La conservation de documents de TVA

Question et réponse écrite n° : 365 - Législature : 52

Auteur : Christian Brotcorne, CDH (01094)

Département : Vice-premier ministre et ministre des Finances et des Réformes institutionnelles

Titre : La conservation de documents de TVA.

Date de dépôt : 16/03/2009

Question

Votre administration peut-elle communiquer pendant combien de temps et de quelle manière les personnes physiques n'exerçant aucune activité professionnelle et qui reçoivent des notes, reçus et factures à l'occasion d'achats qu'elles effectuent ont-elles l'obligation de conserver ces documents?

Réponse

Publication réponse : B069 · Date publication : 13/07/2009

En vertu de l'article 60, § 1er, du Code de la TVA, les documents dont la rédaction ou la délivrance sont prescrites par ce Code ou en exécution de celui-ci, doivent être conservés par ceux qui les ont établis ou reçus pendant sept ans à partir du premier janvier de l'année qui suit leur date.

Cette disposition n'opère aucune distinction entre les assujettis et les non assujettis. Les particuliers sont en principe également tenus de conserver les documents visés à l'alinéa précédent durant le délai prescrit.

Ceci vaut, entre autres, pour les factures qui doivent être délivrées à des particuliers en vertu de la réglementation TVA (article 53, § 2, alinéa 1er, 2° et 4° du Code de la TVA et article 1er de l'arrêté royal n°1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée). Les factures délivrées sur base volontaire par les assujettis à des particuliers ne doivent, par contre, pas être conservées par ces derniers pour l'application de la TVA.

Par application de l'article 60, § 4, du Code de la TVA, l'Administration accepte cependant que pour les particuliers, le délai de conservation soit réduit à cinq ans à compter du premier janvier qui suit la date de la facture.

La réduction du délai de conservation précitée ne vaut toutefois pas à l'égard des factures relatives à un bâtiment nouvellement construit. Un délai particulier est en effet applicable à ces factures. Sur base de l'article 64, § 4, du Code de la TVA, le propriétaire d'un tel bâtiment doit conserver les plans et les cahiers des charges, ainsi que les factures relatives à sa construction pendant un délai de cinq ans à compter de la date de la signification du revenu cadastral, et les communiquer à toute réquisition des agents chargés du contrôle de la TVA.

En ce qui concerne le mode de conservation, le principe selon lequel les documents reçus doivent être conservés sous la forme dans laquelle ils ont été reçus s'applique également aux particuliers. Ils sont toutefois libres de conserver les factures qu'ils ont reçues sur papier selon les méthodes reprises dans la circulaire AFER n°16 du 13 mai 2008. Les factures reçues par voie électronique dans le respect des conditions en matière de garantie de l'authenticité de l'origine et de l'intégrité du contenu telles que visées à l'article 1er, § 3, de l'arrêté royal n°1, doivent être conservées de manière électronique. Une circulaire relative à la facturation électronique est en cours d'élaboration par l'Administration.

L'obligation de conserver s'applique, en outre, à la note ou au reçu qui doit être délivré conformément à l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal précité. Toutefois, sur base de l'article 60, § 4, du Code, l'Administration accepte que les clients qui agissent à des fins exclusivement privées ne doivent être en possession de la note ou du reçu qu'au moment où ils quittent l'établissement et ne soient pas tenus à une autre obligation de conservation de ce document.