Het bewaren van btw-documenten

Schriftelijke vraag en antwoord nr : 365 - Zittingsperiode : 52

Auteur : Christian Brotcorne, CDH (01094)

Departement : Vice-eersteminister en minister van Financiën en Institutionele Hervormingen

Titel : Het bewaren van btw-documenten.

Datum indiening : 16/03/2009

Vraag

Kan uw administratie meedelen hoelang en op welke wijze natuurlijke personen die geen enkele beroepsactiviteit uitoefenen, rekeningen, kwitanties en facturen voor hun aankopen moeten bewaren?

Antwoord

Publicatie antwoord : B069 · Publicatiedatum : 13/07/2009

Krachtens artikel 60, §1, van het Btw-Wetboek, moeten de stukken waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het opmaken of het uitreiken voorschrijven,worden bewaard door hen die ze hebben gemaakt of ontvangen, gedurende zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum.

Deze bepaling maakt geen onderscheid tussen belastingplichtigen en niet-belastingplichtigen. Ook particulieren zijn er in principe toe gehouden de in het vorig lid bedoelde stukken gedurende de voorgeschreven termijn te bewaren.

Dit geldt onder meer voor facturen die overeenkomstig de btw-reglementering aan particulieren moeten worden uitgereikt (artikel 53, § 2, eerste lid, 2° en 4° van het Btw-Wetboek en artikel 1 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde). De facturen die door belastingplichtigen vrijwillig aan particulieren worden uitgereikt, moeten daarentegen voor de toepassing van de btw niet door laatstgenoemden worden bewaard.

In uitvoering van artikel 60, § 4, van het Btw-Wetboek aanvaardt de Administratie evenwel dat voor particulieren de bewaringstermijn wordt verminderd tot vijf jaar te rekenen vanaf de eerste januari volgend op de datum van de factuur.

Bovengenoemde vermindering van de bewaringstermijn geldt echter niet ten aanzien van facturen met betrekking tot een pas opgericht gebouw. Voor deze facturen geldt immers een bijzondere termijn. Op grond van artikel 64, § 4, van het Btw-Wetboek moet de eigenaar van zo'n gebouw de plans en bestekken, alsmede de facturen betreffende de bouw ervan bewaren gedurende vijf jaar vanaf de datum van betekening van het kadastraal inkomen en ze ter inzage voorleggen op ieder verzoek van de ambtenaren die belast zijn met de controle op de heffing van de btw.

Inzake de wijze van bewaring geldt voor particulieren eveneens het principe dat de ontvangen documenten dienen bewaard te worden in de vorm waarin ze werden ontvangen. Het staat hen evenwel vrij om de facturen die in papieren vorm werden ontvangen te bewaren overeenkomstig de methoden opgenomen in de circulaire AOIF nr. 16 van 13 mei 2008. De facturen die elektronisch werden ontvangen overeenkomstig de voorwaarden inzake de vrijwaring van de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud zoals bedoeld in artikel 1, § 3, van het koninklijk besluit nr. 1, dienen op elektronische wijze te worden bewaard. De Administratie werkt thans aan een circulaire in verband met elektronisch factureren.

De bewaringsplicht geldt bovendien ten aanzien van de rekening of het ontvangstbewijs dat overeenkomstig artikel 22, § 1, van voornoemd koninklijk besluit moet worden uitgereikt. De Administratie staat evenwel op grond van artikel 60, § 4 van het Btw-Wetboek toe, dat de klanten die uitsluitend voor privé-doeleinden handelen, alleen in het bezit moeten zijn van de rekening of het ontvangstbewijs op het ogenblik dat zij de inrichting verlaten en niet gehouden zijn tot enige andere bewaringsplicht van dit document.