Le principe Only Once

Question parlementaire n° 229 de monsieur Steven Matheï du 20.02.2020

Chambre, Questions et Réponses, 2019-2020, QRVA 55/015 du 09.04.2020, p. 141

Le principe Only Once

QUESTION

Dans votre réponse à ma question orale n° 2996C du 4 février 2020, vous expliquiez le suivi des signalements des violations du principe Only Once. Vous évoquiez également l'inventaire des formulaires existants.

1. Pouvez-vous préciser si cet inventaire implique que le SPF Finances répertorie de manière proactive les démarches à entreprendre pour mettre tous les formulaires existants en conformité avec le principe Only Once ?

2. Quelles démarches le SPF Finances doit-il encore entreprendre pour respecter la législation Only Once ?

3. Pouvez-vous préciser s'il existe un calendrier pour les démarches que doit encore entreprendre le SPF Finances dans le cadre du principe Only Once ?

REPONSE

1. Depuis 2015, le SPF Finances prépare de manière proactive l'entrée en vigueur de la législation Only Once (loi du 5 avril 2014). Pour la préparation pratique, les recommandations de l'Agence pour la simplification administrative ont été suivies.

Ce qui signifie en pratique :

a) Contrôle (et adaptation) des formulaires papier et électroniques.

Un inventaire de tous les formulaires utilisés pour demander des informations aux citoyens et aux entreprises a été réalisé. L'inventaire, dans lequel 370 formulaires ont été identifiés, comprend tant les formulaires papier que les formulaires numériques.

Pour chaque formulaire, nous avons vérifié si :

- les personnes ou entreprises sont correctement identifiées à l'aide des clés uniques prescrites;

- aucune information n'est demandée qui soit déjà connue du SPF Finances;

- aucune pièce justificative supplémentaire n'est requise dans les formulaires;

- les formulaires numériques sont préremplis avec les informations d'identification des citoyens ou des entreprises concerné(e)s.

Le cas échéant, les formulaires ont été adaptés aux exigences de la législation Only Once. La priorité a été donnée, en application de la stratégie de numérisation du SPF Finances, à l'adaptation des formulaires électroniques.

b) Contrôle (et adaptation) des applications.

Un plan d'action a été élaboré et mis en oeuvre pour vérifier si les données relatives aux personnes et aux entreprises figurant dans les applications du SPF Finances étaient correctement identifiées avec les clés uniques prescrites (numéro de registre national, numéro BCE, numéro de registre bis ou numéro EORI). Ce plan d'action comprenait 107 actions, qui ont toutes été menées à bien.

c) Contrôle (et adaptation) de la législation.

Un inventaire des modifications nécessaires de la législation pour se conformer aux exigences de la législation Only Once a été réalisé.

Un projet de loi visant à modifier plusieurs codes fiscaux a été élaboré dans le but de dématérialiser les relations entre le Service public fédéral Finances et les contribuables. Ce projet a été signé par le Conseil des ministres le 17 janvier 2020 puis envoyé au Conseil d'État, qui a rendu son avis le 17 mars 2020. L'avis est en cours d'analyse.

Les inventaires et les plans d'action y afférents ont été régulièrement soumis à l'Agence pour la simplification administrative, qui a fait rapport au Conseil des ministres sur l'état d'avancement de la mise en oeuvre de la législation Only Once, au cours des années 2015 à 2018.

2. À l'heure actuelle, les plans d'action Only Once établis en 2015 ont été pleinement mis en oeuvre. Les modifications nécessaires aux applications et aux formulaires ont été apportées et une proposition de législation a été soumise.

L'accent est désormais mis sur le maintien de la compliance avec la législation Only Once.

Pour chaque business case, on vérifie si les exigences de la législation Only Once ont été respectées. Ce contrôle est intégré au cycle stratégique et à la préparation annuelle du portefeuille de projets. Les inventaires des formulaires et des applications sont continuellement mis à jour afin de conserver une vue d'ensemble actualisée.

Conformément à l'article 8, § 1 de la loi Only Once, le chef de projet de chaque projet dans lequel de nouveaux formulaires électroniques sont mis à la disposition des citoyens ou des entreprises est invité à soumettre les projets de formulaires nouveaux ou fortement modifiés pour avis à l'Agence pour la simplification administrative.

3. L'attention au respect de la législation Only Once est devenue un élément permanent du fonctionnement opérationnel du SPF Finances. Les points de contrôle nécessaires sont en place pour garantir la compliance avec la législation Only Once. Cela se fait essentiellement par le screening des business cases et la conception des formulaires, l'utilisation des clés uniques pour identifier les personnes et les entreprises et les avis demandés en la matière à l'Agence pour la simplification administrative.

Étant donné que les plans d'action pour les formulaires et les applications sont entièrement mis en oeuvre, il n'est pas nécessaire d'adopter une approche supplémentaire par projet pour l'évolution future des formulaires numériques et des applications y afférentes, mais des activités définies sont utilisées dans les processus opérationnels du SPF Finances.

Si le projet de législation portant sur la dématérialisation des relations entre le SPF Finances et les contribuables est approuvé, un nouveau plan d'action sera établi pour l'élaboration des arrêtés royaux et ministériels y afférents. Le timing à cet égard n'est pas encore connu.