetfeit dat met het oog op het vergemakkelijken van de controle doorde Administratie aangaande het naleven van de op hetdigitaal dagboek van ontvangsten van toepassing zijndeveiligheidsmaatregelen (zie in dit verband de nummers 12 en 13hierna), de controlerende ambtenaar de voorlegging kan vragen vandit digitaal dagboek van ontvangsten op het fiscaal domicilie vande belastingplichtige gedurende de periode waarin genoemd dagboekzich verplicht moet bevinden op de bedrijfszetel van debelastingplichtige (met andere woorden gedurende de periode waarophet betrekking heeft en de drie maanden die volgen op de datum vanafsluiting ervan - zie nummer 28 hierna), en dit zonder uitstelindien er een on-line toegang bestaat tot de beoogde gegevens, of,in het andere geval, binnen een redelijke termijn bepaald door decontrolerende ambtenaar.

6. De wijze waarop hetcentralisatieboek moet worden gehouden door eenbelastingplichtige die over meerdere bedrijfszetels beschikt, hangtaf van de wijze waarop de dagboeken van ontvangsten waarop hetbetrekking heeft, worden gehouden. Indien minstens één dagboek vanontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, moet hetcentralisatieboek eveneens op digitale wijze worden gehouden onderde voorwaarden hierna uiteengezet. Indien echter alle dagboeken vanontvangsten op papier worden gehouden, kan het centralisatieboekworden gehouden, naar keuze, hetzij op papier onder de ongewijzigdevoorwaarden opgenomen in artikel 15, §§ 1, 2 en 4 van het voormeldkoninklijk besluit nr. 1, hetzij op digitale wijze onder de hiernauiteengezette voorwaarden.

Evenwel wordt de aandacht gevestigd op hetfeit dat met het oog op het vergemakkelijken van de controle doorde Administratie aangaande het naleven van de op hetdigitaal centralisatieboek van toepassing zijndeveiligheidsmaatregelen (zie in dit verband de nummers 17 en 18hierna), de controlerende ambtenaar de voorlegging kan vragen vande digitale en/of papieren dagboeken van ontvangsten op hetfiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de periodewaarin die dagboeken zich verplicht moeten bevinden op debedrijfszetel van de belastingplichtige (met andere woordengedurende de periode waarop ze betrekking hebben en de drie maandendie volgen op de datum van hun afsluiting - zie nummer 28 hierna)en dit zonder uitstel indien er een on-line toegang bestaat tot debeoogde gegevens, of, in het andere geval, binnen een redelijketermijn bepaald door de controlerende ambtenaar.

2) INHOUD EN VORM

A) HET DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN

7. Op te merken valt dat de wijze waarophet dagboek van ontvangsten wordt gehouden (op papier of opdigitale wijze) geen enkele invloed heeft op de inhoud ervan.

Aldus moet het dagboek van ontvangsten datdigitaal wordt gehouden, net zoals het dagboek van ontvangsten oppapier, de ontvangsten opnemen met betrekking tot de handelingenwaarvoor er geen verplichting tot het uitreiken van een factuurbestaat en waarvoor er geen factuur werd uitgereikt.

Het totale bedrag van de dagontvangsten(BTW inbegrepen) per BTW-tarief wordt van dag tot dag ingeschrevenin het dagboek van ontvangsten. Een afzonderlijke inschrijving metvermelding van de aard van de verkochte goederen is evenwelnoodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering vangoederen waarvan de prijs per in de handel gebruikelijke eenheidmeer bedraagt dan 250 EUR, belasting over de toegevoegde waardeinbegrepen. Deze afzonderlijke inschrijving kan trouwens wordenvervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer deverantwoordingsstukken die moeten worden opgesteld, benevens deontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.

Bovendien, in het geval debelastingplichtige slechts over één bedrijfszetel beschikt, dientop het einde van iedere aangifteperiode, per tarief, hettotaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstigebelasting met betrekking tot de periode te worden ingeschreven inhet dagboek van ontvangsten.

8. Wat het dagboek van ontvangsten gehoudenop digitale wijze betreft, indien het informaticasysteem van debelastingplichtige op het einde van iedere dagelijkseopeningsperiode een financieel rapport genereert dat minstens devermeldingen opgenomen in artikel 15, § 4, van voormeld koninklijkbesluit nr. 1 bevat, aanvaardt de Administratie dat het geheel vandeze dagelijkse financiële rapporten geldt als dagboek vanontvangsten wanneer deze rapporten worden bewaard in eenafzonderlijke database en de voorwaarden bedoeld onder de nummers12 en 13 hierna worden nageleefd.

