Boekhouding. Dagboek van ontvangsten

Vr. en Antw., Senaat, 2002-2003, nr. 2-68, blz. 3798-3800

Boekhouding - Dagboek van ontvangsten

VRAAG

Ik heb uit administratieve bronnen vernomen dat ter uitvoering van onlangs gepubliceerde en op 1 april 2002 in werking getreden koninklijke uitvoeringsbesluiten van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde de boekhoudkundige verplichtingen van BTW-plichtigen verzwaard zijn.

De BTW-plichtige zou in al zijn kantoren een inkomstenjournaal moeten bijhouden ­ als hij er meer dan één heeft ­ en elk inkomstenjournaal zou zich permanent in het kantoor moeten bevinden, samen met de documenten waarop de globale dagelijkse inschrijving in dat boek gebaseerd is.

Dat boek zou niet uit bladen mogen bestaan die vóór hun gebruik niet met elkaar verbonden en niet genummerd zijn.

Die informatie heeft mij aangezet om de minister de volgende vragen te stellen :

1. Bevestigt de minister die informatie ?

2. Is het zo dat de BTW-plichtigen het dagboek van ontvangsten met de hand moeten invullen, aangezien losse bladen die na hun gebruik genummerd worden, verboden zijn en er geen toestel op de markt is om in een ingenaaid register te drukken ?

3. Hoe kan de BTW-plichtige aan een externe boekhouder waaraan hij het invullen van de periodieke BTW-verklaringen opdraagt, de gegevens van het dagboek van ontvangsten bezorgen als dat journaal het kantoor niet mag verlaten ?

ANTWOORD

Ik heb de eer het geachte lid het volgende mede te delen.

1. Het koninklijk besluit van 6 februari 2002, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 15 februari 2002, met als datum van inwerkingtreding 1 april 2002, wijzigt in het bijzonder de artikelen 14 en 15 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, inzake het houden van het dagboek van ontvangsten.

De aangebrachte wijzigingen ­ gerechtvaardigd door de noodzaak om de controlemaatregelen te verbeteren ­ hebben tot gevolg dat voortaan aan de belastingplichtigen worden opgelegd :

•de verplichting om een dagboek van ontvangsten te houden per bedrijfszetel; wanneer de belastingplichtige over meerdere bedrijfszetels beschikt, moet hij evenveel dagboeken van ontvangsten houden als hij bedrijfszetels heeft (zie koninklijk besluit nr. 1, artikel 14, § 2, 3°, eerste lid);

•de verplichting om het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen, evenals de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben, te bewaren en ter inzage voor te leggen op de bedrijfszetel gedurende een zekere termijn, hetzij tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het dagboek van ontvangsten werd afgesloten; de periode welke bestreken wordt door de in het dagboek van ontvangsten op te nemen handelingen werd trouwens beperkt in de tijd en vastgesteld op twaalf maanden (zie koninklijk besluit nr. 1, artikel 14, § 2, 3°, tweede lid, en 15, § 1, laatste lid);

•wanneer zij over meerdere bedrijfszetels beschikken, de verplichting om een centralisatieboek bij te houden waarin ze op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten vermelden van dat tijdvak, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten (koninklijk besluit nr. 1, artikel 14, § 2, 3°, laatste lid).

De toepasselijke regels met betrekking tot de materiële voorstelling van het dagboek van ontvangsten blijven onveranderd. Het dagboek van ontvangsten mag derhalve, zoals voorheen, niet worden gehouden op losse bladen en de bladen van het genoemde dagboek moeten worden genummerd uiterlijk op het tijdstip waarop dit dagboek in gebruik wordt genomen.

Voormeld wijzigend koninklijk besluit voert bovendien dezelfde regels in wat betreft de materiële voorstelling van het centralisatieboek dat de belastingplichtige voortaan moet houden wanneer hij over meerdere bedrijfszetels beschikt.

2. De inschrijvingen in het dagboek van ontvangsten moeten manueel gebeuren. Echter, wanneer de belastingplichtige het opportuun acht, mag hij een « paper print » van de financiële rapporten op de bladen van het voormeld dagboek van ontvangsten kleven.

