Obligation, facture, facturier d'entrée, facturier de sortie

Les articles 12 et 13 de l'arrêté royal n° 1, du 23 juillet 1969, modifié notamment par l'arrêté royal du 28 août 1970, imposent aux entreprises dont le chiffre d'affaires annuel, à l'exclusion de la taxe sur la valeur ajoutée, n'excède pas cinq millions de francs, la tenue d'un facturier d'entrée et d'un facturier de sortie.

Pour les autres entreprises, l'article 11 du même arrêté n° 1 prévoit simplement qu'elles doivent tenir une comptabilité suffisamment détaillée pour permettre l'application de la taxe et le contrôle de la perception exacte de celle-ci. Mais il est bien évident que cette comptabilité detaillée doit au moins comporter également un facturier d'entrée et un facturier de sortie.

De toutes façons, pour les petites et moyennes entreprises comme pour les assujettis ordinaires, les facturiers ne doivent pas nécessairement être des documents tenus a des seules fins fiscales; ils peuvent être incorporés dans l'ensemble de la comptabilité des intéresses, ou on pourra les trouver sous d'autres appellations, telles que journal des achats ou des entrées et journal des ventes ou des sorties.

La présente circulaire a pour objet de donner quelques directives concernant la tenue des facturiers.

I. Forme des facturiers. Facturiers sur feuilles mobiles.

En principe, les facturiers d'entrée et de sortie sont des registrés qui doivent être numérotés feuille par feuille (arr. roy. n° 1, art. 12, al. 2). Toutefois, ces facturiers peuvent, sous certaines conditions, être constitués de feuilles mobiles (arr. roy. n° 1, art. 12, al. 3).

Mettant à profit l'expérience faite dans le régime des taxes assimilées au timbre et tenant compte du recours de plus en plus répandu à des procédés mécaniques ou électroniques pour la tenue des comptabilités, l'administration autorise les assujettis à tenir leurs facturiers sur des feuilles mobiles, sans que ces feuilles soient préalablement soumises à un estampillage.

Cette autorisation est subordonnée aux conditions suivantes :

1° Les feuilles doivent, au plus tard au moment de leur emploi, être numérotées selon une série ininterrompue de numéros, par année ou multiple d'années.

2° Les feuilles doivent être conservées à tout moment dans l'ordre de leur numérotation.

3° Les documents sont inscrits, soit au facturier d'entrée, soit au facturier de sortie, selon une série ininterrompue de numéros couvrant une ou plusieurs années entières.

4° Les montants des documents inscrits sont totalisés soit par année, soit par période de déclaration (mois ou trimèstre). Les reports doivent être opérés de chaque page à la suivante.

5° Lorsque, pour des raisons techniques liées à l'utilisation de procédés mécanographiques, une partie d'une feuille ne sera pas utilisée, la partie restant en blanc doit, des que sont terminées les opérations d'inscription sur cette feuille, être barrée de façon à rendre cette partie définitivement inutilisable.

6° La possibilité de tenir les facturiers sur feuilles mobiles peut être retirée à l'assujetti qui n'a pas respecté les conditions posées, qui a abusé des facilités que ce système présente ou qui a apporté une entrave quelconque à la mission de contrôle des agents de l'administration. Le retrait est signifié à l'assujetti, au moyen d'une lettre commandée à la poste, par le contrôleur en chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dans le ressort duquel il est établi. L'autorisation ne peut plus être invoquée à compter du premier jour du mois qui suit celui du dépôt à la poste de la lettre recommandée.

Les conditions précitées sont applicables quel que soit le procédé utilisé pour la tenue des facturiers (tenue à la main ou à l'aide de machines; procédés par décalque, machines comptables ou a cartes perforées, ordinateurs).

Conditions supplémentaires à remplir par les entreprises qui, à façon, dressent les facturiers de plusieurs assujettis.

Les entreprises (sociétes fiduciaires, bureaux de comptabilité, etc.) qui dressent les facturiers pour plusieurs assujettis doivent, en outre, satisfaire aux conditions suivantes :

a) Les feuilles qu'elles utilisent doivent, au plus tard lors de l'emploi, être numérotées d'une façon ininterrompue.

b) Au plus tard lors de l'emploi, les feuilles sont complétées par l'indication des nom et adresse de l'assujetti pour qui le facturier est dressé, de son numéro d'immatriculation à la T.V.A., de l'année en cours et d'un numéro tire d'une série ininterrompue par assujetti et par année.

c) L'entreprise tient un inventaire des feuilles utilisées, avec pour chaque feuille ou groupe de feuilles consécutives, l'indication de l'assujetti à qui elle est ou elles sont destinées, ou bien elle conserve des doubles de ces feuilles, classés dans l'ordre de la numérotation.

