Conservation des tickets de caisses enregistreuses

Décision TVA n° E.T. 103.592 dd. 02.06.2003

Conservation des tickets de caisses enregistreuses

I. La présente décision vise certains assujettis (hôteliers, restaurateurs et autres exploitants d'établissements où sont consommés régulièrement des repas, ainsi que des entreprises qui font le lavage de voitures automobiles) qui sont, en vertu de l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n°1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, tenus de délivrer à leurs clients des notes ou des reçus établis sur des formules numérotées, confectionnées par des imprimeurs agréés par l'administration.

La circulaire n° 6 du 27 avril 1999 relative à l'obligation de délivrance d'une note ou d'un reçu reprend les dispositions applicables en cette matière et offre deux possibilités aux assujettis. Soit les assujettis délivrent à leurs clients des notes ou des reçus établis sur des formules numérotées, confectionnées par des imprimeurs agréés par l'administration tel que prévu à l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n°1 précité, soit, en vertu de l'article 22, § 9, de l'arrêté royal n°1 susvisé et moyennant le respect des dispositions et conditions énoncées aux points 49 à 57 de la circulaire en question, les assujettis remplacent les notes et les reçus par des bons débités par des caisses enregistreuses et conservent sur papier les données des opérations effectuées.

Ces dispositions demeurent inchangées.

L'attention est attirée sur le fait que les assujettis visés par l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n°1 précité sont exclus du champ d'application de la décision n° E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 02 juin 2003 en matière de conservation des tickets de caisse enregistreuses.

II. La présente décision a pour objet d'offrir aux assujettis qui le souhaitent une troisième possibilité en la matière, celle de remplacer les notes et les reçus par des bons débités par des caisses enregistreuses et de conserver uniquement de manière digitale les données des opérations qu'ils ont effectuées. A cette fin, il y a lieu de satisfaire à toutes les conditions énoncées ci-après :

a) au moment de l'achèvement du service, un ticket de caisse doit être immédiatement délivré au client. Ce ticket de caisse doit au minimum contenir les données suivantes :

1° la désignation de l'entreprise (nom, prénom ou, pour les personnes morales, dénomination sociale, ainsi que l'adresse et le numéro d'identification à la T.V.A.) ;

2° la date d'émission ;

3° un numéro d'ordre, de minimum 4 et maximum 8 positions, pris dans une suite ininterrompue de numéros. Cette suite peut, selon l'organisation administrative et technique de l'assujetti, être définie par caisse distincte, par série de caisses dans le même établissement ou pour toutes les caisses réunies dans le même établissement ;

4° l'identification de la caisse et, s'il y a plusieurs établissement, l'identification de l'établissement ;

5° par type d'opération, la nature de cette opération, le nombre d'opérations et le montant total pour ce nombre d'opérations, compte tenu de la liste des prix appliqués (T.V.A. comprise) ainsi que, le cas échéant, le montant du service;

6° les réductions et les remboursements ;

7° le montant total (T.V.A. comprise) à payer par le client ou, le cas échéant, le solde à payer au client ;

8° le nombre de repas consommés, en ce qui concerne la fourniture de repas dans des établissements où sont consommés régulièrement des repas, précédé de l'inscription « nombre de repas » ;

9° une référence à l'autorisation reçue de faire usage de la présente décision sous la forme « Autorisation n° …/103.592 du ……(date de l'autorisation)» ;

10° le montant de sécurisation de l'enregistrement relatif au ticket de caisse délivré, exprimé conformément au prescrit du point c), deuxième alinéa, infra (8 dernières positions) ;

b) les données mentionnées sur les tickets de caisse sont conservées de manière digitale ;

c) afin de garantir le caractère inaltérable du contenu des tickets de caisse délivrés, le système suivant est utilisé :

1° lors de la confection, par le système informatique, de l'enregistrement comprenant les totaux d'un ticket de caisse, un algorithme de sécurisation est appliqué à cet enregistrement. L'application de cet algorithme génère un montant de sécurisation qui est déterminé par une opération arithmétique fixe et bien déterminée ;

2° l'algorithme de sécurisation doit être appliqué par série de numéros d'ordre octroyée comme défini au point a), 3°, supra, et de manière ininterrompue ;

