--- title: "Question parlementaire 628 · La valeur probante légale des factures archivées numériquement" description: "La valeur probante légale des factures archivées numériquement. Question parlementaire n° 628 du 4 novembre 2015 (Parlement fédéral belge)." url: "https://juriel.be/fr/questions-parlementaires/628-valeur-probante-legale-factures-archivees-ae22" lang: "fr" nl: "https://juriel.be/nl/parlementaire-vragen/628-wettelijke-bewijswaarde-digitaal-gearchiveerde-facturen-b40b" --- # La valeur probante légale des factures archivées numériquement **Numéro** 628 **Date** 4 novembre 2015 ## Sur le document **Collection** Questions parlementaires **Langue du texte** français ## Texte 18 paragraphes **Chambre, Questions et Réponses, 2015-2016, QRVA 54/088 du 12.09.2016, p. 384** *La valeur probante légale des factures archivées numériquement* ## **QUESTION** Bon nombre d'entreprises et de PME ont découvert depuis longtemps les avantages de la comptabilité numérique, une manière souple et simple de gérer les factures, mais aussi d'autres documents tels que contrats et déclarations. Ces documents ont par ailleurs également une valeur probante légale (pour le fisc, les clients, *etc*.) et sont donc soumis à des délais de consevation légaux. Le Code de la TVA a été adapté à cet effet en 2013 et prévoit que les factures doivent être conservées en format soit électronique, soit papier. **1.** a) Les factures archivées numériquement ont-elles la valeur probante nécessaire en cas de contestation? b) Comment les conditions (authenticité et intégrité) doivent-elles être garanties? c) Quels formats (pdf, docx, *etc*.) entrent en considération pour satisfaire à ces conditions? **2.** La version papier peut-elle être détruite si une copie numérique (ou un scan) ont été transférés vers des archives ou un système comptable tel que Dropbox ou ExactOnline? Quelles sont les possibilités de conservation? **3.** Dans quelles circonstances une version papier d'une facture est-elle encore légalement nécessaire? **4.** Quelles initiatives envisagez-vous de prendre pour faciliter et encourager le respect de l'obligation de conservation des factures au moyen de techniques nouvelles? ## **RÉPONSE** **du ministre des Finances, chargé de la Lutte contre la fraude fiscale du 12.09.2016,** **1.** a) et b) Conformément à la législation en matière de TVA, les factures doivent être conservées soit sur papier, soit sous un format électronique. Par "format électronique", on vise également la conservation au moyen d'un équipement électronique pour la conservation des données, dont la compression digitale des factures papier que vous visez. La conservation doit garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu, ainsi que la lisibilité des factures (voir [article 60, § 6, du Code de la TVA](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-60)). L'assujetti détermine lui-même la manière dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont garanties. Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison d'un bien ou d'un service peut être utilisé pour apporter cette garantie. Ce qui importe pour ce type de contrôle de gestion, c'est que la facture, qu'elle soit sur papier ou sous format électronique, soit considérée et contrôlée en tant que document qui fait intégralement partie du processus comptable et de gestion complet, et donc pas comme un document indépendant ou isolé. Des exemples de contrôles de gestion possibles qui établissent une piste d'audit fiable sont présentés dans la [circulaire n° 14/2014](https://juriel.be/fr/circulaires/14-2014-agfisc-instrument-financier-facturation-electronique-2e9a) du 4 avril 2014 en matière de facturation électronique, qui peut être consultée sur le site internet du SPF Finances dans la banque de données juridiques et fiscales Fisconetplus. c) Compte tenu de ce qui précède, le format de scanning ou de conservation en soi n'offre dès lors pas cette garantie en matière d'authenticité de l'origine, d'intégrité du contenu et de lisibilité. **2.** L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures, qu'elles soient sur papier ou sous format électronique, doivent en principe être garanties à compter du moment de l'émission de la facture et jusqu'à la fin du délai de conservation. Étant donné que chaque assujetti choisit lui-même la manière dont il va concrètement garantir les aspects d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité, et que l'administration ne peut, par principe, limiter cette liberté de choix, c'est l'assujetti et lui seul qui est tenu de démontrer que ces conditions sont remplies. Pour autant que les conditions en matière d'authenticité, d'intégrité et de lisibilité soient satisfaites, rien ne s'oppose à la destruction de la version papier dès que la copie digitale ou le scan de la facture a été téléchargé avec succès dans un système comptable et des archives durables. Un assujetti qui choisit et utilise un système comptable, un système de scanning ou un système d'archivage déterminé est et demeure malgré tout toujours responsable de son choix. **3.** D'un point de vue légal, une version papier de la facture n'est plus indispensable. **4.** En ce qui concerne l'archivage des factures, chaque assujetti a toujours le choix entre la conservation sur papier ou sous format électronique. Une facture à l'origine sous forme électronique peut dès lors être imprimée et conservée sur papier, tandis qu'une facture à l'origine sur papier peut être digitalisée et ensuite être conservée exclusivement de manière digitale. Chaque assujetti a désormais toute liberté pour choisir la forme de conservation qui s'adapte au plus près à l'organisation administrative existante ou planifiée de son entreprise et qui correspond au mieux à celle-ci, si bien que je considère qu'aucune mesure supplémentaire n'est nécessaire. ## Textes cités 1 [CTVA art. 60](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-60) 1 occurrence ## Doctrine administrative 1 [Fiches de commentaire administratif 1](https://juriel.be/fr/questions-parlementaires/628-valeur-probante-legale-factures-archivees-ae22/documents?type=commentaire) « … par la suite par l’administration en charge de l’impôt sur les revenus dans la circulaire AFER n° 15/2010 (n° Ci.RH 81/593.456) du 19.02.2010. Pour la valeur probante légale des factures archivées de manière digitale, il est renvoyé à la réponse à la question parlementaire écrite n° 628 de monsieur le Représentant Peter Dedecker du 04.11.2015 . B. Sanctions Conformément à l’article 70, § 4, premier alinéa, du Code de la TVA, toutes les infractions aux dispositions des articles 60, 61 et 62 du Code de la TVA sont réprimées par une amende fiscale non proportionnelle de 50 euros à 5.000 euros par … » [Règlement du paiement de la taxe (30.06.2021)](https://juriel.be/fr/commentaire-tva/reglement-paiement-taxe-a315) Commentaire administratif 05.05.2022 [Voir le document](https://juriel.be/fr/questions-parlementaires/628-valeur-probante-legale-factures-archivees-ae22/documents)