Track-and-tracesysteem FOD Financiën

Parlementaire vraag nr. 632 van de heer Steven Matheï d.d. 16.09.2021

Kamer, Vragen en Antwoorden, 2020-2021, QRVA 55/067 d.d. 26.10.2021, blz. 207

Track-and-tracesysteem FOD Financiën

VRAAG

(van de heer Matheï)

In Nederland overweegt de Belastingdienst te starten met een track-and-tracesysteem waardoor burgers en belastingadviseurs opgestuurde documenten beter kunnen volgen. Naar verluidt zouden er in Nederland met enige regelmaat stukken via e-mail of per post naar de Belastingdienst worden gestuurd die daar wel aankomen maar vervolgens onvindbaar zijn of lange tijd niet gekoppeld worden aan een contactpersoon. De wet van 26 januari 2021 betreffende de dematerialisatie van de relaties tussen de FOD Financiën, de burgers, rechtspersonen en bepaalde derden is een belangrijke stap in de verdere digitalisering van de FOD Financiën. Uitwisseling van informatie met de FOD Financiën zal steeds meer via een beveiligd elektronisch platform verlopen. De uitwisseling van informatie op papier wordt de uitzondering. In uw antwoord op schriftelijke vraag nr. 291 van 9 maart 2021 (Vragen en Antwoorden, Kamer, 2020-2021, nr. 50) gaf u aan dat de ambitie van de FOD Financiën om tegen 2025 een 100 % digitale administratie te worden, werd geconcretiseerd in de wet van 26 januari 2021. Er zullen geen stukken meer onvindbaar zijn of lange tijd niet aan het juiste dossier of de juiste contactpersoon kunnen gekoppeld worden omdat de correspondentie met de FOD Financiën in de toekomst via het elektronisch platform MyMinfin zal verlopen. U gaf hierbij aan dat een aanvraag die via MyMinfin wordt ingediend, onmiddellijk aan het elektronisch dossier zal toegevoegd worden en dat men de status van het dossier ook via het platform zal kunnen opvolgen. De wet 26 januari 2021 bevat een opt-in voor natuurlijke personen. Zij zullen zelf de keuze hebben om al dan niet 100 % digitaal te communiceren met de FOD Financiën. Hoe zal voor natuurlijke personen die ervoor kiezen om niet via digitale weg te communiceren met de FOD Financiën verzekerd worden dat stukken niet kwijt geraken, onvindbaar zijn of lange tijd niet aan de juiste contactpersoon of het juiste dossier gekoppeld worden?

ANTWOORD

(van de Minister van Financiën)

In de eerste plaats verwijs ik naar een van de ambities die de FOD Financiën in zijn bestuursovereenkomst wil waarmaken: het aanbieden van een dienstverlening op maat, dit wil zeggen een dienstverlening die voor iedere burger toegankelijk en gepersonaliseerd is. De digitaliseringsstrategie van de FOD Financiën streeft er dan ook naar inclusief te zijn en de belastingplichtige een en dezelfde dienstverlening aan te bieden, ongeacht het interactiekanaal dat hij gebruikt. De verwerkingsstroom van de post is hier een heel goed voorbeeld van. Of wij nu een document in elektronisch formaat (via MyMinfin) dan wel een papieren document ontvangen, beide types documenten komen hoe dan ook in hetzelfde proces terecht en worden op dezelfde manier verwerkt. Om precies te zijn, worden de papieren documenten gedigitaliseerd en geïntegreerd in het digitale verwerkingsproces, waarbij de voordelen die inherent zijn aan digitale technologie worden benut, zoals het verzamelen van metagegevens (bijv. de betrokken belastingplichtige, de datum en het tijdstip van ontvangst van papieren post, enz.). Om ervoor te zorgen dat de FOD Financiën de door de belastingplichtige verzonden post inderdaad heeft ontvangen en aan zijn dossier heeft gekoppeld, zet de FOD Financiën de volgende systemen in.

- Standaardisering van de verzonden formulieren

Door onze post te standaardiseren en te uniformeren, zorgen we ervoor dat de niet-digitale burger gemakkelijker en met meer zekerheid zich kan vergewissen dat een brief van de FOD Financiën afkomstig is. Hij kan ook ons correspondentieadres altijd terugvinden op dezelfde plaats op het document.

Deze nieuwe formulieren zijn eveneens voorzien van een datamatrix (DMX), een soort unieke QR-code die wordt gegenereerd wanneer een brief wordt aangemaakt. Deze DMX bevat versleutelde informatie waarmee de FOD Financiën de belastingplichtige kan identificeren. Zo kan de scansoftware, wanneer een burger een formulier terugstuurt, de post aan het juiste dossier koppelen.

- Centralisatie en digitalisering van binnenkomende post

De voorbije twee jaar heeft de FOD Financiën een systeem ontwikkeld waarbij de papieren post van de belastingplichtige in een van onze twee scanningcentra terechtkomt. Daar wordt alle post gescand en vervolgens digitaal doorgestuurd naar de betrokken diensten. Indien de post een gestandaardiseerde brief is - wanneer de belastingplichtige ons een formulier stuurt dat wij bij onze verzending hebben gevoegd - en van een DMX is voorzien, wordt ze meteen aan het juiste dossier gekoppeld.

Indien de post een niet-gestandaardiseerde brief is - wanneer de belastingplichtige ons spontaan aanschrijft – wordt ze naar de betrokken dienst verzonden via een specifieke applicatie (Digital Mailroom of DMR). Alle verwerkingen die in deze tool worden uitgevoerd, worden geregistreerd. Zo krijgt de FOD Financiën een volledig beeld van het traject dat een gescand document aflegt.

- Link met MyMinfin

Wanneer een document op papier wordt verzonden, identificeert de OCR-software van de scanner de betrokken belastingplichtige aan de hand van de DMX op de brief of, indien dat niet mogelijk is, van het nationaal nummer of het ondernemingsnummer. Deze informatie wordt vervolgens gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd door de behandelende ambtenaar, zodat de bestemming van de post niet alleen door het computersysteem wordt bepaald. Deze menselijke verificatie stuurt een signaal naar het systeem om de gescande post te uploaden naar MyMinfin. Indien het document in elektronisch formaat werd verzonden, diende de belastingplichtige zich vooraf te authenticeren. Verificatie door een ambtenaar is dus overbodig. Alle post die wordt ontvangen, wordt in de MyMinfinaccount van de belastingplichtige opgeslagen. De "digitale" belastingplichtige kan aldus zelf vaststellen dat de FOD Financiën zijn post goed heeft ontvangen. De "niet-digitale" belastingplichtige kan dit controleren door de ambtenaren van een van onze infocenters of van ons contactcenter te raadplegen. De ambtenaren kunnen de belastingplichtige informeren nadat ze zijn dossier hebben geraadpleegd. Ongeacht het interactiekanaal dat voor de post wordt gebruikt, biedt de FOD Financiën de belastingplichtige de mogelijkheid na te gaan of een brief al dan niet is ontvangen en aan het juiste dossier is gekoppeld.