3° tous les enregistrements auxquels l'algorithme de sécurisation est appliqué doivent immédiatement être enregistrés dans un fichier séparé possédant les caractéristiques suivantes : séquentiel (flat file), non compressé et non encrypté ;

4° chaque enregistrement de total est relié au précédent en incorporant le montant de sécurisation de l'enregistrement précédent dans le montant de sécurisation de l'enregistrement concerné. Ainsi, aucun enregistrement ne pourra plus être ultérieurement intercalé ou supprimé sans modifier le montant de sécurisation lui-même ;

5° dès qu'une ligne entière d'un ticket est élaborée, cet enregistrement ne peut, à aucune condition, plus être effacé ;

6° le montant de sécurisation est imprimé sur le ticket original qui est remis au client (v. également point a), 10°, supra) ;

7° l'enregistrement de chaque opération doit, au minimum, reprendre les données suivantes :

- le montant de sécurisation de l'enregistrement précédent;

- la date de délivrance du ticket de caisse au client ;

- le numéro d'ordre (minimum 4 et maximum 8 positions) ;

- l'identification de la caisse et, s'il y a plusieurs établissements, l'identification de l'établissement ;

- la somme des montants totaux visés au point a), 5°, supra. Cette somme doit être reproduite comme champ signé avec deux décimales ;

- le montant total, T.V.A. comprise, à payer par le client ou, le cas échéant, le solde à payer au client. Ce montant doit être reproduit comme champ signé avec deux décimales ;

- le nombre de repas consommés pour ce qui concerne la fourniture de repas consommés sur place et de boissons qui les accompagnent. Ce nombre doit être reproduit comme champ signé sans décimales;

- le montant de sécurisation de l'enregistrement.

Remarques :

- pour les mouvements de caisse internes, le montant est repris deux fois dans la ligne de total. A la fois comme montant avant et après réductions.

- l'enregistrement des totaux peut éventuellement comprendre d'autres données.

8° cet algorithme est appliqué par le biais de l'opération arithmétique suivante :

la somme :

La valeur du montant de sécurisation est constituée par les huit dernières positions du résultat de cette addition.

Remarque :

si d'autres données sont reprises dans l'enregistrement des totaux, celles-ci n'entrent pas en considération pour le calcul du montant de sécurisation ;

d) à la fin de chaque période d'ouverture journalière de l'établissement, un rapport financier (total Z) est généré par série de numéros d'ordre octroyée comme décrit au point a), 3°, supra. Ce rapport financier comporte au moins les indications suivantes :

1° l'identification de la (des) caisse(s) à laquelle (auxquelles) a trait ce rapport et, s'il y a différents établissements, l'identification de l'établissement ;

2° le moment précis (date, heure, minute) auquel le rapport a été généré ;

3° le numéro d'ordre du rapport, pris dans une série ininterrompue ;

4° la période à laquelle le rapport se rapporte;

5° la somme des montants totaux visés au point a), 5°, supra ;

6° le montant total des réductions et des remboursements ;

7° le montant total du chiffre d'affaires net, T.V.A. comprise ;

8° une scission du montant total visé au n° 7 ci-avant, par taux de T.V.A. distinct ;

9° le montant de sécurisation de l'enregistrement de la dernière opération effectuée à laquelle a trait ce rapport, exprimé conformément au prescrit du point c), deuxième alinéa, supra (8 dernières positions) ;

e) les rapports visés au point d), supra, sont conservés de manière digitale.

Remarque :

Lorsqu'il est question, dans le texte ci-dessus, de conservation de manière digitale, sans autre spécification, l'administration ne pose aucune condition particulière en ce qui concerne les caractéristiques techniques de stockage et les supports informatiques à utiliser. Cependant, il va de soi que l'assujetti doit, entre autres, satisfaire aux conditions de l'article 61 du Code de la T.V.A. (par exemple la présentation des données digitales sous une forme lisible et intelligible, l'impression d'une copie sur papier dans le cas où l'agent contrôleur le demande, etc.).

III. Les assujettis qui respectent intégralement les conditions énoncées au point II ci-avant sont dispensés des obligations suivantes :

- la confection d'une bande de contrôle sur papier (impression de sécurité) avec les données détaillées des opérations;

- la tenue d'un journal de recettes par siège d'exploitation comme prescrit à l'article 14, § 2, 3°, alinéa 1er, de l'arrêté royal n°1 précité.