9. De inschrijvingen gebeuren aan de handvan verantwoordingsstukken die, krachtens artikel 60, §1, van hetBTW-Wetboek, in principe moeten worden bewaard door debelastingplichtige gedurende een periode van zeven jaar te rekenenvanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Evenwelovereenkomstig de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en 2juni 2003 aangaande de digitale bewaring van kasticketten, enkrachtens artikel 60, § 4, van het BTW-Wetboek, moeten dedetailgegevens van de door de belastingplichtige verrichtehandelingen waarvoor overeenkomstig de BTW-reglementering geenfactuur moet worden uitgereikt, slechts worden bewaard voor fiscaledoeleinden gedurende een periode van vijf jaar vanaf 1 januari vanhet jaar volgend op de datum van de handelingen, met dien verstandedat deze periode evenwel nooit korter mag zijn dan deze bepaald inartikel 315 WIB 92. Deze kortere bewaringstermijn is evenwelniet van toepassing op de detailgegevens van de door debelastingplichtige verrichte handelingen waarvoor overeenkomstigartikel 22, §1, van voormeld koninklijk besluit nr. 1 een rekeningof ontvangstbewijs dient te worden uitgereikt, waardoor diegegevens derhalve moeten worden bewaard gedurende de bovenvermeldetermijn van zeven jaar.

10. Alinea 2 van artikel 15, § 2, vanvoormeld koninklijk besluit nr. 1 preciseert dat de inschrijvingenin het dagboek van ontvangsten zonder uitstel dienen te gebeuren,in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte, en datin geval van verbetering, de oorspronkelijke inschrijving leesbaarmoet blijven. Bovendien moeten de totalen van elk blad wordenovergedragen bovenaan op het volgend blad.

Het kan gebeuren dat een inschrijving inhet dagboek van ontvangsten (hetzij op papier, hetzij digitaal)dient te worden verbeterd ingevolge het vaststellen van eenmateriële vergissing of ook wanneer een handeling die reeds werdingeschreven in het dagboek van ontvangsten het voorwerp moetuitmaken van een factuur. Evenwel kan er geen sprake zijn van hetuitwissen van de oorspronkelijke inschrijving, zelfs niet wanneerde verbetering achteraf aan de oorspronkelijke inschrijvingabsoluut noodzakelijk en gerechtvaardigd is.

Deze maatregel, oorspronkelijk genomen tenaanzien van het op papier gehouden dagboek van ontvangsten, heeftduidelijk tot doel om het onomkeerbaar karakter van dezeinschrijvingen te waarborgen. Aangezien het dagboek van ontvangstennu eveneens kan worden gehouden op digitale wijze, moeten dusnieuwe maatregelen worden genomen om de onveranderlijkheid en deonomkeerbaarheid van de digitale inschrijvingen te waarborgen.

11. Er werd derhalve besloten dat eenrechtzetting van een inschrijving in het digitaal dagboek vanontvangsten zonder uitstel moet gebeuren door een nieuweafzonderlijke inschrijving. Deze moet worden uitgevoerd opde datum waarop de belastingplichtige kennis heeft van devergissing en moet, naast het bedrag van de rechtzetting (BTWinbegrepen) in min of in meer, een verwijzing bevatten hetzijrechtstreeks naar de oorspronkelijke foutieve handeling indien dezehet voorwerp heeft uitgemaakt van een afzonderlijke inschrijving inhet dagboek van ontvangsten (goed van meer dan 250 EUR - zie nummer7 hierboven), hetzij, bij gebrek aan een afzonderlijkeinschrijving, naar de datum van de oorspronkelijke inschrijvingwaarop de rechtzetting betrekking heeft, evenals de reden van derechtzetting.

Voorbeeld: De levering van eengoed met een waarde van 150,00 EUR, incl. BTW, werd in hetdagtotaal van 15 oktober 2007 opgenomen in het digitaal dagboek vanontvangsten. Op 18 oktober 2007 vraagt de klant om een factuur opte maken met betrekking tot deze levering. Een afzonderlijkenegatieve inschrijving van -150,00 EUR, andere dan de dagelijkseinschrijving, dient te worden opgenomen in het digitaal dagboek vanontvangsten op datum van 18 oktober 2007 met een verwijzing naarzowel 15 oktober 2007 als naar het nummer van de uitgereiktefactuur.

