Elektronisch formulier e604A, Ondernemingsloketten, Info 04.10.04/2Elektronisch formulier e604A,Ondernemingsloketten,FAQ's

Info 04.10.04/2

04.10.2004 - Informaties en mededelingen (A.O.I.F.-BTW)

Elektronisch formulier e604A - Ondernemingsloketten - FAQ's

1. Inlichtingen met betrekking tot de werkzaamheid van de onderneming

Sommige ondernemingsloketten ondervinden moeilijkheden bij het invullen van de blok II van de e604A (nauwkeurige omschrijving van de werkzaamheid die een BTW-identificatie vereist). De eenvoudigste manier om dit gegeven in te vullen is door aan de aanvrager-BTW-belastingplichtige te vragen: "Wat doet U, welke activiteit bent u van plan uit te oefenen, waarvoor u BTW-belastingplichtige wordt?"

Voorbeelden:

•sandwich-bar, met mogelijkheid tot levering aan huis/op kantoor

•tuinarchitect, tuinaanleg

•consultancy op het vlak van ergonomie op het werk

•niet-medisch podoloog

•optieker

•…

Het is niet de bedoeling dat de ondernemingsloketten de Nace-code invullen op het formulier. Soms kan de omschrijving van de Nace-code volstaan, maar vooral in de dienstensector voldoen de Nace-codes absoluut niet en is een nauwkeurige omschrijving van de activiteiten onontbeerlijk.

In elk geval moet duidelijk blijken in welke goederen of diensten men effectief handel drijft, zo dat dit steeds in full text moet omschreven worden.

Daarnaast dienen de ondernemingsloketten goed het onderscheid te maken tussen de voornaamste activiteit en de nevenactiviteiten die aan BTW onderworpen zijn. De voornaamste activiteit is de activiteit die de grootste aan BTW onderworpen omzet zal genereren.

2. Formaat omzetcijfer

Op het formulier e604A wordt gevraagd naar het vermoedelijk omzetcijfer van de onderneming. De toepassing aanvaardt enkel getallen, zonder letters, punten, komma's of spaties.

Voorbeeld: 550000

3. In te vullen aanvangsdatum bij rechtspersonen

Sommige ondernemingsloketten stellen zich de vraag welke datum er als aanvangsdatum voor rechtspersonen moet worden ingevuld.

De datum die in vak B van blok II moet worden ingevuld, is normalerwijze de datum vanaf wanneer de belastingplichtige belastbare handelingen zal stellen. In sommige gevallen is dit de datum van de oprichtingsakte, maar er kan niet gesteld worden dat per definitie de datum van de oprichtingsakte samenvalt met de effectieve aanvang van de activiteit. Een oprichting van een vennootschap met het oog op een later opstarten van een activiteit is dus denkbaar. Er moet bijgevolg gevraagd worden aan de belastingplichtige vanaf welke datum hij werkelijk belastbare handelingen zal stellen (het kan daarbij ook gaan om inkomende handelingen).

4. Taalkeuze

Er zit in de toepassing geen controle ingebouwd voor wat betreft de taalkeuze van de onderneming.

Er wordt aan herinnerd dat er enkel keuze is tussen Nederlands en Frans voor ondernemingen die gevestigd zijn in Brussel-Hoofdstad, in de zes randgemeenten en in de 11 taalgrensgemeenten. De keuze tussen Frans en Duits is enkel mogelijk voor de negen gemeentes van het Duitse taalgebied en Malmédy en Weismes (Waimes). Daar waar taalfaciliteiten gelden, is de taalkeuze enkel mogelijk voor natuurlijke personen.

Ondernemingen die in het Nederlandse taalgebied gevestigd zijn, met uitsluiting van ondernemingen die in een taalgrensgemeente of één van de Brusselse randgemeenten gevestigd zijn, moeten ALTIJD Nederlands als gekozen taal voor de omgang met de BTW-administratie aanduiden.

