Het Only Once-principe

Parlementaire vraag nr. 229 van de heer Steven Matheï d.d. 20.02.2020

Kamer, Vragen en Antwoorden, 2019-2020, QRVA 55/015, d.d. 09.04.2020, blz. 141

Het Only Once-principe

VRAAG

In uw antwoord op mijn mondelinge vraag nr. 2996C van 4 februari 2020 lichtte u de opvolging van meldingen van schending van het Only Once-principe toe. Ook verwees u naar de inventarisatie van de bestaande formulieren die uitgevoerd werd.

1. Kunt u verduidelijken of deze inventarisatie inhoudt dat door de FOD Financiën proactief wordt opgelijst welke stappen dienen ondernomen te worden om alle reeds bestaande formulieren te laten voldoen aan het Only Once principe?

2. Welke stappen moeten nog ondernomen worden door de FOD Financiën om te voldoen aan de Only Once-wetgeving?

3. Kunt u verduidelijken of er een timing is geplakt op de nog te nemen stappen door de FOD Financiën in het kader van het Only Once-principe?

ANTWOORD

1. FOD Financiën heeft sinds 2015 op een proactieve manier de voorbereiding uitgevoerd van de inwerkingtreding van de Only Once wetgeving (wet van 5 april 2014). Voor de praktische voorbereiding werden de aanbevelingen van de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging gevolgd.

Dit betekent in de praktijk:

a) Controle (en aanpassing) van de papieren en elektronische formulieren.

Een inventarisatie werd uitgevoerd van alle formulieren waarmee inlichtingen gevraagd worden aan de burgers en de ondernemingen. De inventaris, waarin 370 formulieren geïdentificeerd zijn, omvat zowel de papieren formulieren, als de digitale formulieren.

Voor elk formulier werd gecontroleerd of:

- de personen of ondernemingen op een correcte manier geïdentificeerd worden met de voorgeschreven unieke sleutels;

- er geen informatie wordt gevraagd die reeds bij FOD Financiën gekend is;

- in de formulieren geen extra bewijsstukken worden gevraagd;

- de digitale formulieren vooraf ingevuld worden met de identificatie informatie van de betrokken burgers of ondernemingen.

Waar nodig werden de formulieren aangepast aan de eisen van de Only Once wetgeving. Prioriteit werd gegeven, in uitvoering van de digitaliseringstrategie van FOD Financiën, aan de aanpassing van de elektronische formulieren.

b) Controle (en aanpassing) van de applicaties.

Een actieplan werd opgesteld en uitgevoerd waarmee gecontroleerd werd of de gegevens over personen en ondernemingen in de applicaties van FOD Financiën op de juiste manier geïdentificeerd zijn met de unieke sleutels die voorgeschreven zijn (Rijksregisternummer, KBO nummer, Bisregister nummer of EORI nummer). Dit actieplan omvatte 107 acties die inmiddels allemaal afgerond zijn.

c) Controle (en aanpassing) van de wetgeving.

Een inventaris werd opgemaakt van de wijzigingen in de wetgeving die nodig zijn om compliant te zijn met de eisen van de Only Once wetgeving.

Hiermee werd een wetsvoorstel tot wijziging van verscheidene fiscale wetboeken opgemaakt met voorwerp de dematerialisatie van de relatie tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en de belastingplichtigen. Dit ontwerp werd op 17 januari 2020 door de Ministerraad ondertekend en vervolgens naar de Raad van State gestuurd, die haar advies uitbracht op 17 maart 2020. Het advies wordt momenteel geanalyseerd.

De inventarissen en de bijbehorende actieplannen werden tijdens de jaren 2015 tot 2018 op regelmatige tijdstippen overgemaakt aan de Dienst Administratieve Vereenvoudiging die de voortgang van de implementatie van de Only Once wetgeving rapporteerde aan de Ministerraad.

2. Op dit ogenblik zijn de actieplannen voor Only Once die gemaakt werden in 2015 volledig uitgevoerd. De noodzakelijke wijzigingen aan applicaties en formulieren zijn uitgevoerd en een voorstel van wetgeving is ingediend.

De focus ligt nu op het behoud van de compliance met de Only Once wetgeving.

Voor elke business case wordt gecontroleerd of de eisen van de Only Once wetgeving gerespecteerd zijn. Deze controle is geïntegreerd in de strategische cyclus en de jaarlijkse voorbereiding van de projecten portfolio. De inventarissen van formulieren en applicaties worden doorlopend bijgewerkt om een actueel overzicht te kunnen behouden.

Overeenkomstig artikel 8, §1, van de Only Once wet wordt aan de projectleider van elk project waarin nieuwe elektronische formulieren ter beschikking van de burger of de onderneming worden gesteld gevraagd om de ontwerpen van de nieuwe of sterk gewijzigde formulieren voor advies voor te leggen aan de Dienst voor Administratieve vereenvoudiging.

3. Aandacht voor het respecteren van de Only Once wetgeving is een permanent onderdeel geworden van het operationeel functioneren van FOD Financiën. De noodzakelijke controlepunten zijn aanwezig om te bewaken dat de compliancy met de Only Once wetgeving behouden blijft. Dit gebeurt in essentie via de screening van de business cases en ontwerpen van formulieren, gebruik van de unieke sleutels voor identificatie van personen en ondernemingen en de adviezen die in deze materie gevraagd worden aan de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging.

Vermits de actieplannen voor formulieren en applicaties volledig uitgevoerd zijn, is er geen noodzaak aan een aanvullende projectmatige aanpak voor verdere evolutie van digitale formulieren en de bijbehorende applicaties maar wordt er gewerkt met gedefinieerde activiteiten in de operationele processen van FOD Financiën.

Indien het ontwerp van wetgeving voor dematerialisatie van de relatie tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en de belastingplichtigen goedgekeurd wordt, zal een nieuw actieplan opgemaakt worden voor opmaak van de bijbehorende koninklijke en ministeriële besluiten. Een timing is hiervoor nog niet gekend.