Verkoopfactuurboek van de BTW-belastingplichtigen

Vr. en Antw., Kamer

Verkoopfactuurboek van de BTW-belastingplichtigen

VRAAG

Luidens koninklijk besluit nr. 1, van 23 juli 1969, artikel 12, blijken BTW-belastingplichtigen van minder dan 5 miljoen omzet een uitgaand factuurboek te moeten houden. Dit factuurboek dient te bevatten: volgnummer, datum, naam afnemer, heffingsmaatstaf en belastingbedrag. Ditzelfde artikel voorziet ook: Onder door de Minister te stellen voorwaarden mogen factuurboeken op losse bladen worden gehouden.

In het Wetboek van de met het zegel gelijkgestelde taksen, artikel 28, 2°, was eveneens zo'n verkoopfactuurboek voorzien.

Evenwel voorzag het bestuur dat dit verkoopfactuurboek een vorm aannemen kon specifiek eigen aan de belastingplichtige maar voldoende waarborgen biedend inzake regelmatigheid en controleerbaarheid.

Vele middelgrote bedrijven houden ononderbroken vooraf genummerde ingebonden facturen met steeds een zelfde aantal verkoopdocumenten per ingebonden boek. Deze ingebonden facturen, dag na dag gehouden, vermelden uiteraard alle gegevens voorzien bij voornoemd koninklijk besluit. Verder bevatten deze ingebonden boeken de individuele bedragen per factuur alsook de samengestelde totalen der heffingsmaatstaven en belastingsbedragen per boek. Tenslotte voorzien deze bedrijven een gecentraliseerd verkoopfactuurboek meldend chronologisch en in een doorlopende nummerreeks elk boek met de respectievelijke totalen.

Meent de heer Minister dat elke individuele factuur van elk boek opnieuw met volgnummer, naam, klant, heffingsbasis en belastingbedrag dient vermeld in een verkoopfactuurboek?

Zo ja, dan is er o.i. volstrekt dubbel gebruik van werk voor hetzelfde bedrijf, met bijkomende mogelijkheid van missing in overschrijf en opstel. De alsdan dubbel te verrichten administratieve taken zullen kostprijsbepalend zijn en de verbruiker inflatoir nutteloos treffen. Lijkt het niet eerder gewenst bij het verstrekken van voldoende waarborgen nopens regelmatigheid en controleerbaarheid der geschriften, individuele toelating te verlenen tot het houden van een verkoopfactuurboek in aangepaste vorm welk het bestuur, de belastingplichtige hetzij ook de verbruiker volledige voldoening geeft?

Mocht de heer Minister menen dat in alle gevallen alle verkoopfacturen individueel dienen ingeschreven in een voorzien verkoopfactuurboek spijts alle waarborgen die het bestuur bezit met een eenvoudiger methode, en spijts de ter zake aanwezige goede trouw van het bedrijf met betrekking tot vereenvoudigde inschrijfmethode, dient dan voor de verlopen jaren geëist dat een bedrijf met beperkt administratief personeel tienduizenden facturen, weliswaar mits toepassing van beperkte boete waarvoor dank, in een zeer korte periode de omvangrijke achterstallige inschrijvingen uitvoert. Kan niet ofwel meerdere maanden worden gegeven voor dubbelgebruikt zijnde werkzaamheden te verrichten ofwel deze werkzaamheden voor het verleden mits betaling van de boete als verricht te aanzien?

Bij noodzakelijke inschrijf per factuur tot slot deze vraag: Vele bedrijven met verplichtend vervoerdocument gesteld, voorzagen gecombineerd vervoerdocument-factuur met zelfde nummering ter besparing van administratiekosten. Alle individuele facturen werden aldus door het bestuur langs de erkende drukker genummerd en worden in deze volgorde gebruikt. Bij het bedrukken van de gemene nummer op vervoerdocument en factuur kan elk van deze facturen in feite worden beschouwd als een afzonderlijk factuurboek genummerd door het bestuur op een los blad.

Wil de heer Minister alsdan bepalen aan welke bijkomende voorwaarden dient voldaan en in welke vorm een centraliserend verkoopfactuurboek geldig voldoet aan vereisten van het koninklijk besluit nr. 1, artikel 12 «losse bladen»?

