Bewaring kasticketten

Beslissing Btw nr. E.T. 103.592 dd. 02.06.2003

Bewaring kasticketten

I. Onderhavige beslissing beoogt bepaalde belastingplichtigen (hotelhouders, restauranthouders en andere exploitanten van inrichtingen waar regelmatig maaltijden worden verbruikt, alsook de bedrijven die automobielen wassen) die, krachtens artikel 22, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, gehouden zijn aan hun klanten rekeningen of ontvangstbewijzen uit te reiken op genummerde formulieren die worden vervaardigd door drukkers erkend door de administratie.

De aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999 met betrekking tot de verplichting tot uitreiking van een rekening of ontvangstbewijs bevat de bepalingen die terzake van toepassing zijn en biedt de belastingplichtigen twee mogelijkheden aan. Ofwel reiken de belastingplichtigen aan hun klanten rekeningen of ontvangstbewijzen uit op genummerde formulieren die worden vervaardigd door drukkers erkend door de administratie zoals voorzien in artikel 22, § 1, van voornoemd koninklijk besluit nr. 1, ofwel vervangen de belastingplichtigen, krachtens artikel 22, § 9, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1 en met inachtneming van de in de punten 49 tot 57 van de betreffende aanschrijving gestelde bepalingen en voorwaarden, de rekeningen of ontvangstbewijzen door bons van kasregisters en bewaren de gegevens van de verrichte handelingen op papier.

Deze bepalingen blijven onveranderd.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat de belastingplichtigen beoogd in artikel 22, § 1, van voormeld koninklijk besluit nr.1 buiten het toepassingsveld vallen van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juin 2002 en 2 juni 2003 inzake de bewaring van kasticketten.

II. Onderhavige beslissing heeft tot doel de belastingplichtigen die het wensen op dit punt een derde mogelijkheid aan te bieden, namelijk het vervangen van de rekeningen en ontvangstbewijzen door bons van kasregisters en het uitsluitend op digitale wijze bewaren van de gegevens van de door hen verrichte handelingen. Hiervoor moet voldaan worden aan alle hieronder gestelde voorwaarden :

a) op het tijdstip van de voltooiing van de dienst moet onmiddellijk een kasticket worden uitgereikt aan de klant. Dit kasticket moet minimaal de volgende gegevens bevatten :

1° de aanduiding van de onderneming (naam, voornaam of, voor rechtspersonen, de maatschappelijk benaming, evenals het adres en het BTW-identificatienummer) ;

2° de datum van uitreiking ;

3° een volgnummer, met minimaal 4 en maximaal 8 posities, genomen uit een ononderbroken reeks. Deze reeks mag volgens de administratieve en technische organisatie van de belastingplichtige worden bepaald per onderscheiden kassa, per reeks van kassa's in dezelfde inrichting of voor alle kassa's tesamen in dezelfde inrichting ;

4° de identificatie van de kassa en, als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting ;

5° per soort van handeling, de aard van deze handeling, het aantal handelingen en het totaalbedrag voor dit aantal handelingen, rekening houdend met de toegepaste prijslijst (BTW inclusief) evenals, in voorkomend geval, het bedrag van de dienst;

6° de kortingen en de teruggegeven bedragen ;

7° het totaalbedrag (BTW inclusief) te betalen door de klant of, in voorkomend geval, het aan de klant te betalen saldo ;

8° het aantal verbruikte maaltijden, voor wat betreft het verschaffen van maaltijden in inrichtingen waar regelmatig maaltijden worden verbruikt, voorafgegaan door de vermelding « aantal maaltijden » ;

9° een verwijzing naar de verkregen vergunning om de onderhavige beslissing toe te passen onder de vorm « Vergunning nr. …/103.592 van ……(datum van de vergunning)» ;

10° het zegel van het record met betrekking tot het uitgereikte kasticket, uitgedrukt overeenkomstig het bepaalde in punt c), tweede lid, infra (laatste 8 posities) ;

b) de op de kasticketten vermelde gegevens worden op een digitale wijze bewaard ;

c) teneinde de onveranderlijkheid te garanderen van de inhoud van de uitgereikte kasticketten wordt volgend systeem gehanteerd :

1° bij de aanmaak door het computersysteem van het record met de totaalgegevens van een kasticket wordt een verzegelingsalgoritme toegepast op dit record. De toepassing van dit algoritme levert een zegel op, waarvan de waarde bepaald wordt door een welbepaalde en vastgelegde rekenkundige bewerking;

2° het verzegelingsalgoritme moet worden toegepast per toegekende reeks volgnummers als bepaald in punt a), 3°, supra en wel op een ononderbroken wijze ;

