--- title: "Circulaire 16/2004 · Registre TVA, véhicule à moteur" description: "En Belgique, les assujettis intervenant régulièrement sur des véhicules à moteur doivent tenir un registre par siège d'exploitation." url: "https://juriel.be/fr/circulaires/16-2004-afer-remplacee-registre-tva-vehicule-0864" lang: "fr" nl: "https://juriel.be/nl/omzendbrieven/16-2004-aoif-vervangen-registre-tva-vehicule-a39d" --- # Registre TVA, véhicule à moteur, moyen de transport **Numéro** 16/2004 **Date** 23 mars 2004 ## Sur le document **Collection** Circulaires **Langue du texte** français ## Texte 358 paragraphes \[Cette circulaire est remplacée par la [Circulaire 2018/C/47 relative au registre TVA des véhicules à moteur](https://juriel.be/fr/circulaires/2018-c-47-registre-tva-vehicules-moteur-instrument-9f06), à partir du 19.04.2018\] **Circulaire n° AFER 16/2004 (E.T.98.234) dd. 23.03.2004** Cette circulaire remplace les circulaires [n° 4 dd. 22.02.1995](https://juriel.be/fr/circulaires/4-1995-e98e) et [n° 5 dd. 02.03.1995](https://juriel.be/fr/circulaires/5-1995-b227) *OBLIGATIONS* *garagiste* *registre TVA des véhicules à moteur* *moyen de transport* A tous les fonctionnaires du secteur T.V.A. ## CHAPITRE I : OBJET DE LA CIRCULAIRE 1\. Les articles 7 et 8 de l'arrêté royal du 6 février 2002, publié au *Moniteur belge* du 15 février 2002 et entré en vigueur au 1 er avril 2002, modifient l'article 28 et subsidiairement l'[article 25 de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. 2\. Le nouvel article 28 impose aux garagistes et, plus généralement, aux assujettis qui effectuent régulièrement certaines opérations relatives à des véhicules à moteur, de tenir un registre, par siège d'exploitation, destiné à l'inscription de tous les véhicules qui entrent dans leurs installations en vue d'y faire l'objet d'une ou de plusieurs de ces opérations. 3\. Ce registre remplace désormais le registre des véhicules d'o ccasion destinés à la vente, commenté par la circulaire n° 4 du 22 février 1995, ainsi que le registre des travaux relatifs à des véhicules à moteur, décrit par la circulaire n° 5 du 2 mars 1995. A ce sujet, il est renvoyé au numéro 51 de la présente circulaire. 4\. Par ailleurs, compte tenu de la modification apportée à l'a rticle 25 de l'arrêté royal n° 1 précité, la tenue du registre qui fait l'objet de la présente circulaire a également pour effet de supprimer, pour les opérations devant être inscrites dans ce registre, l'obligation, pour l'assujetti, de tenue et d'inscription dans le registre visé à l'article 25, d'une part, des biens qui lui sont confiés par un assujetti en vue de la délivrance à ce dernier d'un travail à façon au sens de l'[article 18, § 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18) et, d'autre part, des biens qui lui ont été expédiés à partir d'un autre Etat membre, par ou pour le compte d'un assujetti identifié à la T.V.A. dans cet autre Etat membre, et qui font l'objet d'une expertise ou d'un travail matériel autre qu'un travail à façon comme défini ci-avant. 5\. La présente circulaire reproduit et commente les dispositions sur lesquelles s'appuient ce nouveau régime. ## CHAPITRE II : LES PRINCIPALES DISPOSITIONS RÉGLEMENTAIRES 6\. L'[article 28, § 1er, de l'arrêté royal n° 1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, tel que modifié par l'arrêté royal du 6 février 2002, dispose que, par siège d'exploitation, un registre des véhicules à moteur présents dans ses installations (dénommé ci-après le registre) doit être tenu par tout assujetti qui, dans le cadre de son activité économique, effectue régulièrement une ou plusieurs des opérations suivantes : 1\. toute livraison et/ou prestation de services relative à un véhicule à moteur, à l'exception du lavage de biens visés à l'a rticle 22, § 1 er, 3°, du même arrêté royal n°1 du 29 décembre 1992 ; 2\. toute livraison de véhicules d'occasion à moteur ; 3\. toute intervention en tant qu'intermédiaire dans la livraison de véhicules d'occasion à moteur. Cette disposition ne s'applique toutefois pas aux assujettis qui effectuent exclusivement des opérations de montage, d'assemblage ou de construction de véhicules à moteur. 7\. En vertu de l'[article 28, § 2, de l'arrêté royal n° 1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) susvisé, ce registre doit être complété par l'assujetti concerné qui y inscrit : 1° dès qu'un véhicule entre dans ses installations en vue d'y faire l'objet d'une opération visée à l'article 28, § 1 er, de ce même arrêté royal, un numéro d'ordre, la date d'entrée du véhicule dans ses installations, le numéro de plaque ou, à défaut, le numéro de châssis du véhicule, le cas échéant, le numéro d'i dentification à la T.V.A. du donneur d'ordre attribué par un autre Etat membre de la Communauté et le code déterminé par la présente circulaire identifiant la nature de l'opération ; 2° lors de la sortie du véhicule de ses installations, la date de sortie du véhicule; 3° au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel le véhicule est sorti de ses installations, une référence à la facture ou, à défaut, à la pièce justificative visée à l'article 10 de l'a rrêté royal n°1 susmentionné ou à une autre pièce justificative visée à l'[article 15, § 2, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-15-0267) précité ou encore la raison pour laquelle aucun document n'a été établi. ## CHAPITRE III : VEHICULES ET OPÉRATIONS VISÉS PAR UNE INSCRIPTION DANS LE REGISTRE 8\. L'attention est attirée sur le fait que les opérations visées par une inscription dans le registre peuvent concerner tant des opérations sans qu'avec cocontractant, que celles-ci aient lieu **à titre onéreux** ou **à titre gratuit**. Exemple : *Un client dépose son véhicule accidenté auprès de son garage afin que ce dernier lui soumette un devis pour la réparation. Il est prévu que l'établissement de ce devis est totalement gratuit. Le garagiste doit inscrire cette opération dans son registre bien qu'e lle ait lieu à titre gratuit.* ### Section 1 : Les véhicules concernés *1.* *Les véhicules à moteur* 9\. Les véhicules concernés par une inscription dans le registre sont les **véhicules à moteur**. L'[article 28, § 3, 1°, de l'arrêté royal n° 1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992 définit le véhicule à moteur comme étant tout véhicule terrestre muni d'un moteur soumis à la réglementation sur l'i mmatriculation. Ne sont **pas** visés par une inscription dans le registre les véhicules d'une cylindrée inférieure à 50 cm 3. *Exemples de véhicules visés et qui doivent dès lors être inscrits dans le registre* *: les voitures, voitures mixtes, minibus, autobus ou autocars, motorhomes, camions, camionnettes, tracteurs (agricoles, forestiers ou autres dans la mesure où ils doivent faire l'objet d'une immatriculation), motocyclettes.* *Exemples de véhicules non visés et qui ne doivent dès lors pas être inscrits dans le registre* *: les remorques des véhicules précités ainsi que les caravanes et les cyclomoteurs*. 10\. Sont seuls visés par une inscription dans le registre, les véhicules à moteur précités qui **n'appartiennent pas** à l'assujetti concerné par la tenue du registre, **sauf** lorsque ce dernier acquiert ces véhicules en vue de les revendre (voir section 2 ci-après), ou lorsqu'il est procédé à un changement d'affectation des véhicules qui lui appartiennent, c'est-à-dire lorsqu'ils sont mis en vente dans son établissement. *Exemple* *Un véhicule loué par un garagiste à son client et entretenu à l'i nitiative et aux frais du garagiste dans ses installations ne devra pas être inscrit dans son registre.* *2.* *Les véhicules neufs ou usagés* 11\. La première catégorie d'opérations visées par une inscription au registre sont les livraisons de biens et/ou les prestations de services qui se rapportent soit à un véhicule neuf, soit à un véhicule usagé. Dans la plupart des cas, ces opérations concernent un véhicule usagé. Cependant, il y a lieu d'attirer l'attention sur le fait que certains véhicules neufs doivent parfois faire l'objet d'une inscription dans le registre. Il s'agit des véhicules neufs présents dans les installations de l'assujetti et sur lesquels celui-ci doit effectuer une opération à la demande de ses clients, **avant** que lesdits véhicules ne leur soient livrés. *Exemple* *:* *Un client achète auprès d'un concessionnaire un véhicule neuf qu'il a choisi dans le show-room. Le client souhaite cependant que le concessionnaire installe sur ce véhicule un système LPG. La livraison avec installation de ce système LPG par le concessionnaire dans ses installations doit faire l'objet d'une inscription dans son registre.* 12\. Les deuxième et troisième catégories d'opérations visées par une inscription au registre ne se rapportent, quant à elles, qu'aux véhicules usagés étant donné qu'il s'agit des livraisons de véhicules d'occasion à moteur et de toute intervention en tant qu'i ntermédiaire dans de telles livraisons. ### Section 2 : Les opérations visées. 