Comptabilité. comptabilisation des ventes au détail. conservation des livres et documents. forcecomptabilité. comptabilisation des ventes au détail. conservation des livres et documents. force probante de la comptabilité. moyen de preuve du contribuable. bande de caisse enregistreuse. journal des recettes. taxe sur la valeur ajoutée

Bulletin Questions et reponses n° 74

comptabilité - comptabilisation des ventes au détail - conservation des livres et documents - force probante de la comptabilité - moyen de preuve du contribuable - bande de caisse enregistreuse - journal des recettes - taxe sur la valeur ajoutée

QUESTION

A supposer fictivement qu'une caisse enregistreuse permette techniquement d'éditer pour les ventes au détail:

A. les tickets délivrés aux clients;

B. copie intégrale de ceux-ci sur bande interne de l'appareil obtenue le plus souvent par superposition entre le ticket A et la bande en papier chimique;

C. une bande distincte fournissant le total des ventes journalières.

Il va de soi que la non-édition et/ou conservation de la bande B prive l'agent taxateur de moyens d'investigations approfondis. On suppose évidemment que les ventes au détail sont enregistrées fidèlement.

1. Y a-t-il obligation d'éditer et de conserver :

- les bandes B et C;

- ou uniquement les bandes C ?

2. A quoi s'expose le contribuable qui :

a) soit n'édite pas les bandes B alors que l'appareil le permet ?

b) soit édite les bandes B sans les conserver ?

3. S'il y a obligation d'éditer et de conserver les bandes B, celles-ci doivent-elles être imprimées simultanément avec les tickets A comme indiqué au même paragraphe ou peuvent-elles l'être distinctement en fin de journée à partir d'une mémorisation interne de l'appareil ?

REPONSE

1. En vertu de l'article 15, # 2, alinéa premier, de l'arrêté royal n° 1, du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, les inscriptions relatives à la comptabilité doivent s'appuyer sur des pièces justificatives qui sont datées et dont, selon le cas, un original ou un double doit être conservé.

Pour les ventes au détail pour lesquelles le montant total des recettes est inscrit chaque jour dans le journal des recettes, cette disposition implique l'obligation d'assurer l'exactitude et l'intégrité des inscriptions par la production de pièces justificatives qui permettent de suivre les opérations effectuées à travers tout le processus de traitement, jusques et y compris l'inscription et qui, en plus, offrent la possibilité de justifier chaque inscription en présentant une idée complète de la relation entre les inscriptions et les données propres à chaque opération qui est à la base de l'inscription. Autrement dit, le tout doit constituer un ensemble cohérent, précis et contrôlable.

Les documents à produire et à conserver doivent permettre, eu égard aux caractéristiques propres à chaque cas, de comparer valablement les entrées et les sorties de marchandises et de déterminer la nature et l'importance des marchandises vendues et des services prestés.

Dans la question visée par l'honorable Membre, les bandes B tout comme les bandes C doivent donc être produites. En vertu de l'article 60 du Code de la TVA, les deux bandes doivent être conservées.

2. Lorsque les inscriptions au journal des recettes ne s'appuient pas sur les pièces justificatives exigées sur la base de l'article 15, # 2, alinéa premier, de l'arrêté royal n° 1 (ce qui est le cas également lorsque les bandes B ne sont pas conservées), la force probante de la comptabilité peut être entamée.

Il est possible, en vertu de l'article 66, alinéa premier, du Code de la TVA, d'établir une taxation d'office lorsque l'intéressé est un redevable de la taxe visé par cette disposition qui ne s'est pas conformé pour tout ou partie à la tenue du journal des recettes ou à l'obligation de conservation ou de communication de ce journal et des documents, imposée en vertu de l'article 60 ou 61 du Code de la TVA.

Selon l'article 66, deuxième et troisième alinéas, du Code de la TVA, la personne visée à l'alinéa précédent peut également être taxée d'office lorsqu'elle n'a pas consigné les opérations imposables dans le journal des recettes ou dans les pièces justificatives prescrites, et que les contraventions ne sont pas à considérer comme purement accidentelles.

Pour chaque inscription au journal des recettes qui ne s'appuie pas sur les pièces justificatives exigées en vertu de l'article 15, # 2, alinéa premier, de l'arrêté royal n° 1 précité (ce qui est le cas également lorsque les bandes B ne sont pas conservées), une amende de mille à dix mille francs belges peut être infligée (article 70, # 4 du Code de la TVA).

Selon l'article 70, # 4, du Code de la TVA, la même amende peut en outre être infligée pour non-conservation de la bande B.

Enfin, des sanctions pénales peuvent éventuellement être infligées en vertu des articles 73 et suivants du Code de la TVA.

J'ajoute encore que, pour les contributions directes, toute pièce justificative comptable créée doit être conservée conformément à l'article 315 du Code des impôts sur les revenus 1992. Outre le risque de rejet de la comptabilité, le non-respect de l'obligation qui précède peut, comme tel, entraîner l'application de sanctions, en vertu des articles 445 et 449 du même Code.

3. Sans préjudice de ce qui est exposé au point 1, deuxième alinéa de la présente réponse, l'article 15, # 2, alinéa premier, de l'arrêté royal n° 1 contient aussi l'obligation d'assurer l'exactitude et l'intégrité des inscriptions dans le journal des recettes avec le système et les moyens employés pour la réalisation et le traitement des pièces justificatives.

Ainsi, il est exigé :

- que le système employé et l'appareillage employé excluent des manipulations des données à enregistrer;

- que le double du ticket de caisse qui est délivré au client comporte au moins les mêmes données que l'exemplaire du client;

- que par opération, au moins les données de base pour l'inscription dans le journal des recettes soient enregistrées exactement, ce qui n'est possible que lorsque l'enregistrement de ces données intervient au moment où sont connues les données de base exactes et complètes;

- que les données enregistrées soient aussitôt mises à l'abri de manipulation, dommage, disparition, et cetera;

- que le traitement des données soit mis à l'abri des fautes, des pannes techniques, et cetera;

- que la continuité de l'enregistrement et du traitement des données soit assurée.

En conséquence la bande B visée doit être imprimée en même temps que le ticket A lorsque l'autre procédure dont il est fait état dans la question de l'honorable Membre n'offre pas au moins les garanties dont question ci-dessus.

Enfin, je renvoie l'honorable Membre à la réponse que j'ai fournie à sa question n° 606 du 21 juin 1993 (voir QP n° III ci-après).