Communication aux entreprisesCOMMUNICATION AUX ENTREPRISES,Directives concernant l'utilisation du numéro d'identification à la TVA

Info 25.03.05/1

25.03.2005 - Informations et communications (A.F.E.R.-T.V.A.)

COMMUNICATION AUX ENTREPRISES - Directives concernant l'utilisation du numéro d'identification à la TVA

Suite au lancement de la BCE le 1 ^er juillet 2003, il a été attribué à chaque entreprise un numéro d'entreprise unique. Pour les entreprises qui sont identifiées à la TVA, ce numéro d'entreprise a aussi la fonction de numéro d'identification à la TVA.

L'objectif de la présente communication est, dans ce cadre, de fournir des directives quant à l'application combinée du numéro d'identification à la TVA / numéro d'entreprise.

1. Concept de numéro d'entreprise

Le numéro d'entreprise comporte 10 chiffres. Un point sépare le premier groupe de 4 chiffres et les deux groupes de trois chiffres qui suivent (XXXX.XXX.XXX).

Les numéros d'entreprises déjà existants, ainsi que ceux qui seront attribués dans un avenir proche, commencent toujours par un chiffre "0". Dans une phase ultérieure (mais pas avant le 1 ^er janvier 2008), il sera attribué aux nouvelles entreprises des numéros commençant par un chiffre "1".

Jusqu'au 31 décembre 2007, ce premier chiffre "0" du numéro d'entreprise peut ne pas être mentionné. Cela signifie donc que les entreprises peuvent exprimer le numéro d'entreprise au moyen de 9 ou de 10 chiffres, au choix. Les deux formats sont valables.

Les services publics compétents ont convenu que l'usage de 10 chiffres deviendra obligatoire à partir du 1 ^er janvier 2008. A partir de la date précitée, le premier chiffre "0" devra donc toujours apparaître. Les démarches nécessaires seront entreprises afin d'adapter la réglementation BCE dans ce sens.

Le préfixe BE fait partie intégrante du numéro d'identification à la TVA. Les entreprises qui sont titulaires d'un numéro de TVA avec un code pays BE doivent donc aussi mentionner ce code devant leur numéro d'entreprise.

2. Mention du numéro d'entreprise sur les documents

Conformément à la réglementation TVA, les personnes qui sont identifiées à la TVA doivent mentionner leur numéro d'identification sur tous les contrats, factures, bons de commande, notes d'envoi et autres documents relatifs à leur activité économique, qu'elles établissent ou qui sont établis pour leur compte. Les factures doivent en outre en principe également contenir la mention du numéro d'identification à la TVA du client.

Comme le numéro d'entreprise a aussi la fonction de numéro d'identification à la TVA, il n'est pas nécessaire que les entreprises qui sont titulaires d'un tel numéro mentionnent le numéro de TVA séparément. La mention du seul numéro d'entreprise suffit.

Il est recommandé aux entreprises qui sont identifiées à la TVA de mentionner l'abréviation "TVA" avant leur numéro d'entreprise. Cela montre ainsi clairement que leur numéro d'entreprise constitue également un numéro d'identification à la TVA. Les autres entreprises font précéder leur numéro de la mention " numéro d'entreprise".

EXEMPLES

Ci-dessous sont donnés quelques exemples illustrant comment mentionner le numéro d'entreprise sur les documents de sortie. Afin d'être complet, les mentions obligatoires requises par le Code des Sociétés sont également reprises. Les sociétés sont en effet tenues de mentionner également sur leurs documents de sortie l'abréviation " RPM" (registre des personne morales) ainsi que le siège du tribunal de commerce dans le ressort duquel se situe le siège de la société.

A. Entreprise avec numéro d'identification à la TVA avec code pays BE

B. Entreprise avec numéro d'identification à la TVA sans code pays BE

C. Entreprise sans numéro d'identification à la TVA

3. Obligations déclaratives à l'égard de l'Administration de la TVA

Il est demandé aux entreprises d'utiliser le numéro d'entreprise exprimé au moyen de 9 chiffres pour remplir les déclarations périodiques à la TVA, les listings clients annuels et les relevés intracommunautaires jusqu'au 31 décembre 2005 inclus.

Du 1^er janvier 2006 au 31 décembre 2007, tant les 9 chiffres que les 10 chiffres pourront, à titre de mesure transitoire, être valablement utilisés. Les deux formats de numéro d'entreprise seront admis par l'Administration. La période à laquelle se rapporte l'obligation déclarative est sans influence. Pour toutes les déclarations et listings qui seront déposés à partir du 1 ^er janvier 2006, les entreprises pourront donc librement choisir, pour chaque numéro d'entreprise à mentionner, d'exprimer ce numéro en 9 ou 10 positions. Il convient ici d'insister sur le fait que ceci constitue une mesure transitoire qui vise à permettre aux entreprises de s'adapter à la nouvelle structure du numéro de TVA.