13\. Les **trois catégories d'opérations** relatives à des **véhicules à moteur,** visées par l'[article 28, § 1er, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée, qui doivent faire l'objet d'une inscription dans le registre sont décrites ci-après. ***Première catégorie d'opérations : les livraisons et/ou prestations de services relatives à un véhicule à moteur, à l' exception du lavage de biens*** 14\. Sont visées ici toutes les livraisons de biens et toutes les prestations de services, à l'exception du lavage de biens visé à l'a rticle 22, § 1 er, 3°, de l'arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992, qui sont effectuées par l'assujetti concerné par la tenue du registre et qui sont relatives à tout véhicule à moteur, qu'il soit **neuf** ou **usagé**. #### Livraisons de biens 15\. On entend par livraison d'un bien, le transfert du pouvoir de disposer d'un bien comme un propriétaire ([article 10 du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-10)). Sont visées par une inscription dans le registre les livraisons de biens **relatives** à tout véhicule à moteur. Cela signifie que la livraison même du véhicule à moteur n'est pas visée (voir toutefois la deuxième catégorie d'opérations ci-après concernant la livraison de véhicules d'occasion à moteur) mais que ce sont les livraisons de biens qui se rapportent à ce véhicule à moteur qui sont visées par une inscription dans le registre. Par ailleurs, doivent seules faire l'objet d'une inscription dans le registre, les livraisons de biens relatives à un véhicule à moteur qui nécessitent une installation ou un montage sur ce dernier par le fournisseur du bien ou pour son compte, étant donné que c'est **l'accession du véhicule à moteur dans les installations de l'assujetti** concerné par la tenue du registre, en vue d'y faire l'objet d'une livraison de biens, qui est le motif de l'inscription dans le registre,. #### Notion d'installations de l'a ssujetti 16\. On entend par installations, **tout lieu**, espace clos ou ouvert, où l'assujetti exerce son activité économique. Sont donc visées tant les installations intérieures qu'extérieures de l'assujetti. Par ailleurs, l'assujetti concerné ne doit pas nécessairement être le propriétaire desdites installations ou détenir un droit réel sur celles-ci (usufruit, emphytéose, superficie, servitude), un pouvoir d'utilisation économique sur celles-ci suffit (bail, droit d'e xercer une activité économique, …). Concrètement, il s'agit notamment des garages, parkings, salles d'exposition, hangars, ateliers ou autres lieux où sont remisés les véhicules en cause. Ne sont toutefois pas visés les lieux tels que les salons d'e xposition, foires,…où sont entreposés ces véhicules pour une durée n'excédant pas 15 jours calendrier successifs *(exemple : le salon de l'automobile)*. L'obligation d'inscription dans le registre ne s'applique donc pas aux travaux effectués en dehors des installations de l'assujetti (il n'y a donc, par exemple, pas matière à inscription dans le registre pour un dépannage de véhicule à moteur sur la voie publique ou chez le client même, mais il est entendu que l'obligation d'inscription apparaîtrait lorsque le véhicule ayant finalement dû être acheminé dans les installations de l'assujetti, des travaux y sont effectués). *Exemple* *:* *La vente d'un autoradio par un garage ne doit pas faire l'objet d'u ne inscription dans son registre lorsque ce garage n'en assure pas l'installation ou le montage sur le véhicule. Toutefois, si ce garage se charge de l'installation ou du montage de cet autoradio sur ledit véhicule, il est tenu d'inscrire cette opération dans son registre dans la mesure où le véhicule entre dans ses installations.* #### Prestations de services 17\. Est considérée comme prestation de services, toute opération qui ne constitue pas une livraison de biens ([article 18 du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18)). Hormis le lavage, toutes les prestations de services **relatives** à un véhicule à moteur doivent faire l'o bjet d'une inscription dans le registre. Il peut, notamment, s'agir de travaux de réparation, d'entretien, de travaux particuliers comme le traitement contre la rouille, l'i nstallation d'un système d'alarme, d'un système LPG mais aussi d'u ne expertise ou d'une évaluation du véhicule, de l'établissement d'u n devis, etc. Toutefois, les opérations qui consistent en des traitements habituels relatifs aux véhicules neufs se sont pas visées (décoconnage, mise à la route, etc.) A nouveau, le motif de l'inscription dans le registre de l'a ssujetti concerné est l'accession du véhicule à moteur d'un tiers dans ses installations (définies au numéro 16 ci-avant) en vue d'y faire l'objet d'une prestation de services. Les entreprises dont l'activité habituelle consiste en l'octroi d'u n droit de jouissance sur des véhicules à moteur (entreprises de leasing, de location) ne sont donc pas visées pour ces opérations par la tenue du registre. #### *Deuxième catégorie d'opérations : la livraison de véhicules d'occasion à moteur* 18\. Ne sont ici visées que les livraisons de véhicules d'occasion à moteur, c'est-à-dire les livraisons de véhicules **usagés** . L'[article 28, § 3, 2°, de l'arrêté royal n° 1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992 définit le véhicule d'occasion à moteur comme étant tout véhicule terrestre muni d'un moteur soumis à la réglementation sur l'i mmatriculation (voir définition numéro n° 9 ci-avant), en ce compris les véhicules visés à l'[article 8bis, § 2, alinéa 1er, 2°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-8bis), qui sont susceptibles de **remploi** en l'état ou après réparation. Sont donc visées par une inscription dans le registre les livraisons de voitures, voitures mixtes, minibus, autobus ou autocars, motorhomes, camions, camionnettes, tracteurs (agricoles, forestiers ou autres), motocyclettes, … qui ont déjà fait l'objet d' une **première immatriculation**, ou qui ont au moins déjà été utilisés, même lorsque leur livraison est effectuée dans les 6 mois suivant la première mise en service ou qu'ils n'ont pas parcouru plus de 6.000 kilomètres. 19\. Les livraisons de véhicules à moteur que l'assujetti soumet au régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire prévu par l'[article 58, § 4, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-58), sont donc également visées par une inscription dans le registre, et ce, indépendamment du respect des autres obligations spécifiques prévues dans le cadre dudit régime particulier. La circulaire n° 2 du 2 janvier 1995 relative au régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire pour les moyens de transport d'occasion reste d'a pplication dans son intégralité. 20\. Etant donné que c'est l'accession du véhicule à moteur dans les installations (définies au numéro 16 ci-avant) de l'assujetti concerné par la tenue du registre qui est à l'origine de l'i nscription dans son registre, les entreprises d'assurance qui vendent habituellement les véhicules dont elles deviennent propriétaires et qui ne disposent pas à cette fin d'installations propres dans lesquelles sont remisés lesdits véhicules, ne doivent pas tenir de registre. Lorsque ces véhicules sont vendus par l'i ntermédiaire du garage où ils sont entreposés, il appartiendra à ce dernier de l'annoter dans son registre (voir troisième catégorie d'o pérations ci-après). #### *Troisième catégorie d'opérations : l'intervention en tant qu'intermédiaire dans la livraison de véhicules d'occasion à moteur* 21\. Est ici visée l'**intervention** dans la livraison de véhicules d'occasion à moteur (voir numéro 18 ci-avant pour la notion de véhicules d'occasion à moteur) d'un intermédiaire qui n'a git pas dans les conditions de l'[article 13, § 2, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-13), c'est-à-dire celui qui agit comme simple courtier ou mandataire. Les intermédiaires qui agissent dans les conditions de l'[article 13, § 2, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-13), sont réputés acheter et vendre en leur propre nom et le régime applicable aux livraisons de véhicules d'occasion à moteur dans lesquelles ils s'entremettent est celui décrit dans la deuxième catégorie d'opérations ci-avant. Lorsque cette intervention a lieu sans que le véhicule à moteur n'e ntre dans les installations de l'intermédiaire, aucune inscription ne doit être faite dans son registre. De même lorsque l'intermédiaire ne dispose d'aucune installation du fait que les véhicules sont livrés directement du vendeur à l'a cheteur, il n'est pas visé par la tenue du registre. ## CHAPITRE IV : ASSUJETTIS CONCERNÉS PAR LA TENUE DU REGISTRE 22\. Sont concernés par la tenue du registre **tous** les assujettis qui effectuent régulièrement une ou plusieurs des opérations visées au chapitre III ci-avant. 