Registre des travaux relatifs à des véhicules à moteur

Objet de la circulaire

1. L'article 28, ° 1er, de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, modifié par l'article 3, a, de l'arrêté royal du 22 novembre 1994 (Moniteur belge, 1er décembre 1994) oblige les garagistes et, plus généralement, les assujettis qui effectuent des travaux autres que le lavage relatifs à des véhicules à moteur, à tenir un registre destiné à l'inscription de tous les véhicules qu'ils soumettent aux travaux précités.

2. La présente circulaire reproduit et commente les dispositions visées à l'article 28, ° 1er, nouveau, de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992, précité.

Dispositions réglementaires

3. Tout garagiste et plus généralement tout assujetti qui effectue des travaux autres que le lavage, relatifs à des véhicules à moteur, doit tenir un registre dans lequel il inscrit pour chaque véhicule qu'il soumet aux travaux précités :

1^o avant le commencement du travail : la date ainsi que le numéro de la plaque minéralogique du véhicule;

2^o après l'achèvement du travail : une référence à la facture délivrée au client ou, si aucune facture n'a été délivrée, la justification de la non-délivrance de cette facture.

Pendant les heures où les installations sont ouvertes à la clientèle, le registre en cours d'utilisation doit se trouver dans les locaux professionnels. L'assujetti doit communiquer ce registre sans déplacement à toute réquisition non seulement des fonctionnaires et agents de l'Administration de la T.V.A., de l'enregistrement et des domaines mais aussi aux fonctionnaires et agents de l'Administration des douanes et accises et de l'Administration des contributions directes (art. 28, °° 1er et 4, de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992).

Assujettis et travaux visés

4. Tous les assujettis qui effectuent des travaux autres que le lavage, relatifs à des véhicules à moteur, sont concernés par la tenue du registre visé au n ^o 1 ci-avant.

5. Hormis le lavage, tous les types de travaux relatifs à des véhicules à moteur doivent faire l'objet d'une inscription dans le registre. La mesure n'atteint donc pas seulement les travaux de réparation ou d'entretien ni, par conséquent, les assujettis qui exécutent, de manière exclusive ou non, de tels travaux. Au contraire, les dispositions susvisées concernent tout type de travaux, autres que le lavage, relatifs à des véhicules à moteur.

6. Sont ainsi visés, entre autres :

a) les «centres d'échappement», qui s'occupent exclusivement ou non de la réparation et du remplacement des échappements des véhicules à moteur;

b) les assujettis dont l'activité, exclusive ou non, consiste à vendre avec placement et à placer des pneus ainsi que, le cas échéant, à les réparer, équilibrer les roues, ou effectuer d'autres travaux du même type lorsque le véhicule auquel ces travaux sont effectués accède aux installations de l'assujetti;

c) les assujettis dont l'activité, exclusive ou non, consiste à vendre avec placement et à placer des batteries, ainsi que, le cas échéant, à les réparer ou les recharger;

d) tout autre assujetti dont l'activité, exclusive ou non, consiste à effectuer tout type de travaux - autres que le lavage - relatifs à des véhicules à moteur; sont notamment visés la vente avec placement et le placement, ainsi que la réparation ou l'entretien d'installations de radio, de vidéo ou de téléphonie, de systèmes d'alarme ou d'anti-vol, de systèmes d'air climatisé, de pare-brise, de toits ouvrants, de garnitures de sièges, de crochets de remorquage, d'amortisseurs, d'ordinateurs de bord, ... ainsi que les opérations de démontage, avec ou sans remontage, de toute pièce d'un véhicule à moteur, et même les travaux d'expertise.

7. En revanche, la présente réglementation ne s'applique toutefois pas :

- aux assujettis dont l'activité exclusive consiste en le lavage de véhicules à moteur;

- aux assujettis qui effectuent exclusivement des opérations de montage, d'assemblage ou de construction de véhicules à moteur;

8. L'inscription dans le registre ne concerne évidemment que les véhicules qui accèdent aux installations de l'assujetti en vue de l'exécution des travaux, sans distinguer du reste selon que le véhicule pénètre à l'intérieur du ou des bâtiment(s) ou que le travail est exécuté sur une aire à ciel ouvert.

L'obligation d'inscription dans le registre ne s'applique donc pas aux travaux effectués en dehors des installations de l'assujetti (il n'y a donc, par exemple, pas matière à inscription dans le registre pour un dépannage de véhicule à moteur sur la voie publique ou chez le client même, mais il est entendu que l'obligation d'inscription apparaîtrait lorsque le véhicule ayant finalement dû être acheminé dans les installations de l'assujetti, des travaux y sont effectués).

