Bewaring van kasticketten

BESLISSING ET103018/2

Beslissing nr. E.T. 103.018 dd. 02.06.2003 (en dd. 27.06.2002)

Bewaring van kasticketten

Onderhavige beslissing wijzigt de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 inzake de bewaring van kasticketten. Onder punt A worden de wijzigingen opgenomen die aan de oorspronkelijke tekst van 27 juni 2002 werden aangebracht. De gecoördineerde tekst van de beslissing (waarin de onder punt A omschreven wijzigingen werden verwerkt) wordt weergegeven onder punt B.

A. Wijzigingen aangebracht aan de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002.

Deze wijzigingen treden in werking vanaf de datum van onderhavige beslissing.

1. Toepassingsveld

Het toepassingsveld van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 is beperkt tot de belastingplichtigen die, voor de registratie van de handelingen waarvoor overeenkomstig de BTW-reglementering geen factuur moet worden uitgereikt, gebruik maken van een kasregister, met uitsluiting van degenen die, bij toepassing van artikel 22 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde en van de aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999, gehouden zijn aan hun klant een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken. De regeling inzake de bewaring van kasticketten die van toepassing is op de belastingplichtigen beoogd door deze aanschrijving maakt het voorwerp uit van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003.

2. Ontheffing met betrekking tot het houden van een dagboek van ontvangsten

De belastingplichtigen die de in punt I van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 vermelde voorwaarden integraal naleven, zijn ervan ontheven om een dagboek van ontvangsten bij te houden per bedrijfszetel als bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, eerste lid, van voormeld koninklijk besluit nr. 1.

Evenwel moeten de belastingplichtigen, ongeacht of ze over één of meerdere bedrijfszetels beschikken, voor het geheel van de handelingen waarvoor zij gebruik maken van de ontheffing om een factuur uit te reiken, voorzien in artikel 1, §2, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, een register bijhouden waarin zij, per tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaal bedrag van de ontvangsten van de periode opnemen. Dit register moet beantwoorden aan de voorschriften van artikel 15, §1, van hetzelfde koninklijk besluit.

3. Bewaring van de gegevens

De belastingplichtigen die ervoor kiezen om geen gebruik te maken van de regeling voorzien in punt I van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en die er niet toe gehouden zijn om aan hun klant een rekening of ontvangstbewijs, beoogd in artikel 22 van voormeld koninklijk besluit nr. 1 en in aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999, uit te reiken, zijn uitgesloten van het toepassingsveld van de beslissing nr. E.T. 82.752 van 27 maart 1997 inzake de bewaring van boeken en stukken op optische schijven van het type WORM voor de bewaring van de gegevens vermeld op het kasticket dat ze aan hun klant uitreiken.

B. Gecoördineerde tekst van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en van 2 juni 2003

I. De belastingplichtigen die, voor de registratie van handelingen waarvoor overeenkomstig de BTW-reglementering geen factuur moet worden uitgereikt, met uitsluiting van degenen die bij toepassing van artikel 22 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde en van de aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999 gehouden zijn aan hun klant een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken (en die het voorwerp uitmaken van de beslissing nr. E.T. 103.592 van 2 juni 2003), gebruik maken van een kasregister, hebben, vanaf 1 juli 2002, de mogelijkheid om de gegevens van de door hen verrichte handelingen uitsluitend op digitale wijze te bewaren wanneer zij voldoen aan alle hieronder gestelde voorwaarden :

a) voor iedere verrichte handeling wordt aan de klant onmiddellijk een kasticket uitgereikt dat minimaal de volgende gegevens bevat :

1° de datum van uitreiking;

2° een volgnummer, met minimaal 4 en maximaal 8 posities, genomen uit een ononderbroken reeks. Deze reeks mag volgens de administratieve en technische organisatie van de belastingplichtige worden bepaald per onderscheiden kassa, per reeks van kassa's in dezelfde inrichting of voor alle kassa's tesamen in dezelfde inrichting;

3° de identificatie van de kassa en, als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting;

4° de referentie van het artikel, aantal stuks per artikel en voor dit aantal stuks het totaalbedrag ervan, rekening houdend met de aangeduide prijs (BTW inclusief);

5° de kortingen en de teruggegeven bedragen;

6° het totaalbedrag, BTW inclusief, te betalen door de klant of, in voorkomend geval, het aan de klant te betalen saldo;