Met betrekking tot het dagboek gehouden opdigitale wijze, heeft de Administratie bovendien een methodeuitgewerkt ten einde de onomkeerbaarheid van de erin opgenomeninschrijvingen te waarborgen. Deze methode bestaat erin omenerzijds met iedere dagelijkse inschrijving van de ontvangsten,het bedrag van de gecumuleerde ontvangsten van een periodevoorafgaand aan de datum van inschrijving te integreren, zodat dezeinschrijving wordt gekoppeld aan de vorige inschrijvingen enanderzijds het digitale bestand te versleutelen met behulp van eengeavanceerde digitale handtekening die gebaseerd is op eencertificaat van minimum klasse 2.

1^e stap: integratie van de bedragen van devoorafgaande gecumuleerde ontvangsten

12. Vooreerst gaat de belastingplichtigedag na dag, op het einde van elke dagelijkse openingsperiodeover tot de inschrijving in het digitaal dagboek van ontvangstenvan het totaal van de ontvangsten van die dag (BTW inbegrepen) perBTW-tarief (in voorkomend geval worden de ontvangsten vanleveringen van goederen met een waarde boven de 250 EURafzonderlijk ingeschreven zoals beschreven hiervoor). Debelastingplichtige vermeldt vervolgens zonder uitstel, peronderscheiden BTW-tarief, het totaalbedrag van de voorafgaandegecumuleerde ontvangsten (BTW inbegrepen) dat als volgt wordtgedefinieerd :

•Voor de belastingplichtigen indieners van maandaangiften:

De som van :

•de ontvangsten van de zes maanden voorafgaand aan de lopendemaand (= maand van de datum van inschrijving);

•en de dagontvangsten van de lopende maand vóór de datum vaninschrijving.

•Voor de belastingplichtigen indieners vankwartaalaangiften:

De som van :

•de ontvangsten van de twee kwartalen voorafgaand aan hetlopende kwartaal (= kwartaal van de datum van inschrijving);

•en de dagontvangsten van het lopende kwartaal vóór de datum vaninschrijving.

•Voor de belastingplichtigen die niet gehouden zijn tot hetindienen van periodieke aangiften:

De som van de dagontvangsten van het lopende jaarvóór de datum van inschrijving.

Uiteindelijk maakt de belastingplichtige desom, per BTW-tarief, van de ontvangsten van de desbetreffende dagen het totaal van de voorgaande ontvangsten.

Opmerking : Het einde van eenkalenderjaar of het einde van een boekjaar heeft op hoger genoemdeformule geen invloed.

Voorbeeld 1: Eenbelastingplichtige verricht op 20 november 2007 verschillendeleveringen van goederen die moeten worden vermeld in zijn dagboekvan ontvangsten, waarvan een deel onderworpen aan 6% en een anderdeel aan 21%. Tot deze laatste categorie behoort onder meer deverkoop van een tent met een waarde van meer dan 250,00 EUR, BTWinbegrepen. Diezelfde dag vraagt een klant die op 17 november 2007een goed had gekocht ter waarde van 50,00 EUR, BTW inbegrepen, omeen factuur op te maken voor die levering die reeds werdingeschreven in het dagboek van ontvangsten.

a) Indien hij indiener is vanmaandaangiften moet de belastingplichtige op 20 november 2007 zijndagboek van ontvangsten als volgt aanvullen:

b) Indien hij indiener is vankwartaalaangiften moet de belastingplichtige op 20 november 2007zijn dagboek van ontvangsten als volgt aanvullen:

Voorbeeld 2: Eenbelastingplichtige indiener van maandaangiften, die slechts overéén bedrijfszetel beschikt, verricht op 30 november 2007verschillende leveringen van goederen die moeten worden vermeld inzijn dagboek van ontvangsten, waarvan een deel onderworpen aan 6%en een ander deel aan 21%. Aangezien het de laatste dag van deaangifteperiode betreft, dienen, behalve de gewone dagelijkseinschrijvingen, ook het totale bedrag van de maatstaf van heffingalsmede het bedrag van de overeenkomstige belasting met betrekkingtot de maand november te worden ingeschreven.

Op 30 november 2007 moet debelastingplichtige zijn dagboek van ontvangsten als volgtaanvullen:

voorbeeld 3: In dit geval gaathet om een nieuwe belastingplichtige of een belastingplichtige diestart met een activiteit in de detailhandel op 3 oktober 2007. Dezebelastingplichtige doet die dag verschillende leveringen vangoederen, deels aan het tarief van 6%, deels aan het tarief van21%, die moeten worden ingeschreven in het dagboek vanontvangsten.

