Conservation de livres et documents sur microfilms et microfiches

Dispositions légales et réglementaires.

l. L'article 60 du Code de la taxe sur la valeur ajoutée stipule que sauf dérogation accordée par le Ministre des Finances ou son délégué, les livres et documents dont la tenue, la rédaction ou la délivrance sont prescrites par ce Code ou en exécution de celui-ci, doivent être conservés par ceux qui les ont tenus, dressés ou reçus, pendant cinq ans à partir du premier janvier de l'année qui suit leur clôture s'il s'agit de livres, ou leur date s'il s'agit d'autres documents, et que la même obligation incombe aux assujettis en ce qui concerne les livres et documents comptables, les bons de commande, les documents d'expédition et les contrats relatifs a leur activité professionnelle.

De son côté, l'article 221, alinéa 3, du Code des impôts sur les revenus impose aux contribuables de conserver les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables, jusqu'à l'expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable.

Objet de la présente circulaire.

2. La conservation de très nombreux documents pose de sérieux problèmes de stockage 3 beaucoup de personnes. Aussi, pour remédier à cette situation, l'Administration de la T.V.A., de directes ont-elles décidé d'autoriser la conservation de certains livres et documents sur microfilms ou microfiches.

3. La présente circulaire détermine les livres et documents qui peuvent être conservés de cette manière (v. n ^o 4) ainsi que les conditions auxquelles les personnes visées au n ^o 1 doivent satisfaire pour bénéficier de l'autorisation (v. n ^o 5).

Livres et documents oui peuvent être remplaces par des microfilms ou des microfiches.

4. Les personnes visées au n ^o 1 sont autorisées à conserver sur microfilms ou microfiches les livres et documents suivants :

a) les doubles des documents et de la correspondance rédigés par elles (factures de sortie, notes de crédit, correspondance, etc. ) et non complétés ou signés par le destinataire, à l'exception toutefois des documents portant un dessin de garantie ou une marque quelconque prévue par les codes ou les règlements fiscaux.

Sont donc notamment exclus : les factures d'achat originales et les pièces équivalentes, les extraits de compte des institutions financières, les quittances ainsi que tous autres documents constatant des opérations financières, les documents de transport, les documents qui constatent une importation, une exportation ou un transit de biens et les notes ou reçus dont question a l'article 8bis de l'arrêté royal n ^o 1 du 23 juillet 1969 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée.

Le devis, l'inventaire, la note détaillée, le bon de livraison ou tout document similaire auquel la facture se réfère pour décrire les biens livrés ou les services prestés et qui fait des lors partie intégrante de la facture, doit être conservé dans les mêmes conditions que la facture d'achat; il ne peut dès lors être conservé sur microfiches ou microfilms (v. circ. T.V.A. 5/1976, n ^o 31);

b) les documents extra-comptables établis en vue de pratiquer les diverses imputations nécessitées par l'activité (par ex. :

les états extra-comptables concernant la comptabilité industrielle);

c) les documents comptables tels que les comptes du grand livre;

d) les livres et registres prescrits par le Code de la T.V.A., à l'exclusion du Journal des recettes (v. circ. T.V.A. 95/1971, n ^o 14, a) et du registre des garagistes même s'il est tenu sous forme de fiches d'atelier (v. circ. T.V.A. 12/1982).

Parmi les livres et registres visés à la lettre d ci-avant, on peut citer : le facturier d'entrée, le facturier de sortie, le tableau des biens d'investissement, le registre des restitutions ainsi que le registre des travaux à façon.

Toutefois, ces livres et registres ne peuvent pas être remplacés par des microfilms ou microfiches, lorsqu'ils sont intégrés dans des livres et journaux visés à l'article 5 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises Il en est de lorsque ceux-ci ont été soumis a la formalité du visa.

Conditions auxquelles l'autorisation est subordonnée.

5. Les personnes visées au n ^o 1 qui ont l'intention de faire usage des possibilités offertes par la présente circulaire doivent au préalable communiquer par écrit au service de taxation des contributions directes et, si elles sont assujetties à la T.V.A., à l'office de contrôle de la T.V.A. dont elles dépendent, les renseignements suivants :

a) le nom ou la dénomination, l'adresse, le numéro d'immatriculation a la T.V.A. et le numéro national de la personne qui désire bénéficier de l'autorisation;

b) le nom ou la dénomination, l'adresse et le numéro d'immatriculation à la T.V.A. de la personne qui est chargée de la confection des films ou des fiches;

c) le nom ou la dénomination et l'adresse du propriétaire du matériel utilisé;

d) la marque et le type de matériel utilisé;

e) la description précise de ce matériel, reprenant les principales caractéristiques techniques du mode de confection des films ou des fiches et faisant clairement apparaître qu'il est satisfait aux autres conditions fixées ci-après;

f) la marque et le type du matériel visé au point 6, 9 ^o ci-après.

