Archivage et stockage de factures, De Crem du 04.07.2005

Questions et Réponses, Chambre, 2006-2007, n° 163, p. 31999

Archivage et stockage de factures

QUESTION

La directive européenne relative à la facturation électronique a été transposée en droit national belge en janvier 2004. De nombreuses sociétés attachaient alors beaucoup d'importance à la réduction des périodes de stockage et à l'élargissement des possibilités de stockage sous forme numérique en matière fiscale et comptable.

Depuis, une année s'est écoulée, et force est de constater que la situation n'a guère évolué sur ce plan.

1. Quelles sont actuellement les possibilités et les limites pour les sociétés en matière de transmission et d'archivage électroniques de factures ?

2.

a) Quel pourcentage des factures établies par des sociétés belges pourrait être traité sous forme électronique en vertu de la législation actuelle relative à la facturation électronique ?

b) Quel est, à l'heure actuelle, le pourcentage de factures effectivement traité sous forme électronique?

3. Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

4. Quels obstacles juridiques et autres reste-t-il à franchir pour ouvrir la voie au traitement électronique de l'ensemble des factures ?

5.

a) Quand la période de stockage pour les factures sera-t-elle effectivement ramenée à cinq ans ?

b) Pourquoi la décision en la matière tarde-t-elle à ce point ?

c) Quelle est la période de stockage actuelle ?

6.

a) Quels sont les risques liés à une période de stockage plus courte ?

b) Comment compte-t-on maıˆtriser ces risques ?

REPONSE

(secrétaire d'E´ tat à la Modernisation des Finances et à la Lutte contre la fraude fiscale, adjoint au ministre des Finances, 19.04.2007)

Les entreprises peuvent réaliser des économies de coûts considérables et travailler de manière plus efficace par la facturation et l'archivage électroniques. Des factures ne circulent pas seulement entre des entreprises et leurs clients et fournisseurs mais également entre des départements et des établissements au sein de grandes organisations. En plus de l'économie de production et d'envoi de la facture, l'approche digitale peut également empêcher des contestations ou accélérer le règlement de celles-ci.

Nous pouvons distinguer trois modèles de facturation électronique :

1. Seller direct

Le vendeur établit une facture électronique pour ses clients. Ce modèle est fort répandu dans les secteurs B2C (Business to Consumer) où le nombre de factures émises est très élevé, comme la production, les services aux collectivités, les soins de santé et les services financiers.

2. Buyer direct

L'acheteur établit la facturation électronique pour ses fournisseurs. Le vendeur peut adopter la facturation électronique pour consolider sa relation avec le client.

3. Consolidator

Acheteur et vendeur travaillent via une plateforme intermédiaire comme celle de Certipost et d'Isabel. Cette approche ne cesse de gagner en popularité en raison de la complexité des deux modèles précédents. Le système offre aux vendeurs et aux acheteurs moins d'avantages supplémentaires mais l'intégration dans une plate-forme externe représente une opération qu'il ne faut donc exécuter qu'une seule fois.

La facturation électronique a encore beaucoup de potentiel, mais la Commission de la Protection de la Vie Privée a également reçu plusieurs questions d'utilisateurs et examine actuellement les violations de la loi sur la protection de la vie privée.

En ce qui concerne le délai de conservation, je vous renvoie à l'article 60, § 1er, du Code de la TVA, qui stipule :»§ 1er. Les livres, factures et autres documents dont la tenue, la rédaction, ou la délivrance sont prescrites par le présent Code ou en exécution de celui-ci, doivent être conservés par les personnes qui les ont tenus, dressés, délivrés ou reçus, pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur cloˆ ture s'il s'agit de livres, leur date s'il s'agit de factures ou d'autres documents, ou l'année au cours de laquelle le droit à déduction a pris naissance, dans les situations visées à l'article 58, § 4, 7°, alinéa 2, s'il s'agit des documents visés à l'article 58, § 4, 7°, alinéa 4.»

L'article 315, troisième alinéa, CIR 1992, dispose : «Sauf lorsqu'ils sont saisis par la justice, ou sauf dérogation accordée par l'administration, les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables doivent être conservés à la disposition de l'administration, dans le bureau, l'agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé du contribuable où ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés, jusqu'à l'expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable ».

L'article 81bis, troisième alinéa, du Code de la TVA, dispose que dans certains cas déterminés, il peut seulement y avoir prescription à l'expiration de la septième année qui suit celle durant laquelle la cause de l'exigibilité est intervenue.

Par ces motifs, le délai de prescription en matière de TVA ne peut être ramené à cinq ans mais doit être maintenu à sept ans, de manière à compenser tous les risques de perte de revenus.