De openbaarheid van bestuur en de contactgegevens op briefwisseling van de FOD

Mondelinge parlementaire vraag nr. 55015588C van de heer Joy Donné d.d. 31.03.2021

Kamer, Integraal Verslag – Commissie voor de Financiën, 2020-2021, CRIV 55 COM 433 d.d. 31.03.2021, blz. 35

De openbaarheid van bestuur en de contactgegevens op briefwisseling van de FOD Financiën

VRAAG

(van de heer Donné)

Mevrouw de voorzitter, ook hier verwijs ik naar mijn schriftelijk ingediende vraag.

Artikel 2, 3°, van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur bepaalt dat met het oog op een duidelijke en objectieve voorlichting van het publiek over het optreden van de federale administratieve overheden (…) elke briefwisseling uitgaande van een federale administratieve overheid de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer (vermeldt) van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier.

Wanneer belastingplichtigen automatische brieven van de FOD Financiën ontvangen, hetzij brieven inzake btw of de directe belastingen bevatten die blijkbaar geen e-mailadres of telefoonnummer meer van de dossierbeheerder.

Wanneer een belastingplichtige of zijn gemachtigde over de inhoud van een brief de dossierbeheerder wensen te spreken, moeten zij via het internet zoeken naar de betrokken dienst. En dan hopen dat zij zo in contact kunnen komen met de betrokken ambtenaar. Dikwijls moet de eerste ambtenaar die gecontacteerd wordt nog doorverwijzen naar een andere collega. Kort samengevat veel tijdverlies voor zowel de belastingplichtige of zijn gevolmachtigde en de fiscale ambtenaren. Waarom vermeldt de automatische briefwisseling van de FOD Financiën niet meer de contactgegevens van de dossierbeheerder?

Bent u het eens dat dit afbreuk doet aan de klantvriendelijkheid van de FOD Financiën? Bent uw zich bewust van het feit dat uw ambtenaren eveneens veel tijd verliezen wanneer zij opgebeld worden en de contactgegevens moeten opzoeken van de bevoegde collega?

Waarom leeft uw administratie de wet op de openbaarheid van bestuur niet na?

Hoe lang zal het duren om de contactgegevens van een dossierbeheerder terug te vermelden op alle uitgaande briefwisseling van de FOD Financiën en in het bijzonder in geval van automatisch gegenereerde briefwisseling?

ANTWOORD

(van Minister Vincent Van Peteghem)

De wet van 11 april 1994 bepaalt, ik citeer: "elke briefwisseling uitgaande van een federale administratieve overheid vermeldt de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier." In alle brieven moeten dus de contactgegevens vermeld staan van een ambtenaar die in staat is om informatie te verstrekken over het dossier, maar niet noodzakelijk die van de dossierbeheerder.

Bij de FOD Financiën zijn ambtenaren van het Contactcenter belast met het verstrekken van informatie aan de burger. De werking van een callcenter houdt echter in dat de FOD Financiën niet op voorhand kan bepalen welke ambtenaar welke oproep zal beantwoorden. Het is dan ook niet mogelijk om de precieze contactgegevens van een ambtenaar door te geven. Bij de diensten van de Algemene Administraties worden dossiers overigens niet langer op naam aan een persoon toegewezen, maar volgens de logica die gebaseerd is op een takenpakket. Die nieuwe manier om het werk te verdelen heeft natuurlijk een aantal belangrijke voordelen. Zo kan een dossier worden verwerkt door de medewerkers van een dienst zodat het werk niet stilvalt als de behandelende ambtenaar toevallig afwezig is. Die benadering werd juist uitgewerkt om de telefonische beschikbaarheid te vergroten, een kwaliteitsvolle telefonische dienstverlening te verzorgen, met andere woorden een dienstverlening tussen 8.30 uur en 17 uur, en een antwoord te verstrekken tijdens het eerste contact met, indien nodig, een doorverwijzing naar een expert.

De FOD Financiën leeft de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur na, aangezien de burger een ambtenaar kan bereiken die in staat is hem of haar meer informatie te verstekken over een dossier, telkens wanneer de burger dat nodig acht. Rekening houdend met de antwoorden op de vorige vragen, meen ik dan ook dat er geen actie vereist is.

CONCLUSIE

(van de heer Joy Donné (N-VA))

Ik dank de minister voor zijn antwoord.