Op 3 oktober 2007 moet debelastingplichtige zijn dagboek van ontvangsten als volgtaanvullen:

Op 25 februari 2008 vermeldt diezelfdebelastingplichtige in zijn dagboek van ontvangsten de leveringenvan goederen die hij die dag heeft verricht :

Opmerking : Indien eenbelastingplichtige die reeds een dagboek van ontvangsten op papierhoudt ervoor kiest om dit boek voortaan op digitale wijze tehouden, dan is hij verplicht over te gaan tot de dagelijkseinschrijving in het digitale dagboek van ontvangsten, perBTW-tarief, van de voorafgaande gecumuleerde ontvangsten (BTWinbegrepen) zoals hierboven werd gedefinieerd onder het zelfdenummer, waarbij het bedrag van de ontvangsten van de dag (BTWinbegrepen) wordt opgeteld zoals hiervoor beschreven. Wanneer hijovergaat tot het digitaal houden van zijn dagontvangsten, kan hijin geen geval worden beschouwd als een nieuwe belastingplichtigedie geen voorafgaande ontvangsten heeft gehad.

Bijzondere gevallen

a) In het geval van een adreswijziging vande bedrijfszetel van de belastingplichtige moet de continuïteit vanhet dagboek van ontvangsten worden gewaarborgd. Dit wil zeggen datdeze wijziging geen enkele invloed uitoefent op de te verrichteninschrijvingen in het dagboek van ontvangsten. Debelastingplichtige moet inderdaad verder gaan met de inschrijvingvan de dagontvangsten en de optelling ervan, per onderscheidenBTW-tarief, met het totaalbedrag van de gecumuleerde ontvangsten(BTW inbegrepen) zoals hiervoor onder hetzelfde nummer beschreven,waarbij het geen belang heeft dat die ontvangsten werdengerealiseerd op het oude adres. De belastingplichtige kan in geenenkel geval aanzien worden als een nieuwe belastingplichtige diegeen vroegere ontvangsten heeft gehad als gevolg van deadreswijziging van zijn bedrijfszetel.

b) Daarentegen, wanneer een bijkomendebedrijfszetel wordt geopend, dient de belastingplichtige een nieuwdagboek van ontvangsten aan te leggen en wat betreft de dagelijkseinschrijvingen te handelen zoals een nieuwe belastingplichtigebedoeld in voorbeeld 3 onder dit nummer.

c) In het geval van het afschaffen van eenbedrijfszetel moet de belastingplichtige vanzelfsprekend overgaantot de afsluiting van het desbetreffende dagboek van ontvangsten.

2^e stap: geavanceerde digitalehandtekening

13. Van zodra de belastingplichtige op heteinde van de dagelijkse openingsperiode zijn dagboek vanontvangsten heeft aangevuld, moet hij het bedrag van hetgecumuleerd totaal (BTW inbegrepen) met betrekking tot de datum vaninschrijving (dat voortvloeit uit de som van de totaledagontvangsten en het totaal van de voorafgaande ontvangsten)zonder uitstel versleutelen door middel van zijngeavanceerde digitale handtekening gebaseerd op een certificaat vanminimum klasse 2.

Concreet wil dit zeggen dat in voorbeeld 1a) en b) onder nummer 12 hiervoor, de belastingplichtige tweebedragen elektronisch moet handtekenen: 22300,00 EUR en 49950,00EUR (voorbeeld 1 a)) of 9100,00 EUR en 24950,00 EUR (voorbeeld 1b)). In voorbeeld 2 onder hetzelfde nummer moet debelastingplichtige eveneens slechts twee bedragen elektronischhandtekenen: 49150,00 EUR en 83250,00 EUR.

In de praktijk moet, teneinde deidentificatie toe te laten van het BTW-tarief waaraan deontvangsten zijn onderworpen, het te versleutelen bedragonmiddellijk worden voorafgegaan door een code bestaande uit tweecijfers die het toepasselijk tarief aanduiden en dit vóór detoepassing van de geavanceerde digitale handtekening.. Zo zal hette beveiligen bedrag worden voorafgegaan door de code 06, 12 of 21,naargelang de ontvangsten zijn onderworpen aan het tarief vanrespectievelijk 6%, 12% of 21%.

Bijzonder geval: Debelastingplichtigen die krachtens de aanschrijving nr. 101 van 29december 1970 hun handelingen in het dagboek van ontvangsteninschrijven zonder uitsplitsing per BTW-tarief, en die later hunontvangsten via een verdeelsleutel uitsplitsen, zullen het tebeveiligen niet uitgesplitste bedrag van de ontvangsten moetenlaten voorafgaan door de code 99.

