Bewaring van de boekhoudkundige stukken. digitale bewaring. authenticiteit. integriteit

Vragen en Antwoorden, Kamer 2011-2012, nr. 57 d.d. 19.03.2012 blz. 33

Bewaring van de boekhoudkundige stukken

Digitale bewaring

Authenticiteit

Integriteit

VRAAG

Op grond van welke bepaling in het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde of welk uitvoeringsbesluit bij dat Wetboek moeten digitaal gearchiveerde papieren stukken versleuteld worden door middel van digitale encryptiemethoden?

ANTWOORD

(van de heer Vananckere, Vice-eersteminister en minister van Financiën en Duurzame Ontwikkeling, belast met Ambtenarenzaken)

Artikel 60, § 1, van het Btw-wetboek voorziet dat de facturen, waarvan de uitvoering of de uitreiking voorgeschreven is in dit Wetboek of in een koninklijk besluit, dienen te worden bewaard door de personen die ze hebben uitgereikt of ontvangen en dit gedurende zeven jaren te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Krachtens artikel 60, § 3, 2de lid, van voornoemd Wetboek, moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen, alsmede de leesbaarheid ervan, gedurende de volledige bewaringstermijn worden gewaarborgd. Het vierde lid van datzelfde artikel verduidelijkt nog dat de facturen die in papieren vorm werden ontvangen ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal worden bewaard, maar dat, in dit laatste geval, de gebruikte technologieën de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen moeten waarborgen. De belastingplichtige is er bijgevolg toe gehouden om een beroep te doen op een technologie van bewaring van facturen die de identiteit van de leverancier waarborgt (de authenticiteit van herkomst) en garandeert dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan (de integriteit van de inhoud). Ik vestig evenwel uw aandacht op de op til zijnde wijzigingen in de btw-reglementering ingevolge de Europese richtlijn van de Raad van 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde wat de factureringsregels betreft, die van toepassing zullen zijn met ingang van 1 januari 2013. Vanaf die datum zullen, naast de reeds voorziene methoden, ook bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantonen, kunnen worden gebruikt om de authenticiteit en integriteit te bewijzen. Wat meer in het bijzonder de digitale bewaring van een papieren factuur betreft, zullen de belastingplichtigen de in de circulaire nr. 16 van 13 mei 2008 omschreven technieken kunnen gebruiken, die de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen door het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening of van een systeem van een verzegelingsalgoritme of van elke andere methode die de regels van authenticiteit en integriteit eerbiedigt. Met de gebruikte methoden worden eveneens de voornoemde bedrijfscontroles bedoeld.