3° alle records, waarop het verzegelingsalgoritme is toegepast, moeten onmiddellijk worden opgeslagen in een apart bestand met volgende kenmerken : sequentieel (flat file), niet gecomprimeerd en niet geëncrypteerd ;

4° elk totaal record wordt gekoppeld aan het voorafgaande door het zegel van het voorafgaande te verwerken in het zegel van het betrokken record. Aldus zouden achteraf geen records meer kunnen worden tussengevoegd of geschrapt zonder het zegel zelf te wijzigen ;

5° van zodra een totaallijn van een ticket is aangemaakt, mag dit record onder geen enkel beding nog worden gewist ;

6° het zegel wordt afgedrukt op het originele ticket dat aan de klant wordt overhandigd (z. ook punt a), 10°, supra) ;

7° het record van elke handeling moet minimaal de volgende gegevens bevatten :

- het zegel van het vorige record ;

- de datum van uitreiking van het kasticket aan de klant ;

- het volgnummer (minimaal 4 en maximaal 8 posities) ;

- de identificatie van de kassa, en als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting ;

- de som van de in punt a), 5°, supra bedoelde totaalbedragen. Deze som moet weergegeven worden als tekenveld met twee decimalen ;

- het totaalbedrag, BTW inclusief, te betalen door de klant of, in voorkomend geval, het aan de klant te betalen saldo. Dit bedrag moet weergegeven worden als tekenveld met twee decimalen ;

- het aantal verbruikte maaltijden voor wat betreft het verschaffen van ter plaatse verbruikte maaltijden en de dranken die ermee gepaard gaan. Dit aantal moet weergegeven worden als tekenveld zonder decimalen;

- het zegel van het record.

Opmerkingen:

- voor interne kasbewegingen wordt in de totaallijn het bedrag tweemaal opgenomen. Zowel als bedrag vóór korting als na korting.

- het totaalrecord kan eventueel andere gegevens bevatten.

8° dit algoritme wordt toegepast via de hiernavolgende rekenkundige bewerking :

de optelling van :

De waarde van het zegel wordt bepaald door de laatste acht posities van het resultaat van deze optelling.

Opmerking:

Indien andere gegevens opgenomen zijn in het totaalrecord worden deze niet in aanmerking genomen voor de berekening van het zegel ;

d) op het einde van elke dagelijkse openingsperiode van de inrichting wordt per toegekende reeks volgnummers als bepaald in punt a), 3°, supra, een financieel rapport gegenereerd (Z-totaal) dat minstens de volgende vermeldingen dient te bevatten :

1° de identificatie van de op dit rapport betrekking hebbende kassa('s) en, als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting ;

2° het precieze tijdstip (datum, uur, minuut) waarop het rapport wordt gegenereerd ;

3° het volgnummer van het rapport, genomen uit een ononderbroken reeks ;

4° de periode waarop het rapport betrekking heeft ;

5° de som van de in punt a), 5°, supra bedoelde totaalbedragen ;

6° het totaalbedrag van de kortingen en teruggegeven bedragen ;

7° het totaalbedrag van de netto-omzet, BTW inclusief ;

8° een uitsplitsing van het totaalbedrag beoogd in nr. 7 hiervoor, per onderscheiden BTW-tarief ;

9° het zegel van het record van de laatste verrichte handeling die op dit rapport betrekking heeft, uitgedrukt overeenkomstig het bepaalde in punt c), tweede lid, supra (laatste 8 posities);

e) de in punt d), supra, bedoelde rapporten worden op digitale wijze bewaard.

Opmerking :

Wanneer in bovenstaande tekst sprake is van een bewaring op een digitale wijze, zonder verdere specificatie, stelt de administratie geen bijzondere voorwaarden inzake de technische kenmerken van opslag en de te gebruiken informaticadragers. Het spreekt evenwel vanzelf dat de belastingplichtige onder meer moet kunnen voldoen aan de bepalingen van artikel 61 van het BTW-Wetboek (b.v. de voorlegging van de digitale gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm, het nemen van een papieren afdruk in het geval de controlerende ambtenaar erom verzoekt, enz.).

III. De belastingplichtigen die de in punt II hiervoor gestelde voorwaarden integraal naleven zijn ontheven van de volgende verplichtingen :

- het aanmaken van een papieren controleband (veiligheidsafdruk) met de detailgegevens van de handelingen ;

- het bijhouden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel als bedoeld in artikel 14, §2, 3°, eerste lid, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1.