Het geheel van de gegevens van het dagboekvan ontvangsten - met inbegrip van de beveiligde gegevens - wordtvervolgens opgeslagen op een digitale informatiedrager naar keuzegedurende de terzake geldende bewaringstermijn.

B) HET CENTRALISATIEBOEK

14. Het centralisatieboek vermeldt,ongeacht of het wordt gehouden op papier of op digitale wijze, pertarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaalbedrag vande ontvangsten (BTW inbegrepen) van die periode ingeschreven in deverschillende dagboeken van ontvangsten van de belastingplichtige.

Bovendien moet het centralisatieboek op heteinde van iedere aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag vande maatstaf van heffing vermelden evenals het bedrag van de daarmeeovereenstemmende belasting, met betrekking tot die periode.

15. Om de door de Administratievoorgeschreven maatregelen voor het waarborgen van het onomkeerbaarkarakter van de inschrijvingen in het centralisatieboek teonderzoeken, dienen twee hypotheses te worden onderscheiden : ofwelmaakt de belastingplichtige geen gebruik van de beslissing nr. E.T.103.018 van 27 juni 2002 en 2 juni 2003 of van de beslissing nr.E.T. 103.592 van 2 juni 2003 met betrekking tot de digitalebewaring van kasticketten, ofwel beschikt de belastingplichtigeover een kasregister en past hij van één van de twee beslissingentoe.

1^e hypothese: de belastingplichtige maaktgeen gebruik van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en2 juni 2003 of van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003met betrekking tot de digitale bewaring van kasticketten

16. In deze hypothese moet met het oog ophet waarborgen van de onomkeerbaarheid van de in hetcentralisatieboek opgenomen inschrijvingen een veiligheidsmethodeworden toegepast analoog aan de door de Administratie uitgewerktemethode met betrekking tot het dagboek van ontvangsten. Enerzijdsmoet het bedrag van de ontvangsten van de twee voorafgaandeaangifteperioden (voor de kwartaalaangevers) of van de zesvoorafgaande aangifteperioden (voor de maandaangevers) wordensamengevoegd met iedere periodieke inschrijving in hetcentralisatieboek, zodat deze inschrijving wordt gekoppeld aan devorige inschrijvingen. Anderzijds moet het digitale bestand wordenversleuteld door middel van een geavanceerde digitale handtekeningdie gebaseerd is op een certificaat van minimum klasse 2.

1^e stap: integratie van de bedragen van deontvangsten van de aangifteperioden van de zes maanden dievoorafgaan

17. Vooreerst gaat de belastingplichtige ophet einde van elke aangifteperiode over tot de inschrijving in hetdigitaal centralisatieboek van het totaalbedrag van de ontvangstenvan die periode, per BTW-tarief. De belastingplichtige vermeldtvervolgens zonder uitstel, per BTW-tarief, het totaalbedrag van degecumuleerde ontvangsten met betrekking tot de tweeaangifteperioden (kwartaalaangever) of de zes aangifteperioden(maandaangever) die de periode van genoemde inschrijvingvoorafgaan. Ten slotte maakt de belastingplichtige, per BTW-tarief,de som van de beide ingeschreven bedragen.

Opmerking : Het einde van eenkalenderjaar of het einde van een boekjaar heeft dienaangaande geeninvloed.

De belastingplichtige schrijft vervolgens,per BTW-tarief, het totale bedrag van de maatstaf van heffing in,evenals het bedrag van de daarmee overeenstemmende belasting, metbetrekking tot die periode.

Voorbeeld 1: Eenbelastingplichtige, indiener van kwartaalaangiften, moet op datumvan 30 september 2007 in zijn centralisatieboek de ontvangsten vanhet derde kwartaal 2007 inschrijven. Het totaal van de ontvangstenvan de vorige perioden dat moet worden ingeschreven om het doormiddel van een geavanceerde digitale handtekening te beveiligengecumuleerd totaal van de ontvangsten te bekomen, bevat deingeschreven ontvangsten van het 1^e kwartaal 2007 en het2^e kwartaal 2007 (= de ontvangsten van de tweeaangifteperioden voorafgaand aan de periode van de datum vaninschrijving) die respectievelijk werden ingeschreven op 31 maart2007 en 30 juni 2007.

