Secteur de l'horeca. Obligations comptables, Devlies du 09.01.2008Secteur de l'horeca. Obligations comptables

Questions et Réponses, Chambre, 2007-2008, n° 011, p. 1599-1603

Secteur de l'horeca - Obligations comptables

QUESTION

Les agents taxateurs comme les services de recherche liés à l'Administration de la Fiscalité des entreprises et des Revenus (AFER) procèdent à la fin de chaque année civile à des visites, annoncées ou non, dans les établissements du secteur de l'horeca pour y examiner en détail la comptabilité.

Ces contrôles portent sur le respect de la réglementation relative à la TVA et sur celui des lois et des règlements en matière d'impôts sur les revenus.

1. Un établissement du secteur horeca exploité sous la forme d'une société est-il légalement ou réglementairement tenu, au regard des impôts indirects, de la TVA ainsi que de la comptabilité, de tenir quotidiennement et simultanément un «journal de caisse» et un «journal des recettes», manuels ou informatisés ?

2. En vertu de de quelles dispositions légales ou réglementaires tout contribuable est-il légalement tenu, d'une part, de toujours disposer d'un registre de caisse, de l'utiliser et de délivrer des tickets de caisse par ce moyen et, d'autre part, s'il a l'obligation de tenir un tel registre, de conserver chronologiquement pendant un certain nombre d'années calendrier les bandes de caisse enregistreuse imprimées par la machine?

3. Dans quels journaux de caisse et des recettes ou dans quels registres de caisse, et à quel moment, les recettes réalisées au moyen de cartes de crédit et de cartes de paiement doivent-elles, ou non, être quotidiennement comptabilisées simultanément ou doublement?

4. Quand les recettes journalières, y compris les acomptes, réalisées par cartes de paiement ou carte de crédit, deviennent-elles imposables au regard de l'impôt des sociétés et dans quelles déclarations périodiques à la TVA doivent-elles être à nouveau inscrites ?

5. Dans les cinq cas suivants, à quel moment précis les établissements horeca exploités sous la forme d'une société doivent-ils obligatoirement et à chaque fois délivrer une souche TVA et un ticket de caisse, et procéder au traitement comptable et fiscal ainsi qu'à la détermination du résultat :

a) lors du paiement d'un acompte par virement bancaire ou postal;

b) lors du paiement d'un acompte par carte de crédit ou carte de paiement;

c) lors du paiement d'un acompte en espèces;

d) lors du paiement du solde en espèces;

e) lors du paiement du solde par carte de paiement ou carte de crédit ?

Dans la pratique, ce problème fiscal et comptable se pose particulièrement au cours de la période très chargée des fêtes de fin d'année, qui coïncide également avec la période de clôture des comptes annuels (31/12), de sorte que le paiement des acomptes a lieu pendant l'année calendrier N, que les repas et les boissons sont consommés tant avant qu'après minuit et que les paiements n'interviennent qu'au cours de l'année N+1 (= le 1 ^er janvier).

6. L'exploitant de l'établissement horeca doit-il immédiatement établir un «reçu TVA» pour le client qui paie un acompte par virement bancaire ou postal, qu'il s'agisse ou non d'une personne morale, et le lui envoyer ultérieurement par la poste et, le cas échéant, conserver lui-même l'original ? Ou suffit-il, par souci de simplicité, d'établir une seule quittance TVA au moment du décompte final et de l'acquittement du solde ? Ou encore, une facture ou un compte (d'acompte) suffit-il ?

7. Pouvez-vous exposer vos instructions point par point, à la lumièredes dispositions fiscales et comptables en vigueur et de la charte pour une administration à l'écoute des usagers ?

REPONSE

(vice-premier ministre et ministre des Finances et des Réformes institutionnelles, 26.02.2008)

J'ai l'honneur de faire savoir ce qui suit à l'honorable membre.

1. La comptabilité des assujettis, à l'exception de ceux qui effectuent exclusivement des opérations visées à l'article 8 bis du Code, comprend, en vertu de l'article 14, § 2, 3°, alinéa 1 er, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif à la taxe sur la valeur ajoutée, un journal par siège d'exploitation, dans lequel ils inscrivent les recettes relatives aux opérations pour lesquelles ils ne sont pas obligés de délivrer une facture et pour lesquelles ils n'ont pas délivré de facture.

Ce journal peut être tenu sur papier conformément aux dispositions de l'article 15, §1 ^er, deuxième et troisième alinéas de l'arrêté royal précité ou de manière électronique conformément aux modalités contenues dans les décisions n° ET 112 577 du 8 novembre 2007 et n° ET 112 577/2 du 12 février 2008 (voir www.fisconet.fgov.be). Les inscriptions dans le journal des recettes sont réalisées au jour le jour.

Les assujettis qui disposent de plusieurs sièges d'exploitation doivent, en outre, tenir un registre centralisateur dans lequel ils inscrivent, à la fin de la période de déclaration, par taux, le montant total des recettes de cette période inscrites dans les différents journaux des recettes. Ce registre centralisateur peut être tenu soit sur papier soit sous forme électronique.

Ces obligations concernent également les assujettis qui sont actifs dans le secteur de i'horeca.

Il y a néanmoins lieu d'apporter quelque nuance dans ce cas.

En effet, certains assujettis du secteur horeca sont tenus, pour certaines opérations bien définies, de délivrer à leurs clients des notes ou reçus en vertu de l'article 22, §1 er, de l'arrêté royal n° 1. Ces notes et reçus peuvent être remplacés par des tickets de caisses enregistreuses conformément au §9 du même article et moyennant le respect des conditions reprises dans la circulaire n° 6 du 27 avril 1999. Lorsque ces tickets de caisses enregistreuses sont établis et conservés conformément à la décision n° ET 103 592 du 2 juin 2003 relative à la conservation digitale des tickets de caisses enregistreuses, les intéressés sont dispensés de tenir un journal des recettes par siège d'exploitation et peuvent se limiter à la tenue d'un registre centralisateur.