Les formulaires fournis par l'administration et destinés à être complétés manuellement seront adaptés pour le 1 ^er janvier 2006 afin que le champ de 9 cases (3/3/3) actuellement prévu pour le numéro de TVA, soit élargi à 10 cases ( 4/3/3). Pour plus de commodité, un "0" sera pré-imprimé dans la première case sur les formulaires n° 625 (déclaration TVA), n° 723 (relevé intracommunautaire) et n° 725 (listing clients). Durant toute la période transitoire, l'administration continuera cependant à accepter aussi les anciens formulaires avec 9 cases. Ces anciens formulaires ne seront plus envoyés aux entreprises après le 1 ^er janvier 2006. Elles peuvent toutefois continuer à utiliser les stocks de documents dont elles disposent. En cas d'utilisation de ces anciens formulaires, il est entendu que les numéros de TVA doivent être exprimés en 9 chiffres et que l'on ne peut en aucun cas ajouter un 0 à la main devant ces 9 cases sur ces formulaires.

Les entreprises qui envoient à l'Administration des formulaires automatisés, des formulaires consistant en des messages électroniques ou encore des formulaires sur support magnétique, ont également, durant la période transitoire, le choix entre 9 ou 10 positions. Il leur est toutefois conseillé d'exprimer les numéros de TVA en 10 positions dès le 1 ^er janvier 2006. Il ne s'agit cependant pas d'une obligation. L'Administration de la TVA acceptera en effet aussi les numéros à 9 chiffres jusqu'au 31 décembre 2007.

Conformément à la réglementation BCE, le numéro d'entreprise comporte un point après le premier groupe de quatre chiffres et un autre entre les deux groupes de trois chiffres qui suivent. Sur les formulaires papiers qui sont complétés manuellement, des points sont pré-imprimés afin de rendre le numéro de TVA plus lisible. Sur les formulaires automatisés et les supports électroniques, les points ne sont cependant pas utilisés. Insérer des points augmente en effet le risque d'erreurs lors du traitement des données. Il est donc demandé aux entreprises de ne pas non plus utiliser de points après le 31 décembre 2005 dans les formulaires automatisés, ni dans ceux consistant en des messages électroniques ou remis sur des supports magnétiques.

En outre, pour ce qui concerne les obligations déclaratives à remplir en matière de TVA, l'utilisation des 10 chiffres deviendra obligatoire à partir du 1^er janvier 2008. A partir de cette date, toutes les déclarations et listings devront être complétés avec le numéro d'entreprise exprimé au moyen de 10 chiffres. Le premier chiffre "0" devra donc aussi être indiqué.

4. Opérations intracommunautaires

Il a été convenu avec les autres états membres de l'UE que les entreprises belges peuvent, dans leurs relations avec des fournisseurs/prestataires étrangers, exprimer le numéro d'entreprise au moyen de 9 ou 10 chiffres, au choix. Concrètement, cela signifie que, pour les relevés intracommunautaires que les fournisseurs étrangers doivent déposer dans les autres états membres et pour la confirmation de la validité des numéros d'identification à la TVA belges dans les autres états membres, tant 9 que 10 chiffres pourront être utilisés. Cette règle vaudra en principe jusqu'au 31 décembre 2007. Il convient cependant ici aussi de souligner clairement que ceci constitue une période transitoire.

Tout comme pour les opérations nationales, l'usage des 10 chiffres deviendra obligatoire dans les transactions avec les autres états membres à partir du 1^er janvier 2008.

5. Le chiffre de contrôle

Tout comme pour le numéro d'identification à la TVA, les deux derniers chiffres du numéro d'entreprise forment maintenant également le chiffre de contrôle. La méthode dite "modulo 97" - méthode qui permet de vérifier si un numéro est correct - reste donc d'application. Cela signifie en pratique que les deux derniers chiffres sont égaux à la différence entre 97 et le reste de la division des huit premiers chiffres par 97.

EXEMPLE

Numéro d'entreprise 0449.386.647

Division des huit premiers chiffres par 97 : 04 493 866 / 97 = 46 328

Reste de la division = 50

Différence entre 97 et le reste de la division : 97 - 50 = 47 = les deux derniers chiffres du numéro d'entreprise

La méthode de contrôle précitée restera intégralement d'application pour les numéros d'entreprise commençant par un chiffre "1" qui seront attribués ultérieurement.

6. Information

Pour plus d'informations quant à l'utilisation du numéro d'entreprise, vous pouvez, si nécessaire, prendre contact avec l'office de contrôle TVA local.

Bruxelles, le 25 mars 2005

J. MARCKX

Directeur

AFER, services centraux