Voorbeeld 2: Eenbelastingplichtige maandaangever moet op datum van 31 oktober 2007de ontvangsten van de maand oktober 2007 inschrijven in zijncentralisatieboek. Het totaal van de ontvangsten van de vorigeperioden dat moet worden ingeschreven om het samen te voegen methet bedrag van de ontvangsten van de maand oktober 2007 om het doormiddel van een geavanceerde digitale handtekening te beveiligentotaal van de ontvangsten te bekomen, bevat de ontvangsten vermeldvoor de maanden april 2007 tot en met september 2007 (= deontvangsten van de zes aangifteperioden voorafgaand aan de periodevan de datum van inschrijving).

2^e stap: geavanceerde digitalehandtekening

18. Van zodra de belastingplichtige op heteinde van de aangifteperiode de inschrijvingen heeft verricht inhet centralisatieboek, moet hij zonder uitstel het bedragvan het gecumuleerd totaal van die periode (het resultaat vande som van de ontvangsten van die periode en van het totaal van deontvangsten van de voorafgaande aangifteperioden (twee kwartalenof, in voorkomend geval, zes maanden die voorafgaan)) versleutelenmet zijn geavanceerde digitale handtekening gebaseerd op eencertificaat van minimum klasse 2.

Concreet wil dit zeggen dat in voorbeeld 1onder nummer 17 hiervoor, de belastingplichtige twee bedragenelektronisch moet handtekenen: 15200,00 EUR en 17500,00 EUR. Invoorbeeld 2 onder hetzelfde nummer, moet de belastingplichtigeeveneens twee bedragen elektronisch handtekenen: 9300,00 EUR en11000,00 EUR.

In de praktijk moet, teneinde deidentificatie toe te laten van het BTW-tarief waaraan deontvangsten zijn onderworpen, het te versleutelen bedragonmiddellijk worden voorafgegaan door een code bestaande uit tweecijfers die het toepasselijk tarief aanduiden en dit vóór detoepassing van de geavanceerde digitale handtekening. Zo zal het tebeveiligen bedrag worden voorafgegaan door de code 06, 12 of 21,naargelang de ontvangsten zijn onderworpen aan het tarief vanrespectievelijk 6%, 12% of 21%.

Het geheel van de gegevens van hetcentralisatieboek - met inbegrip van de beveiligde gegevens - wordtvervolgens opgeslagen op een digitale informatiedrager naar keuzegedurende de terzake geldende bewaringstermijn.

19. Wat het centralisatieboek gehouden opdigitale wijze betreft, indien het informaticasysteem van debelastingplichtige op het einde van iedere aangifteperiode(kwartaal of maand, naargelang het geval) een financieel rapportgenereert dat minstens de vermeldingen opgenomen in artikel 15, §4, van voormeld koninklijk besluit nr. 1 bevat, aanvaardt deAdministratie dat het geheel van deze financiële rapporten geldtals centralisatieboek wanneer deze rapporten worden bewaard in eenafzonderlijke database en de voorwaarden bedoeld onder de nummers17 en 18 hierboven worden nageleefd.

2^e hypothese: de belastingplichtige beschiktover een kasregister en bewaart de ticketten op een digitale wijzedoor toepassing van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002en 2 juni 2003 of van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni2003.

20. In deze hypothese maakt debelastingplichtige gebruik van hetzij de beslissing nr. E.T.103.018 van 27 juni 2002 en 2 juni 2003, hetzij de beslissing nr.E.T. 103.592 van 2 juni 2003. Deze beslissingen werden genomen omde belastingplichtigen die ervan gebruik maken toe te laten dekasticketten op een digitale wijze te bewaren. Genoemdebelastingplichtigen moeten bovendien geen dagboek van ontvangstenper bedrijfszetel houden maar ze genereren op het einde van elkedagelijkse openingsperiode een financieel rapport (Z-totaal) perreeks van opeenvolgende nummers per kassa, per reeks van kassa's indezelfde inrichting of voor het totaal van de kassa's van eenzelfdeinrichting, volgens de voorwaarden bepaald in de hoger genoemdebeslissingen.

21. In het kader van deze twee voormeldebeslissingen levert de belastingplichtige, in de gevallen waarin ergeen verplichting bestaat tot het uitreiken van een factuur, aanzijn klant een kasticket af dat een veiligheidszegel bevat, doortoepassing van een algoritme bij de digitale opmaak van dat ticket.Deze methode heeft tot doel het onveranderlijk en onomkeerbaarkarakter van deze registratie te waarborgen.

22. Gezien het doel van deze tweebeslissingen het vermijden van de bewaring van documenten op papieris, en gelet op de nieuwe door de regelgeving geboden mogelijkheidinzake de wijze van houden van boeken, moeten debelastingplichtigen die één van beide beslissingen toepassen,ongeacht of ze over één of meerdere bedrijfszetels beschikken, hetregister dat gehouden wordt als centralisatieboek voortaan opdigitale wijze houden.