23\. **Sont dès lors en tout cas visés** par cette disposition, outre les garagistes : · les « centres d'échappement » qui s'o ccupent exclusivement ou non de la réparation et du remplacement des échappements des véhicules à moteur ; · les assujettis dont l'activité, exclusive ou non, consiste à vendre avec placement et à placer des pneus ainsi que, le cas échéant, à les réparer, équilibrer les roues, ou effectuer d' autres travaux du même type; · les assujettis dont l'activité, exclusive ou non, consiste à vendre avec placement et à placer des batteries, ainsi que, le cas échéant, à les réparer ou les recharger ; · tout autre assujetti dont l'activité, exclusive ou non, consiste à effectuer tout type de livraisons et/ou prestations de services, autres que le lavage, relatives à des véhicules à moteur ; sont notamment visés la vente avec placement et le placement, ainsi que la réparation ou l'entretien d'installations de radio, de vidéo ou de téléphonie, de systèmes d'alarme ou d'a nti-vol, de systèmes d'air climatisé , de pare-brises, de toits ouvrants, de garnitures de sièges, de crochets de remorquage, d'amortisseurs, d'ordinateurs de bord, … ainsi que les opérations de démontage, avec ou sans remontage, de toute pièce d'un véhicule à moteur, et même les travaux d'expertise ; Remarque : En ce qui concerne plus particulièrement l'exploitant d'un parking ou d'une station-service qui, même de manière accessoire, effectue la vidange d'huile ou les petites réparations urgentes à des véhicules à moteur, on notera que pareil exploitant doit lui aussi tenir le registre et y inscrire les véhicules sur lesquels est effectué tout travail visé par la mesure. Par contre, ne doivent pas être inscrits dans le registre, les véhicules qui pénètrent dans les installations d'un tel exploitant uniquement pour y être stationnés ou ceux qui y pénètrent durant quelques instants exclusivement pour l'approvisionnement en carburant, la vérification de la pression des pneus et, le cas échéant, leur regonflage, ou pour le lavage des vitres ; · les assujettis qui soumettent leurs livraisons au régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire visé à l'[article 58, § 4, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-58). 24\. Par contre, **ne sont pas concernés** par la tenue du registre les assujettis suivants : · ceux dont l'activité **exclusive** consiste en le lavage de véhicules à moteurs ; · ceux qui effectuent **exclusivement** des opérations : · de montage et/ou d'assemblage et/ou de construction de véhicules à moteur ; · de remorquage et/ou de stockage de véhicules à moteur ; · ceux qui revendent des véhicules après les avoir utilisés pour la réalisation d'opérations imposables. C'est notamment le cas des assujettis qui exploitent une flotte de véhicules - telles les entreprises de taxi et celles de location de véhicules - et qui, après leur utilisation, les revendent comme véhicules d'occasion. Ces assujettis devraient cependant tenir le registre si, en plus de leur activité précitée, ils se livraient habituellement à l'achat de véhicules d'occasion à moteur dans le but exclusif de les revendre. Dans ce cas, tous les véhicules devraient y être inscrits, même ceux qui, après avoir été utilisés pour la réalisation d'opérations imposables, sont revendus comme véhicules d'occasion, et ce, dès le moment du changement de destination, c'e st-à-dire dès leur mise en vente par l'assujetti dans ses installations. ## CHAPITRE V : INSCRIPTION DANS LE REGISTRE 25\. Le motif de l'inscription d'un véhicule à moteur dans le registre est son **accession** **aux installations de l'assujetti concerné pour y faire l'objet de l'une des opérations visées au chapitre III**, ci-avant. Cela signifie que les véhicules qui se trouvent dans les installations de l'assujetti à d'autres fins ne doivent pas être inscrits dans le registre. A titre d'exemple, ne doivent pas être inscrites dans le registre : · les voitures de direction ; · les voitures de démonstration ; · les voitures de location ; · les voitures de remplacement ; · les voitures neuves en stock dans le show-room (v. toutefois numéro 11 en ce qui concerne l'exception relative aux véhicules neufs) ; · les voitures achetées ou reprises en vue de la récupération de leurs composants ; · les voitures simplement stationnées appartenant à un membre du personnel, un intermédiaire commercial, un livreur, etc. Cependant, ces véhicules doivent faire l'objet d'une inscription dans le registre dès leur changement d'affectation, c'est-à-dire dès qu'ils sont mis en vente par l'assujetti dans ses installations. ### Mentions que doit comporter le registre 26\. **Lors de l'entrée d'un véhicule**, le registre, dont un modèle figure au numéro 44 de la présente circulaire, doit être complété par : · un numéro d'ordre composé de minimum 4 digits et pris dans une série ininterrompue de 0001 à 9999 (colonne 1), · la date de l'entrée du véhicule dans les installations de l'assujetti (colonne 2), · le numéro de plaque ou, à défaut, le numéro de châssis du véhicule (colonne 3), · lorsque le véhicule est expédié à partir d'un autre Etat membre, par ou pour le compte d'un assujetti identifié à la T.V.A. dans cet Etat membre, et qu'il fait l'objet d'un travail à façon au sens de l'[article 18, § 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18), d'une expertise ou d'un travail matériel autre qu'un travail à façon, le numéro d'identification à la T.V.A. du donneur d'ordre attribué par l'autre Etat membre ([article 22 de la Sixième Directive](https://juriel.be/fr/droit-union/6e-directive-77-388/article-22)). Ce numéro d'identification à la T.V.A. doit être précédé du code du pays qui a procédé à son attribution (colonne 4), · le code identifiant la nature de l'opération (colonne 5). Le code utilisé pour identifier la nature de l'opération devra **impérativement** être l'un des codes définis ci-après en fonction de la nature de l'opération envisagée. L'u tilisation d'autres codes (chiffres ou lettres) est proscrite. Quatre codes ont été prévus. Ces codes sont représentés par les chiffres 1 à 4. 27\. **CODES IDENTIFIANT LA NATURE DE L'OPÉRATION** ### Code 1 Le code représenté par le chiffre "1" sert à identifier des livraisons de biens, des opérations d'entretien, de réparation, de transformation, d'installation autres que celles effectuées entièrement sous garantie (visées au code 2) ou sur des véhicules d' occasion destinés à la revente (code 4), ainsi que toute autre opération qui n'est pas exclusivement visée par les codes 2 ou 3. Dans la mesure où le véhicule doit faire l'objet d'une opération visée par le code "1" mais également d'opérations visées par les codes 2 et/ou 3, alors seul le code 1 sera retenu. ### Code 2 Le code représenté par le chiffre "2" sert à identifier les opérations (livraisons de biens et prestations de services) effectuées totalement sous le couvert d'une garantie. Dans la mesure où une opération doit pour partie être effectuée sous garantie et pour partie aux frais du client ou de toute autre personne, c'est le code "1" qui sera retenu. ### Code 3 Le code représenté par le chiffre "3" sera utilisé lorsque, durant son séjour dans les installations de l'assujetti, le véhicule fait exclusivement l'o bjet d'un devis, à titre onéreux ou à titre gratuit . ### Code 4 Le code représenté par le chiffre "4" sert à identifier, dans le chef de l'assujetti visé par la tenue du registre, soit la livraison d'un véhicule d'occasion à moteur pour son propre compte, soit son intervention en tant qu'intermédiaire dans une telle livraison. Si cette livraison, ou l'intervention dans cette livraison, nécessite également la réalisation par l'assujetti concerné par la tenue du registre d'une opération visée par les codes 1 et/ou 2 et/ou 3, ce sera toujours le code "4" qui sera retenu. *Exemples* *:* *a)* *L'assujetti est intermédiaire dans la livraison d'un véhicule d'occasion sur lequel il doit effectuer des réparations pour le compte du vendeur. Il y a dès lors deux opérations visées par le registre, l'intervention dans la vente d'un véhicule d'o ccasion et sa réparation. Néanmoins, seul le code 4 doit être inscrit.* *b)* *L'assujetti est intermédiaire dans la livraison d'un véhicule d'occasion sur lequel il doit effectuer des réparations pour le compte de l'acheteur. Dans ce cas, le code 4 qui a dû être inscrit dans le registre au moment de l'accession du véhicule dans les installations de l'assujetti ne doit pas être modifié suite aux réparations demandées par l'acheteur.* Remarque Lorsqu'un véhicule inscrit sous un code déterminé doit faire l'o bjet d'une opération non prévue au moment de son entrée dans les installations du garagiste et que cette opération entraîne une modification du code initialement inscrit, il y a lieu de procéder comme suit : cette opération ne donne pas lieu à une nouvelle inscription dans le registre. Le nouveau code doit être apposé dans le registre à la suite du code initialement inscrit. Ce dernier ne peut en aucun cas être barré ni transformé en un autre code. L'ajout du nouveau code doit être effectué **sans délai**, dès que l'assujetti a connaissance de l'opération qui donne lieu au changement de code. Il est évident qu'une telle procédure ne trouve à s'appliquer que dans la mesure où le véhicule concerné n'a pas quitté les installations du garagiste depuis l'inscription du code initial. *Exemples* *a) Un véhicule entre dans les installations d'un garagiste pour y faire l'objet d'un devis préalable à une réparation* *éventuelle* *.* *Le code 3 doit être inscrit dans le registre.