--- title: "Communication · Formulaire electronique e604A, Guichets d'entreprises" description: "Formulaire electronique e604A, Guichets d'entreprises, guichet-entreprise. Communication du 4 octobre 2004 de l'administration fiscale belge." url: "https://juriel.be/fr/decisions-administratives/formulaire-electronique-e604a-guichets-entreprises-1a4b" lang: "fr" nl: "https://juriel.be/nl/administratieve-beslissingen/elektronisch-formulier-e604a-ondernemingsloketten-faq-9c83" --- # Formulaire electronique e604A, Guichets d'entreprises, Info 04.10.04/2, guichet-entreprise · Formulaire electronique e604A,Guichets d'entreprises,FAQ's **Date** 4 octobre 2004 ## Sur le document **Collection** Décisions administratives **Langue du texte** français ## Texte 86 paragraphes ## Info 04.10.04/2 **04.10.2004 - Informations et communications (A.F.E.R.-T.V.A.)** *Formulaire electronique e604A - Guichets d'entreprises - FAQ's* 1\. Renseignements relatifs à l'activité de l'entreprise Certains guichets d'entreprises rencontrent des difficultés pour compléter le Bloc II du formulaire e604A (désignation précise de l'activité nécessitant l'identification à la TVA). La manière la plus simple de compléter cette donnée est de demander au déclarant-assujetti à la TVA : « Que faites-vous, quelle est l'activité que vous comptez exercer et pour laquelle vous devez être assujetti à la TVA ? » Exemples : •Sandwich-bar avec possibilité de livraisons à domicile/au bureau •Architecte-paysagiste, aménagement de jardin •Consultance dans le domaine de l'ergonomie sur le lieu de travail •Podologue médicale (ou non) •Opticien •… Il n'appartient pas aux guichet d'entreprises d'indiquer le code Nace sur le formulaire. Dans certains cas, il se peut que le libellé du code Nace suffise. Il apparaît cependant que, particulièrement dans le secteur des services, le libellé du code Nace est insuffisant de sorte qu'une description précise de l'activité reste indispensable. En tout état de cause, le type de services prestés ou le type de biens dont il est fait le commerce doit apparaître clairement et, dès lors, toujours faire l'objet d'une description littérale. En outre, les guichets d'entreprises doivent bien faire la distinction entre l'activité principale et les activités accessoires soumises à TVA. L'activité principale est celle qui génèrera le plus chiffre d'affaires le plus élevé. 2\. Format du chiffre d'affaires Le formulaire e604A reprend le chiffre d'affaires présumé de l'entreprise. A cet égard, l'application accepte uniquement les chiffres sans point(s), ni virgule(s) ou espacement(s). Exemple : 550000 3\. Date de commencement d'activité pour les personnes morales Certains guichets d'entreprises s'interrogent au sujet de la date de commencement d'activité qui doit être indiquée pour les personnes morales. En principe, la date à indiquer au point B du bloc II est la date à partir de laquelle l'assujetti projette de réaliser des opérations taxables. Dans certains cas, il peut s'agir de la date de l'acte constitutif. On ne peut toutefois pas partir du principe que la date de commencement d'activité équivaut systématiquement à la date de l'acte constitutif. La constitution d'une société avec l'intention de n'entamer les activités qu'ultérieurement est donc possible. Par conséquent, il y a lieu de demander à l'assujetti à partir de quelle date il réalisera effectivement des opérations taxables (il peut également s'agir d'opérations à l'entrée). 