Toute modification apportée ultérieurement à la procédure décrite, doit être immédiatement communiquée au service de taxation des contributions directes et le cas échéant à l'office de contrôle de la T.V.A. précités.

6. Elles doivent en outre prendre les dispositions nécessaires pour satisfaire aux conditions suivantes :

1 ^o les microfilms ou microfiches doivent permettre tant la lecture de l'image agrandie par projection sur un écran que la reproduction par agrandissement photographique de l'image;

2 ^o en cas d'utilisation du système "COM off line", les livres et documents visés au n ^o 4, dont les données sont provisoirement portées sur bande magnétique au fur et à mesure de leur établissement, en attendant d'être transposées sur microfilms ou microfiches, doivent les trente jours de calendrier de leur création;

3 ^o chaque film ou chaque fiche doit exclusivement être affecté a la reproduction d'un seul livre ou d'un seul type de document;

4 ^o les factures et les notes de crédit doivent être reproduites sur le film ou sur la fiche dans l'ordre de leur inscription au facturier de sortie ou, éventuellement, au registre des restitutions prescrits en matière de réglementation T.V.A. Les autres documents visés nu n ^o 4 doivent être reproduits sur les films ou les fiches suivant l'ordre chronologique ou numérique;

5 ^o les livres et les documents qui figurent sur microfilms ou microfiches doivent être la reproduction fidèle des originaux. Toute reproduction illisible ou défectueuse de données sur le microfilm ou la microfiche doit être immédiatement annulée de façon apparente et remplacée par une image impeccable;

6 ^o les microfilms ou les microfiches des factures, des notes de crédit et des différents documents comptables doivent être groupés séparément par nature de document et dans un ordre continu;

7 ^o en vue de leur classement et de leur consultation, les microfilms ou les microfiches doivent porter un titre lisible à l'oeil nu.

un index de classement doit permettre de déterminer aisément les documents portés sur chaque microfilm ou microfiche;

8 ^o les microfilms ou les microfiches doivent être conservés pendant les mêmes délais que ceux qui auraient dû s'appliquer aux livres et documents remplaces, à savoir les délais imposes par les articles 60 du Code de la taxe sur la valeur ajoutée et 22i du Code des . Lorsque ces délais expirent à des dates différentes pour un microfilm ou une microfiche, c'est le délai qui expire en dernier lieu qui entre en ligne de compte;

9 ^o pendant le délai visé au 8 ^o, les films ou les fiches doivent être communiqués, sans déplacement, à toute demande des agents des administrations fiscales; la communication implique la projection de tout ou partie des films ou des fiches en vue de permettre la lecture des documents qui y figurent et, en outre, la fourniture gratuite des agrandissements photographiques exigés par les services de contrôle.

A cet effet, au moins trois projecteurs et un appareil pour l'impression des microfilms ou microfiches doivent être mis à la disposition des agents de l'administration, lors de chaque demande en communication et lors de chaque contrôle;

10 ^o lorsque, pour des raisons légales ou d'organisation, certains livres ou documents doivent, outre le microfilm ou la microfiche, être imprimés sur des supports en papier, ces derniers doivent également être conservés et communiqués en même temps que le microfilm ou la microfiche (v. 8 ^o);

11 ^o pour le cas où elles ne disposeraient plus des appareils requis pour la lecture ou l'agrandissement photographique des microfilms ou des microfiches, elles doivent prendre les dispositions requises pour que le fournisseur des appareils mette son matériel et son personnel a la disposition des agents afin de leur procurer sans frais les renseignements et documents qu'elles ne pourraient plus fournir;

12 ^o la transposition de tout ou partie des documents visés au n ^o 4 sur microfiches ou microfilms doit s'étendre à tout un exercice comptable;

13 ^o l'article 61, ° 5, du Code de la T.V.A. est applicable aux microfilms et aux microfiches sur lesquels sont reproduits les documents visés par cet article.

Autorisation subsidiaire.

7. Sans préjudice des dispositions prévues au n ^o 6, 10 ^o, les livres et documents établis sur tout support autre qu'une microfiche ou un microfilm peuvent être détruits des qu'ils ont été reproduits sur microfiches ou microfilms.

8. Les administrations concernées se réservent le droit de retirer l'autorisation accordée par la présente circulaire a toute personne qui n'a pas satisfait aux diverses conditions fixées, ou qui d'une manière quelconque aurait entravé la mission des agents des administrations fiscales chargés du contrôle.

Disposition transitoire.

9. Les autorisations individuelles délivrées antérieurement pour le remplacement de livres et documents par des microfiches ou microfilms restent en vigueur jusqu'au 31 décembre 1992. Les titulaires de ces autorisations sont tenus de se conformer aux dispositions de la présente circulaire (v. notamment n ^o 5) pour bénéficier après cette date de la présente autorisation.

10. L'autorisation accordée par la présente circulaire abroge les autorisations particulières délivrées antérieurement.