* *Le propriétaire décide ensuite, sans que le véhicule n'ait quitté les installations du garagiste, de le faire réparer.* *Le code 3 doit être suivi du code 1* (voir numéro d'ordre 3 du modèle de registre au numéro 44 ci-après)*.* *b) le 22 mai 2004, un véhicule entre dans les installations d'un garagiste en vue d'y faire l'objet d'une réparation.* *Le code 1 doit être inscrit dans le registre.* *Une semaine plus tard, soit le 29 mai 2004, vu le coût de la réparation, et sans que le véhicule n'ait quitté les installations du garagiste, le propriétaire décide :* *1) de le revendre par l'entremise de ce garagiste.* *Le code 1 initialement inscrit dans le registre doit être suivi du code 4.* *2) de le revendre au garagiste pour qu'il en récupère les composants*. *Le code 1 initialement inscrit dans le registre sera maintenu, la nouvelle destination n'impliquant pas un changement de code.* *Cependant, au moment du changement de destination, l'inscription de ce véhicule dans le registre doit être clôturée en complétant la colonne prévue pour la date de sortie (colonne 6) avec la date du changement de destination et la colonne 7 par la référence, selon le cas, à la facture établie par le fournisseur ou par l'assujetti (*[*article 6 de l'arrêté royal n°1*](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art6) *précité) ou à la pièce justificative visée à l'*[*article 10 de l'arrêté royal n°1*](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art10) *susmentionné* (voir numéro d'ordre 4 du modèle de registre au numéro 44 ci-après)*.* 28\. Dès que le véhicule quitte les installations de l'assujetti, la colonne du registre relative à la date de sa sortie (colonne 6) doit être complétée **sans délai**. 29\. En outre, le registre doit également être complété par une référence au document justificatif de la sortie du véhicule ou à la raison de son absence (colonne 7). Ce document justificatif peut consister : · soit en une facture de sortie établie par l'a ssujetti ; · soit en une facture d'entrée ou en un document visé à l'a rticle 10 de l'arrêté royal n°1 précité établi par l'assujetti (dans le cas où le véhicule est entré dans les installations de l'a ssujetti en vue d'y faire l'objet d'une ou de plusieurs des opérations visées sous les codes 1 à 3 détaillés au numéro 27 ci-avant et a dès lors été inscrit dans le registre, mais que ce véhicule est finalement racheté par l'assujetti qui doit tenir le registre en vue d'en récupérer les composants) ; · soit en une pièce justificative établie par l'assujetti et visée à l'[article 15, § 2, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-15-0267) précité pour justifier les écritures effectuées dans le journal des recettes. Remarque : Il peut arriver que deux factures aient été établies pour une seule inscription dans le registre. Dans ce cas, la référence aux deux factures devra être inscrite dans la colonne concernée. *Exemple* *: Un assujetti est acheteur/revendeur (commissionnaire au sens de l'a rticle 13 du Code de la T.V.A.) dans la livraison d'un véhicule d'o ccasion sur lequel il effectue une réparation pour le compte du vendeur. Une première facture sera délivrée au vendeur pour les réparations effectuées et une seconde à l'acheteur pour constater la vente du véhicule.* Par ailleurs, si aucun document n'a été établi, la raison de ce non-établissement doit être mentionnée dans le registre. Ce sera notamment le cas lorsque l'assujetti effectuera des opérations sous garantie. Il est admis que cette mention soit représentée par un code, à l'e xception des chiffres 1 à 4, à condition que la clef de ce code soit disponible lors d'un contrôle par l'Administration. 30\. Les inscriptions dans ce registre sont faites sans blanc ni lacune ; en cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible. ### Moment de l'inscription 31\. Les informations visées sous le numéro 26 ci-avant doivent être complétées dans le registre **dès** qu'un véhicule d'occasion à moteur entre dans les installations de l'assujetti concerné pour y faire l'objet d'une ou de plusieurs opérations visées au chapitre III ci-avant. Ces informations doivent également être complétées dès qu'un changement de destination est opéré pour des véhicules appartenant à l'assujetti tels que les véhicules de démonstration, de direction, de location,… et que ceux-ci sont mis en vente dans ses installations. Il arrive parfois qu'en vue de faire l'objet de certains travaux, il soit convenu que le client vienne déposer son véhicule dans les installations de l'assujetti durant les heures de fermeture à la clientèle en laissant les clés du véhicule dans une boîte aux lettres. Dans ce cas, le véhicule doit être inscrit dans le registre sans délai dès l'ouverture des installations. Il importe de remarquer que le code visé sous le numéro 27 ci-avant et qui doit être inscrit dès l'entrée du véhicule dans les installations de l'assujetti dépend bien entendu de la nature de l'opération dont ce véhicule est censé faire l'objet. Dès lors, dans la mesure où la destination initialement réservée au véhicule est modifiée avant qu'il ne sorte des installations de l'assujetti concerné, un changement de code doit, le cas échéant, être opéré selon les règles énoncées au numéro 27 dès que ce changement de destination est connu. Ce changement s'opérera en inscrivant un nouveau code à côté du code initialement prévu. Si un véhicule présent dans les installations du garagiste sans avoir nécessité une inscription dans le registre, doit par la suite faire l'objet d'une opération visée par le registre, ce véhicule doit être inscrit sans délai dès que la nature de cette opération est connue. *Exemple* *: Une voiture neuve destinée à la vente se trouve dans le show-room de l'a ssujetti. Un client s'en porte acquéreur mais demande que le véhicule soit équipé d'un système LPG. Dès que l'assujetti est informé de l'opération à effectuer sur ce véhicule, il doit inscrire ce véhicule dans son registre.* L'information visée sous le numéro 28, à savoir la date de sortie, sera complétée **lors** de la sortie du véhicule. L'information visée sous le numéro 29 sera complétée **au plus tard** à la fin du mois qui suit celui au cours duquel le véhicule est sorti des installations de l'assujetti concerné. **CHAPITRE VI : POSSIBILITE DE REMPLACEMENT DU REGISTRE SOUS FORME PAPIER PAR UN REGISTRE TENU DE FAçON INFORMATISEE** ([article 29, alinéa 2, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art29) précité) 32\. L'administration admet, sous certaines conditions décrites ci-après, que le registre sous forme papier soit remplacé par un registre tenu de manière informatisée. Il existe deux possibilités de tenue de registre informatisé qui font l'objet des deux sections de ce chapitre. L'attention est attirée sur le fait que le choix de tenir le registre sous forme informatisée ainsi que le choix du type de registre informatisé doivent être opérés par l'assujetti pour l'e nsemble des activités d'un siège d'exploitation. Il est exclu que le registre soit tenu partiellement de manière informatisée (voir toutefois le numéro 34 ci-après dans le cas où l'assujetti a obtenu l'autorisation de tenir plusieurs registres pour un même siège d'e xploitation) ou que les deux possibilités de registre informatisé soient utilisées pour un même siège d'exploitation. ### Section 1 : Registre informatisé basé sur des fiches « garage » confectionnées par un imprimeur agréé. 33\. Le registre papier peut être remplacé par un registre informatisé basé sur des fiches « garage » confectionnées par un imprimeur agréé par l'administration aux conditions suivantes : 1° l'assujetti doit informer, préalablement, par lettre recommandée à la poste, le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dont il relève, qu'il se propose de remplacer le registre par une procédure informatisée basée sur des fiches « garage » confectionnées par un imprimeur agréé conformément au numéro 33 de la présente circulaire. L'attention est attirée sur le fait qu'u ne telle demande doit être introduite par **tous** les assujettis qui souhaitent remplacer le registre papier visé par la présente circulaire par un registre informatisé, même ceux qui tenaient déjà le registre visé par la circulaire n°4 du 22 février 1995 et/ou celui visé par la circulaire n°5 du 2 mars 1995 de manière informatisée. Afin de bénéficier d'un effet rétroactif de l' autorisation à la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, la demande doit être introduite **au plus tard pour le 30 juin 2004**. En ce qui concerne les entreprises qui ont plusieurs sièges d'exploitation, la lettre désigne ceux des sièges pour lesquels l'autorisation est demandée. A défaut d'avis contraire du chef de l'office de contrôle concerné dans le mois, l'a ssujetti peut utiliser cette procédure ; 2° une fiche « garage » doit être établie lors de l'a ccession du véhicule qui doit faire l'objet d'une ou plusieurs des opérations visées au chapitre III ci-avant dans les installations de l'assujetti. En d'autres mots, **une fiche « garage » doit être établie pour** **chaque véhicule** **qui doit