Contrôle. Endroit où la comptabilité d'une société doit se trouver

Questions et Réponses, Chambre

Contrôle - Endroit où la comptabilité d'une société doit se trouver

QUESTION

Les derniers temps, les fonctionnaires contrôleurs des Finances se sont présentés à plusieurs reprises sans préavis chez les contribuables pour leur demander la production de leur comptabilité et pour effectuer des «contrôles par recoupements».

En soi, cette intervention se justifie certainement dans la mesure où elle combat la fraude fiscale, mais dans la pratique elle se heurte à de nombreuses difficultés au sujet desquelles je voudrais demander à Monsieur le Ministre des Finances de prendre position, tant au point de vue du principe que sur le plan concret.

1° Il se fait que dans la pratique, l'expert-comptable, l'expert fiscal ou le vérificateur de l'administration des Finances lui-même demandent à disposer de la comptabilité pendant un certain nombre de semaines par an, en vue de procéder soit à la centralisation, soit à l'établissement de la déclaration, soit encore au contrôle de celle-ci.

Cette habitude est devenue un fait que.même la loi ne pourrait changer, parce qu'elle répond tout simplement à une nécessité. Par conséquent, la question se pose de savoir dans ce cas si le contribuable est en contradiction avec la loi parce qu'il ne peut tenir à jour sa comptabilité, ni la produire à la première demande. Si cette situation est le fait de l'administration, le contribuable ne sera pas inquiété, mais si les documents se trouvent chez son conseiller, la situation est tout autre. Le contribuable peut-il remettre sa comptabilité à des experts-comptables sans se trouver ipso-facto dans une situation en principe désavantageuse vis-à-vis de l'administration?

Dans la négative, le même principe est-il applicable au cas fréquent où un fonctionnaire des Finances demande la comptabilité en communication et la garde par devers soi?

S'il y a une distinction entre les deux cas, comment la justifie-t-on?

2° Dans le secteur privé, on a de plus en plus recours à l'ordinateur, entre autres, en raison du time-sharing ou du fait que soit les experts-comptables indépendants, soit les bureaux de ce genre ou ce qu'on appelle communément les fiduciaires, emploient un seul ordinateur pour tous leurs clients.

Dans ce cas, la «comptabilité» se trouve chez un tiers sous forme de «software» ou de programme enregistré sur une bande qu'on insère dans la machine quelques minutes par jour ou par semaine.

Quelle est l'attitude de l'administration à l'égard de cette situation et plus particulièrement en ce qui concerne les obligations en ce qui concerne l'authenticité de la comptabilité?

REPONSE

1° La comptabilité d'une entreprise doit, en règle, se trouver au siège de celle-ci. C'est à cet endroit que les agents du contrôle de l'application soit des impôts sur les revenus, soit de la taxe sur la valeur ajoutée, exercent leurs investigations et que, conformément à la loi, la communication de ces documents doit pouvoir avoir lieu, sans déplacement (v. article 221, alinéa 1er, du Code des impôts sur les revenus, et article 61 du Code de la T.V.A.).

L'article 221, alinéa 3, du Code des impôts sur les revenus prévoit cependant que des dérogations à cette règle peuvent être accordées par l'administration des contributions directes; c est ainsi que le contrôleur des contributions peut, dans des cas particuliers, autoriser le contribuable à transférer tout ou partie de ses livres et documents, à une date déterminée et pour une période limitée, en dehors de son entreprise (v. Commentaire des impôts sur les revenus, no 221/20).

Il est bien entendu que, même quand la dérogation visée à l'alinéa précédent est accordée, le contribuable doit être en mesure, lorsqu'un contrôle lui est annoncé, de rentrer en possession de ses documents et livres afin de pouvoir les représenter le jour fixé pour le contrôle. En cas de contrôle fait à l'improviste, il doit, si ces documents ne sont pas en sa possession, pouvoir désigner la personne ou l'organisme qui les détient, et prendre ses dispositions pour pouvoir se les faire restituer dans un court délai.

La comptabilité doit, en principe, être tenue au jour le jour. Toutefois, l'Administration ne s en tient pas strictement a cette règle; elle admet notamment que l'entreprise dispose d'un certain délai pour mettre sa comptabilité au point avant le dépôt de ses déclarations périodiques. Ce délai est variable selon les moyens utilisés (comptabilité tenue par l'entreprise elle-même ou par un tiers) et l'organisation mise en place (moyens manuels, mécanographiques ou électroniques), mais suffisamment proche de la date des opérations, de façon à respecter les impératifs de la sincérité et de l'exactitude.

Il y a lieu en tout cas de signaler que, par sa nature même, le journal des recettes visé par l'article 12, 3°, de l'arrêté royal no 1, du 23 juillet 1969, relatif à la taxe sur la valeur ajoutée doit être tenu au jour le jour et se trouver en permanence au siège de l'entreprise.

2° Ainsi qu'il résulte clairement de l'article 11 de l'arrêté royal no 1 précité, la comptabilité des entreprises doit être tenue de façon à permettre aux services de l'Administration de contrôler l'application exacte de l'impôt. Cela implique notamment, lorsque la comptabilité d'un contribuable est dressée à l'aide d'un ordinateur, qu'existe, sous la forme de documents imprimés. en clair, la base même de cette comptabilité, et entre autres le facturier d'entrée et le facturier de sortie, ainsi que le détail des opérations qui sont prises en considération pour constituer les différents éléments des déclarations fiscales ou de leurs annexes.

En outre, doivent être observées les règles relatives à la tenue de facturiers sur feuillets mobiles, prescrites par la circulaire no 81 du 7 décembre 1970 de l'Administration de la taxe sur la valeur ajoutée, de l'enregistrement et des domaines (publiée dans la Revue T.V.A. no 1, pp. 32 et suivantes).

Comme toujours, la comptabilité tenue doit évidemment être contrôlable, sincère et exacte et appuyée par des pièces justificatives.