Verplichtingen, aangifteplicht

Deze beslissing werd vervangen door de Circulaire 2020/C/20 met betrekking tot het digitaal gehouden dagboek van ontvangsten en centralisatieboek, met ingang van 27.01.2020

Verplichtingen - Boekhouding - Geïnformatiseerd systeem - Bewijs - Bewaring en voorlegging van boekhoudstukken

DAGBOEK VAN ONTVANGSTEN EN CENTRALISATIEBOEK GEHOUDEN DOOR MIDDEL VAN EEN GEÏNFORMATISEERD SYSTEEM

Ingevolge de wijziging, door het koninklijk besluit van 31 januari 2007 (B.S. van 7 februari 2007), van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, kunnen het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek in digitale vorm worden gehouden.

De beslissing nr. E.T.112.577 van 8 november 2007 heeft de modaliteiten en de gevolgen van het op digitale wijze houden van die registers vastgelegd.

De onderhavige beslissing strekt ertoe enige technische verduidelijking te verstrekken aangaande de vorm van die registers.

De voormelde beslissing heeft verscheidene maatregelen ingevoerd om de in het dagboek van ontvangsten verrichte inschrijvingen te beveiligen, met name de toevoeging, per openingsdag en per onderscheiden BTW-tarief, van een bedrag van gecumuleerde voorgaande ontvangsten aan het bedrag van de ontvangsten van de dag van inschrijving, én de versleuteling van het gecumuleerd totaalbedrag van de dagontvangsten door middel van een geavanceerde elektronische handtekening van minimum klasse 2 (zie de nummers 12 en 13 van de bewuste beslissing).

Die maatregelen worden door de administratie geacht afdoend te zijn om het onomkeerbaar karakter van de in het dagboek van ontvangsten verrichte inschrijvingen te waarborgen. De software welke wordt aangewend om die gegevens vast te leggen, evenals de drager waarop zij worden opgeslagen, zijn vrij te kiezen door de belastingplichtige. Dit impliceert dat de belastingplichtige geen specifieke software moet aankopen voor het houden van het dagboek van ontvangsten.

Desondanks wordt de aandacht gevestigd op de praktische gevolgen van het toegepaste beveiligingsprocédé, rekening houdend met de evolutie van de gebruikte technologieën. Inderdaad slaat de digitale handtekening, in de huidige stand van zaken, niet zozeer op één of meerdere welbepaalde gegevens van een bestand, maar wel op het bestand in zijn geheel. Deze digitale handtekening waarborgt dat dit bestand niet meer werd gewijzigd nadat zij erop werd aangebracht. Mocht het bestand gewijzigd zijn (toevoeging, wijziging of schrapping van gegevens) na te zijn ondertekend, dan zou de digitale handtekening daadwerkelijk ervan ontdaan zijn.

Dit houdt in dat de digitale handtekening die op dag D wordt aangebracht op het bestand dat de gegevens bevat met betrekking tot de ontvangsten van diezelfde dag, zal verdwijnen als dat bestand wordt gewijzigd door er de ontvangsten van dag D+1 aan toe te voegen. Echter, de administratie moet kunnen controleren dat voor elke individuele dagelijkse openingsperiode, de ingeschreven gegevens later niet werden gewijzigd, zodat de digitale handtekening van de ontvangsten van elke openingsperiode dan ook moet worden bewaard.

In de huidige stand van de technologie is die controle derhalve niet mogelijk als de ontvangsten van dag tot dag worden ingeschreven in één- en hetzelfde bestand. Datzelfde principe geldt voor het centralisatieboek. Dit betekent dat één bestand moet worden aangemaakt per openingsperiode voor wat betreft het dagboek van ontvangsten en dat één bestand moet worden aangemaakt per aangifteperiode voor wat betreft het centralisatieboek.

Bovendien moet de administratie, naast het feit dat de digitale handtekening wel degelijk werd aangebracht, eveneens het moment van het aanbrengen kunnen controleren. Uit wat voorafgaat volgt dat ofwel het programma van digitale ondertekening een timestamp (tijdsaanduiding) moet toevoegen die minimum de datum van ondertekening preciseert, ofwel de belastingplichtige, op elk verzoek van de controleagenten, de datum moet bewijzen waarop een bestand van het dagboek van ontvangsten werd ondertekend (bijvoorbeeld middels de meta-informatie van het bestand (datum van laatste wijziging)).