7° de zegel van het record met betrekking tot het uitgereikte kasticket, uitgedrukt overeenkomstig het bepaalde in punt c), tweede lid, infra (laatste 8 posities);

b) de op de kasticketten vermelde gegevens worden op een digitale wijze bewaard;

c) teneinde de onveranderlijkheid te garanderen van de inhoud van de uitgereikte kasticketten wordt volgend systeem gehanteerd :

1° bij de aanmaak door het computersysteem van het record met de totaalgegevens van een kasticket wordt een verzegelingsalgoritme toegepast op dit record. De toepassing van dit algoritme levert een zegel op, waarvan de waarde bepaald wordt door een welbepaalde en vastgelegde rekenkundige bewerking;

2° het verzegelingsalgoritme moet worden toegepast per toegekende reeks volgnummers als bepaald in punt a), 2°, supra en wel op een ononderbroken wijze;

3° alle records, waarop het verzegelingsalgoritme is toegepast, moeten onmiddellijk worden opgeslagen in een apart bestand met volgende kenmerken : sequentieel (flat file), niet gecomprimeerd en niet geëncrypteerd;

4° elk totaal record wordt gekoppeld aan het voorafgaande door het zegel van het voorafgaande te verwerken in het zegel van het betrokken record. Aldus zouden achteraf geen records meer kunnen worden tussengevoegd of geschrapt zonder het zegel zelf te wijzigen;

5° van zodra een totaallijn van een ticket is aangemaakt, mag dit record onder geen enkel beding nog worden gewist;

6° het zegel wordt afgedrukt op het originele ticket dat aan de klant wordt overhandigd (zie ook punt a), 7°, supra) ;

7° het record met de totaalgegevens moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

- het zegel van het vorige record;

- de datum van uitreiking van het kasticket aan de klant;

- het volgnummer (minimaal 4 en maximaal 8 posities);

- de identificatie van de kassa, en als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting;

- de som van de in punt a), 4°, supra bedoelde totaalbedragen. Deze som moet weergegeven worden als tekenveld met 2 decimalen;

- het totaalbedrag, BTW inclusief, te betalen door de klant of, in voorkomend geval, het aan de klant te betalen saldo. Dit bedrag moet weergegeven worden als tekenveld met 2 decimalen;

- het zegel van het record;

Opmerking :

* voor interne kasbewegingen wordt in de totaallijn het bedrag tweemaal opgenomen. Zowel als bedrag vóór korting als na korting;

* het totaalrecord kan eventueel andere gegevens bevatten;

8° het verzegelingsalgoritme moet via de hiernavolgende rekenkundige bewerking worden toegepast.

De optelling van :

Vervolgens worden de laatste 8 posities van het resultaat van deze optelling in aanmerking genomen als waarde van het zegel.

Opmerking :

Indien andere gegevens opgenomen zijn in het totaalrecord worden deze niet in aanmerking genomen voor de berekening van het zegel;

d) op het einde van elke dagelijkse openingsperiode van de verkoopinrichting wordt per toegekende reeks volgnummers als bepaald in punt a), 2°, supra, een financieel rapport gegenereerd (Z-totaal) dat minstens de volgende vermeldingen dient te bevatten :

1° de identificatie van de op dit rapport betrekking hebbende kassa('s) en, als er verschillende inrichtingen zijn, de identificatie van de inrichting;

2° het precieze tijdstip (datum, uur, minuut) waarop het rapport wordt gegenereerd;

3° het volgnummer van het rapport, genomen uit een ononderbroken reeks;

4° de periode waarop het rapport betrekking heeft;

5° de som van de in punt a), 4°, supra bedoelde totaalbedragen;

6° het totaalbedrag van de kortingen en teruggegeven bedragen;

7° het totaalbedrag van de netto-omzet, BTW inclusief;

8° in het geval de belastingplichtige geen gebruik maakt van de aanschrijving nr. 101 van 29 december 1970 en indien alle daarvoor vereiste gegevens reeds werden berekend, een uitsplitsing van het in 7°, hierboven bedoelde totaalbedrag per onderscheiden BTW-tarief;

9° het zegel van het record van de laatste verrichte handeling die op dit rapport betrekking heeft, uitgedrukt overeenkomstig het bepaalde in punt c), tweede lid, supra (laatste 8 posities);

e) het in punt d), supra, bedoelde rapporten worden op een digitale wijze bewaard.

Opmerking

Wanneer in bovenstaande tekst sprake is van een bewaring op een digitale wijze, zonder verdere specificatie, stelt de administratie geen bijzondere voorwaarden inzake de technische kenmerken van opslag en de te gebruiken informaticadragers. Het spreekt evenwel vanzelf dat de belastingplichtige onder meer moet kunnen voldoen aan de bepalingen van artikel 61 van het BTW-Wetboek (b.v. de voorlegging van de digitale gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm, het nemen van een papieren afdruk in het geval de controlerende ambtenaar erom verzoekt, enz.).