Ondernemingen die in het Franse taalgebied gevestigd zijn, met uitsluiting van ondernemingen die in een taalgrensgemeente of één van de Brusselse randgemeenten gevestigd zijn, moeten ALTIJD Frans als gekozen taal voor de omgang met de BTW-administratie aanduiden.

5. Het mandaat : algemeen startersmandaat of volmacht voor fiscale zaken

Wanneer een gemachtigd persoon, vreemd aan de onderneming (boekhouder, fiscaal of juridisch adviseur) de BTW-formaliteiten en -verplichtingen vervult in naam van de onderneming, moet hij hiervoor behoorlijk gemachtigd zijn door de onderneming in wiens plaats hij optreedt, op straffe van nietigheid van de handelingen die hij stelt.

De volgende situaties kunnen zich voordoen:

•de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden wordt gedaan door de belastingplichtige zelf

Wanneer de belastingplichtige een natuurlijk persoon is, ondertekent hij het de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden, en is er bijgevolg geen volmacht nodig.

Wanneer de belastingplichtige een rechtspersoon is, zal een persoon die de vennootschap kan vertegenwoordigen (de bestuurder, de zaakvoerder, ..) de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden ondertekenen. Er is geen schriftelijke volmacht nodig in dit geval.

•een gemachtigd persoon, vreemd aan de onderneming (boekhouder, fiscaal of juridisch adviseur) vervult de BTW-formaliteiten en -verplichtingen in naam van de onderneming

Hier dient een onderscheid te worden gemaakt naargelang deze persoon een algemene volmacht heeft om de nodige administratieve formaliteiten te vervullen om de onderneming op te starten of over een fiscale volmacht beschikt, dwz een specifieke volmacht om de onderneming te verbinden t.o.v. de fiscale administratie, niet enkel voor het indienen van het formulier 604A, maar ook voor het ondertekenen van de BTW-aangiften en het aangaan van dadingen naar aanleiding van fiscale controles.

De volmacht die zich beperkt tot het vervullen van de startersformaliteiten, moet niet naar de BTW-controle worden doorgestuurd, maar dient bewaard te worden in het dossier van de onderneming op het erkend ondernemingsloket.

De fiscale volmacht mag in geen enkel geval bewaard worden bij het erkend ondernemingsloket dat de stappen voor BTW-identificatie van de belastingplichtige heeft ondernomen. Er wordt bijgevolg gevraagd dat de ondernemingsloketten waaraan dergelijke volmacht wordt voorgelegd, de gevolmachtigde zouden verzoeken deze fiscale volmacht bij het BTW-controlekantoor, waarvan de onderneming die hij vertegenwoordigt afhangt, te laten toekomen. Het ondernemingsloket mag deze volmacht vanzelfsprekend ook zelf naar het bevoegde BTW-controlekantoor doorsturen.

Deze volmacht die door de BTW-administratie geëist wordt, moet door het BTW-controlekantoor waarvan de belastingplichtige afhangt, verplicht worden bewaard in het dossier van de belastingplichtige, dat door dit kantoor wordt beheerd. De afwezigheid van dergelijke volmacht zou inderdaad de geldigheid van alle door de gevolmachtigde ondertekende aangiften als titel van schuldvordering voor de BTW-administratie aantasten.

•het ondernemingsloket heeft van de onderneming een volmacht om de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden te vervullen

Ook hier moet het onderscheid worden gemaakt tussen een volmacht die beperkt is tot het verrichten van de startersformaliteiten en de "fiscale volmacht".

Indien het ondernemingsloket enkel een volmacht heeft om de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden in naam en voor rekening van de belastingplichtige uit te voeren, moet deze volmacht niet naar de BTW-controle worden doorgestuurd, maar dient ze bewaard te worden in het dossier van de onderneming op het erkend ondernemingsloket. Deze volmacht kan besloten liggen in een gepaste formule die wordt vervat in het door de startende onderneming gesloten contract met het ondernemingsloket.

