Controle. Plaats waar de boekhouding van een onderneming zich moet bevinden

Vr. en Antw., Kamer

Controle - Plaats waar de boekhouding van een onderneming zich moet bevinden

VRAAG

De controle-ambtenaren van financiën zijn, de laatste tijd, herhaaldelijk zonder enige vooraanmelding bij de belastingplichtigen verschenen om hen de overlegging van de boekhouding te vragen en "kruis-controles" uit te voeren.

In se is dit optreden zeker niet onverantwoord om de fiskale fraude te bestrijden maar het stuit in de praktijk op vele moeilijkheden waaromtrent ik van de heer Minister van Financiën zowel een principiële als een konkrete stellingname zou willen vragen.

1° In de praktijk is het zo dat gedurende een aantal weken per jaar hetzij de accountant, de fiskale expert of de verificateur bv. van het bestuur van Financiën zelf vragen over de boekhouding te beschikken om hetzij de centralisatie te verrichten en de aangifte op te stellen, hetzij om de aangifte te kontroleren.

Deze gewoonte is een feit geworden dat zelfs niet door een wet zou kunnen veranderd worden omdat ze zonder meer aan een noodzaak beantwoordt. De vraag luidt dus of de belastingplichtige zich in dit geval in overtreding van de wet bevindt omdat hij zijn boekhouding niet dagelijks kan bijhouden en ze evenmin kan overleggen. Is die toestand te wijten aan het bestuur zelf dan zal de belastingplichtige daar in feite niet veel hinder ondervinden, maar de toestand wordt geheel anders als de bescheiden zich bij zijn adviseur bevinden. Mag de belastingplichtige zijn boekhouding enz. aan accountants en dergelijke overhandigen zonder ipso facto in een principieel nadelige toestand te verkeren t.a.v. het bestuur?

Als het antwoord ontkennend is, geldt hetzelfde principe dan ook het veelvuldig voorkomend feit dat een ambtenaar van Financiën de boekhouding vraagt en onder zich houdt?

Ingeval er een onderscheid tussen de twee gevallen wordt gemaakt, hoe wordt dat meer bepaald verantwoord?

2° Het gebruik van computers vindt thans een snel toenemend gebruik in de privé-sector o.m. door time sharing of door het feit dat hetzij zelfstandige accountants hetzij dito kantoren of de zogenaamde fiduciaire één enkele computer voor al hun kliënten gebruiken.

De "boekhouding" bevindt zich in dit geval bij een derde onder de vorm van "software" of een programma op band dat enkele minuten per dag of per week wordt ingeschakeld.

Hoe staat het bestuur tegenover deze toestand meer bepaald wat de verplichtingen inzake en de geloofwaardigheid van de boekhouding betreft?

ANTWOORD

1° De boekhouding van een onderneming moet zich, in de regel, ter zetel van die onderneming bevinden. Het is op die plaats dat de ambtenaren die belast zijn met de controle op de toepassing, hetzij van de inkomstenbelastingen, hetzij van de belasting over de toegevoegde waarde, hun onderzoekingen verrichten en dat, overeenkomstig de wet, het mededelen van de documenten, zonder verplaatsing, moet gebeuren (zie artikel 221, lid 1, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen, en artikel 61 van het Wetboek van de BTW).

Artikel 221, lid 3, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen bepaalt evenwel dat op die regel afwijkingen kunnen worden toegestaan door de Administratie van de directe belastingen; zo kan de hoofdcontroleur der belastingen toestaan dat, wegens bijzondere omstandigheden, de belastingplichtige zijn boeken en bescheiden of een deel ervan, op een bepaalde datum en voor een beperkte tijd, elders heenbrengt (zie Commentaar op het Wetboek der inkomstenbelastingen, nr. 221/20).

Het is wel verstaan dat, zelfs wanneer de in het vorig lid bedoelde afwijking is toegestaan, de belastingplichtige in staat moet zijn, wanneer een controle is aangekondigd, zijn boeken en bescheiden opnieuw in bezit te hebben om ze op de vastgestelde dag voor de controle voor te leggen. In geval van niet-aangekondigde controle moet hij, wanneer die documenten niet in zijn bezit zijn, de persoon of de instelling kunnen aanwijzen bij wie ze berusten en de maatregelen nemen om ze binnen een korte termijn bij hem terug te doen brengen.

De boekhouding moet, in beginsel, van dag tot dag, worden gehouden. Evenwel, houdt de Administratie zich niet strikt aan die regel; zij neemt onder meer aan dat de onderneming over een zekere termijn beschikt om haar boekhouding bij te werken voor het indienen van de periodieke aangiften. Die termijn is veranderlijk volgens de gebruikte middelen (boekhouding gehouden door de onderneming zelf of door een derde) en de toegepaste methodes (met de hand, mechanische of elektronische middelen), maar moet voldoende dichtbij de datum van de verrichtingen liggen, zodanig dat de voorschriften van oprechtheid en juistheid worden geëerbiedigd.

Er dient in elk geval te worden aangestipt dat, door zijn aard zelf, het door artikel 12, 3°, van het koninklijk besluit nr. 1, van 23 juli 1969, betreffende de belasting over de toegevoegde waarde bedoeld dagboek van ontvangsten, van dag tot dag moet worden gehouden en zich bestendig ter zetel van de onderneming moet bevinden.

2° Zoals duidelijk blijkt uit artikel 11 van het voormelde koninklijk besluit, moet de boekhouding van de ondernemingen derwijze worden gehouden dat het de diensten van de Administratie mogelijk is, de juiste toepassing van de belasting na te gaan. Dat brengt onder meer met zich dat, wanneer de boekhouding van een belastingplichtige met de hulp van een computer wordt gevoerd, de grondslag zelf van de boekhouding moet bestaan in de vorm van documenten in gewoon schrift; zulks geldt o.a. voor het boek voor inkomende facturen en het boek voor uitgaande facturen, evenals voor het detail van de verrichtingen die in aanmerking worden genomen om de verschillende bestanddelen van de belastingaangiften of van hun bijlagen vast te stellen.

Verder moeten de regelen worden nageleefd die in de aanschrijving nr. 81 van 7 december 1970 van de Administratie van de belasting over de toegevoegde waarde, registratie en domeinen (gepubliceerd in BTW-Revue nr. 1, blz. 34 en volgende) zijn voorgeschreven met betrekking tot het houden van factuurboeken op losse bladen.

Natuurlijk moet de gevoerde boekhouding, zoals steeds, beantwoorden aan de vereisten inzake controleerbaarheid, oprechtheid en juistheid en moet zij door verantwoordingsstukken gestaafd zijn.