9. En ce qui concerne plus particulièrement l'exploitant d'un parking ou d'une station-service qui, même d'une manière accessoire, effectue la vidange d'huile ou les petites réparations urgentes à des véhicules à moteur, on notera que pareil exploitant doit tenir lui aussi le registre et y inscrire les véhicules auxquels est effectué tout travail visé par la mesure.

Par contre, ne doivent pas être inscrits dans le registre, les véhicules qui pénètrent durant quelques instants dans les installations d'un tel exploitant exclusivement pour l'approvisionnement en carburant, la vérification de la pression des pneus et, le cas échéant, leur regonflage, ou pour le lavage des vitres.

Véhicules concernés

10. Les véhicules visés sont les véhicules à moteur soumis à la réglementation sur l'immatriculation des véhicules, qu'ils appartiennent à l'assujetti ou à un tiers : voitures, voitures mixtes, minibus, autobus ou autocars, camions, camionnettes, tracteurs (agricoles, forestiers ou autres), motocyclettes.

Par contre, ne sont pas visés et ne doivent pas être inscrits dans le registre visé au n ^o 1 ci-avant, les remorques des véhicules précités ainsi que les caravanes, les cyclomoteurs et les vélos.

Inscriptions à faire dans le registre

Véhicules à inscrire dans le registre

11. Doivent être inscrits dans le registre visé au n ^o 1, les véhicules définis au n ^o 10 ci-avant qui accèdent aux installations, intérieures ou extérieures, de l'assujetti (garage, hangar, atelier ou autres lieux, même à ciel ouvert) pour y subir des travaux, autres que le lavage, visés aux n ^os 5 à 7 ci-avant.

Doivent donc être inscrits dans le registre tant les véhicules qui appartiennent à des tiers et qui sont confiés à l'assujetti aux fins d'y effectuer des travaux, que les véhicules qui sont la propriété de l'assujetti et que celui-ci soumet aux travaux visés aux n ^os 5 à 7 ci-avant.

L'obligation d'inscription vise, par conséquent, les véhicules usagés que l'assujetti destine à la vente ou est chargé de vendre, auxquels sont effectués des travaux visés aux n ^os 5 à 7 ci-avant.

L'obligation d'inscription s'étend aussi aux véhicules neufs qui appartiennent ou non à l'assujetti et auxquels celui-ci effectue, même de sa propre initiative, un travail particulier (p. ex. : traitement contre la rouille, installation d'un système d'alarme, ...). Par contre, les travaux relatifs au traitement habituel des véhicules neufs (décoconnage, mise à la route) ne sont pas visés par l'obligation en question.

En outre, les véhicules qui accèdent, à d'autres fins, aux installations de l'assujetti, ne doivent pas faire l'objet d'une inscription au registre visé au n ^o 1.

12. Il est rappelé en outre que les véhicules autres que les véhicules neufs qui pénètrent dans les installations de l'assujetti dans le but d'être vendus par celui-ci ou par son intermédiaire, doivent, pour leur part, faire l'objet d'une inscription soit dans le registre des achats des moyens de transport d'occasion prévu dans le cadre du régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire (v. circulaire n ^o 2 du 2 janvier 1995), soit dans le registre des véhicules d'occasion visé à l'article 28, ° 2, de l'arrêté royal n ^o 1 précité (v. circulaire n ^o 4 du 22 février 1995).

Lorsque l'assujetti soumet ces véhicules, avant la vente, à des travaux visés aux n ^os 5 à 7 ci-avant, ceci implique que ces véhicules figurent à la fois dans l'un des deux registres visés ci-avant et dans le registre des travaux visé au n ^o 1 ci-avant.

Moment où le véhicule doit être inscrit

13. Le véhicule doit être inscrit dans le registre des travaux visé au n ^o 1 avant le commencement du travail.

Mentions que doit comporter le registre

14. L'inscription qui est effectuée avant le commencement du travail doit comprendre la date et le numéro de plaque minéralogique du véhicule.

15. Après l'achèvement du travail, l'inscription est complétée par une référence (numéro au facturier de sortie et date) à la facture délivrée au client ou au décompte visé à l'article 6 de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992, qui est remis par le client. Si aucune facture ou décompte n'a été délivré (p. ex. : travaux effectués à titre gratuit, notamment sous le couvert d'une garantie), l'inscription est complétée par une mention justifiant cette non délivrance.

Etant donné que la facture ou le décompte peut en principe être délivré au plus tard le cinquième jour ouvrable du mois qui suit celui au cours duquel le travail a été exécuté (v. arr. roy. n ^o 1, art. 4, ° 1er), il est admis que cette inscription complémentaire soit faite au plus tard à la fin du mois qui suit la sortie du véhicule.