4\. Langue choisie par l'assujetti pour ses rapports avec les services de la TVA L'application ne possède aucun contrôle en ce qui concerne la langue choisie par l'entreprise. Il est rappelé qu'un choix entre le français et le néerlandais est uniquement possible pour les entreprises qui sont établies à Bruxelles-Capitale, dans l'une des 6 communes périphériques ou dans l'une des 11 communes de la frontière linguistique. Le choix entre le français et l'allemand est uniquement possible pour les entreprises établies dans les 9 communes de la région de langue allemande ainsi qu'à Malmédy et Waimes (Weismes). Là où des facilités linguistiques existent, le choix linguistique ne vaut que pour les personnes physiques. Les entreprises établies en région de langue néerlandaise, à l'exclusion de celles qui sont établies dans une des communes de la frontière linguistique ou dans l'une des communes périphériques, doivent TOUJOURS indiquer le néerlandais comme langue choisie pour leurs rapports avec l'administration de la TVA. Les entreprises établies en région de langue française, à l'exclusion de celles qui sont établies dans une des communes de la frontière linguistique ou dans l'une des communes périphériques, doivent TOUJOURS indiquer le français comme langue choisie pour leurs rapports avec l'administration de la TVA. 5\. Le mandat : mandat général pour les démarches « starters » ou procuration en matière fiscale Lorsqu'un mandataire étranger à l'entreprise (comptable, conseiller fiscal ou juridique) accomplit les formalités et obligations en matière de TVA au nom de l'entreprise, il doit être dûment mandaté par l'entreprise qu'il représente, à peine de nullité des actes qu'il accomplit. Les situations suivantes peuvent se présenter : •*la demande d'identification à la TVA est effectuée par l'assujetti lui-même* Lorsque l'assujetti à la TVA est une personne physique, la demande d'identification à la TVA est signée par l'assujetti lui-même. Par conséquent, aucun mandat n'est requis. Lorsque l'assujetti à la TVA est une personne morale, la demande d'identification est signée par une personne légalement habilitée à engager la société (administrateur, gérant,…). Dans ce cas, aucun mandat n'est requis. •*un mandataire étranger à l'entreprise (comptable, conseiller fiscal ou juridique) accomplit les formalités et obligations en matière de TVA au nom de l'entreprise* Dans ce cas, il y a lieu de faire une distinction selon que le mandataire dispose d'un mandat général l'autorisant uniquement à accomplir les formalités administratives liées au démarrage de l'entreprise ou selon qu'il dispose d'un mandat en matière fiscale, c'est-à-dire d'un mandat spécifique pour représenter l'entreprise vis-à-vis de l'administration fiscale qui l'autorise non seulement à introduire le formulaire 604A mais également à signer les déclarations périodiques à la TVA et à conclure des accords suite aux contrôles fiscaux. Le mandat qui se rapporte uniquement à l'accomplissement des formalités liées au démarrage de l'entreprise ne doit pas être envoyé à l'office TVA mais doit être conservé dans le dossier de l'entreprise qui est tenu par le guichet d'entreprises agréé. En revanche, le « mandat fiscal » ne peut en aucun cas être conservé auprès du guichet d'entreprises agréé qui a effectué les démarches en matière d'identification à la TVA. Par conséquent, il est demandé que les guichets d'entreprises qui se verraient présenter ce type de mandat invitent le mandataire de l'entreprise à faire parvenir ce « mandat fiscal » à l'office de controle TVA dont relève l'entreprise qu'il représente. Il va de soi que le guichet d'entreprises peut également faire parvenir lui-même ce mandat à l'office de contrôle TVA. Ce mandat qui est exigé par l'Administration de la TVA doit obligatoirement être conservé dans le dossier de l'assujetti qui est tenu par l'office de contrôle TVA local dont dépend l'assujetti. En effet, l'absence d'une telle procuration remettrait en cause la validité de toutes les déclarations signées par le mandataire et valant titre de créance pour l'Administration de la TVA. •*le guichet d'entreprises est mandaté par l'entreprise pour introduire la demande d'identification à la TVA* Dans ce cas, il y a également lieu de faire une distinction selon qu'il s'agit d'un mandat limité à l'accomplissement des formalités administratives liées au démarrage de