Vragen en Antwoorden, Kamer 2010-2011, nr. 023 d.d. 23.03.2011, bz. 85
Facturen
Digitale bewaring
VRAAG
ln de bedrijven circuleren massa's documenten en verslagen.
Bepaalde documenten hebben een bewijswaarde voor de fiscus, de klant, enzovoort, en zijn onderhevig aan bewaartermijnen die wettelijk zijn vastgelegd, cfr. boekhouding, contracten, plannen, enzovoort).
Het digitale exemplaar moet een wettelijke bewijswaarde hebben.
Indien dit niet het geval is, mag men de papieren versie niet vernietigen.
Met het oog op de administratieve vereenvoudiging worden vele documenten dikwijls gedigitaliseerd.
1. Is het ondernemingen toegelaten om fiscaal-financiële stukken zoals facturen, btw-aangiftes en btw-listings, enzovoort, digitaal bij te houden, bijvoorbeeld in pdf-vorm?
2. a) Aanvaarden de diensten van btw en belastingen de digitale versie van deze stukken?
b) Zo niet, aan welke voorwaarden moet de digitalisering voldoen?
ANTWOORD
(van meneer Reynders, Vice-eersteminister en minister van Financiën en Institutionele Hervormingen)
Voor de door het geachte lid beoogde gevallen bevat de huidige btw-regelgeving uitsluitend een bepaling met betrekking tot facturen die oorspronkelijk in papieren vorm werden ontvangen.
Andere handelsdocumenten zijn door de wetgever niet beoogd.
Facturen die in papieren vorm werden ontvangen worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard.
In geval van digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen (artikel 60, § 3, 4e lid, van het Btw-Wetboek).
De Administratie heeft de techniek van beveiligde beeldscanning met een geavanceerde elektronische handtekening of met een door haar bepaald verzegelingsalgoritme goedgekeurd.
In dit verband dienen de richtlijnen opgenomen in de circulaire AOIF nummer 16 van 13 mei 2008 te worden gevolgd.
Thans is de belastingplichtige in principe gehouden de periodieke btw-aangifte, de opgave van de afnemers belastingplichtigen en de intracommunautaire opgave op elektronische wijze in te dienen.
De door de Administratie digitaal ondertekende en toegezonden ontvangstbevestiging in pdf-vorm, die een overzicht van de gegevens bevat, dient door de belastingplichtige als dubbel van de ingediende documenten digitaal te worden bewaard.
In de gevallen waarin deze ontvangstbevestiging niet het volledige detail van de ingebrachte gegevens bevat, zullen behalve die ontvangstbevestiging eveneens de ingebrachte gegevens digitaal moeten worden bewaard.
Op het vlak van inkomstenbelastingen zijn er geen specifieke wettelijke en/of reglementaire bepalingen voor de door het geachte lid beoogde gevallen.
Echter, de wijzen van voorlegging en bewaring van facturen die voldoen aan de voorwaarden gesteld in de voormelde circulaire AOIF 16/2008 worden inzake inkomstenbelastingen eveneens aanvaard (circulaire Ci.RH.81/593.456 van 19 februari 2010, AOIF 15/2010).
De vigerende regels inzake btw doen immers geen afbreuk aan de bepalingen van de artikelen 315 en 315bis van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 die algemeen van toepassing zijn inzake het voorleggen en bewaren van boeken en bescheiden.
Juriel