Le registre des restitutions dont la tenue est imposée par l'article 4, § 1er, 2°, de l'arrêté royal n° 4, du 29 décembre 1969, peut également, sous les conditions précisées ci-avant, être remplacé par des feuilles mobiles.

II. Facturiers multiples.

Un assujetti peut tenir simultanément plusieurs facturiers, soit d'entrée, soit de sortie (facturiers par siège d'exploitation ou par département; facturier réserver à l'inscription des opérations au comptant, des opérations à l'exportation, etc.).

Toutefois, il doit alors à tout moment détenir et, en cas de contrôle, présenter à toute demande des agents de l'administration, une liste des facturiers en service et de leur affectation. Il doit, en outre, pour chaque période de déclaration (mois ou trimestre), dresser un tableau récapitulatif reprenant, pour chaque case ou rubrique de la déclaration, les montants résultant des différents facturiers.

III. Modèles de facturiers.

On trouvera ci-joints un modèle de facturier d'entrée et un modèle de facturier de sortie pouvant convenir, en règle générale, aux petites et moyennes entreprises. Il est toutefois bien entendu que l'emploi de ces modèles n'est pas obligatoire, car les facturiers peuvent être adaptés aux particularités de chaque entreprise.

Ces modèles appellent cependant les remarques suivantes :

Facturier d'entrée.

1. Le modèle ne concerne pas les assujettis soumis au régime de forfait prévu par l'article 56, § 1er, du Code de la T.V.A. Pour ces assujettis, un modèle de facturier d'entrée est joint à la décision établissant le forfait de leur secteur d'activité.

2. Dans les colonnes 6, 8, 9 et 10, les notes de crédit doivent être inscrites en rouge ou avec la mention CR ou le signe -.

3. Les colonnes 11 et 12 peuvent être négligées par les assujettis qui n'effectuent pas les opérations qui y sont visées.

4. En vue de remplir la déclaration, on remarquera : a) que la case 51 correspond aux colonnes 4, moins 5, moins 10; b) que la case 52 correspond à la colonne 9; c) que la case 21 correspond à la colonne 13; d) que la colonne 14 intervient dans la détermination du montant final à inscrire soir dans la case 31, soit dans la case 32.

5. Si l'on veut se réserver une possibilité de contrôle par le procédé de la balance carrée, il convient de compléter les colonnes 13 et 14 respectivement par des colonnes "T.V.A. non déductible" et "T.V.A. sur notes de crédit reçues, à ne pas reverser".

6. Les assujettis qui utilisent, à l'entrée, une autorisation basée sur l'article 43 du Code, doivent en outre pouvoir isoler ces opérations, selon les instructions prévues pour l'application de ce régime.

Facturier de sortie.

1. Si l'assujetti n'utilise pas les quatre taux sur ses factures de sortie, il peut laisser de côté une ou plusieurs des colonnes 6 à 9. De même, celui qui ne livre jamais à des petits détaillants peut supprimer la colonne 13.

2. La colonne 10 pourrait, bien que cela ne soit pas indispensable pour remplir la déclaration trimestrielle, être ventilée entre les exportations et opérations assimilées, et les autres opérations. De toutes façons, l'assujetti titulaire d'une autorisation basée sur l'article 43 du Code doit être en mesure d'isoler ses exportations.

3. On remarquera qu'aux cases 01, 02, 03, 04, 09 et 11 de la déclaration correspondent respectivement les colonnes 6, 7, 8, 9, 11 et 12 de la déclaration, mais le montant de la taxe d'égalisation se rapportant aux opérations d'un mois ne doit être déclaré qu'avec les opérations du mois suivant (arr. roy. n° 19, du 20 juillet 1970, art. 10). Enfin, les montants inscrits dans la colonne 14 interviennent dans la détermination du résultat final à inscrire soit dans la case 31, soit dans la case 32 de la déclaration.

4. Si l'on veut se réserver une possibilité de contrôle par le procédé de la balance carrée, il y a lieu d'ajouter une colonne contenant les différences existant, pour diverses raisons (escompte, emballages cautionnés, etc.), entre la base imposable et le montant "hors taxe" figurant sur les documents.

IV. Divers.

1. L'administration admet que dans les facturiers, les noms des fournisseurs ou des clients soient remplacés par des numéros de comptes ou d'autres numéros de code, pour autant que la liste de ces numéros avec les nom et adresse de chacun des intéressés puisse, à tout moment, être remise aux services chargés du contrôle de la T.V.A.

2. En vertu de l'article 12, alinéa 1er, 1°, b, de l'arrêté royal n° 1, l'inscription au facturier d'entrée des documents constatant des importations doit être complétée par une référence aux factures d'achat correspondantes. L'administration considère qu'il est satisfait à cette obligation dès que le document d'importation et la facture porte une référence de l'une à l'autre pièce.