Wat deze inschrijvingen betreft, gaat het slechts om een dagelijkse inschrijving, per tarief, van het totaal van de dagontvangsten. Immers, enkel de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs, per in de handel gebruikelijke eenheid, meer bedraagt dan 250 euro, belasting over de toegevoegde waarde inbegrepen, dienen het voorwerp uit te maken van een afzonderlijke inschrijving, met vermelding van de aard van de verkochte goederen. De afzonderlijke inschrijving mag, zelfs in dit geval, worden vervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die moeten worden opgesteld, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden.

Anderzijds moet de belastingplichtige, op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en het totaalbedrag van de overeenkomstige belasting met betrekking tot de periode, inschrijven hetzij in zijn enige dagboek van ontvangsten, hetzij ­ waneer hij over meerdere bedrijfszetels beschikt ­ in het centralisatieboek.

3. Het dagboek van ontvangsten evenals de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben moeten zich verplicht bevinden in de bedrijfszetel en dit gedurende een bepaalde termijn, zoals die hiervoor in het antwoord op vraag 1 (zie tweede streepje), nader werd omschreven.

Om redenen van de noodwendigheden van de controle en van de efficiëntie van deze laatste, mag geen enkele afwijking op voormelde maatregel worden toegestaan.

Het komt dan ook aan de belastingplichtige toe om zich zodanig te organiseren dat hij deze maatregel kan naleven.

Wat betreft de mededeling van gegevens aan de boekhouder, is het zo dat de belastingplichtige hiertoe kan overgaan bij wege van fotokopies of van dubbels van de inschrijvingen die hij via doorschrijfmethode heeft verkregen, of nog, van de verzending van een exemplaar van zijn financiële rapporten.

Anderzijds is het, met betrekking tot al hetgeen voorafgaat, ook aangewezen om het geachte lid in kennis te stellen van de beslissing nr. ET 103.018 van 27 juni 2002, welke door de administratie, aansluitend op de vraag van regeringscommissaris Alain Zenner, werd genomen inzake de bewaring van kasticketten.

Deze beslissing, waarvan de krachtlijnen hierna worden uiteengezet, werd gepubliceerd op de website van het ministerie van Financiën "www.fisconet.fgov.be".

Krachtens deze beslissing, hebben de belastingplichtigen, die voor de registratie van handelingen waarvoor overeenkomstig de BTW-reglementering geen factuur moet worden uitgereikt, gebruik maken van een kasregister, vanaf 1 juli 2002 de mogelijkheid om de gegevens van de door hen verrichte handelingen uitsluitend op digitale wijze te bewaren, mits voldoening van bepaalde voorwaarden. Eén van de voorwaarden die de voormelde beslissing oplegt bestaat inzonderheid in het gebruik van een systeem van beveiliging op het niveau van elk uitgereikt kasticket en dit middels de toepassing van een verzegelingsalgoritme bij de registratie van de totalen van de kasticketten. In die omstandigheden en voor zover de belastingplichtigen alle hen opgelegde voorwaarden integraal naleven, zijn deze laatste, door deze beslissing, ontheven van de verplichting om een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel bij te houden, als bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, eerste lid, van voormeld koninklijk besluit nr. 1.

Op te merken valt dat er evenwel geen ontheffing wordt verleend voor het bijhouden van het centralisatiedagboek, bedoeld in artikel 14, § 2, laatste lid, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, ten aanzien van belastingplichtigen die over meerdere bedrijfszetels beschikken. Ten slotte moeten alle op digitale wijze bewaarde gegevens, bedoeld door de voormelde beslissing, gedurende de in het antwoord op vraag 1 (zie tweede streepje) bedoelde periode ter controle kunnen worden voorgelegd op de bedrijfszetel waar de handelingen, waarop die gegevens betrekking hebben, werden verricht.

De belastingplichtigen die wensen gebruik te maken van de door deze beslissing geboden mogelijkheid moeten hun bevoegd BTW-controlekantoor daarvan voorafgaandelijk schriftelijk in kennis stellen, onder vermelding van de datum vanaf wanneer deze regeling voor het eerst zal worden toegepast.

Ten titel van overgangsmaatregel voorziet de beslissing evenwel dat de belastingplichtigen die de intentie hebben om deze mogelijkheid toe te passen tegen uiterlijk 1 juli 2003 en zich daartoe vóór 1 oktober 2002 schriftelijk verbonden tegenover de administratie, ondertussen geen dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel dienen bij te houden. In geval de belastingplichtige zijn aangegane verbintenis niet strikt zou naleven, geldt uiteraard de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel en dit met terugwerkende kracht tot 1 april 2002.