16. Dans les cas où un véhicule non muni d'une plaque minéralogique doit être inscrit dans le registre (p. ex. : véhicules neufs non encore mis en circulation), le numéro de la plaque minéralogique est remplacé par l'identification de la marque, du type et du numéro du châssis.

Lieu où doit se trouver le registre

17. Pendant les heures où les installations sont ouvertes à la clientèle, le registre en cours d'utilisation doit se trouver dans les locaux professionnels (ateliers, bureaux, ...).

Nombre de registres

18. L'assujetti qui exploite plusieurs garages ou autres établissements où des travaux autres que le lavage sont effectués à des véhicules à moteur, doit tenir un registre par installation. Chaque registre mentionne en tête la désignation de l'installation à laquelle il se rapporte.

19. En outre, l'assujetti qui est visé à la fois par le tenue du registre des travaux visés au n ^o 1 ci-avant et par la tenue du registre des véhicules d'occasion destinés à la vente (article 28, ° 2, de l'arrêté royal n ^o 1 précité - circulaire n ^o 4 du 22 février 1995) peut ne tenir qu'un seul registre, pour autant que toutes les mentions visées par ces deux dispositions y soient inscrites (article 28, ° 3, de l'arrêté royal n ^o 1 précité).

Forme du registre

20. Le registre doit être composé de feuillets assemblés par tout moyen (brochage, agrafage, encollage du dos, ...). Il ne peut pas être remplacé par des feuilles volantes (v. cependant n ^os 25 et 26).

21. Pour le surplus, aucune forme particulière n'est imposée au registre, il suffit qu'il soit organisé de manière telle que les mentions visées aux n ^os 14 à 16 ci-avant y soient reprises.

En règle, ce registre pourra ne comporter que trois colonnes destinées à l'inscription de la date, du numéro de la plaque minéralogique et de la référence à la facture ou au décompte visé à l'article 6 de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992, remis par le client et qui tient lieu de facture (il s'agit dans ce cas du numéro d'inscription au facturier de sortie), ou d'une mention justifiant l'absence de facture. Mais les assujettis concernés peuvent adopter un tracé ventilé par type d'opérations (entretiens, réparations, etc ...) ou comportant des éléments supplémentaires.

On pourra en tout cas s'inspirer du modèle suivant :

22. Il n'est pas requis que le registre soit confectionné par un imprimeur agréé par l'administration pour la confection de certains autres documents à utiliser en matière de T.V.A.

Formalités

23. Le registre doit être coté. La cote consiste dans la numérotation des pages ou des feuillets. Elle peut être faite lors de l'impression ou après coup, notamment à la main.

24. Avant tout usage, le registre doit être soumis, pour être visé et paraphé, à l'office de contrôle de la T.V.A. dans le ressort duquel l'assujetti est établi.

La mention du visa peut être imprimée, mais elle doit être complétée par le nombre de pages ou de feuillets du registre et par la désignation de l'assujetti.

Elle est suivie du cachet de l'office de contrôle.

Quant au paraphe, il comporte simplement l'apposition du même cachet sur chaque feuillet ou page.

Remplacement du registre par des fiches d'atelier

25. L'administration admet, sous les conditions suivantes, que le registre susvisé soit remplacé par des fiches d'atelier établies distinctement pour chaque véhicule et avant le commencement du travail :

1^o l'assujetti doit informer, préalablement, par lettre recommandée à la poste, le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dont il relève, qu'il se propose de remplacer le registre par des fiches d'atelier; en ce qui concerne les entreprises qui ont plusieurs sièges d'exploitation, la lettre désigne ceux des sièges pour lesquels l'autorisation est demandée; à défaut d'avis contraire du contrôleur en chef visé ci-avant, dans le mois, l'assujetti peut utiliser cette procédure;

2^o les fiches d'atelier doivent être confectionnées, aux frais de l'assujetti, en deux exemplaires ou en un seul exemplaire comportant un volet détachable, par un imprimeur agréé par l'administration pour l'impression de documents officiels relatifs à la T.V.A.;

3^o les deux exemplaires de la fiche d'atelier ou, le cas échéant, la fiche d'atelier en exemplaire unique et le volant détachable, doivent porter les mentions imprimées suivantes :

a) la désignation et l'adresse de l'assujetti et, le cas échéant, la désignation de son siège d'exploitation auquel les documents sont destinés;

b) son numéro d'identification à la T.V.A.;

c) un cadre réservé à l'impression des mentions suivantes :

- «Taxe sur la valeur ajoutée»;

- «Inscription de véhicules»;

- un dessin de garantie dont le cliché est fourni à l'imprimeur par l'administration;

- un numéro d'ordre tiré d'une série de 00.001 à 99.999, chaque série étant désignée par une ou plusieurs lettres de l'alphabet;

- le nom de l'imprimeur;

- un numéro d'impression permettant de déterminer le mois et l'année de l'impression (p. ex. 1/95 pour les documents imprimés en janvier 1995).