Indien het ondernemingsloket een "fiscale volmacht" heeft, moet deze volmacht naar de bevoegde BTW-controle worden gestuurd.

•Bijzondere gevallen

Advocaten en notarissen

In het geval dat de gevolmachtigde een advocaat of notaris is, wordt geen geschreven volmacht gevraagd. Het volstaat dat de notaris of de advocaat - in de stukken en documenten die hij ondertekent - melding maakt van zijn hoedanigheid van gevolmachtigde van de belastingplichtige in wiens naam hij tussenkomt. Hun hoedanigheid van advocaat of notaris waarborgt dat zij handelen binnen het kader van hun beroepswerkzaamheden.

Statutaire volmachten

Indien er in de oprichtingsakte van de onderneming volmacht wordt gegeven aan een persoon of onderneming, om de administratieve startersformaliteiten van de onderneming te vervullen, moet er geen afzonderlijke schriftelijke volmacht gevraagd worden. Deze statutaire volmacht moet door het ondernemingsloket ook niet naar de BTW-controle worden verstuurd.

6. Aangever/Aangeefster

Wat moet er worden ingevuld op de 604A in blok IV (datum en handtekening van de aangever)?

De volgende situaties kunnen zich voordoen:

•de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden wordt gedaan door de belastingplichtige zelf

Wanneer de belastingplichtige een natuurlijk persoon is, ondertekent hij de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden zelf.

Wanneer de belastingplichtige een rechtspersoon is, zal een persoon die de vennootschap geldig kan vertegenwoordigen (vennoot, bestuurder, zaakvoerder of elk ander lid van de onderneming die haar geldig kan verbinden) de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden ondertekenen.

In beide bovenvermelde gevallen moet de hoedanigheid waarin de aangever optreedt worden ingevuld.

Opmerking

Het elektronisch formulier e604A voorziet de mogelijkheid om een in KBO geregistreerde persoon bekleed met een functie binnen een onderneming en zijn hoedanigheid automatisch te selecteren via de knop "Zoeken", indien deze in KBO is opgenomen.

Bovendien is het altijd mogelijk om manueel de naam, de voornaam en de hoedanigheid van de aangever in te vullen. In dit geval kan de hoedanigheid van de aangever uit een lijst van mogelijke hoedanigheden worden geselecteerd.

•een gemachtigd persoon, vreemd aan de onderneming (boekhouder, fiscaal of juridisch adviseur) vervult de BTW-formaliteiten en -verplichtingen in naam van de onderneming

Wanneer de mandataris een persoon vreemd aan de onderneming is, moet de aangever de nodige inlichtingen meedelen om de gemachtigde persoon te identificeren (dwz. hijzelf of de gemachtigde firma die hij vertegenwoordigt).

Eerste mogelijkheid: de gemachtigde persoon heeft een ondernemingsnummer.

In dit geval moeten de naam, voornaam en hoedanigheid van de aangever (dwz. de persoon die het formulier e604A heeft ondertekend) worden ingevuld. Ook moet het ondernemingsnummer van de mandataris worden vermeld.

Tweede mogelijkheid: de gemachtigde persoon heeft geen ondernemingsnummer.

In dit geval moeten de naam, voornaam en hoedanigheid van de aangever (dwz. de persoon die het formulier e604A heeft ondertekend) worden ingevuld. Ook moeten de volledige gegevens van de mandataris onder punt IV, B. worden vermeld.

De opmerking die werd gemaakt voor het geval waarin de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden door de belastingplichtige zelf word gedaan (zie hiervoor), is eveneens van toepassing wanneer de aangever een gevolmachtigde vreemd aan de onderneming is.