23. Daarenboven rekening houdend met hetfeit dat elke individuele handeling van debelastingplichtigen die gebruik maken van één van beidebeslissingen wordt beveiligd op het tijdstip van de realisatie vandie handeling volgens de beschreven procedure onder nummer 21hiervoor, acht de Administratie het niet nodig een bijkomendebeveiligingsprocedure toe te passen op de inschrijvingen in hetonder nummer 22 hiervoor bedoeld register (dat hetcentralisatieboek vervangt).

24. Derhalve moet de belastingplichtige, inde toekomst, ongeacht of hij over één of meerdere bedrijfzetelsbeschikt, het in de twee voornoemde beslissingen nr. E.T. 103.018of nr. E.T. 103.592 bedoelde register, in afwijking van dezebeslissingen, verplicht op digitale wijze houden. Eenregister op papier is dus uitgesloten in het kader van deze tweebeslissingen. Bovendien voorzien beide beslissingen dat ditregister op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, hettotaalbedrag van de ontvangsten van die periode moet vermelden. Inde toekomst zal dit register eveneens de ventilatie van dat bedragmoeten hernemen door, per tarief, het bedrag van de maatstaf vanheffing te onderscheiden van het bedrag van de belasting metbetrekking tot die periode. Deze maatregel is bedoeld om debedragen te bekomen die de belastingplichtige zal moeten opnemen inde roosters 01 tot 03 en 54 van zijn periodieke aangifte voor dehandelingen van die periode waarvoor geen verplichting bestaat tothet uitreiken van een factuur.

3) BEOOGDE PERIODE

25. Het dagboek van ontvangsten, ongeachtof het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient dehandelingen op te nemen verricht tijdens een periode van 12maanden.

In het geval het dagboek van ontvangsten opdigitale wijze wordt gehouden, is het derhalve in principenoodzakelijk om op het einde van de periode van twaalf maanden eennieuw digitaal dagboek van ontvangsten te creëren voor hetinschrijven tijdens de daaropvolgende twaalf maanden van deverrichtingen die door dit dagboek worden beoogd. Indien debelastingplichtige het geheel van de dagelijkse financiëlerapporten bewaart in een afzonderlijk bestand dat aldus het dagboekvan ontvangsten uitmaakt (zie in dit verband punt 8 infra), moet inprincipe een nieuw afzonderlijk bestand bestemd voor het bewarenvan de financiële rapporten voor de volgende twaalf maanden, wordenaangemaakt op het einde van de periode van 12 maanden.

Administratieve toegeving: Teneindede administratieve organisatie van de belastingplichtigen tevereenvoudigen, aanvaardt de Administratie evenwel dat hetdigitaal dagboek van ontvangsten niet wordt beperkt tot eenperiode van twaalf maanden maar een langere periode kan omvatten(periode vrij te kiezen door de belastingplichtige). De aandachtwordt echter gevestigd op het feit dat het toepassen van dezetoegeving enerzijds verstrekkende gevolgen heeft op debewaringstermijn, wetende dat deze wettelijke termijn pas aanvangtvanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum vanafsluiting van het bestand. Anderzijds beïnvloedt deze toegevingeveneens de plaats van bewaring aangezien het dagboek vanontvangsten zich moet bevinden op de bedrijfszetel tot op het eindevan de derde maand volgend op de afsluiting ervan. (Desalnietteminzoals is verduidelijkt onder de nummers 4 en 5 hiervoor, moet opvraag van de controlerende ambtenaar het digitaal dagboek vanontvangsten voorgelegd worden op het fiscaal domicilie van debelastingplichtige gedurende de periode tijdens dewelke dit boekzich op de bedrijfszetel moet bevinden).

Wanneer de belastingplichtige die eendagboek op papier houdt, beslist om over te gaan naar een digitaaldagboek, onderbreekt deze overgang de begonnen periode van twaalfmaanden niet en oefent deze geen enkele invloed uit op deberekening van die periode. Aldus loopt de periode van twaalfmaanden die aanving met het op papier gehouden dagboek verder totzijn einde, zelfs wanneer ondertussen werd overgeschakeld op eendigitaal dagboek.

26. De periode die het centralisatieboekbestrijkt, wordt niet beperkt in de tijd.

II. Bewaring en voorlegging van de boeken

27. Krachtens artikel 60, §1, van hetBTW-Wetboek, moeten de dagboeken van ontvangsten alsmede decentralisatieboeken worden bewaard door de personen die ze hebbengehouden, gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de 1^ejanuari van het jaar volgend op hun sluiting.