Les fiches peuvent au besoin, pour des raisons d'organisation interne, être imprimées en plus de deux exemplaires, mais dans ce cas, les exemplaires supplémentaires ne peuvent pas porter les mentions «Taxe sur la valeur ajoutée» et «Inscription de véhicules», ni le dessin de garantie;

4^o la fiche d'atelier et son double ou volant détachable doivent, avant le commencement du travail, être complétées par l'indication de la date à laquelle la fiche est établie et du numéro de plaque minéralogique du véhicule. La fiche d'atelier proprement dite reste bien entendu affectée à l'usage qui lui est propre dans l'organisation de l'entreprise, mais néanmoins en manière telle que pour tout véhicule auquel un travail est effectué dans les installations de l'assujetti, il soit aisé de déterminer le numéro de la fiche correspondante. Quant aux doubles ou aux volants, ils sont, à tout moment, conservés dans l'ordre de leur emploi et tiennent lieu de registre; ils doivent être complétés par une référence à la facture délivrée au client ou au décompte visé à l'article 6 de l'arrêté royal no 1 du 29 décembre 1992, remis par le client (v. n^o 15) ou, si aucune facture ou décompte n'a dû être délivré, par une mention justifiant cette non-délivrance;

5^o les fiches d'atelier doivent être utilisées dans l'ordre de leur numérotation. Toutefois, les entreprises qui, pour des raisons d'organisation, ne peuvent respecter cette condition, doivent le signaler dans la lettre préalable adressée à l'office de contrôle (v. 1^o); elles doivent alors tenir un tableau dans lequel elles annotent, au fur et à mesure des prélèvements, les numéros des fiches prélevées et le service auquel elles sont destinées;

6^o les fiches d'atelier, leurs doubles et/ou volants détachables doivent être conservés conformément aux dispositions de l'article 60, ° 1er, du Code de la T.V.A.;

7^o l'autorisation est accordée pour une durée indéterminée; toutefois l'administration sera amenée à retirer cette autorisation en cas de circonstances ou d'éléments qui rendent ce retrait nécessaire (à cet égard, l'autorisation serait notamment retirée si un abus venait à être constaté ou une entrave quelconque était apportée à la mission de contrôle des agents de l'administration).

Remplacement du registre par une procédure automatisée

26. L'administration admet également, sous les conditions suivantes, que le registre susvisé soit remplacé par une procédure informatisée :

1^o l'assujetti doit informer, préalablement, par lettre recommandée à la poste, le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dont il relève, qu'il se propose de remplacer le registre par une procédure informatisée; en ce qui concerne les entreprises qui ont plusieurs sièges d'exploitation, la lettre désigne ceux des sièges pour lesquels l'autorisation est demandée; à défaut d'avis contraire du contrôleur en chef visé ci-avant, dans le mois, l'assujetti peut utiliser cette procédure;

2^o une fiche d'atelier doit être établie à la réception du véhicule; les fiches d'atelier doivent être confectionnées, aux frais de l'assujetti par un imprimeur agréé par l'administration pour l'impression de documents officiels relatifs à la T.V.A. (et il est référé à ce sujet au n^o 25, 2^o, ci-avant); un seul exemplaire, sans volant détachable, suffit;

3^o la fiche d'atelier doit comporter les mentions imprimées reprises au n^o 25, 3^o a) à c) ci-avant.

Au besoin, pour des raisons d'organisation interne, la fiche peut être imprimée en plus d'un exemplaire, mais dans ce cas, les exemplaires supplémentaires ne peuvent pas porter les mentions «Taxe sur la valeur ajoutée» et «Inscription de véhicules», ni le dessin de garantie;

4^o avant le commencement du travail, la fiche d'atelier doit être complétée par l'indication de la date à laquelle elle est établie et du numéro de la plaque minéralogique du véhicule; elle est affectée à l'usage qui lui est propre dans l'organisation de l'entreprise, mais en manière telle que, pour tout véhicule auquel un travail est effectué dans les installations de l'assujetti, il soit aisé de déterminer le numéro de la fiche correspondante;

5^o le numéro de la fiche à utiliser ne peut pas être attribué automatiquement par l'ordinateur et il y a au contraire lieu d'introduire dans l'ordinateur le numéro imprimé sur le document.

