Conservation des documents comptables. conservation digitale. authenticité. intégrité

Questions et Réponses, Chambre 2011-2012, n° 57 du 19.03.2012 p. 33

Conservation des documents comptables

Conservation digitale

Authenticité

Intégrité

QUESTION

Sur base de quelle disposition du Code de la TVA ou d'un des arrêtés royaux pris pour son exécution, l'intégrité de documents papier archivés par des méthodes électroniques doit-elle être garantie par des méthodes d'encryptage électronique?

REPONSE

(de monsieur Vanackere, Vice-premier ministre et ministre des Finances et du Développement durable, chargé de la Fonction publique)

L'article 60, § 1er, du Code de la TVA prévoit que les factures dont la délivrance ou l'exécution est prescrite par ledit Code ou par un arrêté royal, doivent être conservées par les personnes qui les ont délivrées ou reçues, pendant sept ans à partir du 1^er janvier de l'année qui suit leur date. En vertu de l'article 60, § 3, alinéa 2, du Code précité, l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures, ainsi que leur lisibilité, doivent être garanties durant toute la période de conservation. L'alinéa 4 de ce même article précise encore que les factures reçues sur papier sont conservées dans leur forme originale ou de manière digitale mais que, dans ce dernier cas, les technologies utilisées doivent garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures. L'assujetti est tenu dès lors de recourir à une technologie en matière de conservation des factures qui procure l'assurance de l'identité du fournisseur (authenticité de l'origine) et qui garantisse que le contenu de la facture n'a pas été modifié (intégrité du contenu). J'attire toutefois votre attention sur les modifications en cours de la réglementation en matière de TVA suite à la directive européenne du Conseil du 13 juillet 2010 modifiant la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne les règles de facturation, et qui seront d'application à partir du 1^er janvier 2013. à partir de ce jour, outre les méthodes déjà prévues, les contrôles de gestion qui indiquent une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services pourront également être utilisés pour offrir les garanties d'authenticité et d'intégrité. En ce qui concerne plus particulièrement la conservation sous forme digitale d'une facture papier, les assujettis pourront utiliser les techniques décrites dans la circulaire n° 16 du 13 mai 2008 qui garantissent l'inaltérabilité et la durabilité du document digitalisé par l'utilisation d'une signature électronique avancée ou d'un système d'algorithme de sécurisation ou toute autre méthode qui respecte les règles d'authenticité et d'intégrité. Parmi les méthodes utilisées sont également visés les contrôles de gestion précités.