l'entreprise ou selon qu'il s'agit d'un « mandat fiscal ». Si le guichet d'entreprises dispose d'un mandat qui l'autorise uniquement à introduire la demande d'identification à la TVA au nom et pour compte de l'entreprise, ce mandat ne doit pas être envoyé à l'office de contrôle TVA mais doit être conservé dans le dossier de l'entreprise qui est tenu par le guichet d'entreprises agréé. Ce mandat peut être repris sous la forme d'une clause appropriée dans le contrat que l'entreprise débutante a conclu avec le guichet d'entreprises. Si le guichet d'entreprises dispose d'un « mandat fiscal », ce mandat doit être envoyé à l'office de contrôle TVA compétent. •*Cas particuliers* **Avocats et notaires** Lorque que le mandataire est un avocat ou un notaire, aucun mandat n'est requis. Il suffit que l'avocat ou le notaire fasse mention, dans les pièces et documents qu'il signe, de sa qualité de mandataire de l'assujetti au nom duquel il agit. Leur qualité d'avocat ou de notaire garantit qu'ils agissent dans le cadre de leur activité professionnelle. **Mandat statutaire** Lorsqu'une personne ou une entreprise a été mandatée pour accomplir les formalités administrative liées au démarrage de l'enteprise dans l'acte constitutif de l'entreprise, aucun mandat écrit particulier ne doit être demandé. Ce mandat ne doit pas davantage être envoyé par le guichet d'entreprises à l'office de contrôle TVA. 6\. Déclarant / déclarante Comment remplir le bloc IV du formulaire e604A (date et signature du déclarant)? Les situations suivantes peuvent se présenter : •*la demande d'identification à la TVA est effectuée par l'assujetti lui-même* Lorsque l'assujetti à la TVA est une personne physique, la demande d'identification à la TVA est signée par l'assujetti lui-même. Lorsque l'assujetti à la TVA est une personne morale, la demande d'identification à la TVA est signée par une personne valablement habilitée à représenter la société (associé, administrateur, gérant ou tout autre membre de l'entreprise valablement habilité à engager celle-ci). Dans les deux cas précités, la qualité en laquelle le déclarant/signataire agit doit également être indiquée. Remarque Le formulaire électronique e604A prévoit la possibilité d'aller rechercher automatiquement dans la BCE les nom et prénom ainsi que la qualité du déclarant à condition que ce dernier soit repris dans les « fonctions » de l'entreprise au sein de la BCE. A cet effet, il convient d'utiliser le bouton « Rechercher ». D'autre part, l'introduction manuelle du nom, du prénom et de la qualité du déclarant est toujours possible. Dans ce cas, la qualité du déclarant peut être sélectionnée dans la liste déroulante qui reprend les différentes qualités possibles. •*un mandataire étranger à l'entreprise (comptable, conseiller fiscal ou juridique) accomplit les formalités et obligations en matière de TVA au nom de l'entreprise* Lorsque le mandataire est une personne étrangère à l'entreprise, le déclarant doit fournir les informations nécessaires à l'identification dudit mandataire (c'est-à-dire lui-même ou la firme mandatée dont il est le représentant). Première possibilité : le mandataire dispose d'un numéro d'entreprise. Dans ce cas, il y a lieu d'indiquer le nom, prénom et la qualité du déclarant (c'est-à-dire de la personne qui a signé le formulaire e604A) ainsi que le numéro d'entreprise du mandataire. Deuxième possibilité : le mandataire ne possède pas de numéro d'entreprise. Dans ce cas, il y a lieu d'indiquer le nom, prénom et la qualité du déclarant (c'est-à-dire de la personne qui a signé le formulaire e604A) et de compléter coordonnées complètes du mandataire au point IV, B. La remarque qui prévaut lorsque la demande d'identification à la TVA est effectuée par l'assujetti lui-même (voir ci-dessus) est également applicable lorsque le déclarant est un mandataire étranger à l'entreprise. •*le guichet d'entreprises est mandaté par l'entreprise pour introduire la demande d'identification à la TVA* Dans ce cas, le numéro d'entreprise du guichet d'entreprises doit être indiqué au point IV, A. L'identité et la qualité de la personne qui signe effectivement le document doivent également être mentionnés. 