Kamer, Vragen en Antwoorden, 2015-2016, QRVA 54/088 d.d. 12.09.2016, blz. 384
De wettelijke bewijswaarde van digitaal gearchiveerde facturen
VRAAG
In vele bedrijven en kmo's heeft men al lang het voordeel van een digitale boekhouding ontdekt. Het is een vlotte en eenvoudige manier om met facturen, maar ook andere documenten zoals contracten of aangiftes, om te gaan.
Deze documenten hebben daarnaast ook een wettelijke bewijswaarde (voor fiscus, klant, enz.) en zijn dus onderhevig aan wettelijke bewaartermijnen. In 2013 werd hiervoor een aanpassing gedaan in het btw-Wetboek, waarbij wordt gesteld dat facturen ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier moeten worden bewaard.
1. a) Hebben digitaal gearchiveerde facturen de nodige bewijskracht in geval van betwisting?
b) Hoe moeten de voorwaarden (authenticiteit en integriteit) gegarandeerd worden?
c) Welke formaten (pdf, docx, enz.) komen in aanmerking om aan deze voorwaarden te voldoen?
2. Mag een papieren versie vernietigd worden indien er een digitale kopie (of scan) werd geüpload naar een archief of boekhoudsysteem zoals Dropbox of ExactOnline? Welke mogelijke bezwaren zijn er?
3. Onder welke omstandigheden is nog een papieren versie van de factuur wettelijk noodzakelijk?
4. Welke initiatieven overweegt u te nemen om de verplichting tot het bijhouden van facturen te vergemakkelijken en te stimuleren via nieuwe technieken?
ANTWOORD
van de minister van Financiën, belast met Bestrijding van de fiscale fraude van 12.09.2016,
1. a) en b) Overeenkomstig de btw-wetgeving moeten facturen ofwel op papier ofwel in een elektronisch formaat worden bewaard. Onder "elektronisch formaat" wordt ook verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor de bewaring van gegevens, met inbegrip van de digitale compressie van de papieren facturen die u bedoelt. De bewaring moet de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen waarborgen (zie artikel. 60, § 6, van het btw-Wetboek). De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren. Belangrijk bij dit soort bedrijfscontrole is dat de factuur, op papier of in elektronisch formaat, wordt beschouwd en gecontroleerd als een stuk dat integraal deel uitmaakt van het ganse bedrijfs- en boekhoudproces en dus niet als een onafhankelijk, op zichzelf staand stuk. Voorbeelden van mogelijke bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor opleveren worden uiteengezet in de circulaire nr. 14/2014 van 4 april 2014 over de elektronische facturering, die via de website van de FOD Financiën raadpleegbaar is in de fiscale en juridische databank Fisconetplus.
c) Gelet op wat voorafgaat, biedt het formaat van scanning of bewaring op zich die waarborg inzake authenticiteit van herkomst, integriteit van inhoud en leesbaarheid dus niet.
2. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen, op papier of in elektronisch formaat, moeten in beginsel worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn. Gezien elke belastingplichtige zelf kiest hoe hij de aspecten authenticiteit, integriteit en leesbaarheid concreet zal waarborgen, én de administratie deze keuzevrijheid principieel niet mag beperken, is de belastingplichtige en hij alleen gehouden te bewijzen dat die voorwaarden vervuld zijn. Als aan de voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid is voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van zodra de digitale kopie of scan ervan met succes werd geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief. De belastingplichtige die een bepaald scanning-, boekhoudsysteem of archiveringssysteem kiest en gebruikt, is en blijft evenwel steeds verantwoordelijk voor zijn keuze.
3. Een papieren versie van de factuur is wettelijk niet langer noodzakelijk.
4. Wat de archivering van facturen betreft, heeft elke belastingplichtige steeds de vrije keuze tussen bewaring ofwel op papier, ofwel in een elektronisch formaat. Een in oorsprong elektronische factuur mag dus op papier worden afgedrukt en bewaard, terwijl een originele papieren factuur mag worden gedigitaliseerd en nadien uitsluitend digitaal bewaard.
Elke belastingplichtige is nu volledig vrij in zijn keuze voor die vorm van bewaring die het dichtst aanleunt bij en best aansluit op de bestaande of geplande administratieve organisatie van zijn bedrijf, zodat ik meen dat er geen bijkomende initiatieven nodig zijn.
Juriel