Obligations, instrument financier

Cette décision est remplacée par la Circulaire 2020/C/20 relative à la tenue digitale du journal des recettes et du journal centralisateur, à partir du 27.01.2020

Obligations - Comptabilité - Système informatisé - Preuve - Conservation et communications des documents comptables

JOURNAL DES RECETTES ET REGISTRE CENTRALISATEUR TENUS AU MOYEN D'UN SYSTÈME ÉLECTRONIQUE

Suite à la modification de l'arrêté royal n°1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée par l'arrêté royal du 31 janvier 2007 (M.B. du 7 février 2007), le journal des recettes et le journal centralisateur peuvent être tenus sous forme digitale.

La décision n° E.T.112.577 du 8 novembre 2007 a défini les modalités et les conséquences de la tenue de ces registres de manière digitale.

L'objectif de la présente décision est de fournir quelques précisions techniques quant à la forme de ces registres.

La décision précitée a instauré différentes mesures de sécurisation des inscriptions effectuées au journal des recettes, à savoir l'ajout, par jour d'ouverture et par taux de T.V.A. distinct, d'un montant des recettes cumulées antérieures au montant des recettes du jour de l'inscription, et le verrouillage du montant total cumulé des recettes du jour au moyen d'une signature électronique avancée de niveau 2 au minimum (voir numéros 12 et 13 de la décision en question).

Ces mesures sont considérées par l'administration comme suffisantes pour garantir le caractère irréversible des inscriptions effectuées au journal des recettes. Le logiciel utilisé pour consigner ces données, de même que le support sur lequel elles sont stockées sont dès lors laissés au libre choix de l'assujetti. Ceci implique que l'assujetti ne doit pas acquérir de logiciel spécifique pour la tenue du journal des recettes.

L'attention est néanmoins attirée sur les implications pratiques du procédé de sécurisation mis en œuvre compte tenu de l'état d'avancement des technologies utilisées. Dans l'état actuel des choses, en effet, la signature digitale s'applique non pas à une ou plusieurs données choisies d'un fichier mais bien au fichier dans son ensemble. Cette signature digitale garantit que ce fichier n'a plus été modifié après l'apposition de celle-ci. Si le fichier était modifié (ajout, modification ou suppression de données) après avoir été signé, la signature digitale en serait effectivement retirée.

Ceci implique que la signature digitale apposée le jour J au fichier contenant les données relatives aux recettes de ce même jour disparaîtra si ce fichier est modifié en y ajoutant les recettes du jour J+1. Or, l'administration doit pouvoir contrôler que pour chaque période d'ouverture journalière individuellement, les données inscrites n'ont pas été modifiées ultérieurement, et les signatures digitales des recettes de chaque période d'ouverture doivent dès lors être conservées.

Dans l'état actuel de la technologie, ce contrôle n'est donc pas possible si les recettes sont inscrites au jour le jour dans un seul et même fichier. Le même principe vaut pour le journal centralisateur. Ceci signifie qu' un fichier doit être créé par période d'ouverture en ce qui concerne le journal des recettes et qu' un fichier doit être créé par période de déclaration en ce qui concerne le journal centralisateur.

En outre, l'administration doit, en plus du fait que la signature digitale a bien été apposée, également pouvoir contrôler le moment de cette apposition. Il résulte de ce qui précède que soit le programme de signature digitale doit ajouter un timestamp (horodatage) précisant au minimum la date de la signature, soit l'assujetti doit pouvoir, à toute demande des agents contrôleurs, prouver la date à laquelle un fichier du journal des recettes a été signé (par exemple au moyen des méta-informations du fichier (date de dernière modification)).