faire l'objet d'une inscription dans le registre**, y compris donc ceux d'occasion destinés à la revente et ceux qui, après changement de destination, doivent être inscrits dans le registre (par exemple les véhicules de direction, de démonstration ou de remplacement que l'assujetti décide de mettre en vente dans ses installations). **Cette fiche doit être confectionnée aux frais de l'assujetti par un imprimeur agréé par l'administration pour l'impression de documents officiels relatifs à la T.V.A. ; un seul exemplaire, sans volant détachable, suffit ;** 3° la fiche « garage » doit comporter les mentions pré-imprimées suivantes : a) la désignation et l'adresse de l'assujetti et, le cas échéant, la désignation de son siège d'exploitation auquel les documents sont destinés ; b) son numéro d'identification à la T.V.A. ; c) un cadre réservé à l'impression des mentions suivantes : · « Taxe sur la valeur ajoutée » ; · « Inscription de véhicules » ; · un dessin de garantie dont le cliché est fourni à l'imprimeur par l'administration ; · un numéro d'ordre tiré d'une série de 00.001 à 99.999, chaque série étant désignée par une ou plusieurs lettres de l'alphabet ; · le nom de l'imprimeur ; · un numéro d'impression permettant de déterminer le mois et l'année d'impression (p.ex. 05/2004 pour les documents imprimés en mai 2004). Au besoin, pour des raisons d'organisation interne, la fiche peut être imprimée en plus d'un exemplaire, mais dans ce cas, les exemplaires supplémentaires ne peuvent pas porter les mentions « Taxe sur la valeur ajoutée » et « Inscription de véhicules », ni le dessin de garantie ; 4° dès l'entrée du véhicule dans les installations du garagiste, la fiche « garage » doit impérativement être complétée par l' indication de : · la date à laquelle elle est établie ; · le numéro de la plaque minéralogique du véhicule, ou a défaut le numéro de châssis. L'assujetti peut ensuite utiliser cette fiche dans le cadre de son activité économique en y apposant les mentions qu'il juge utiles; 5° c'est le numéro de la fiche utilisée qui est introduit dans le registre informatisé comme numéro d'ordre (colonne 1). Les fiches « garage » doivent être utilisées dans l'ordre de leur numérotation ; toutefois, les entreprises qui, pour des raisons d'organisation, ne peuvent respecter cette condition, doivent le signaler dans la lettre adressée à l'office de contrôle ; elles doivent alors tenir un tableau dans lequel elles annotent, au fur et à mesure des prélèvements, les numéros des fiches prélevées et le service auquel elles sont destinées ; 6° **trois listings**, datés et numérotés suivant une série ininterrompue, doivent être imprimés sur papier : Le premier concerne les véhicules entrés dans l'entreprise depuis l'établissement du listing précédent (colonne 2) et doit être imprimé au minimum une fois par semaine. Le deuxième concerne les véhicules précités qui ont quitté l'entreprise au cours d'un mois calendrier complet (colonne 6). Il doit être imprimé une fois par mois, dès que **toutes** les inscriptions relatives aux véhicules concernés ont été complétées, c'est-à-dire lorsque la colonne 7 relative à la référence au document justificatif de la sortie du véhicule ou à la raison de son absence (voir à ce sujet le numéro 29 ci-avant) est complétée, au plus tard à la fin du mois qui suit le mois au cours duquel les véhicules ont quitté l'entreprise. *Exemple* *: Pour l'ensemble des véhicules qui ont quitté les installations de l' assujetti dans le courant du mois de mai 2004, le listing y relatif devra être imprimé dès que la colonne 7 aura été complétée pour tous les véhicules concernés, soit au plus tard le 30 juin 2004.* Le troisième concerne les véhicules qui se trouvent toujours dans l'entreprise (c'est-à-dire pour lesquels la colonne relative à la date de sortie du véhicule (colonne 6) est demeurée vierge) et doit être imprimé au minimum une fois par semaine. Ceci implique qu'un véhicule mentionné sur le listing de la semaine n° 1 et qui se trouve toujours dans les installations de l'assujetti lors de l'impression du listing la semaine suivante figurera à nouveau sur le listing de la semaine n° 2, et ainsi de suite jusqu'à ce qu'il ait quitté l'e ntreprise. Les fiches « garage » utilisées ou pas, les listings papier et les données digitales forment un ensemble de données qui pourra être accepté en remplacement du registre établi sous forme papier. 7° en cas de contrôle du registre et sur demande de l'agent contrôleur, le premier, le deuxième et le troisième listing seront immédiatement imprimés sur papier sous une forme lisible et intelligible, en ce qui concerne les données qui n'ont pas encore fait l'objet d'un listing (voir 6° ci-avant) ; les dispositions visées à l'[article 61, § 1er, alinéa 2, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-61), sont entièrement applicables ; 8° conformément à l'[article 28, § 2, 3°, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992, l'assujetti est tenu, au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel le véhicule est sorti de ses installations, d'apposer dans le registre digitalisé une référence au document justificatif de la sortie du véhicule ou à la raison de son absence (voir à ce sujet le numéro 29 ci-avant). Cette mention peut être représentée par un code, différent des chiffres 1 à 4, à condition que la clef de ce code soit disponible lors d'un contrôle par l'administration ; 9° toute infraction aux conditions énoncées aux dispositions du numéro 33, 1° à 8° ci-avant, entraîne le retrait immédiat de l'a utorisation en question. L'autorisation sera notamment retirée si un abus venait à être constaté ou si une entrave quelconque était apportée à la mission de contrôle de l'administration. 34\. Dans la mesure où conformément au numéro 40 ci-après l'a ssujetti a obtenu l'autorisation de tenir plusieurs registres pour un même siège d'exploitation rien ne s'oppose à ce que certains registres soient tenus sous forme papier et d'autres sous forme informatisée basés sur des fiches « garage » pour autant que la demande visée sous le numéro 33, 1° ci-avant désigne les registres pour lesquels l'autorisation de tenue de ces registres de manière informatisée est demandée, et à condition que dans l'é ventualité ou plusieurs registres sont tenus sous une procédure informatisée, chaque registre informatisé s'appuie sur une série de fiches « garage » faisant l'objet d'une numérotation distincte. ### Section 2 : Registre informatisé basé sur un document de réception. 35\. Le registre sous forme papier peut être remplacé par un registre informatisé basé sur un document de réception établi par l' assujetti et signé par son client **sans** établissement de fiches « garage » confectionnées par un imprimeur agréé par l'administration aux conditions suivantes : 1° l'assujetti doit informer, préalablement, par lettre recommandée à la poste, le chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dont il relève, qu'il se propose de remplacer le registre par une procédure informatisée basée sur un document qu'il établit et qu'il fait signer par son client conformément au numéro 35 de la présente circulaire. L'attention est attirée sur le fait qu'une telle demande doit être introduite par **tous** les assujettis qui souhaitent remplacer le registre papier visé par la présente circulaire par un registre informatisé, même ceux qui tenaient déjà le registre visé par la circulaire n°4 du 22 février 1995 et/ou le registre visé par la circulaire n°5 du 2 mars 1995 de manière informatisée. Afin de bénéficier d'un effet rétroactif de l'autorisation de tenir le registre sous forme informatisée à la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, la demande doit être introduite **au plus tard pour le 30 juin 2004** . En ce qui concerne les entreprises qui ont plusieurs sièges d'exploitation, la lettre désigne ceux des sièges pour lesquels l'autorisation est demandée. A défaut d'avis contraire du chef de l'office de contrôle concerné dans le mois, l'assujetti peut utiliser cette procédure ; 2° un **document général de réception** du véhicule doit être établi lors de l'accession du véhicule qui doit faire l'o bjet d'une ou de plusieurs des opérations visées au chapitre III ci-avant dans les installations de l'assujetti**.