Evenwel, de belastingplichtigen die over één enkele of meerdere bedrijfszetels beschikken, moeten, voor het geheel van de handelingen waarvoor zij gebruik maken van de ontheffing tot uitreiking van een factuur voorzien in artikel 1, §2, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, een register houden waarin zij, per tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaalbedrag van de ontvangsten van de periode inschrijven. Dit register moet beantwoorden aan de regels vervat in artikel 15, § 1, van hetzelfde koninklijk besluit.

In tegenstelling tot wat voorgeschreven is in artikel 22, § 5, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, wordt er niet geëist dat de nummers van de in de loop van de dag aan de klanten uitgereikte ticketten dagelijks worden aangetekend in het register dat door de belastingplichtige wordt gehouden overeenkomstig wat voorafgaat.

Tot slot moeten, gedurende de periode beoogd in artikel 14, § 2, 3°, 2e lid, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, alle gegevens beoogd in punt II hiervoor kunnen worden medegedeeld voor een controle op de bedrijfszetel waar de handelingen waarop de gegevens betrekking hebben, werden verricht.

IV. De belastingplichtigen die de rekeningen en ontvangstbewijzen wensen te vervangen door bons van kasregisters en de kasticketten op digitale wijze bewaren moeten als volgt te werk gaan.

De belastingplichtigen die niet over een vergunning beschikken om de rekeningen en ontvangstbewijzen te vervangen door bons van kasregisters (zoals beoogd in de punten 49 tot 57 van de aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999) moeten hiertoe een aanvraag indienen bij de eerstaanwezend inspecteur van het BTW-controlekantoor waarvan ze afhangen. De aanvrager moet eveneens verduidelijken dat hij de methode van digitale bewaring van de gegevens wil toepassen en de datum mededelen vanaf wanneer deze werkwijze zal worden aangewend.

Het hoofd van het BTW-controlekantoor reikt de vergunning uit binnen een termijn van één maand te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, voor zover de aanvraag volledig is en alle vereiste voorwaarden zijn vervuld. Indien de toekenning van de vergunning wordt geweigerd, verstuurt hij binnen dezelfde termijn een met redenen omklede beslissing naar de aanvrager.

In de veronderstelling dat de belastingplichtige reeds houder is van een vergunning om de rekeningen en ontvangstbewijzen te vervangen door bons van een kasregister (zoals beoogd in de punten 49 tot 57 van de aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999), moet hij een aanvraag indienen bij de eerstaanwezend inspecteur van het BTW-controlekantoor waarvan hij afhangt met het oog op het kunnen aanwenden van de methode van digitale bewaring van de gegevens van de verrichte handelingen. Deze aanvraag moet verwijzen naar de vergunning waarvan hij geniet en de datum vermelden vanaf wanneer hij gebruik wenst te maken van deze bewaringsmethode.

Het hoofd van het BTW-controlekantoor reikt een nieuwe vergunning uit binnen een termijn van één maand te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, voor zover de aanvraag volledig is en alle vereiste voorwaarden zijn vervuld. Indien de toekenning van de vergunning wordt geweigerd, verstuurt hij binnen dezelfde termijn een met redenen omklede beslissing naar de aanvrager.

Ingeval in de schoot van eenzelfde inrichting zowel handelingen worden verricht beoogd door de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en 2 juni 2003 en de onderhavige beslissing, dan dient deze laatste beslissing te worden toegepast op het geheel van de opgeslagen handelingen.

V. Aangezien de uitgereikte kasticketten de rekeningen en ontvangstbewijzen beoogd in artikel 22, § 1, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, vervangen en bij toepassing van artikel 60, § 1, van het BTW-Wetboek, moeten de gedetailleerde gegevens van de door de belastingplichtige verrichte handelingen voor fiscale doeleinden bewaard worden gedurende een periode van tien jaar.

VI. Volledigheidshalve wordt de aandacht erop gevestigd dat, welke ook de methode is die gekozen wordt door de belastingplichtigen die gehouden zijn een rekening of ontvangstbewijs uit te reiken bij toepassing van artikel 22, §1, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1 (hetzij genummerde formulieren vervaardigd door erkende drukkers, hetzij bons van een kasregister met bewaring van de gegevens van het kasticket op papier, hetzij dezelfde bons met digitale bewaring van de gegevens van het kasticket), deze belastingplichtigen buiten het toepassingsveld vallen van de beslissing nr. E.T. 82.752 van 27 maart 1997 inzake de bewaring van boeken en stukken op optische schijven van het type WORM.

VII. Onderhavige beslissing treedt in werking op 2 juni 2003.

De Directeur,

J. MARCKX