•het ondernemingsloket heeft van de onderneming een volmacht om de aanvraag tot identificatie voor BTW-doeleinden te vervullen

Het ondernemingsnummer van het ondernemingsloket wordt onder punt IV, A. ingevuld, en de identiteit en de hoedanigheid van de persoon die het document effectief ondertekent moet worden ingevuld.

7. Het formulier 690

Er wordt met nadruk gevraagd aan de ondernemingsloketten om aan de belastingplichtige een formulier 690 mee te geven (volmacht dat door de belastingplichtige aan zijn financiële instelling moet worden afgegeven teneinde teruggaaf van het BTW-saldo van zijn BTW-rekening-courant te verkrijgen). Dit formulier kan worden gedownload van de internetsite van FOD Financiën op volgend adres: http ://www.minfin.fgov.be.

8. Telefoonnummer en E-mailadres

Op de E604a zijn er twee velden voorzien voor het telefoonnummer en het E-mailadres van de belastingplichtige. Deze gegevens zijn voor de BTW-controlekantoren onontbeerlijk.

Deze gegevens worden in principe door de toepassing automatisch uit de KBO op het niveau van de onderneming gehaald. Indien deze gegevens niet in de KBO beschikbaar zijn, moet het ondernemingsloket deze gegevens zelf op het formulier e604A aanvullen.

* Ontbrekende gegevens: "telefoonnummer"- "faxnummer" - "e-mail"

Er wordt vastgesteld dat e604a-formulieren die werden opgesteld door enkele ondernemingsloketten geen telefoon- en faxnummers en e-mailadressen van de ondernemingen en/of de administratieve hoofdzetel bevatten.

Deze gegevens zijn echter van cruciaal belang voor de BTW-administratie die deze ondernemingen zeer snel moet kunnen contacteren.

Om hieraan het best te voldoen, dienen de vakken "telefoon", "fax" en "e-mail" ingevuld te worden op het niveau van de maatschappelijke zetel en van de vestigingseenheden bij de inschrijving als handelsonderneming in de KBO-WI, zodat alle administraties over die gegevens kunnen beschikken.

Wanneer de e604a-toepassing automatisch de gegevens opzoekt in de KBO, zullen die dan ook automatisch ingevoegd worden in de e604a.Dit is echter niet mogelijk voor rechtspersonen omdat de ad hoc rubrieken momenteel alleen toegankelijk zijn voor de griffies van de rechtbanken van koophandel. In dat geval moeten deze rubrieken dus ingevuld worden in de e604a.

Om dit probleem structureel op te lossen heeft de DAV aan de KBO-cel een change request gevraagd om de EOL toe te laten een telefoon- en faxnummer en e-mailadres in te vullen op het niveau van de maatschappelijke zetel van een rechtspersoon.

* E-mailadres

Het eerste e-mailadres is altijd het adres van de gebruiker in de user management. Bij foutief adres moet aan de veiligheidsagent gevraagd worden om dit te verbeteren.

Indien u de mail in een andere mailaccount dan die in de user management wil ontvangen, kan u een tweede adres vermelden. Dit adres kan het centraal adres van het EOL zijn dat dan de mails intern kan verspreiden.

* Storingen met de automatische verzending van de formulieren naar het BTW-controlekantoor wegens fouten in de straatcode.

De tabel met de straatcodes wordt momenteel geactualiseerd. Tijdens deze actualisatie kunnen bepaalde formulieren e604a gebeurlijk niet automatisch toekomen bij het betrokken BTW-controlekantoor. Deze worden ontvangen door de centrale automatisatiedienst die ze doorstuurt naar het betreffende kantoor. In dit geval ontvangt u een bevestigingsbericht van de centrale automatisatiedienst.

9. Te bewaren document in het dossier

Sommige ondernemingsloketten stelden zich de vraag welk document ivm de e604A moet worden afgeprint en in het dossier bewaard. Het gaat om het door of namens de aanvrager ondertekende exemplaar van het naar de BTW-administratie gestuurde e604A formulier (na validatie).