** L'a ttention est attirée sur le fait qu'il ne s'agit pas d'un document confectionné par un imprimeur agréé**. Ce sera, en règle, un document type établi spécifiquement par l'assujetti afin de servir de document général de réception dans le cadre de la tenue du registre de manière informatisée**; 3° le document général de réception est un document interne qui ne doit jamais être inscrit ni dans le facturier d'entrée, ni dans le facturier de sortie, ni dans le journal des recettes de l'a ssujetti ; 4° dès l'entrée du véhicule dans les installations de l'assujetti, celui-ci établit le document général de réception qui doit au minimum reprendre les mentions suivantes : · les coordonnées de l'assujetti qui doit tenir le registre (nom ou dénomination sociale, adresse et numéro d'i dentification à la T.V.A.) ; · un numéro d'ordre tiré d'une série ininterrompue de 00.001 à 99.999. Ce numéro doit être reporté dans le registre informatisé comme numéro d'ordre (colonne 1). Les documents doivent dès lors être utilisés dans l'ordre de leur numérotation. Toutefois, les entreprises qui, pour des raisons d'organisation, ne peuvent respecter cette condition, doivent le signaler dans la lettre adressée à l'office de contrôle ; elles doivent alors tenir un tableau dans lequel elles annotent, au fur et à mesure des prélèvements, les numéros des documents prélevés et le service auquel ils sont destinés ; · la date à laquelle il est complété (qui coïncide avec la date de l'accession du véhicule dans les installations de l'a ssujetti) ; · le numéro de la plaque minéralogique du véhicule, ou a défaut le numéro de châssis ; · une description des opérations à effectuer visées au chapitre III de la présente circulaire ; · les coordonnées du client (nom ou dénomination sociale, adresse et, le cas échéant, numéro d'identification à la T.V.A). En cas de changement de destination du véhicule (à défaut de cocontractant), les coordonnées du client sont remplacées par celles de l'assujetti ; · la signature du client. En cas de changement de destination du véhicule ou d'absence de cocontractant au moment où le document est complété, le document doit être signé par l'a ssujetti lui-même ; Remarque : Dans le cas où le véhicule se trouvait déjà dans les installations du garagiste mais doit désormais être inscrit dans le registre suite à un changement de destination, le document de réception doit être établi dès qu'a lieu ce changement de destination. 5° le document est établi en deux exemplaires et un exemplaire est remis au client (le deuxième exemplaire remis au client peut consister en une photocopie du document original) ; 6° deux **dérogations** **à l'établissement d'u n** **document général de réception** sont prévues. Il s'agit de remplacer ce document général de réception par un document spécifique de réception (première dérogation) ou par un document comptable (deuxième dérogation) qui est propre à l'o pération visée par le registre à effectuer. 1) *Première dérogation* : En vue de faciliter l'organisation administrative de l'assujetti, l'& administration accepte que le document général de réception visé au numéro 35, 2°, ci-dessus soit remplacé par, au maximum, un document spécifique de réception par code d'opération défini au numéro 27 ci-avant. Le document spécifique de réception consiste en un document interne distinct d'un document comptable et qui ne doit être inscrit ni dans le facturier d'entrée, ni dans le facturier de sortie, ni dans le journal des recettes de l'assujetti. L'assujetti peut utiliser ce document comme il l'entend dans le cadre de son activité économique, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions suivantes : · le document général de réception peut être remplacé au maximum par quatre documents spécifiques de réception distincts, chacun correspondant aux opérations visées sous l'un des codes de 1 à 4 visés au numéro 27 ci-avant. L'assujetti a dès lors la possibilité de remplacer le document général de réception (valable pour les 4 codes d'opérations) par un document spécifique de réception pour les opérations visées par un, deux, trois ou quatre codes d'o pérations, ce qui donne lieu à l'établissement, respectivement, de un, deux, trois ou quatre documents type spécifiques de réception ; · si l'assujetti ne remplace le document général de réception par un document de réception spécifique que pour les opérations visées par certains codes d'opérations et non les quatre, le document général de réception doit être utilisé pour le(s) code(s) restant(s) ; · le document spécifique de réception doit être établi dès l'entrée du véhicule dans les installations de l'assujetti et doit au minimum reprendre toutes les mentions du document général de réception énumérées au numéro 35, 4° ci-avant. **En ce qui concerne la numérotation du document, il y a lieu de procéder comme suit :** · **chaque document doit reprendre un numéro d'ordre tiré d'u ne série ininterrompue de 00.001 à 99.999. Chaque type de document utilisé dispose de sa propre série de numéros d'o rdre.** *Exemple* *: dans le cas où l'assujetti décide d'utiliser le document général de réception pour les opérations visées par l'un des quatre codes énumérés au numéro 27 ci-avant et de remplacer ce document par un document spécifique de réception pour les opérations visées par les trois autres codes, il faudra prévoir quatre séries de numéros d'ordre ; une pour le document général de réception et une pour chacun des trois types de documents spécifiques distincts.* **Les documents doivent être utilisés dans l'ordre de leur numérotation. Toutefois, les entreprises qui, pour des raisons d'o rganisation, ne peuvent respecter cette condition, doivent le signaler dans la lettre adressée à l'office de contrôle ; elles doivent alors tenir un tableau dans lequel elles annotent, au fur et à mesure des prélèvements, les numéros des documents prélevés et le service auquel ils sont destinés ;** · **chaque document doit reprendre un** **deuxième** **numéro d'ordre, prélevé dans une série ininterrompue de 00.001 à 99.999 valable pour l'ensemble des documents de réception visés sous le présent numéro 35. C'est ce numéro qui est reporté dans le registre informatisé comme numéro d'ordre (colonne 1) ;** · le document spécifique de réception doit être établi en deux exemplaires et un exemplaire est remis au client (le deuxième exemplaire remis au client peut consister en une photocopie du document original) ; *2)* *Deuxième dérogation* *:* En vue de faciliter l'organisation administrative de l'assujetti, l'& administration accepte que dans le cas de l'achat d'un ou de plusieurs véhicules par l'assujetti, le document général de réception visé au numéro 35, 2°, ci-dessus soit remplacé par le document comptable qui constate cet achat. Il s'agit soit de la facture de vente établie par le fournisseur (ou par son client -assujetti qui doit tenir le registre- dans le cas de l'application de l'[article 6 de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art6) précité), soit du bordereau d'a chat (tel que visé par la circulaire n°2 du 2 janvier 1995) si le véhicule va être soumis au régime particulier d'imposition de la marge bénéficiaire, soit du document visé à l'article 10 de ce même arrêté royal n° 1. Le document général de réception peut être remplacé par l'un de ces documents comptables en cas d'achat d'un véhicule dans le chef de l' assujetti qui doit tenir le registre, pour autant que : · **ce document respecte, selon sa nature, les règles qui lui sont propres** (mentions obligatoires, établissement du document en deux exemplaires,…) ; · **ce document soit établi au plus tard au moment de l'a ccession du véhicule dans les installations de l'a ssujetti ;** · **les deux exemplaires** de ce document soient **complétés** par : · la date à laquelle le véhicule concerné accède aux installations de l'assujetti (dans le cas où cette date diffère de celle de l'établissement du document) ; · **un numéro d'ordre prélevé dans une série ininterrompue de 00.001 à 99.999 valable pour l'ensemble des documents de réception visés sous le présent numéro 35. C'est ce numéro qui est reporté dans le registre informatisé comme numéro d'ordre (colonne 1)** ; · dans le cas où ce document consiste en une facture, la signature du client (assujetti qui doit tenir le registre) ; · dans le cas où ce document est celui visé à l'[article 10 de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art10) susmentionné, le numéro de châssis du véhicule. Enfin, il est à noter que cette deuxième dérogation peut être appliquée par l'assujetti même s'il ne fait pas usage du premier système de dérogation ; 7° **trois listings**, datés et numérotés suivant une série ininterrompue, doivent être imprimés sur papier : Le premier concerne les véhicules entrés dans l'entreprise depuis l'établissement du listing précédent (colonne 2) et doit être imprimé au minimum une fois par semaine. Le deuxième concerne les véhicules précités qui ont quitté l'entreprise au cours d'un mois calendrier complet (colonne 6). Il doit être imprimé une fois par mois, dès que **toutes** les inscriptions relatives aux véhicules concernés ont été complétées, c'est-à-dire lorsque la colonne 7 relative à la référence au document justificatif de la sortie du véhicule ou à la raison de son absence (voir à ce sujet le numéro 29 ci-avant) est complétée, au plus tard à la fin du mois qui suit le mois au cours duquel les véhicules ont quitté l'entreprise. *Exemple* *: Pour l'ensemble des véhicules qui ont quitté les installations de l' assujetti dans le courant du mois de mai 2004, le listing y relatif devra être imprimé dès que la colonne 7 aura été complétée pour tous les véhicules concernés, soit au plus tard le 30 juin 2004.