Avis aux entreprises, Conservation des déclarations en douaneAvis aux entreprises,Conservation des déclarations en douane

INFO 22.01.08/1

22.01.2008 - Informations et communications (A.F.E.R.-T.V.A.)

Avis aux entreprises - Conservation des déclarations en douane

L'Administration des douanes et accises a publié au Moniteur Belge du 3 avril 2007 un communiqué relatif à l'introduction en Belgique du système de déclaration paperless en matière de douanes et accises (PLDA). L'introduction définitive de ce système a déjà été postposée à plusieurs reprises mais, selon une communication de cette même Administration (M.B. du 12 décembre 2007), à partir du 4 février 2008, les expéditeurs en douanes ne pourraient plus faire usage du système SADBEL et devraient passer de manière définitive au PLDA. En ce qui concerne le fonctionnement même de ce système, il est renvoyé au site internet de l'Administration des douanes et accises www.customs.fgov.be, Entreprises, E-services, Paperless Douanes en Accises.

En ce qui concerne l'Administration compétente pour la taxe sur la valeur ajoutée, à l'occasion de l'introduction du PLDA, l'attention est attirée sur ce qui suit. L'idée de PLDA consiste en ce que la déclaration en douane déposée par la voie électronique par le déclarant soit acceptée par le bureau unique. Se pose dès lors la question de savoir de quelle manière cette déclaration électronique doit être conservée par l'entreprise et communiquée à des fins de contrôle.

En ce qui concerne spécifiquement l'import, l'article 18 du Règlement (CE) n° 1777/2005 du Conseil du 17 octobre 2005 dispose que lorsque l'État membre d'importation a mis en place un système permettant l'accomplissement des formalités douanières par des procédés électroniques, la version électronique du document constatant l'importation doit être considérée comme un document valable pour l'exercice du droit à déduction.

Pour la conservation des déclarations à l'importation et à l'exportation, les entreprises peuvent librement choisir entre les deux méthodes de conservation suivantes :

1. sous forme digitale, c'est-à-dire que la déclaration électronique, après acceptation, doit être conservée sous sa forme d'origine, y compris la signature électronique du PLDA et le certificat sur lequel repose cette signature. Dans ce cas, le donneur d'ordre (destinataire ou exportateur) doit veiller à ce que l'expéditeur en douane lui expédie la déclaration acceptée par PLDA sous forme digitale. Ces fichiers peuvent être stockés sur un support informatique au choix et doivent pouvoir être communiqués de manière digitale à la date du contrôle. Sur base de l'article 61 du Code de la T.V.A., l'agent chargé du contrôle peut exiger d'effectuer en sa présence et sur le matériel de l'entreprise, des copies, dans la forme qu'il souhaite, de tout ou partie des données précitées;

2. sur papier. Dans ce cas, une impression de la déclaration électronique acceptée est effectuée et la version électronique ne doit plus être conservée. Au moment du contrôle, cette impression papier doit donc être communiquée. Cette méthode de conservation peut être autorisée à titre exceptionnel, étant donné que le SPF Finances stocke également lui-même les données validées par le système PLDA, ce qui, en cas de doute concernant l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu, permet à l'agent contrôleur d'effectuer une vérification complémentaire au moyen des données archivées par le SPF Finances. Il n'est cependant pas permis de scanner ultérieurement les impressions papier en vue d'une conservation exclusivement digitale. Si le donneur d'ordre opte pour la conservation digitale, il doit s'en tenir aux dispositions du point 1 ci-dessus.

Indépendamment du choix opéré, les déclarations doivent être conservées durant la période légale de conservation telle que définie à l'article 60 du Code de la T.V.A., c'est-à-dire durant sept ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit leur date.

Dans les cas très exceptionnels où, tant que la réglementation douanière l'autorise, une déclaration papier est encore déposée, - possibilité dont les expéditeurs en douane ne pourraient plus faire usage à partir du 4 février 2008-, ses données sont effectivement introduites dans PLDA par l'agent de la succursale du bureau unique, mais le déclarant reçoit, comme preuve d'acceptation, une impression papier des données introduites selon le lay-out du document unique et avec un code généré par PLDA. Dans ce cas, cette impression sert bien entendu de preuve de la déclaration acceptée.

Jozef MARCKX

Directeur