Bewaring van boeken en stukken

Beslissing Btw nr. E.T. 82.752 dd. 27.03.1997

BTW-Revue nr. 128, blz. 405-412, nr. 1031

Bewaring van boeken en stukken - Optische schijven van het type WORM.

I. Wettelijke en reglementerende bepalingen

Artikel 60 van het BTW-Wetboek bepaalt dat, behoudens afwijking toegestaan door of vanwege de Minister van Financiën, de boeken en stukken, waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opmaken of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgemaakt of ontvangen gedurende tien jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, tweede lid indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, vierde lid, van die Wetboek.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de aangifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

Anderzijds, verplicht artikel 315, derde lid, van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992, de belastingplichtigen de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld te bewaren tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.

II. Beslissing

De personen die overeenkomstig de artikelen 60, § 1, van het BTW-Wetboek, alsmede 315 en 315 bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen (WIB 1992) gehouden zijn tot het bewaren van boeken en stukken, worden gemachtigd om op optische schijven van het WORM-type (Write Once, Read Many) - hierna "CD-WORM" genoemd -, de volgende boeken en stukken te bewaren :

a) de dubbels van de door hen opgestelde stukken en briefwisseling (uitgaande facturen, uitgereikte creditnota's, correspondentie, enz.) die niet worden aangevuld en/of niet worden ondertekend door de geadresseerde, met uitzondering evenwel van de documenten die een officieel waarmerk of enig door de fiscale wetten of reglementeringen voorgeschreven merkteken dragen en van de stukken die eventueel worden gelijkgesteld met deze laatste.

Inzonderheid zijn dus uitgesloten :

•om de reden dat ze worden vervolledigd en/of ondertekend door de medecontractant : de afrekening en het stuk bedoeld respectievelijk in de artikelen 6 en 10 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde;

•om de reden dat ze een officieel waarmerk dragen : de dubbels van de rekeningen of ontvangstbewijzen waarvan sprake in artikel 22 van het voormeld koninklijk besluit nr. 1.

De dubbels van de bons van kasregisters, die onder zekere voorwaarden de rekeningen en ontvangstbewijzen waarvan sprake in artikel 22 van het voormelde koninklijk besluit nr. 1 mogen vervangen, dienen te worden bewaard onder dezelfde voorwaarden als de dubbels van de rekeningen of ontvangstbewijzen, d.w.z. op "papier";

b) de door hen ontvangen stukken en briefwisseling (van financiële instellingen ontvangen rekeninguittreksels of andere stukken waaruit financiële verrichtingen blijken, briefwisseling, enz.) met uitzondering evenwel van de stukken waarvan het uitreiken wordt opgelegd door de Wetboeken of door de fiscale reglementeringen.

Inzonderheid zijn dus uitgesloten : originele aankoopfacturen, de stukken bedoeld in de artikelen 2, 6, 7, 10 en 11 van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, alsmede de ontvangen creditnota's.

Het bestek, de inventaris, de gedetailleerde nota, de leveringsbon of elk ander document waarnaar de factuur verwijst voor de omschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten, maken een integrerend deel uit van de factuur en moeten derhalve worden bewaard onder dezelfde voorwaarden als de originele aankoopfactuur, d.w.z. op "papier";

c) de extra-boekhoudkundige stukken die worden opgesteld om de diverse imputaties te doen in het kader van de werkzaamheid (bv. extra- boekhoudkundige staten inzake fabrieksboekhouding);

d) de boekhoudkundige stukken zoals de grootboekrekeningen;

e) de boeken en registers voorgeschreven door het BTW-Wetboek (het boek voor inkomende facturen, het boek voor uitgaande facturen, de tabel van bedrijfsmiddelen, het teruggaafregister, enz.), met uitsluiting evenwel :

•van het dagboek van ontvangsten voorzien in artikel 14, § 2, 3°, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, evenals de registers bedoeld in de artikelen 23, 25 en 28 van hetzelfde koninklijk besluit;

•van de boeken en registers die deel uitmaken van de boeken en dagboeken bedoeld in artikel 5 van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekeningen van de ondernemingen;

•van de boeken en dagboeken als bedoeld in artikel 7 van het voormeld koninklijk besluit van 12 september 1983, wanneer zij aan de formaliteit van het visum onderworpen zijn geweest.

De personen die gebruik wensen te maken van de bovenvermelde machtiging moeten vooraf schriftelijk de volgende inlichtingen mededelen aan de taxatiedienst der directe belastingen en, indien zij BTW-belastingplichtige zijn, aan het BTW-controlekantoor waaronder zij ressorteren :

a) de naam of benaming, het adres, het BTW-identificatienummer en het nationaal nummer van de persoon die de machtiging wenst te bekomen;

b) in zover de "CD-WORM" worden vervaardigd door een derde, de naam of benaming, het adres en het BTW-identificatienummer van die derde, evenals de naam of benaming en het adres van de eigenaar van het gebruikte materieel en van de gebruikte software;

c) het merk en het type van het gebruikte materieel en van de gebruikte software;

d) de nauwkeurige beschrijving van dat materieel en van die software, met vermelding van de voornaamste technische kenmerken van de wijze van registratie van de boeken en stukken op de "CD-WORM" en waaruit duidelijk blijkt dat aan de andere voorwaarden zoals hierna beschreven is voldaan.