* Le troisième concerne les véhicules qui se trouvent toujours dans l'entreprise (c'est-à-dire pour lesquels la colonne relative à la date de sortie du véhicule (colonne 6) est demeurée vierge) et doit être imprimé au minimum une fois par semaine. Ceci implique qu'un véhicule mentionné sur le listing de la semaine n°1 et qui se trouve toujours dans les installations de l'assujetti lors de l'impression du listing la semaine suivante figurera à nouveau sur le listing de la semaine n°2, et ainsi de suite jusqu'à ce qu'il ait quitté l'e ntreprise. Les documents de réception généraux, spécifiques et comptables (visés au numéro 35, 2° et 6° ci-avant), les listings papier et les données digitales forment un ensemble de données qui pourra être accepté en remplacement du registre établi sous forme papier. 8° en cas de contrôle du registre et sur demande de l'agent contrôleur, le premier, le deuxième et le troisième listing seront immédiatement imprimés sur papier sous une forme lisible et intelligible, en ce qui concerne les données qui n'ont pas encore fait l'objet d'un listing (voir 7° ci-avant) ; les dispositions visées à l'[article 61, § 1er, alinéa 2, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-61), sont entièrement applicables ; 9° conformément à l'[article 28, § 2, 3°, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) du 29 décembre 1992, l'assujetti est tenu, au plus tard à la fin du mois qui suit celui au cours duquel le véhicule est sorti de ses installations, d'apposer dans le registre digitalisé une référence au document justificatif de la sortie du véhicule ou à la raison de son absence (voir à ce sujet le numéro 29 ci-avant). Cette mention peut être représentée par un code, différent des chiffres 1 à 4, à condition que la clef de ce code soit disponible lors d'un contrôle par l'Administration ; 10° toute infraction aux conditions énoncées aux dispositions du numéro 35, 1° à 9° ci-avant, entraîne le retrait immédiat de l'a utorisation en question. L'autorisation sera notamment retirée si un abus venait à être constaté ou si une entrave quelconque était apportée à la mission de contrôle de l'administration. 36\. Dans la mesure où conformément au numéro 40 ci-après l'a ssujetti a obtenu l'autorisation de tenir plusieurs registres pour un même siège d'exploitation rien ne s'oppose à ce que certains registres soient tenus sous forme papier et d'autres sous forme informatisée basés sur un document de réception pour autant que la demande visée sous le numéro 35, 1° ci-avant désigne les registres pour lesquels l'autorisation de tenue de ces registres de manière informatisée est demandée, et à condition que dans l'éventualité ou plusieurs registres sont tenus sous une procédure informatisée, chaque registre s'appuie sur un type de documents de réception distinct et qui dispose dès lors de sa propre série de numéros d'ordre. ## CHAPITRE VII : DÉLAI ET LIEU DE CONSERVATION DU REGISTRE 37\. En vertu de l'[article 60, § 1er, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-60), le registre doit être conservé pendant un délai de **dix ans** à partir du 1 er janvier de l'année qui suit sa clôture. 38\. Le registre visé par la présente circulaire doit se trouver au **siège d'exploitation** jusqu'à l'expiration du troisième mois qui suit sa clôture. Pendant ce délai, le registre doit être communiqué au siège d'exploitation sur demande expresse des agents des administrations qui ont dans leurs attributions la taxe sur la valeur ajoutée, les impôts sur les revenus et les douanes et accises. Passé ce délai, le registre doit être conservé au siège administratif de l'assujetti. Il importe de signaler qu'il doit être satisfait à cette obligation de communication sans aucun délai (article 28, § 4, de l'a rrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992). Le registre visé par la présente circulaire sous forme papier ne couvre pas de période préfixée et sera considéré comme clôturé lorsque tous ses feuillets auront été utilisés et que les colonnes 6 et 7 auront été complétées pour tous les véhicules qui y sont inscrits. Par contre, ce même registre tenu sous forme informatisée doit reprendre tous les véhicules qui ont accédé aux installations de l'assujetti durant une année civile (colonne 2) et sera considéré comme clôturé lorsque les colonnes 6 et 7 relatives à ces véhicules auront été complétées. 39\. En vertu de l'[article 61 du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-61), toute personne est tenue de communiquer, à toute réquisition des agents de l'a dministration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions, les livres et documents qu'elle doit conserver. Si ces livres et documents sont tenus, établis ou conservés au moyen d' un système informatisé, ces agents ont le droit de se faire communiquer les données enregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible et intelligible. Ces agents peuvent également requérir cette personne d'effectuer, en leur présence, et sur son matériel, des copies, dans la forme qu'ils souhaitent, de tout ou partie des données précitées, ainsi que les traitements informatiques jugés nécessaires à la vérification de l'exacte perception de la taxe. ## CHAPITRE VIII : LE NOMBRE DE REGISTRES ET LEUR FORME ### Section 1 : le nombre de registres 40\. En règle, l'assujetti qui dispose de plusieurs sièges d'exploitation doit tenir un registre par siège d'e xploitation. Chaque registre doit mentionner en tête la désignation du siège d'e xploitation ainsi que les installations normalement affectées à ce siège d'exploitation. Dans la mesure où la tenue d'un seul registre est rendue difficile en raison de l'agencement des installations composant ce siège d'e xploitation, la tenue de plusieurs registres pourra, le cas échéant, être acceptée par l'administration pour ledit siège. Toutefois, il ne pourra être créé dans cette hypothèse qu'au maximum un registre par code d'activité. Pour obtenir une telle dérogation, une demande motivée devra être introduite auprès du chef de l'office de contrôle de la T.V.A. dans le ressort duquel l'assujetti concerné est établi. ### Section 2 : la forme du registre Le registre peut être tenu soit sous forme papier, soit sous forme informatisée. #### A. Registre sous forme papier 41\. Le registre doit avant sa première utilisation être composé de **feuillets assemblés** par tout moyen approprié (brochage, agrafage, encollage du dos,…). Il ne peut pas être remplacé par des feuilles volantes (v. cependant numéro 32 ci-avant). Il n'est pas requis que le registre soit confectionné par un imprimeur agréé par l'administration pour la confection de certains autres documents à utiliser en matière de T.V.A.. 42\. Le registre doit être **coté**. La cote consiste en la numérotation des pages ou des feuillets assemblés. Elle peut être faite lors de l'impression ou après coup, notamment à la main. 43\. Avant tout usage, le registre doit être soumis, pour être **visé** et **paraphé**, à l'office de contrôle de la T.V.A. dans le ressort duquel l'assujetti est établi. La mention du visa peut être imprimée, mais elle doit être complétée par le nombre de pages ou de feuillets du registre et par la désignation de l'assujetti ; elle est suivie du cachet de l'office de contrôle. Quant au paraphe, il comporte simplement l'apposition du même cachet sur chaque feuillet ou page. 44\. En règle, ce registre comportera 7 colonnes destinées à l'inscription du numéro d'ordre, de la date d'entrée du véhicule dans les installations de l'assujetti, du numéro de plaque ou, à défaut le numéro de châssis, éventuellement du numéro d'identification étrangère du donneur d'ordre, du code identifiant la nature de l'opération dont le véhicule va faire l'objet, de la date à laquelle le véhicule quitte les installations de l'assujetti et enfin, de la référence à la facture ou à la pièce justificative établie pour constater l'opération ou, si aucun document n'a été établi, la raison de l'absence de ce document. On pourra en tout cas s'inspirer du modèle suivant basé sur les cinq exemples ci-dessous: 1\. Lors de l'ouverture de ses installations le 9 mai 2004, l'assujetti constate qu'un client a laissé son véhicule qui doit faire l'objet d'un entretien sur son parking durant les heures de fermeture. Dès l'ouverture, il inscrit dès lors ce véhicule dans son registre. Le client reprend celui-ci en fin de journée. 2\. L'assujetti est acheteur/revendeur dans la vente d'un véhicule d'occasion qui entre dans ses installations en date du 15 mai 2004 et qui doit subir certaines réparations pour le compte du vendeur. L'acheteur prend possession du véhicule réparé en date du 20 mai 2004. Une facture relative aux réparations effectuées est délivrée au vendeur et une facture constatant la vente du véhicule est délivrée à l'acheteur. 3\. Le 20 mai 2004, un client confie son véhicule endommagé à l'assujetti en vue d'obtenir un devis relatif aux réparations à effectuer. L'assujetti inscrit ce véhicule dans son registre sous le code 3. Dans la journée, il indique le montant des réparations à son client qui marque son accord sur ce devis et lui laisse le véhicule à réparer. L'assujetti inscrit dès lors le code 1 à la suite du code 3 initial. Le véhicule quitte ses installations le lendemain. 