Cependant, que les assujettis disposent d'un seul ou de plusieurs sièges d'exploitation, ils doivent tenir, pour l'ensemble des opérations pour lesquelles ils font usage de la dispense de délivrer une facture prévue par l'article 1er, § 2, de l'arrêté royal n°1 précité, un registre dans lequel ils inscrivent, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant total des recettes de la période. Ce registre doit répondre au prescrit de l'article 15, § 1er, de ce même arrêté royal.

Contrairement au prescrit de l'article 22, § 5, de l'arrêté royal n°1 précité, il n'est pas exigé que les numéros des tickets délivrés aux clients pendant la journée soient annotés au jour le jour dans le registre tenu par l'assujetti conformément à ce qui précède.

Enfin, durant la période visée à l'article 14, § 2, 3°, alinéa 2, de l'arrêté royal n° 1 précité, toutes les données visées au point II ci-dessus doivent pouvoir être communiquées pour un contrôle au siège d'exploitation où les opérations auxquelles ces données se rapportent ont été effectuées.

IV. Les assujettis qui désirent remplacer les notes et les reçus par des bons débités par des caisses enregistreuses et conserver les tickets de caisse de manière digitale doivent procéder de la manière suivante.

Les assujettis qui ne disposent pas d'une autorisation de remplacer les notes et les reçus par des bons débités par des caisses enregistreuses (telle que visée aux points 49 à 57 de la circulaire n°6 du 27 avril 1999) doivent introduire une demande en ce sens auprès de l'Inspecteur principal de l'office de contrôle de la T.V.A. dont ils relèvent. Le requérant doit également préciser qu'il compte recourir à la méthode de conservation digitale des données et renseigner la date à partir de laquelle ce procédé sera mis en œuvre.

Le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. délivre l'autorisation dans un délai d'un mois à compter de la date de réception de la demande, pour autant que la demande soit complète et que toutes les conditions requises soient satisfaites. En cas de refus de l'octroi de l'autorisation, il envoie, au requérant, sa décision revêtue des motifs du refus dans le même délai.

Dans l'hypothèse où l'assujetti est déjà titulaire d'une autorisation de remplacer les notes et les reçus par des bons débités par des caisses enregistreuses (telle que visée aux points 49 à 57 de la circulaire n°6 du 27 avril 1999), il doit introduire une demande auprès de l'inspecteur principal de l'office de contrôle de la T.V.A. dont il relève en vue de pouvoir recourir au procédé de conservation digitale des données des opérations effectuées en mentionnant la référence de l'autorisation dont il bénéficie et la date à partir de laquelle il compte faire usage de cette méthode de conservation.

Le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. délivre la nouvelle autorisation dans un délai d'un mois à compter de la date de réception de la demande, pour autant que la demande soit complète et que toutes les conditions requises soient satisfaites. En cas de refus de l'octroi de l'autorisation, il envoie, au requérant, sa décision revêtue des motifs du refus dans le même délai.

Dans le cas où au sein d'un même établissement, sont effectuées à la fois des opérations visées par la décision n° E.T. 103.018 des 27 juin 2002 et 02 juin 2003 et par la présente décision, c'est cette dernière qui doit être appliquée à la totalité des opérations enregistrées.

V. Etant donné que les tickets de caisse délivrés remplacent les notes et les reçus visés à l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n°1 précité, et en vertu de l'article 60, § 1er, du Code de la T.V.A., les données détaillées des opérations effectuées par l'assujetti doivent être conservées à des fins fiscales pendant une période de dix ans.

VI. A toutes fins utiles, il y a lieu de rappeler que quelle que soit la méthode choisie par les assujettis tenus de délivrer une note ou un reçu par application de l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n°1 précité (soit les formules numérotées confectionnées par un imprimeur agréé, soit les bons débités par une caisse enregistreuse avec conservation des données du ticket de caisse sur papier, soit ces mêmes bons avec conservation digitale des données du ticket de caisse), ces assujettis sont exclus du champ d'application de la décision n° E.T. 82.752 du 27 mars 1997 en matière de conservation des livres et documents sur disques optiques de type WORM.

VII. La présente décision entre en vigueur au 02 juin 2003.

Le Directeur,

J. MARCKX