Elke later aangebrachte wijziging aan de omschreven procedure moet onmiddellijk worden medegedeeld aan de voormelde taxatiedienst der directe belastingen en, in voorkomend geval, aan het BTW-controlekantoor.

De hiervoor vermelde personen moeten bovendien de nodige schikkingen treffen om aan de volgende voorwaarden te voldoen :

1° de "CD-WORM" moeten zowel het lezen van het beeld op een scherm als de reproductie van de boeken en stukken op papier in een onmiddellijk verstaanbare vorm mogelijk maken;

2° de hiervoor bedoelde boeken en stukken, waarvan de gegevens worden opgemaakt op een informatica-drager, moeten dagelijks op een "CD-WORM" worden overgenomen;

3° de dubbels van de uitgaande facturen zowel als van de uitgereikte creditnota's moeten op de "CD-WORM" worden overgenomen in de volgorde van hun inschrijving in het uitgaand factuurboek of, eventueel, in het teruggaafregister voorgeschreven door de BTW-reglementering. De andere documenten moeten op de "CD-WORM" worden overgenomen in chronologische of in numerieke volgorde;

4° de boeken en stukken die op "CD-WORM" voorkomen moeten de getrouwe weergave zijn van de originelen. Elke onleesbare of gebrekkige weergave van gegevens op de "CD-WORM" moet onmiddellijk worden vervangen;

5° met het oog op hun klassering en hun raadpleging, dienen de "CD-WORM" een met het blote oog leesbare titel te dragen; een klasseringstabel moet het mogelijk maken gemakkelijk na te gaan welke documenten op iedere "CD-WORM" voorkomen;

6° de "CD-WORM" moeten worden bewaard gedurende dezelfde termijnen als die welke zouden worden toegepast voor de vervangen boeken en stukken, namelijk de termijnen opgelegd door artikel 60 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde, alsook door de artikelen 315 en 315bis van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992. Wanneer deze termijnen op verschillende data verstrijken, moet de termijn die het laatst verstrijkt in aanmerking worden genomen;

7° gedurende de termijn bedoeld in 6° hiervoor, moeten de op de "CD-WORM" opgeslagen boeken en stukken ter inzage worden voorgelegd, zonder verplaatsing, op ieder verzoek van de ambtenaren van de fiscale administraties; dit impliceert dat die boeken en stukken ter inzage worden voorgelegd in een leesbare en verstaanbare vorm. Bovendien, kunnen de voormelde ambtenaren eveneens erom verzoeken dat kopieën worden gemaakt onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van die boeken en stukken (z. artikel 61, § 1, van het BTW-Wetboek en artikel 315bis, eerste tot derde lid, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992);

8° wanneer om wettelijke of organisatorische redenen, bepaalde boeken of stukken, behalve op "CD-WORM", eveneens op "papier" worden bewaard, moeten deze laatste informatiedragers tegelijkertijd met de "CD-WORM" ter inzage worden voorgelegd;

9° wanneer zij niet meer over de nodige apparatuur voor het lezen of de reproductie van de boeken en stukken die bewaard worden op "CD-WORM" zouden beschikken (z. 7°), moeten de betrokken personen de nodige maatregelen treffen opdat de leverancier van de toestellen zijn materieel en zijn personeel ter beschikking zou stellen teneinde de ambtenaren, zonder kosten, de boeken en stukken te bezorgen die zij niet zouden kunnen verstrekken;

10° de gehele of gedeeltelijke overbrenging van de boeken of stukken op een "CD-WORM" moet op een volledig boekjaar slaan;

11° artikel 61, § 2, van het BTW-Wetboek is van toepassing zowel op de "CD-WORM" waarop de door dit artikel bedoelde boeken of stukken worden bewaard als op de door de controleambtenaar gevraagde kopieën.

Onverminderd het bepaalde in 8° van het voorgaande lid, mogen de boeken en stukken bedoeld in het eerste lid van onderhavige beslissing, opgemaakt op elke andere drager dan een "CD-WORM", worden vernietigd zodra ze op "CD-WORM" zijn overgebracht

De betrokken administraties behouden zich het recht voor de machtiging die het voorwerp uitmaakt van onderhavige beslissing in te trekken ten nadele van ieder die niet voldaan heeft aan de verscheidene opgelegde voorwaarden, of die, op gelijk welke wijze, de opdracht van de met controle belaste ambtenaren van de fiscale administraties zou hinderen.