ANTWOORD

Het boek voor uitgaande facturen dat de ondernemingen krachtens artikel 12 van het koninklijk besluit nr. 1 van 23 juli 1969 moeten houden, is een soort reportorium van de facturen die elke onderneming heeft uitgereikt en waarin voor elke factuur de gegevens worden aangetekend die haar identificatie toelaten (nummer, datum, naam van de klant) aangevuld met de inlichtingen die noodzakelijk zijn voor het invullen van de periodieke BTW-aangiften (maatstaf van heffing per tarief en bedrag van de BTW, en, in voorkomend geval, van de egalisatiebelasting).

Het houden van dit repertorium van de facturen is volstrekt noodzakelijk om zowel de opstelling van de periodieke BTW-aangifte als het toezicht op de werkzaamheid van de onderneming mogelijk te maken. De periodieke aangifte bevat inderdaad wat de uitgaande handelingen van de onderneming betreft ondermeer de volgende gegevens: per tarief van belasting het totaalbedrag van de maatstaf van heffing van het geheel der handelingen van de aangifteperiode; het totaalbedrag van de BTW verschuldigd over de uitgaande handelingen van deze periode; het totaalbedrag van de verschuldigde egalisatiebelasting.

Het is praktisch onmogelijk de aangifte op te stellen eenvoudig aan de hand van de dubbels van de uitgaande facturen, zelfs wanneer die vastgehecht blijven in notitie- of duplicataboekjes, zonder daarbij talrijke vergissingen te begaan op het stuk van de optelling, de uitsplitsing of de aanrekening, een lijst van de facturen is volstrekt noodzakelijk om deze opdracht korrekt te kunnen uitvoeren: tot daar een eerste aspect van het nut van het factuurboek. Voor de kleine ondernemingen zijn de boeken voor inkomende en uitgaande facturen daarenboven ook een middel dat de opstelling van de jaarlijkse aangifte op het stuk van de inkomstenbelastingen aanzienlijk vergemakkelijkt.

Anderzijds is het factuurboek-repertorium eveneens een zeer belangrijk controle-instrument. Het laat in de eerste plaats toe na te gaan op welke manier de periodieke aangiften werden ingevuld. Daarenboven is het een doeltreffend middel om het achterhouden van facturen tegen te gaan en meer bepaald om de door de ondernemingen opgestelde listings van de afnemers te exploiteren.

Om al die redenen kan niet worden aangenomen dat het notitie- of duplicataboekje welk alleen de dubbels van de aan de klanten geadresseerde facturen bevat, als boek voor uitgaande facturen zou dienen. Het komt overigens dikwijls voor dat de ondernemingen die dergelijke notitie- of duplicataboekjes gebruiken, voor bepaalde handelingen of voor bepaalde categorieën van klanten ook traditionele niet vooraf genummerde facturen aanwenden: in dergelijk geval moeten de twee soorten documenten noodzakelijk gerepertorieerd zijn in het of de boek(en) voor uitgaande facturen en in aanmerking worden genomen bij de opstelling van de periodieke BTW-aangiften.

Ten aanzien van de ondernemingen die de vervoerdocumenten met de uitgaande facturen combineren en die bijgevolg het gemeen document doen nummeren en drukken door een erkende drukker, kan evenmin om dezelfde redenen worden aangenomen dat de exemplaren van deze documenten die zij bewaren een factuurboek uitmaken.

Het is waar dat de factuurboeken op losse bladen mogen worden gehouden. Maar dit betekent niet dat de dubbels van de facturen als factuurboek kunnen dienen. Dit laatste moet steeds een repertorium van de facturen zijn, hetgeen de accountants een verkoopdagboek of een inkoopdagboek noemen.

Een administratieve aanschrijving van 7 december 1970 heeft de voorwaarden vastgelegd waaraan het houden van de factuurboeken op losse bladen is onderworpen; deze voorwaarden hebben betrekking op het tijdstip van de nummering van de bladen, hun rangschikking, de erin verrichte inschrijvingen en de optellingen en transporten. Bij het vaststellen van deze voorwaarden werd in een grote mate rekening gehouden met de evolutie in de methodes van het houden van de boekhoudkundige documenten en heeft men meer bepaald afstand gedaan van de voorafgaande stempeling van de bladen door de administratie, stempeling die in het stelsel van de met het zegel gelijkgestelde taksen werd toegepast.