Les fiches d'atelier doivent être utilisées dans l'ordre de leur numérotation; toutefois, les entreprises qui, pour des raisons d'organisation, ne peuvent respecter cette condition, doivent le signaler dans la lettre adressée à l'office de contrôle (v. 1^o ci-avant); elles doivent alors tenir un tableau dans lequel elles annotent, au fur et à mesure des prélèvements, les numéros des fiches prélevées et le service auquel elles sont destinées;

6^o journellement, à la fermeture des installations, ou au moins une fois par semaine, deux listings sont imprimés, datés et numérotés suivant une suite ininterrompue, l'un reprenant tous les véhicules pour lesquels des travaux ont été terminés depuis l'établissement du listing précédent, l'autre reprenant tous les véhicules se trouvant encore dans les installations pour la réalisation de travaux.

Le premier de ces listings doit être complété par une référence à la facture délivrée au client ou au décompte visé à l'article 6 de l'arrêté royal no 1 du 29 décembre 1992, remis par le client (v. n^o 15) ou, si aucune facture ou décompte n'a dû être délivré, par une mention justifiant cette non-délivrance.

Ces listings tiennent lieu de registre.

Les fiches d'atelier clôturées sont conservées en même temps que les listings conformément aux dispositions de l'article 60 du Code de la T.V.A.;

7^o en cas de contrôle du registre, celui-ci doit être immédiatement imprimé sur papier sous une forme lisible et intelligible, en ce qui concerne les données qui n'ont pas encore fait l'objet d'un listing (v. point 6^o ci-avant); les dispositions visées à l'article 61, ° 1er, alinéa 2, du Code de la T.V.A., sont entièrement applicables;

8^o conformément à l'article 28, ° 1er, 2^o, de l'arrêté royal n^o 1 du 29 décembre 1992 précité, l'assujetti est tenu, après l'achèvement du travail, d'apposer dans le registre une référence à la facture délivrée ou au décompte visé à l'article 6 de l'arrêté royal no 1 susmentionné, ou, si aucune facture ou décompte n'a dû être délivré, de justifier cette non-délivrance par une mention appropriée dans le registre (v. n^os 15 et 6^o ci-avant).

En conséquence, lorsqu'aucune facture ou décompte n'a dû être délivré, une mention de cette non-délivrance doit toujours figurer dans le registre. Cependant on peut admettre que cette mention soit représentée par un code, à condition que la clef de ce code soit communiquée dans la lettre préalable adressée à l'administration (v. 1^o) (cette lettre doit indiquer également la signification des astérisques et des autres signes qui seraient le cas échéant utilisés dans le registre);

9^o toute infraction aux conditions énoncées aux 1^o à 8^o ci-avant, entraîne le retrait immédiat de l'autorisation en question (v. 1^o ci-avant). L'autorisation serait notamment retirée si un abus venait à être constaté ou si une entrave quelconque était apportée à la mission de contrôle des agents de l'administration.

Enfin, il est précisé que les autorisations particulières permettant le remplacement du registre par une procédure automatisée, qui ont été délivrées précédemment par l'administration, peuvent toujours être utilisées par leurs titulaires, mais dans le respect, bien entendu, des conditions qu'elles fixent.

Sanctions

27. Les infractions aux dispositions énoncées par la présente circulaire sont réprimées par une amende de 1.000 à 100.000 francs par infraction (v. Code, article 70, ° 4). Le montant de cette amende est fixé selon une échelle reprise à l'annexe de l'arrêté royal n ^o 44 du 21 octobre 1993 fixant les amendes fiscales non proportionnelles en matière de taxe sur la valeur ajoutée.

Disposition abrogatoire et entrée en vigueur

28. La présente circulaire remplace la circulaire n ^o 12 du 24 mai 1982 à partir du 1er juin 1995.

Toutes les décisions administratives prises antérieurement et relatives à la tenue du registre visé au n ^o 1, sont abrogées, à compter de la date précitée, dans la mesure où elles ne respectent pas la présente circulaire.

Pour la période comprise entre le 1er décembre 1994, date prévue pour l'entrée en vigueur des dispositions nouvelles reprises à l'article 28, ° 1er, de l'arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992 précité, et le 1er juin 1995, aucune infraction à ces dispositions ne sera dès lors sanctionnée dans la mesure bien entendu où ces dispositions n'étaient pas déjà d'application au cours de cette période conformément aux dispositions de l'article 28 dudit arrêté royal n ^o 1 du 29 décembre 1992 telles qu'elles étaient en vigueur jusqu'au 30 novembre 1994.