Tenue et conservation des livres et documents. Archives sur microfiches et microfilms.Tenue et conservation des livres et documents. Archives sur microfiches et microfilms. Valeur probante. Autorisation de remplacer certaines pièces par des microfiches et microfilms

Questions et Réponses, Sénat

Tenue et conservation des livres et documents - Archives sur microfiches et microfilms - Valeur probante - Autorisation de remplacer certaines pièces par des microfiches et microfilms

QUESTION

Pour gérer les données comptables, fiscales, sociales et celles relatives au personnel, de nombreuses firmes remplacent leurs archives traditionnelles par des microfiches. Ce dernier système permet un gain de temps énorme et facilite les recherches ultérieures. Toutefois, de nombreux chefs d'entreprise s'interrogent sur ses aspects juridiques.

Puis-je vous demander :

1. Si les microfiches ont la même valeur probante que les originaux;

2. Si leurs reproductions ont la même valeur probante que les fiches originales ou que les documents originaux;

3. Si les entreprises sont tenues de conserver les documents repris sur microfiches? Pendant quel délai?

REPONSE

Réponse : Je prie l'honorable Membre de se référer également à la réponse de mon collègue le Vice-Premier Ministre et Ministre de la Justice et des Réformes institutionnelles auquel a été posée la même question.

En ce qui concerne le droit fiscal il est impossible de donner une réponse spécifique à chaque question considérée séparément étant donné que sans préjudice des dispositions du droit civil et du droit comptable en matière de preuve et en matière de tenue et de conservation des livres et documents, nombre de règles particulières ont été élaborées.

Quoique le stockage sur microfiches et microfilms de données provenant d'écrits traditionnels puisse être considéré comme l'établissement d'une copie et que le droit fiscal en matière de preuve et de tenue et conservation des livres et documents n'accepte en principe que des documents originaux, l'Administration de la T.V.A., de l'enregistrement et des domaines, en collaboration avec l'Administration des contributions directes, délivre des autorisations particulières de sorte que les documents mentionnés ci-après puissent être reproduits sur microfilms ou sur microfiches et, qu'en ce qui concerne les administrations intéressées, les documents ainsi repris sur microfilms ou microfiches puissent être détruits.

Par dérogation à l'article 221 , troisième alinéa, du Code des impôts sur les revenus et à l'article 60 du Code de la taxe sur la valeur ajoutée ou - si le procédé utilisé porte sur le système COM à l'article 7 de l'arrêté royal no 1 du 23 juillet 1969, relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, les entreprises sont ainsi autorisées à remplacer les documents suivants par des microfiches ou des microfilms :

1. Les doubles de la correspondance et des documents établis par l'entreprise (factures de sortie, notes de crédit délivrées, lettres envoyées) non complétés par le destinataire, à l'exception des documents portant une marque d'authenticité officielle (exemple : documents de transport, documents qui constatent une importation, une exportation ou un transit de biens); les factures d'achat originales, les notes de crédit et les lettres reçues ainsi que les extraits de comptes bancaires ou de chèques postaux sont donc exclus;

2. Les documents extra-comptables dressés par l'entreprise en vue de pratiquer les diverses imputations nécessitées par son activité, les documents comptables tels que les comptes d'actif et de passif et les comptes de produits et de charges, à l'exception des livres et des jounaux qui doivent être visés conformément à l'article 5 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises.

Les autorisations citées ci-avant peuvent être demandées à l'Administration centrale de la T.V.A., de l'enregistrement et des domaines ou à l'Administration centrale des contributions directes.

Enfin, l'attention est attirée sur le fait que les autorisations en question présentent un caractère exclusivement fiscal en n'ont en aucune façon une influence sur la théorie de la preuve à l'égard de tiers.