De vereiste maatregelen moeten wordengetroffen opdat de authenticiteit van de herkomst en de integriteitvan de inhoud van de op digitale wijze gehouden boeken, alsmede hunleesbaarheid kunnen worden gegarandeerd tijdens de volledigebewaringstermijn.

28. Voorts dienen krachtens artikel 14, §2, van het voornoemd koninklijk besluit nr. 1, het dagboek vanontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichtehandelingen, alsook de verantwoordingsstukken die erop betrekkinghebben (met inbegrip van de in artikel 22 van het koninklijkbesluit nr. 1 bedoelde dubbels van de rekeningen of van deontvangstbewijzen), zich op die bedrijfszetel te bevinden tot hetverstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemddagboek werd afgesloten.

Dit principe is natuurlijk eveneens vantoepassing wanneer het dagboek van ontvangsten op digitale wijzewordt gehouden. In dit geval is de belastingplichtige ertoegehouden te verzekeren dat de ambtenaren van de Administratie diebevoegd zijn voor de belasting over de toegevoegde waarde, op debedrijfszetel toegang hebben tot de gegevens van het dagboek vanontvangsten tijdens de in het voorgaande lid bedoelde termijn.

Indien het dagboek van ontvangsten nietwordt gehouden op de bedrijfszetel, is de belastingplichtige ertoegehouden vanuit die bedrijfszetel een volledige on-line toegang tewaarborgen tot de gegevens van het dagboek van ontvangstengedurende de periode waarop het dagboek betrekking heeft én de driemaanden volgend op de sluiting van dit dagboek. De digitaleinformatiedrager kan ofwel in België ofwel in een andere lidstaatvan de Europese Unie worden bewaard op voorwaarde dat debelastingplichtige - en, bijgevolg ook de ambtenaren van deAdministratie - over een volledige on-line toegang tot de gegevensvan die informatiedrager beschikken, op de bedrijfszetel gedurendede periode waarop het dagboek betrekking heeft én de drie maandenvolgend op de sluiting van het dagboek alsmede, na afloop van dezetermijn, op het fiscaal domicilie van de belastingplichtigegedurende de wettelijke bewaringstermijn.

De aandacht wordt gevestigd op debepalingen opgenomen in de nummers 4, 5 en 6 hiervoor die decontrolerende ambtenaar toelaten de voorlegging ter inzage te eisenvan het digitale dagboek van ontvangsten en, in het geval hetcentralisatieboek wordt gehouden op digitale wijze, van het dagboekvan ontvangsten op papier, op het fiscaal domicilie van debelastingplichtige gedurende de periode waarop het dagboekbetrekking heeft én de drie maanden volgend op de afsluiting vandit boek.

29. Krachtens artikel 61, § 1,2^e lid, van het BTW-Wetboek hebben de ambtenaren van deAdministratie die de belasting over de toegevoegde waarde onderhaar bevoegdheid heeft het recht om zich de gegevens vaninformatiedragers in een leesbare en verstaanbare te doenvoorleggen. Deze ambtenaren kunnen eveneens diegene die gehouden istot bewaring verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrustingkopies te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel ofeen deel van de voormelde gegevens, evenals om deinformaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om dejuiste heffing van de belasting na te gaan. Aldus zullen dezeambtenaren de toepassing van de hierboven omschrevenveiligheidsmaatregelen opgelegd door de Administratie met het oogop het waarborgen van de onomkeerbaarheid en de onveranderlijkheidvan de verrichte inschrijvingen, kunnen nagaan.

30. Het centralisatieboek moet aan deambtenaren van de Administratie kunnen worden voorgelegd op hetfiscaal domicilie van de belastingplichtige. De bepalingen vanartikel 61 van het Wetboek, zoals onder nummer 29 hiervoor vermeld,zijn eveneens van toepassing op het centralisatieboek.

31. De aandacht wordt gevestigd op het feitdat het niet naleven van de door de Administratie vastgestelderegels, zoals uiteengezet in de onderhavige beslissing (in hetbijzonder onder de nummers 11 tot 13 en 16 tot 18), inzake het opdigitale wijze houden van het dagboek van ontvangsten en/of van hetcentralisatieboek een inbreuk inhoudt op de verplichting tot hethouden van de genoemde boeken en aldus de bewijskracht van dezeregisters in vraag stelt.

J. MARCKX

Directeur