7\. Le formulaire 690 Nous insistons auprès des guichets d'entreprises pour qu'ils remettent un formulaire 690 à l'assujetti (mandat qui doit être donné par l'assujetti à son organisme financier pour recevoir ses remboursements éventuels de TVA). Ce formulaire peut être téléchargé sur le site Internet du SPF Finances à l'adresse suivante : http :// www.minfin.fgov.be 8\. Numéro de téléphone et adresse de courrier électronique Le formulaire e604A contient deux champs qui reprennent respectivement le numéro de téléphone et l'adresse de courrier électronique de l'assujetti. Ces données sont essentielles pour les offices de contrôle TVA. En principe, l'application e604A va automatiquement rechercher ces données dans la BCE, au niveau de l'entreprise. Si ces données ne sont pas disponibles dans la BCE, il appartient au guichet d'entreprises de compléter lui-même les champs adéquats sur le formulaire e604A. \* Données "numéro de téléphone", "numéro de fax" "e-mail" manquantes Il a été constaté que les formulaires e604a établis par certains guichets d'entreprises ne reprennent pas les numéros de téléphone, numéros de fax et adresse e-mail des entreprises et/ou du siège administratif principal. L'attention des guichets est attirée sur le fait que ces données sont cruciales pour l'administration de la TVA qui doit pouvoir contacter très rapidement les entreprises identifiées à la TVA. La manière la plus adéquate de répondre à cet impératif est de remplir les rubriques " téléphone ", " fax " et " e-mail " au niveau du siège social et au niveau des unités d'établissement lors de l'inscription de l'entreprise comme entreprise commerciale dans KBO-WI de telle sorte que l'ensemble des administrations puissent disposer de ces données. Dans la mesure où l'application e604A va automatiquement rechercher les données dans la BCE, ces données seront alors automatiquement insérées dans le e604a. Cela n'est néanmoins pas possible pour les personnes morales puisque les rubriques ad hoc ne sont actuellement accessibles qu'aux greffes du Tribunal de commerce. Dans ce cas, il est requis de compléter les champs adéquats sur le formulaire e604A. Pour résoudre ce problème de manière plus structurelle, l'ASA a introduit auprès de la Cellule BCE une demande de change request afin de permettre aux GEA d'introduire un numéro de téléphone, un fax et un e-mail au niveau du siège social d'une personne morale. \* Adresse e-mail La 1ère adresse e-mail est toujours l'adresse de l'utilisateur qui se trouve dans le user management. En cas d'erreur de cette adresse, il y a lieu de demander à votre agent de sécurité de la modifier. Pour ceux qui souhaitent recevoir le mail à une autre adresse que celle mentionnée dans le user management, il leur est loisible de mentionner une 2e adresse e-mail. Cette adresse peut être l'adresse centrale du GEA qui se chargera alors de dispatcher les mails en interne. \* Non-envoi automatique des formulaires à l'Office de contrôle TVA du fait d'erreurs dans les codes rues La table des codes rues est en cours d'actualisation. En attendant cette mise à jour, il se peut que certains formulaires e604a n'arrivent pas automatiquement à l'Office de contrôle TVA compétent. Ils sont réceptionnés par le Service central d'automatisation qui les envoient à l'Office compétent. Dans ce cas, vous recevez un avis de confirmation du Service central d'automatisation. 9\. Documents à conserver dans le dossier Certains guichets d'entreprises se demandent quel document relatif au e604A doit être imprimé et conservé dans le dossier de l'entreprise. Il s'agit de l'exemplaire envoyé à l'administration de la TVA et qui a été signé par le déclarant.