II. De belastingplichtigen die de in punt I gestelde voorwaarden integraal naleven zijn ontheven van de volgende verplichtingen :

- het aanmaken van een papieren controleband (veiligheidsafdruk) met de detailgegevens van de verrichte handelingen;

- het bijhouden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel als bedoeld in artikel 14, §2, 3°, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Evenwel moeten de belastingplichtigen, ongeacht of ze over één of meerdere bedrijfszetels beschikken, voor het geheel van de handelingen waarvoor zij gebruik maken van de ontheffing om een factuur uit te reiken voorzien in artikel 1, §2, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, een register bijhouden waarin zij, per tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaal bedrag van de ontvangsten van de periode opnemen. Dit register moet beantwoorden aan de voorschriften van artikel 15, §1, van hetzelfde koninklijk besluit.

Ten slotte moeten gedurende de in artikel 14, §2, 3°, tweede lid, van het bovengenoemde koninklijk besluit nr. 1 bedoelde periode alle in punt I bedoelde gegevens ter controle kunnen worden voorgelegd op de bedrijfszetel waar de handelingen waarop die gegevens betrekking hebben, werden verricht.

III. De belastingplichtigen die wensen gebruik te maken van de in punt I beoogde regeling moeten hun bevoegd BTW-controlekantoor daarvan voorafgaandelijk schriftelijk in kennis stellen. Deze kennisgeving dient de datum te vermelden vanaf wanneer deze regeling voor het eerst zal worden toegepast.

Wanneer de administratie bij een belastingplichtige overtredingen vaststelt met betrekking tot de in de punten I en II beoogde verplichtingen, zal de administratie hem een periode van minimum twee maanden toekennen om over te gaan tot een regularisatie van zijn situatie. Indien de regularisatie niet wordt verricht binnen de toegestane periode, kan de administratie, voor wat de toekomst betreft, de belastingplichtige uitsluiten van deze regeling.

IV. De belastingplichtigen die ervoor kiezen om geen gebruik te maken van de regeling voorzien in punt I van de beslissing nr. E.T. 103.018 van 27 juni 2002 en die er niet toe gehouden zijn om aan hun klant een rekening of ontvangstbewijs, beoogd in artikel 22 van voormeld koninklijk besluit nr. 1 en in aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999, uit te reiken, zijn uitgesloten van het toepassingsveld van de beslissing nr. E.T. 82.752 van 27 maart 1997 inzake de bewaring van boeken en stukken op optische schijven van het type WORM voor de bewaring van de gegevens vermeld op het kasticket dat ze aan hun klant uitreiken.

V. Bij toepassing van artikel 60, §3, van het BTW-Wetboek aanvaardt de administratie dat de detailgegevens van de door de belastingplichtige verrichte handelingen waarvoor overeenkomstig de BTW-reglementering geen factuur moet worden uitgereikt, slechts moeten worden bewaard voor fiscale doeleinden gedurende een periode van vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de handelingen met dien verstande dat deze periode evenwel nooit korter mag zijn dan deze bepaald in artikel 315 WIB 92. Deze administratieve tolerantie geldt ongeacht of de belastingplichtige gebruik maakt van de regeling voorzien in punt I, supra, of niet.

VI. Onderhavige beslissing treedt in werking op 1 juli 2002.

VII. Overgangsmaatregel

De belastingplichtigen die de intentie hebben om de in punt I beoogde regeling toe te passen tegen uiterlijk 1 juli 2003 en zich daartoe schriftelijk verbinden tegenover de administratie overeenkomstig de in het volgende lid bedoelde wijze, dienen ondertussen geen dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel als bedoeld in artikel 14, §2, 3°, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, bij te houden. Voor de belastingplichtige die zijn aangegane verbintenis niet strikt naleeft, geldt uiteraard de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel met terugwerkende kracht tot april 2002.

De ondernemingen die van bovengenoemde overgangsmaatregel willen gebruik maken dienen hun schriftelijke verbintenis tot het toepassen op uiterlijk 1 juli 2003 van de in punt I beoogde regeling, toe te zenden, vóór 1 oktober 2002, met verwijzing naar onderhavige beslissing, aan:

Administratie A.O.I.F

Centrale diensten - Sector BTW

Directie II/2

Kruidtuinlaan 50, bus 61

1010 Brussel

De Directeur,

J. Marckx