4\. Le 22 mai 2004, un véhicule entre dans les installations de l'assujetti en vue d'y faire l'objet d'une réparation. Il est dès lors inscrit dans le registre sous le code 1. Le 29 mai 2004, son propriétaire, qui n'est pas assujetti à la T.V.A., estime que les réparations sont plus importantes que prévu et décide de revendre son véhicule à l'assujetti qui va en récupérer les composants. L'assujetti établit le document visé à l'[article 10 de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f#ar1-art10) précité et l'inscrit dans son facturier d'entrée sous le numéro 35. 5\. Le 3 juin 2004, un assujetti identifié à la T.V.A. en France expédie son véhicule à l'assujetti belge auprès de qui il l'a acquis deux mois auparavant avec garantie d'un an, en vue de remédier à un problème électronique. Le véhicule quitte les installations de l'assujetti le lendemain. | N° d'ordre | Date d'entrée du véhicule | Numéro de plaque ou Numéro du châssis | Numéro d'identification étranger du donneur d'ordre | Code(s) identifiant la nature de l'opération | Date de sortie du véhicule | Référence au document justificatif ou raison de son absence | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | (1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | | 1 | 09/05/04 | DC686 | / | 1 | 09/05/04 | Fact 111/04 | | 2 | 15/05/04 | WVWZYY5MZ4Y448725 | / | 4 | 20/05/04 | Fact 114/04 et 115/04 | | 3 | 20/05/04 | B671Y | / | 3-1 | 21/05/04 | Fact 116/04 | | 4 | 22/05/04 | PKB 783 | / | 1 | 29/05/04 | Doc 35/04 | | 5 (\*) | 03/06/04 | 5894AL75 | FR 82934379825 | 2 | 04/06/04 | Garantie | *\[(\*) En ce qui concerne cette opération, l'assujetti est dispensé de l'obligation de tenue et d'inscription du véhicule dans le registre visé à l'*[*article 25 de l'arrêté royal n° 1*](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) *précité (voir à ce sujet le numéro 47 de la présente circulaire).\]* 45\. Pour le surplus, aucune forme particulière n'est imposée au registre. Il suffit qu'il soit organisé de manière telle que les mentions visées aux numéros 26 à 29 ci-avant y soient reprises. #### B. Registre sous forme informatisée 46\. Aucune forme particulière n'est imposée au registre tenu de manière informatisée mais celui-ci doit bien entendu comporter toutes les mentions obligatoires prévues aux numéros 26 à 29 ci-avant et répondre aux conditions fixées au chapitre VI de la présente circulaire. Ce registre peut également s'inspirer du modèle repris au numéro 44 ci-dessus. ## CHAPITRE X : DISPENSE DE TENUE ET D'INSCRIPTION DANS D'A UTRES REGISTRES 47\. En vertu de l'[article 25, § 1er, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) précité, tout assujetti doit tenir un registre des biens qui lui sont confiés par un assujetti en vue de la délivrance à ce dernier d'un travail à façon au sens de l'[article 18, § 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18) En outre, en vertu de l'article 25, § 2, de ce même arrêté royal, l'& assujetti inscrit également les biens qui lui ont été expédiés à partir d'un autre Etat membre, par ou pour le compte d'un assujetti identifié à la taxe sur la valeur ajoutée dans cet autre Etat membre, et qui font l'objet d'une expertise ou d'un travail matériel autre qu'un travail à façon au sens de l'[article 18, § 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18) Cependant, l'[article 25, § 3, de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) susmentionné précise que ces dispositions ne sont pas applicables aux opérations qui doivent être inscrites dans le registre visé par la présente circulaire. Dès lors, lorsqu'un véhicule doit faire l'objet d'un travail à façon au sens de l'[article 18, § 1er, alinéa 2, 1°, du Code de la T.V.A.](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18), ou, dans le cas d'un assujetti donneur d'ordre identifié à la T.V.A. dans un autre Etat membre qui expédie le véhicule à partir de cet autre Etat membre, d'un travail à façon, d'une expertise ou d'un travail matériel autre qu'un travail à façon, et que ce véhicule doit être inscrit dans le registre qui fait l'objet de cette circulaire, l'assujetti est dispensé de l'i nscription de ce véhicule dans le registre visé à l'[article 25 de l'arrêté royal n°1](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) précité (voir à ce sujet l'exemple repris sous le numéro d'ordre 5 dans le modèle de registre qui figure au numéro 44 ci-avant). ## CHAPITRE XI : SANCTIONS 48\. Les infractions aux dispositions énoncées par la présente circulaire sont réprimées par une amende de 25 EUR à 2.500 EUR par infraction (v. Code, article 70, § 4). Le montant de cette amende est fixé dans l'annexe à l'arrêté royal n° 44 du 21 octobre 1993 fixant le montant des amendes fiscales non proportionnelles en matière de taxe sur la valeur ajoutée, section première, rubriques XI et XVI. Le cas échéant, le montant de l'amende pourra être réduit par application du barème de réduction des amendes publié au Moniteur belge du 8 août 2002. ## CHAPITRE XII : DISPOSITIONS ABROGATOIRES ET ENTRÉE EN VIGUEUR 49\. La présente circulaire entre en vigueur au 1 er mai 2004. Toutes les dispositions qu'elle contient doivent dès lors impérativement êtres appliquées à partir de cette date. 50\. L'attention est attirée sur le fait que, bien que les dispositions légales relatives à ce nouveau registre soient entrées en vigueur au 1 er avril 2002, l'administration n'émettra pas de critiques à l'encontre des assujettis qui ont encore tenu les registres conformément aux directives des anciens articles [25](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) et [28](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) de l'arrêté royal n°1 précité, et ce au plus tard jusqu'au 30 avril 2004. 51\. La présente circulaire remplace la circulaire n° 4 du 22 février 1995 et la circulaire n°5 du 2 mars 1995 à partir du 1 er mai 2004. Toutes les décisions administratives prises antérieurement et relatives à la tenue des registres visés à l'article 28 ancien de l' arrêté royal n°1, sont abrogées à compter de la date précitée. 52\. Il est rappelé que **tous** les assujettis qui souhaitent remplacer le registre papier visé par la présente circulaire par un registre informatisé, même ceux qui tenaient déjà le registre visé par la circulaire n°4 du 22 février 1995 et/ou celui visé par la circulaire n°5 du 2 mars 1995 de manière informatisée, doivent introduire une demande en ce sens conformément, selon le type de registre informatisé qu'ils souhaitent utiliser, au numéro 33 (registre informatisé basé sur des fiches « garage » confectionnées par un imprimeur agréé) ou au numéro 35 (registre informatisé basé sur un document de réception) de la présente circulaire. Afin de bénéficier d'un effet rétroactif de l'a utorisation de tenir le registre sous forme informatisée au 1 er mai 2004 (date d'entrée en vigueur de la présente circulaire), la demande d'autorisation doit être introduite auprès du chef de l'office de contrôle dont dépend l'assujetti **au plus tard pour le 30 juin 2004**. Pour l'Administrateur général des Impôts et du Recouvrement: Le Directeur, J. MARCKX ## Textes cités 14 [AR no 1 art. 28](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-28-historique-959d) 8 occurrences [AR no 1 art. 25](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-25-e8f6) 6 occurrences [CTVA art. 18](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-18) 6 occurrences [AR no 1 art. 10](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f) 3 occurrences [CTVA art. 61](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-61) 3 occurrences [AR no 1 art. 15](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-article-15-0267) 2 occurrences [AR no 1 art. 6](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f) 2 occurrences [CTVA art. 13](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-13) 2 occurrences [CTVA art. 58](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-58) 2 occurrences [AR no 1 art. 29](https://juriel.be/fr/codes/tva/arretes-royaux/ar-1-mesures-tendant-assurer-paiement-taxe-f40f) 1 occurrence [CTVA art. 10](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-10) 1 occurrence [CTVA art. 60](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-60) 1 occurrence [CTVA art. 8bis](https://juriel.be/fr/codes/tva/article-8bis) 1 occurrence [6e directive 77/388 art. 22](https://juriel.be/fr/droit-union/6e-directive-77-388/article-22) 1 occurrence ## Doctrine administrative 1 [Circulaires 1](https://juriel.be/fr/circulaires/16-2004-afer-remplacee-registre-tva-vehicule-0864/documents?type=circulaires) « … abrogatoire et entrée en vigueur 47. La présente circulaire entre en vigueur en date de sa publication. Toutes les dispositions qu’elle contient doivent dès lors impérativement être appliquées à partir de cette date. 48. La présente circulaire remplace la circulaire AFER n° 16/2004 du 23.03.2004 . Réf. interne : 130.170 » [Circulaire 2018/C/47 relative au registre TVA des véhicules à moteur](https://juriel.be/fr/circulaires/2018-c-47-registre-tva-vehicules-moteur-instrument-9f06) Circulaire 19.04.2018 [Voir le document](https://juriel.be/fr/circulaires/16-2004-afer-remplacee-registre-tva-vehicule-0864/documents)