En outre, il est précisé que l'administration accepte que le journal des recettes propre à la réglementation TVA soit combiné avec les journaux qui doivent être tenus conformément à la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises.

En matière d'impôts sur les revenus, toute pièce justificative comptable créée doit être conservée conformément à l'article 315 du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 1992).

Le CIR 1992 n'impose au contribuable aucune condition particulière en ce qui concerne la nature de ces livres et documents, hormis ce dont dispose l'article 320 dudit code à l'égard des professions libérales.

2. L'utilisation d'une caisse enregistreuse n'est pas obligatoire pour l'application de la TVA. Cependant, les tickets d'une caisse enregistreuse constituent un exemple de pièces justificatives à l'appui des inscriptions dans le journal des recettes, comme l'exige l'article 15, § 2, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 relatif à la taxe sur la valeur ajoutée Moyennant le respect par l'intéressé des conditions imposées, ce qui précède est présenté par l'administration comme alternative à la délivrance obligatoire des notes et reçus précités visée à l'article 22, § 9, de l'arrêté royal n° 1.

Les assujettis qui font usage d'une telle caisse enregistreuse sont tenus d'imprimer journalièrement une bande de contrôle papier qu'ils doivent conserver pendant sept ans, à partir du 1 ^er janvier de l'année qui suit leur date sur la base de l'article 60, §1 er, du Code TVA et qu'ils doivent en outre classer par date et, le cas échéant, par caisse enregistreuse, après avoir indiqué sur sa face externe fa date des opérations et éventuellement le numéro de la caisse enregistreuse.

Les assujettis qui tombent toutefois sous le champ d'application de la décision précitée n° ET 103 592 du 2 juin 2003 relative à la conservation digitale des tickets de caisses enregistreuses ne doivent pas imprimer ces bandes de contrôle papier et peuvent conserver exclusivement de manière digitale les données relatives aux opérations qu'ils ont réalisées. Ils doivent bien entendu prendre les mesures nécessaires pour que ('authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des tickets qu'ils ont délivrés à leurs clients, ainsi que la lisibilité de ceux-ci, puissent être garanties durant toute la période de conservation.

3 à 5. En vertu de l'article 22, § 4, de l'arrêté royal n° 1, une note ou un reçu (éventuellement remplacé par un ticket de caisse enregistreuse sous les conditions requises) doit être délivré au client au moment de l'achèvement du service. En ce qui concerne les établissements hôteliers, ceci signifie au moment où cesse le séjour du client dans l'établissement ou au moment où un décompte partiel est établi. En ce qui concerne les établissements où des repas sont régulièrement consommés, ceci correspond au moment où le client a terminé son repas ou, au plus tard, lorsqu'il quitte l'établissement. Pour les repas qui sont fournis dans des hôtels-restaurants aux personnes qui séjournent dans l'établissement, aucun décompte séparé ne doit toutefois être délivré si le prix du repas n'est pas payé immédiatement. Dans une telle hypothèse, la note de hôtel doit comprendre le prix des repas.

Lorsqu'au moment de l'achèvement du service, une facture relative à cette opération est délivrée, qu'il s'agisse de la facture globale ou bien de la facture finale qui renvoie à une facture d'acompte éventuelle, cette facture remplace toutefois la note ou le reçu.

Les services visés sont inscrits dans le journal des recettes au fur et à mesure de l'encaissement du prix. La taxe est en outre également exigible à ce moment en vertu de l'article 17 de l'arrêté royal n° 1.

En cas de paiement au comptant, les trois événements précités ont lieu au même moment et cela ne pose généralement pas de problème.

En cas d'opérations de paiement au moyen de cartes de crédit ou de paiement et de virements bancaires ou postaux, le prix est, par contre, en principe encaissé, et la taxe est, par conséquent, exigible au moment où le compte du prestataire de services est crédité. Ce moment ne coı¨ncide donc pas avec l'achèvement du service. Ces montants sont inscrits dans le journal des recettes au moment où le montant arrive sur le compte du prestataire de services. Il y a lieu d'insister sur le fait que ce moment n'influence nullement le moment où une note ou un reçu doit être délivré.

Les opérations concernées sont reprises dans la déclaration périodique à la TVA relative à la période au cours de laquelle la taxe est devenue exigible sur les opérations.

En matière d'impôts sur les revenus, l'impôt dû pour un exercice d'imposition est établi, conformément à l'article 360, CIR 1992, sur les revenus que le contribuable a recueillis pendant la période imposable, et le Roi détermine la période imposable et les revenus qui s'y rapportent.

Les bénéfices qui ressortent d'une comptabilité sont censés avoir été recueillis à la date de clôture de l'exercice comptable auquel ils se rapportent (article 205, 1°, de l'arrêté royal d'exécution du CIR 1992).

Sauf dérogation expresse de la loi fiscale, les bénéfices imposables d'une société sont déterminés conformément aux règles du droit comptable (Cass. 20 février 1997).

6. Le paiement d'un acompte ne nécessite pas l'établissement d'un reçu. Au moment de l'achèvement du service, une note ou un reçu doit toutefois être délivré pour le montant total, à moins qu'une facture relative à cette opération ne soit délivrée à ce moment, qu'il s'agisse de la facture globale ou bien de la facture finale qui renvoie à une facture d'acompte éventuelle.